Заканчивай свои дела по быстрее

5 советов, как научиться доводить любое начатое дело до конца

«Сделал дело – гуляй смело», — многим их нас повторяли родители эти слова с самого детства. Тем не менее, наша копилка незавершенных дел постоянно пополняется новыми. Впрочем, вряд ли на свете существует человек, даже самый разумный, который не имеет «хвостов» из запланированных, но не осуществленных дел, «висящих над душой».

Мы обещаем себе вовремя сдать отчет, выучить новый язык, заняться бегом, наконец-то дочитать книги, специально сложенные на видном месте, чтобы о них не забыть. И это далеко не полный перечень дел, которые мы начали, но не закончили, или к которым даже еще не приступали. И подобный список наверняка имеется у каждого.

В надежде наконец-то избавиться от такого груза с помощью высших сил некоторые пишут новогодние записки с перечислением своих задач на следующий год и кладут их под елку либо сжигают. Но твердые обещания начать «с нового года», «с первого числа», «с завтрашнего дня» мало кому помогают. Скорее, никому.

Что же нам мешает расстаться с ворохом незаконченных дел? Должны же быть какие-то решения, которые приблизят нас к цели и сделают этот путь не таким трудным?

Конечно же, по мановению волшебной палочки, благодаря золотой рыбке или «по щучьему веленью, по моему хотенью» дела делаются лишь в сказках. Когда мы составляем перечень необходимых дел, а затем по мере готовности их вычеркиваем, мы структурируем планы и представляем их более четко. И в этом есть определенный смысл. Но дальше, как поется в песне, «все в твоих руках».

Возможно, кому-то пригодятся следующие советы.

1. Находим мотивацию

Ни один человек не сдвинется с места, если не будет знать, зачем ему это нужно. Кто-то заметил, что людей мотивируют два главных фактора: стремление получить и страх потерять.

Когда мы не можем заставить себя закончить какое-то дело, мы думаем о процессе. И он часто наводит на нас скуку, если не отвращение. Мы внутренне сопротивляемся, потому что не хотим покидать привычную зону комфорта. Так уютно и тепло в кресле перед телевизором или экраном монитора с бутербродом, — зачем же одеваться и выходить на холод, чтобы ехать в спортзал? Зачем погружаться в нудный отчет, если это можно сделать завтра?

В эти минуты мы должны подумать не о процессе, а о результате. Вовремя сдадим отчет – получим премию. Выйдем на пробежку – взбодримся, улучшится настроение, цвет лица. Сходим в спортзал – приобретем стройную фигуру, отличную спортивную форму. Плюс ко всему сознание, что мы преодолели свои слабости, очень поднимает самооценку.

И наоборот, когда необходимое, но не законченное дело висит над нами тяжким грузом, мы ощущаем собственную слабость и теряем самоуважение.

2. Соблюдаем правило «20-ти минут»

Наверно, многие замечали, что самое трудное – это начать что-то делать. Можно сколько угодно откладывать ремонт, уборку, подготовку к экзамену и т. п., но стоит лишь начать, и потом трудно себя остановить.

Этот вывод совсем не оригинален. О том, что «начало – половина дела», писал еще древнегреческий поэт Гесиод, живший до нашей эры. «Тот уж полдела совершил, кто начал…», считал древнеримский поэт Гораций. Знакомый нам со школьных лет древнегреческий математик и философ Пифагор тоже замечал, что в любом деле самое трудное – приступить к нему, а дальше остается лишь завершить начатое. «Только первый шаг чего-то стоит» — гласит французская пословица.

Как же заставить себя сделать этот первый шаг? Вспоминаем «правило 20-ти минут» и говорим себе: «Я уделю этому делу только 20 минут». Ставим таймер или заводим будильник. Минут пять уйдет на то, чтобы включиться в процесс, и начинаем работать. Удалось «попасть в творческий поток», — продолжаем работу. Не получилось, не пошло – за 20 минут мы кое-что успеем, а потом переключаемся на другую задачу. За неделю ежедневных 20 минут составят почти 2 с половиной часа. За это время, овладев техникой скорочтения, можно прочитать даже объемистую книгу. И оправдания, что нет времени, не имеют смысла. Таким же образом можно успешно завершить любое дело.

Не забываем зафиксировать позитивный опыт – смотрим на свое отражение в зеркале и хвалим себя.

3. Убиваем в себе перфекциониста и прокрастинатора

Некоторым людям, прежде чем приступить к выполнению задачи, нужно долго собираться с силами. Рабочий процесс, отбирающий у них много времени и сил, их пугает, поэтому они всячески от него увиливают: отвлекаются на посторонние дела, ищут себе оправдания, переносят дела на завтра и послезавтра. Это – прокрастинаторы (от англ. procrastination – «откладывание»). У прокрастинации несколько причин, в том числе – и страх не справиться с новой задачей или делом. Прокрастинаторы неправильно организуют свою работу, поэтому большая часть энергии у них расходуется зря. Над задачей, которую кто-то решит за час, они будут биться в несколько раз дольше. Естественно, что в следующий раз они подсознательно будут избегать трудностей.

Одна из причин, по которой прокрастинаторы надолго «зависают» над одним делом, — стремление сделать его идеально, причем с первой попытки. Они тщательно прорабатывают каждую мелочь, не позволяя себе двигаться вперед, пока не доведут до совершенства каждый этап работы. И это – перфекционисты (от лат. perfectus – «совершенный»). Своей скрупулезностью они способны измотать себя физически и морально, доведя до нервного срыва.

Боремся с прокрастинацией и перфекционизмом – главными виновниками накопившегося у нас вороха незаконченных дел. И помним, что почти никому не удается сходу выполнить задачу на 100%. Замечено, что при первом подходе доля и качество сделанной работы составляет примерно 80%. При втором – снова 80% от оставшейся. Поэтому откладывать ее до лучших времен не имеет смысла: беремся и делаем сколько сможем и как получится, а в следующий заход окончательно доводим до ума.

4. Никого не посвящаем в свои планы

Бытует мнение, что, задумав какое-то дело, мы должны сообщить об этом близким друзьям. Будто бы это позволит нам не останавливаться на полпути, потому что в противном случае нам будет перед ними стыдно. Возможно, для кого-то пожелание делиться своими планами и работает.

Однако существует и противоположное мнение: озвученным желаниям не суждено сбыться. О том же гласит и поговорка: «Хочешь рассмешить Бога – расскажи о своих планах». Многие замечали: стоит кого-то посвятить в свои планы, как все идет наперекосяк. Нам становится неинтересно, дела утрачивают для нас прежнее значение, и мы уже не прилагаем усилия, чтобы наконец-то закончить начатое.

Этот феномен заинтересовал психологов. В частности, Вера Малер после ряда экспериментов пришла к заключению, что озвученные планы наш мозг воспринимает как уже свершившуюся реальность. Поэтому чтобы не забросить дело на полпути, лучше держать свои планы при себе. «Не рассказывайте о своих планах – если еще надеетесь их выполнить», говорят психологи.

5. Помним о правиле «72-х часов»

В соответствии с этим правилом, если мы не воплотили в жизнь новую идею в течение 72-х часов, то уже не сделаем этого никогда.

Так ли уж нам необходимо сделать то дело, которое мы себе придумали, но к которому не лежит душа? Может быть, нам совсем не нужны этот язык, эта книга, этот свитер, который «вяжется» три года, этот вид спорта? Может быть, вычеркнуть их из своего списка незавершенных дел и не страдать, занявшись тем, что действительно интересно?

Источник

50 хитрых приемов, позволяющих делать дела быстрее, лучше и проще

Все мы хотим справляться с делами — с работой, которая нам поручена, и с личными проблемами, которые имеют для нас огромное значение. Предлагаем вашему вниманию список хитрых приемов, которые позволят вам делать дела эффективнее.

1. Самые важные задачи: В начале каждого дня (или накануне вечером) обозначайте для себя самые важные задачи, которыми вам требуется заняться, и займитесь ими в первую очередь. Даже если вам не удастся уделить внимание другим делам, все все равно продуктивно потрудитесь.
2. Крупные камни: Речь идет о крупных проектах, над которыми вы работаете в данный момент. Выделите время и ежедневно двигайте эти камни вперед.
3. Пустой почтовый ящик: Читая входящие письма, в тот же момент решайте, что с ними делать. Если вам необходимо предпринять какие-нибудь действия, предпринимайте их или добавляйте в список неотложных дел, а затем архивируйте или удаляйте письмо. Очищайте почтовый ящик каждый день.
4. Просыпайтесь раньше: Добавьте к своему рабочему дню лишний час. Просыпайтесь и начинайте работать до того, как кто-нибудь начнет покушаться на ваше время.
5. Плюс на минус: Избегайте беспорядка, меняя одни вещи на другие. Покупая что-то новое, каждый раз отказывайтесь от чего-то старого. К примеру, если вы купили новую рубашку, избавьтесь от старой. Если вы чувствуете, что погрязли в беспорядке, при покупке одной новой вещи избавляйтесь от двух старых.
6. Мозговой штурм: Генерируйте идеи пачками, не обращая внимания на их качество. Многие использую для этих целей диаграммы связей. Поместите самый важный вопрос (проблему, которую нужно решить, или тему, на которую нужно написать) в центр диаграммы, а по бокам изложите мысли, которые придут вам в голову. Развивайте любые подтемы. Не волнуйтесь о качестве идей. Никто не заставляет вас их реализовывать. Просто извлеките их из своей головы, чтобы обдумать попозже.
7. Повсеместные записи: Всегда носите с собой то, что позволит вам записывать свои мысли — блокнот и ручку, карточки для записей или какое-нибудь цифровое устройство. Записывайте все мысли, которые приходят вам в голову — будь то идеи для нового проекта, желание назначить встречу или купить что-то в магазине. Регулярно просматривайте записи и действуйте сообразно — составляйте списки дел, ведите документацию, заполняйте журналы и т.д.
8. Здоровый сон: Сон позволяет нам сохранять здоровье, эффективнее работать и учиться. Исследования доказывают, что тело проходит полный цикл сна за 90 минут. Если вы решите подремать днем, чтобы почувствовать себя лучше, но проспите меньше 90 минут, это не окажет на вас реального влияния, подобно обычному сну. Спите ночью, минимум 8 часов. Расценивайте сон как удовольствие, а не как роскошь или неизбежное зло.
9. 10+2*5: Разбейте рабочий день на промежутки по 10 минут и устраивайте себе двухминутные перерывы. Используйте для этого таймер. Делайте перерывы 5 раз в час, чтобы ваши умственные и физические ресурсы не истощались. Если вы не знаете, чем занять себя в перерыв, сходите налейте воды, посетите уборную или просто посмотрите в окно.
10. SMART-цели: SMART — это аббревиатура, которая используется в процессе постановки и достижения целей и расшифровывается так: Specific (конкретные), Measurable (соизмеримые), Attainable (достижимые), Realistic (реалистичные) и Timely (своевременные).
11. SUCCES: В книге Чипа и Дэна Хиз «Сделано, чтобы прилипать», модель SUCCES описывается набором характеристик, которые позволяют запоминать идеи. «Липкие» идеи просты (Simple), неожиданны (Unexpected), конкретны (Concrete), надежны (Credible), эмоциональны (Emotional Stories).
12. Ешьте лягушек: Делайте самые неприятные дела вначале. Странное выражение в заголовке подразумевает, что если с утра вы первым делом съедите лягушку, дальше день будет только лучше.
13. Правило 80/20 или принцип Парето: Говоря простым языком, правило 80/20 подразумевает, что результаты наших действий по большему счету зависят от малой доли усилий, и наоборот, мы тратим много энергии на то, что почти не приносит результатов. Определите, какие действия дают максимальную отдачу и посвящайте им как можно больше времени.
14. Что делать дальше?: Работая над проектом, не планируйте свои действия до самого конца, а вместо этого каждый раз ограничивайтесь следующим шагом. Как правило, все эти шаги выстраиваются в цепь до тех пор, пока человек не заканчивает работать или натыкается на серьезное препятствие, которое выражается в нехватке информации, потребности в помощи и т.д. Планируя шаги, будьте максимально точны. Если вы не можете «подключить кабель» самостоятельно, определите, что вам нужно «вызвать ремонтника, чтобы он подключил кабель».
15. Секрет: Никаких секретов нет!
16. Сбавьте темп: Уделяйте побольше времени себе. Ешьте помедленнее. Позвольте себе побездельничать в выходной день. Не торопитесь, поддерживайте баланс между рабочей гонкой и другими делами, которые есть в вашей жизни.
17. Временные окна: Разделите рабочий день на промежутки и посвящайте это время разным заданиям и проектам. Работайте с полной отдачей. Не волнуйтесь о том, что вам может не хватить времени на то, что вы запланировали. Как вариант, вы можете попробовать задавать себе фиксированные цели — например, не вставать из-за стола, пока не напишете 1000 слов, не обработаете 10 заказов и т.д.
18. Пакетная обработка: Группируйте схожие задачи. К примеру, отвечайте на входящие письма в конце дня, выделив на это целый час. То же самое касается обработки голосовой почты, телефонных звонков, обычных писем, сортировки документов и других рутинных задач.
19. Квадрат Кови: Квадрат Кови — это система для расстановки приоритетов. Квадрат образуется при пересечении координатных осей «важность» и «срочность». Задачи распределяются по четырем квадрантам: 1.) неважная, несрочная; 2.) неважная, срочная; 3.) важная, несрочная; 4.) важная, срочная. Неважные и несрочные задачи отбрасываются, неважные и срочные задачи откладываются на более поздний срок. Важные и несрочные задачи выполняются постепенно, а важные и срочные задачи получают максимальный приоритет.
20. Делайте все сразу: Не откладывайте дела на потом в надежде, что для них найдется время. Выбирая задачу, определяйте, что именно нужно сделать, а затем делайте это, вносите в список дел, поручайте кому-нибудь другому или просто списывайте со счетов.
21. Не рвите цепочку: Используйте календарь для отслеживания процесса достижения целей. Если ваша цель заключается, к примеру, в том, чтобы каждый день писать по 1000 слов, помечайте дни, в которые вы достигали этих целей, большими красными крестиками. Каждый день цепочка из крестиков будет расти. Ни в коем случае не рвите цепочку, т.е. не допускайте появление дней без крестиков.
22. Пересматривайте дела: Раз в неделю выделяйте время на то, чтобы вернуться к тому, что уже было сделано, и обдумать то, что еще предстоит сделать. Оценивайте, над чем нужно поработать в будущем, чтобы еще сильнее приблизиться к стратегическим целям.
23. Роли: Каждый человек выполняет в своей жизни разные роли. Например, я — учитель, ученик, писатель, приемный отец, муж, брат, сын, дядя, антрополог и т.д. Осознание этих ролей и умение разделять их позволяет мне поддерживать жизненный баланс. Поставьте перед собой цели, связанные с каждой конкретной ролью, и убедитесь в том, что они не мешают друг другу.
24. Поток: Состояние потока возникает, когда вы настолько втягиваетесь в работу, что не чувствуете течения времени и работаете автоматически. Состояния потока практически невозможно достичь сознательно, но вы можете воссоздавать условия для его возникновения — например, успокоиться и исключить отвлекающие факторы.
25. Сейчас или никогда: Избегайте прокрастинации, повторяя: «Сейчас или никогда!» Принимая решения, установите для себя ограничение на раздумья (например, 60 секунд). Возьмите за правило оказывать влияние на свою жизнь при первой удобной возможности. Учитесь рисковать, даже если вы не уверены в результате. Постоянно двигайтесь вперед.
26. Документируйте время: Юристам приходится без конца записывать, на что они тратят свое время, чтобы формировать счета и отчитываться перед клиентами. Вы же должны отчитываться перед собой. Отслеживайте, на что вы тратите свое время, и не забывайте о своих приоритетах.
27. Структурированная прокрастинация: Как ни странно, привычку прокрастинировать можно использовать в своих интересах — например, избегать приоритетных дел, выполняя менее сложные и менее важные дела. При таком подходе любой прокрастинатор работает очень продуктивно. Секрет заключается в том, чтобы поставить во главу угла задачи с жесткими сроками и непреодолимыми последствиями, которые на самом деле не слишком важны. Иными словами, структурированная прокрастинация — это искусный самообман, но, к счастью, люди с подобными наклонностями хорошо умеют обманывать себя.
28. Личная миссия: Сформулируйте свою личную миссию и руководствуйтесь ею при достижении целей. Следите за тем, чтобы все ваши действия соответствовали вашей миссии. Если соответствия нет, откажитесь от предприятия. Периодически пересматривайте миссию и при необходимости меняйте формулировку.
29. Обратное планирование: Это процесс, позволяющий определить следующий шаг на основании конечной цели. Всегда начинайте планирование с анализа конечной цели. Какие ресурсы могут потребоваться вам для ее достижения? Какие ресурсы у вас уже есть и каких ресурсов вам не хватает? Обратитесь к тому, что у вас есть и что можно немедленно пустить в дело. Это и станет вашим следующим шагом.
30. Отключайтесь: Создайте для себя личное пространство, надев наушники. Как правило, люди редко обращаются к тем, кто сидит рядом с ними в наушниках. Помните, что слушать музыку вовсе не обязательно — все равно никто не узнает!
31. Записывайте все подряд: Не полагайтесь на свою память. Записывайте всю необходимую информацию, чтобы иметь возможность расслабиться и не думать о том, что вы можете что-то забыть. Используйте мозг, чтобы думать, и пусть бумага или электронный носитель помнят за вас.
32. Бездействие: Все мы тратим немало времени впустую, стоя в очередях и на автобусных остановках, дожидаясь участников встреч и т.д. Составьте для себя список небольших дел, которые можно выполнить за пять минут, или носите с собой что-нибудь почитать.
33. Однозадачность: Многим людям нравится думать, что они отлично справляются с несколькими делами одновременно, но на самом деле это невозможно. Многозадачность — это не что иное как быстрое переключение между несколькими задачами. Результаты исследований неоспоримы — для того, чтобы полностью включиться в работу над какой-то задачей, требуется не менее 20 минут. Именно поэтому многозадачность не способствует продуктивной работе, а напротив, замедляет и ухудшает ее.
34. Привычки: Привычки — это понятные нам способы отвечать на изменения во внешней среде. Исследуйте свои привычки и подумайте, что они говорят о вашей связи с миром. После этого определите, что вы могли бы изменить, чтобы достичь связи, способствующей достижению ваших целей.
35. Напоминания: Создайте для себя значимые напоминания для выработки хороших привычек. Например, положите книги, которые нужно отнести в библиотеку, на полку у входной двери, чтобы они гарантированно попались вам на глаза перед выходом из дома.
36. Долой беспорядок: Предметы, которые лежат не на своих местах, неизменно создают беспорядок. Речь идет даже не о чистоте — иногда даже на самом чистом рабочем месте невозможно что-либо найти или сделать. Порядок — это прежде всего доступ к тому, что нужно, без лишних телодвижений. Определите, как выглядит ваш порядок и создайте его на работе и дома.
37. Визуализация: Представьте, что вы достигли своих целей. Как выглядит ваша жизнь? Вам она нравится? Если нет, настало время пересмотреть цели. Если да, визуализируйте шаги на пути к желаемому. Теперь ваш план очевиден — запишите его и не забывйте придерживаться.
38. Картотека: Система «43 папки» состоит из 12 папок с названиями месяцев и 31 папки с номерами от 1 до 31. Она используется для напоминания о том, что нужно сделать в конкретный день года. К примеру, если вы планируете поездку на 23 марта, вы кладете план маршрута, билеты и другие документы в папку «Март». В начале каждого месяца папка предыдущего месяца перекладывается в конец стопки. Первого марта вы перекладываете документы для поездки в папку с номером 23. Каждый день папка предыдущего дня перекладывается в конец стопки, и 23 марта перед вами оказывается папка со всем необходимым.
39. Список ненужных дел: Да-да, это список того, что вам делать не следует — вредных привычек, которые снижают продуктивность работы (например, игра в видеоигры).
40. Шаблоны: Создайте шаблоны для повторяющихся документов — писем, сообщений для клиентов, постов в блогах и т.д.
41. Контрольные списки: Планируя крупное дело, составьте для себя контрольный список, чтобы ничего не забыть. Завершив дело, сохраните список, чтобы при необходимости использовать его повторно.
42. Отказы: Вы должны уметь говорить «нет» новым обязательствам, попыткам прервать ваши действия, да и вообще чему угодно. Это очень важное умение, позволяющее выкраивать время для того, что действительно важно.
43. Расписание: Приступая к составлению плана, в первую очередь вносите в него личные дела и увеселительные мероприятия. Все оставшееся время посвятите работе. Завершив работу, вернитесь к плану и вознаградите себя за упорный труд и прекрасные результаты.
44. Очищение: Регулярно просматривайте свой список обязательств и вычеркивайте оттуда все, что не способствует достижению основных целей или высасывает слишком много времени и энергии.
45. Одна корзина: Минимизируйте количество «входных каналов» в вашу жизнь, так называемых «корзин». В идеале, канал должен быть один. Многие люди испытывают невероятное облегчение при виде одной «корзины», какой бы большой она ни была.
46. 50-30-20: Расходуйте 50% рабочего времени на задачи, которые принесут вам выгоду в долгосрочной перспективе, 30% времени — на задачи, которые принесут вам выгоду в среднесрочной перспективе (2-3 года), и 20% времени — на задачи, которые принесут выгоду в течение ближайших 90 дней.
47. Таймеры: Договоритесь с собой поработать над конкретной задачей или проектом в течение определенного промежутка времени. Поставьте таймер (кухонный или телефонный) и займитесь работой. Закончив с работой или услышав сигнал таймера, переключитесь на другое занятие.
48. Не старайтесь слишком сильно: Позвольте себе сделать что-то плохо. Ослабьте давление и не стремитесь добиваться превосходства во всем. Пообещайте себе позже вернуться и все исправить.
49. Назначьте себе встречу: Составляя план на неделю, включите в него встречу с самим собой. В запланированное время взгляните на свою жизнь. Все ли в ней идет так, как хотелось бы? Что идет неправильно? Какие ошибки вы допускаете? Как можно это изменить. Позвольте себе узнать себя получше.
50. [Впишите ваш вариант]: Разумеется, это большой, но далеко не исчерпывающий список. Этот пункт вы можете заполнить сами. Какие приемы работают лично для вас? Чем вы могли бы поделиться с сообществом? Напишите комментарий или составьте свой собственный список!

Источник