Занят можете сделать свои дела

Как правильно начинать свои дела и достигать желаемого результата?

Когда все больше людей страдают от синдрома дефицита внимания, когда они посвящают работе все больше времени, когда оплачиваемые ими счета растут с каждым месяцем, удивительно, что им хотя бы какие-то дела удается довести до конца.

Многие люди тратят значительные суммы на консультантов по трудоустройству и различные тренинги, чтобы научиться управлять своими рабочими нагрузками и обязанностями.

Как правильно начинать свои дела, и как сделать свою работу более продуктивной?

Существует метод, который в последнее время становится все более популярным. Он называется ichigyo-zammai. Это японский термин, означающий полную концентрацию на каком-либо одном акте.

Эта концепция была впервые описана японским мастером Сюнрю Судзуки в его книге «Начинающий разум». Это самая важная техника для тех, кто хочет улучшить не только свою производительность, но и жизнь.

К примеру, начиная какое-либо дело, попробуйте представить себе, как вы его завершите. Похоже, что для большинства людей, которые одновременно заняты мытьем посуды, приготовлением обеда для детей, проверкой электронной почты и складыванием белья, эта идея кажется просто фантастической.

Как много людей живет такой жизнью, но это ведь очень изнурительно. На тренингах вам обязательно расскажут, что единственный эффективный способ повысить производительность — это сосредоточится на одной конкретной задаче.

Тим Феррисс, автор широко известной книги «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть», также рассказывает о важности сосредоточения внимания на одной вещи при выполнении работы.

6 шагов к практике ichigyo-zammai:

1. Начните свой день с составления списка дел, который должен включать в себя все ваши обычные обязанности плюс дополнительные дела, которые вы хотите выполнить в течение дня.

2. Разместите их в порядке важности. Подумайте о том, успешное решение каких именно задач принесет вам чувство удовлетворения за прожитый день?

3. Определите, сколько времени вам потребуется для выполнения каждого дела. Помните, что люди заведомо переоценивают то, что они могут сделать за месяц, и недооценивают, что они могут сделать за час.

Начните обращать внимание на то, какое количество дел вы можете выполнять за короткие промежутки времени, и вы будете удивлены, сколько всего вы можете сделать только за один день.

4. Установите для себя таймер и уберите с глаз долой все, что вас отвлекает. Сядьте и занимайтесь решением поставленной задачи до тех пор, пока таймер не закончит свой отчет.

Поначалу это может быть очень сложно, так как вас постоянно будут отвлекать телефонные звонки. Выключите телефон, если это необходимо.

Такая концентрация внимания только на одном предмете в современном обществе, в котором все постоянно находятся в режиме «онлайн», кажется даже фантастической.

Но просто сделайте над собой небольшое усилие и доведите дело до конца, и тогда у вас обязательно останется еще достаточно времени, чтобы пролистать свою ленту в социальной сети.

5. Поддерживайте свое внимание, следя при этом за своими мыслями. Когда вы заметите, что ваши мысли начали дрейфовать куда-то в сторону, верните их обратно и напомните себе, что это чувство дискомфорта продлится всего несколько секунд, и вскоре вы вернетесь в естественный ритм работы.

6. Что бы вы ни делали — писали, готовили, мыли, ходили — старайтесь жить настоящим моментом, получайте от него наслаждения.

Не зацикливайтесь на сроке, к которому вам нужно сдать работу. Лучше подумайте о том, как хорошо, что у вас есть возможность работать над этим проектом. Во всем можно найти красоту, даже в составлении годового отчета.

Будьте более продуктивным и спокойным

Когда вы замедляетесь и находите время и силы уделить вещам то внимание, которого они заслуживают, вы становитесь намного счастливее: в своей работе, да и просто в жизни.

Вместо того, чтобы постоянно жаловаться самому себе на то, как вы несчастны на своей работе, лучше подумайте о том, какое это счастье иметь работу.

Вместо того, чтобы постоянно проверять свой телефон на предмет получения текстовых сообщений в процессе разговора, лучше уделите своему собеседнику максимум внимания.

И это станет очень приятным сюрпризом для него, так как в эру смартфонов мы все привыкли пребывать где-то на вторых ролях.

Что бы вы ни делали, старайтесь отдаваться этому полностью, и вы обнаружите, что вы стали более спокойным, более продуктивным и с нетерпением ждете тех моментов, когда вы можете сосредоточиться на каком-либо одном деле.

Читайте также:

Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓

Источник

Хватит говорить людям «я занят», потому что это обижает: 4 способа деликатно выйти из ситуации

Гарвардские ученые пришли к выводу, что говорить всем о своей «занятости» — нетактично.

Здесь и далее фото unsplash.com и pexels.com

Недавно группа ученых из Гарвардской школы бизнеса пришла к выводу, что слова «я занят» довольно сильно задевают людей, которые слышат их от своих собеседников. Естественно, время — это ценный ресурс, которым располагает далеко не каждый из нас, однако эксперты советуют воздержаться от формулировки «я занят» в адрес коллег, друзей и близких.

По мнению исследователей, все люди так или иначе заняты, однако когда мы получаем ответ «я занят», то воспринимаем его как нечто вроде «я занят делами поважнее тебя». Мало кто трактует его как «я очень хочу встретиться или поговорить, но сейчас у меня правда много дел».

Чтобы установить влияние фразы «я занят» на людей, ученые провели эксперимент при участии 300 респондентов, которым пришлось смоделировать одну и ту же ситуацию отказа.

Часть участников эксперимента слышала в качестве причины отказа проблемы с деньгами («у меня нет денег»), а другой части отказывали, ссылаясь на занятость («я занят» или «у меня нет времени»). Кстати, были и те, кому отказывали без какой-либо причины.

«Участники эксперимента посчитали нехватку денег более надежным оправданием, чем ответ про занятость и недостаток времени. В частности, люди считали, что их друг действительно не в силах повлиять на проблемы с финансами», — передает слова автора исследования Гранта Доннелли издание CNBC.

Он считает, что всем нам надо намного деликатнее общаться с друзьями и близкими людьми, потому что реплики в духе «я занят» могут негативно повлиять на наши отношения.

Таким образом, исследователи предложили четыре альтернативных варианта ответа в ситуации, когда ты действительно занят, но не хочешь обидеть резкой репликой собеседника.

1 Расскажи, чем ты занят в текущий момент

Если ты не можешь принять предложение встретиться или пообщаться, потрудись объяснить, почему именно. Лучший способ это сделать — посвятить собеседника в детали твоей работы.

Таким образом он очень хорошо поймет, что ты занят и, быть может, ему даже станет неудобно за то, что он тебя потревожил (однако лучше не доводить до такого эффекта).

Как бы то ни было, не стоит превращать свои объяснения в подробный отчет. Поинтересуйся у собеседника, чем занят он, чтобы у вас сложилась дружеская беседа.

Проще говоря, поговори немного со своим приятелем, чтобы у каждого из вас остался позитивный осадок после этого диалога.

2 Запланируй встречу на другое время

Если ты не готов встретиться со своим коллегой или близким в данный момент, попробуй перенести вашу встречу. Просто объясни, что сначала тебе надо разделаться с кое-какими делами, а уже потом ты будешь свободен.

3 Делегируй свои обязанности другим

Иногда бывают встречи, на которых твое присутствие желательно. Но даже в таких ситуациях можно делегировать часть полномочий другим людям. Например, тебе надо выступить с презентацией нового проекта перед аудиторией, но ты не можешь там быть.

В таком случае подготовь документ с цитатами, данными и прочей информацией для своего коллеги, который за тебя прочтет его и донесет до аудитории все то, что должен был донести ты.

4 Попробуй согласиться

Иногда лучше реально согласиться на встречу или разговор, чем откладывать его до лучших времен. Не спеши говорить человеку, что ты занят. Поразмышляй немного, взвесь все минусы и плюсы, а уже потом решайся на ответ.

Подумай, действительно ли ты так занят, что не можешь уделить немного времени своему близкому человеку или коллеге.

Источник

10 способов сделать свой день продуктивным

Каждый день мы сталкиваемся с разными делами и задачами, которые нужно сделать. А как организовать и как сделать так, чтобы весь день был продуктивным знают не все.

Поэтому предлагаю почитать советы президента и CEO Red Hat, которые помогут вам извлечь максимум из своего рабочего времени и повысить персональную продуктивность:

Независимо от того, чем вы занимаетесь, есть одно отличительное свойство дня, одинаковое для всех людей: в нашем распоряжении 24 часа.

1. Каждое воскресенье вечером намечайте план на неделю

Воскресными вечерами я сажусь за составление списка ключевых задач на каждый месяц и на текущий год. Эти цели и задачи заполняют каждую неделю, помогают мне придерживаться правильного пути и поддерживать все на должном уровне. Возможно, долгосрочные цели и не требуют неотложных шагов для их достижения, но они, безусловно, важны. Если не проявлять осторожность в данном вопросе, «важные» цели легко могут быть оттеснены «срочными». Затем я проверяю свой график и список дел на неделю. Я знаю, какое время занято под встречи и т.д. После этого я планирую те задачи, которые должен выполнить, и заношу их в мой список дел.

Главное — создать структуру вашей недели и дисциплинированно ее выполнять. В противном случае вы пустите все на самотек… и срочные дела будут вытеснять то, что действительно важно.

Главное — создать структуру вашей недели и дисциплинированно ее выполнять. В противном случае срочные дела будут вытеснять то, что действительно важно

2. Заранее выделяйте время для выполнения конкретных задач

Каждый из нас вносит в свой график расписание встреч и совещаний. Пойдите еще дальше и выделите время для выполнения конкретных задач. Например, занесите в список дел «составить новое предложение», или «создать презентацию», или «рассмотреть и утвердить рекламные материалы».

Выделите время для выполнения конкретных задач. Если вы не будете заранее выделять время под выполнение этих задач, они будут откладываться на потом и отставать по срокам. Или вам придется постоянно прерываться на другие дела. Или вы потеряете концентрацию и упустите их из виду. И по-настоящему важные дела останутся несделанными.

3. Следите за тем, чтобы список задач был выполнимым

Я часто создавал список дел, но не выделял нужное количество времени на выполнение каждой задачи. Чем это обернулось? В моем списке всегда было больше дел, чем я физически мог сделать, что превращало его в список пожеланий. Если у вас запланировано на сегодня шесть часов совещаний и множество задач, на выполнение которых уйдет в сумме восемь часов, то эти задачи так и останутся стоять в листе ожидания.

Реалистичное распределение задач заставляет вас расставлять приоритеты. (Лично мне нравится органайзер Toodledo, но существует множество других инструментов, которые можно использовать для планирования своей работы.) Реалистичное распределение задач и времени на их выполнение помогает вам не тратить время зря. Когда вы знаете, что решение данной задачи занимает не более 30 минут, вы будете работать более интенсивно и не обращать внимания на отвлекающие факторы.

Реалистичное распределение задач и времени на их выполнение помогает вам не тратить время зря.

4. Назначайте 30-минутные встречи по умолчанию

Тот, кто изобрел в программных средствах календарного планирования один час по умолчанию, тратит впустую миллионы часов других людей. На решение большинства вопросов уйдет не более 30 минут. Многие из них можно обсудить в течение 15 минут — особенно если каждый, кто приглашен на совещание, осведомлен о том, что встреча будет продолжаться лишь 15 минут.

Тот, кто изобрел в программных средствах календарного планирования один час по умолчанию, тратит впустую миллионы часов других людей.

Не становитесь рабом инструментов планирования с заданными по умолчанию параметрами. Назначайте часовое совещание, только если вы абсолютно уверены в том, что вам это нужно.

5. Скажите нет многозадачности

Во время совещания — особенно если на него отведен целый час — очень трудно удержаться от выполнения сразу нескольких бессмысленных задач. (Кто не чистил свой электронный ящик от накопившихся писем во время встречи?) Проблема в том, что такое рассеивание внимания делает эти встречи менее продуктивными. Даже если вы делаете вещи, не требующие умственной активности, вы отвлекаетесь — и становитесь менее продуктивным.

Многозадачность — убийца личной производительности

Многозадачность — убийца личной производительности. Не пытайтесь сделать более-менее хорошо два дела одновременно. Лучше сосредоточьтесь на одном — и сделайте его безупречно.

6. Постарайтесь максимально эффективно использовать «пограничное» время

Самая большая потеря времени у меня происходит, когда я еду на работу, когда я возвращаюсь домой и когда я нахожусь в аэропорту, поэтому я всегда обращаю особое внимание на то, как продуктивно использовать это время. Я почти всегда планирую сделать несколько звонков по дороге на работу. Это просто: я беру детей в школу и высаживаю их в определенное время; поэтому я могу создать временной слот с 8:00 до 8:30 для звонка. Как правило, я не вношу в расписание телефонные звонки по дороге домой. В это время я могу кому-то перезвонить, например тем людям, которые находятся на Западном побережье.

В аэропорту я использую Pocket, подключаемый модуль браузера, который загружает статьи для отложенного чтения. Я могу загрузить до 10 статей и заранее обеспечить себя полезным контентом, который я захочу прочитать, пока буду ждать прохождения таможенного досмотра.

Изучите внимательно свой день. Определите время простоя. Затем запланируйте то, что вы могли бы сделать в течение этого времени

Изучите внимательно свой день. Определите время простоя. Затем запланируйте то, что вы могли бы сделать в течение этого времени. Назовите его «пограничным» временем, за счет которого вы действительно можете повысить свою производительность.

7. Следите за временем

Как только вы начнете следить за своим временем (я использую для этих целей таймтрекер Toggl), вы поразитесь тому, сколько времени тратите на непродуктивные занятия. При вводе информации не надо вдаваться в подробности, просто напишите, чем вы собираетесь заниматься.

Как только вы начнете следить за своим временем, вы поразитесь тому, сколько времени вы тратите на непродуктивные занятия

Учет времени, уходящего на определенные задачи, я начал вести совсем недавно. Это был бесценный опыт, который раскрыл мне глаза на многие вещи и действительно помог сосредоточиться на главном.

8. Задумайтесь об обеде. Ваш обед может занять час. Или 30 минут. Или 10 минут

Сколько бы времени ни уходило на обед, задумайтесь о том, что вы делаете. Если вы привыкли перехватывать что-то прямо на рабочем месте, чтобы заглушить урчание в животе, хорошо. Но если вы извлекаете дополнительные возможности из небольшого перерыва, обед — это как раз то время, когда многозадачность может быть прекрасным решением: вы можете создавать новые полезные связи и знакомства, неформально общаться и создавать культуру компании — если только вы не ходите на обед каждый день одним и тем же составом.

Если вы извлекаете дополнительные возможности из небольшого перерыва, обед — это как раз то время, когда многозадачность может быть прекрасным решением.

Выберите два дня в неделю, чтобы пойти пообедать с людьми, которых вы не очень хорошо знаете. Или просто прогуляться. Или сделать что-то продуктивное лично для себя. Скажем, вы тратите на обед один час каждый день; это пять часов в неделю. Задумайтесь о том, как вы проводите это время. Вы не должны работать, но вы должны заставить это время работать на вас.

9. Не занимайте работой время, которое вы должны проводить с семьей

Я, как и вы, немного трудоголик. Так что я очень тщательно подхожу к тому, как провести вечер. Когда я прихожу домой с работы, это время я посвящаю семье: Мы вместе ужинаем, помогаем детям с домашним заданием. Я полностью прекращаю работу. Никаких телефонных звонков, никаких сообщений по электронной почте.

По большому счету у нас есть два часа до того, как дети должны готовиться ко сну. Все это время я посвящаю своей семье. После чего могу переключиться обратно на работу. Мне удобно уходить с работы в 5:00 или 5:30 вечера, потому что в 8 или 9 часов я смогу возобновить решение рабочих дел.

В каждой семье есть часы наибольшей активности, когда все ее члены собираются вместе, что-то обсуждают, взаимодействуют друг с другом. Если вы заранее не высвободите это время, велик шанс плавно переключиться на работу. Поэтому важно определить эти границы: когда вы работаете, а когда проводите время со своими домашними. Это означает никаких телефонных звонков за столом, никаких деловых сообщений и других офисных активностей. Отвлекитесь от работы, побудьте со своей семьей. Важно определить границы: когда вы работаете, а когда проводите время со своими домашними

10. Начинайте каждый день правильно

Первым делом, встав с постели, я делаю утреннюю гимнастику, потому что физические упражнения заряжают меня энергией. (Исследования также показывают, что умеренная аэробная нагрузка может улучшить ваше настроение до 12 часов.)

Начните свое утро продуктивно, и весь ваш день будет таким

Я встаю рано и делаю пробежку. Потом я читаю газету, чтобы дать себе немного расслабиться после тренировки. Затем я спускаюсь вниз, чтобы позавтракать с детьми. Вы не только получаете заряд бодрости и энергии, но и подготавливаете почву для остальной части дня. Начните свое утро продуктивно, и весь ваш день будет таким.

Источник