За организацию своего торжества

Организация и проведение торжеств

Идеи для бизнеса -> Другие идеи

Как организовать и провести праздник, торжественное мероприятие

Зачем вообще нужна развлекательная программа, скажем, на банкете? В первую очередь, развлекательная программа – это своего рода сплачивающий фактор, позволяющий гостям прочувствовать единство и причастность к происходящему. А это нашему человеку ох, как любо!

Сегодня в любом городе действует не одно агентство по организации и проведению праздников. Однако многие наши сограждане, ознакомившись с их «веселыми» ценами, пробуют найти варианты подешевле. А кто сказал, что время массовиков-затейников прошло? И если вы всегда были и есть душой компании, то почему бы вам самим не заняться организацией и проведением различных торжественных мероприятий? Разумеется, не бесплатно.

Основные принципы подготовки развлекательной программы едины для любого торжественного мероприятия, будь это свадьба, банкет в честь юбилея или корпоративный вечер.

Разработка концепции праздника, торжества

Первое, что вы должны сделать – определиться с датой и местом проведения торжества. Это важно, ведь далее следует установить количество приглашенных. Только представьте, что вы запланировали позвать 50 человек, но будете проводить вечеринку в однокомнатной квартире. Звучит нелепо, не так ли? Поэтому время, место и, соответственно, компания должны быть четко установлены вами. Я не имею в виду, что вы должны четко знать меню вечера, цены и прочее. Нас, прежде всего, в данном случае должна интересовать сама возможность организовать действо, то есть, наличие достаточного свободного пространства, а также звуковой и световой аппаратуры.

Далее следует выбрать жанр, в котором будет проходить ваше шоу. Не стоит смешивать несколько жанров в один, такая смесь ничего хорошего, как правило, не приносит. Старайтесь выбирать нечто легкое, например, варьете, эстрадное шоу, кабаре и прочие музыкально-танцевальные направления, где участникам не придется постоянно следить за развитием сюжета, как, скажем, при просмотре спектакля-драмы.

На этом этапе уже можно просить советы у тех, кого вы собираетесь видеть на празднике жизни. Спросите, какую тематику вечеринки предпочли бы гости. Можно, конечно, сделать для всех сюрприз и самому выбрать тему, составить сценарий, подготовить конкурсы и викторины. Но практика показывает, что лучше привлекать гостей к процессу подготовки действа, раздав им задания, скажем, придумать конкурс, тост, нарисовать плакаты и т.п. Важно, чтобы никто из приглашенных не остался без дела. Это заранее сплотит коллектив, что особенно хорошо, если на вечеринке будут присутствовать незнакомые друг другу люди.

Как составить сценарий праздника

Далее, учитывая все пожелания, следует тщательно продумать план проведения праздника. Ни в коем случае нельзя всё пускать на самотек. У вас должен быть четкий сценарий. Отступления от него, конечно же, допускаются, но чтобы не возникло толчеи, хаоса и, не дай Бог, скуки, вы должны знать, как и чем занять всех гостей. Как правило, любая вечеринка начинается со знакомства ещё незнакомых людей, что происходит за столом, где все кушают и выпивают. Этот этап не стоит затягивать надолго. Иначе это грозит тем, что наевшись, гости станут ленивыми и уже не захотят двигаться с места. Нужно вовремя суметь завлечь гостей к участию в конкурсах, танцах и прочих развлечениях, уготовленных для вечеринки. Естественно, они должны плавно меняться от активных к пассивным развлечениям, к которым мы относим легкий перекус и принятие напитков.

После этого следует составить сценарный план проведения мероприятия. Сегодня, как правило, его составляют профессиональные ведущие, основываясь на ваших пожеланиях. В сценарный план входит разбивка вечера на блоки, включающие в себя заранее оговоренные конкурсы, театральные и музыкальные номера, музыкальные паузы, поздравительные речи и другие составляющие праздничного вечера.

Итак, подготовительные этапы пройдены, общая концепция одобрена и утверждена. Переходим к основным составляющим: звуковому обеспечению мероприятия и выбору профессионального ведущего. Не советую экономить на данных позициях. Лучше пожертвовать оформлением или чем-то другим, но ни в коем случае не звуком и ведущим, поскольку именно на них держится качество проведения банкета. Если вы твердо уверены в своих талантах — милости просим «на сцену», если есть сомнения — возможно стоит пригласить профессионала.

Украшение праздника — важнейшее дело!

Огромное значение при организации развлекательной программы является украшение зала, где будет проходить торжество. Сегодня вариантов придать помещению праздничный вид великое множество: это и воздушные шары, и цветы, и различные световые эффекты. Учтите, что для придания праздничности, желателен затемненный свет, как в помещении дискоклубов, а не холодный свет «дневных» ламп.

Украшения места проведения мероприятия может стать совместным занятием устроителя вечера и приглашенных. Но сделать это лучше заранее, пока нет основной массы гостей. Чем больше народу, тем тяжелее быстро и хорошо сделать что-либо.

Вот, собственно и всё, что вам нужно знать, чтобы устроить веселый шумный праздник, который запомнят все гости надолго!

Следуя рассмотренным выше правилам, вы сможете легко и умело организовать проведение торжественного мероприятия, посвященного любому поводу! А профессионалы в сфере ивент-услуг с радостью помогут вам, если у вас невзначай возникнут затруднения.

Источник

Стать свадебным организатором

И ходить на праздник как на работу

Год назад Люба вышла замуж. Ей понравилось организовывать свою свадьбу, и она бросила работу юристом, чтобы стать свадебным организатором.

Я расспросил ее о карьере, работе, деньгах и трудностях.

Зачем нужен свадебный организатор

Организатор — такая «точка сборки» свадьбы. Он делает так, чтобы все нужное на свадьбу приехало, все хорошо провели время, а потом уехали по домам, а не в больницы.

Свадьба — большое событие: в нем участвуют артисты, повара и официанты, кондитеры, флористы, декораторы, водители, пиротехники, охранники, каскадеры, кареты, кони, ряженые, врачи и бойцы спецназа. Сначала нужно разыскать их, подобрать, синхронизировать, договориться о ценах, утвердить с каждым концепцию, составить общую программу и договориться с площадкой, на которой все это будет происходить. А еще нужно сделать так, чтобы все это нравилось невесте, жениху и их родителям.

Потом площадка в последний момент откажет, клоуны заболеют, кони взбрыкнут, а у кондитера собака съест товар. Тогда всю работу нужно проделать заново за два дня до свадьбы.

В день свадьбы нужно убедиться, что все приехали на нужную площадку (а не в такой же ресторан на другом конце города); проверить качество установки декораций, чтобы никого не убило; осмотреть цветы; проверить уровень дизеля в генераторе; разогнать тучи; дать нашатыря свекрови; успокоить десантника со стороны жениха и выслать вертолет за невестой, потому что в городе пробки и она никак не может выехать из дома.

Эту работу могут выполнить и сами молодожены — но тогда они берут на себя организацию большого проекта и решение проблем на месте. Не смертельно, но приятного мало. Жених весь день свадьбы раздает исполнителям конверты с гонорарами, невеста ругается с флористом, а ледяная скульптура лебедя стоит в пробке на другом конце города.

Если свадьба большая или молодожены не хотят заморачиваться, они обращаются к организатору. Он готовит свадьбу заранее и контролирует обстановку в день свадьбы. Молодожены просто приходят на праздник, а организатор координирует подрядчиков, всем платит и решает проблемы.

Рынок

Одни организаторы работают сами по себе и получают клиентов через знакомых. Другие открывают агентства, в которых работают несколько организаторов. Некоторые агентства специализируются на свадьбах, другие занимаются любыми праздниками: хоть юбилеями, хоть утренниками.

Отдельно от агентств на рынке работают подрядчики: декораторы, флористы, кондитеры, рестораны и кейтеринг, артисты и ведущие, фотографы и операторы. Есть фирмы, которые организуют логистику или просто дают в аренду транспорт. Еще есть те, кто поставляет свет и звук, организует уборку, безопасность, проводит флешмобы или профессионально занимается пиротехникой. Как правило, все эти подрядчики одновременно обслуживают весь рынок ивента: и концерты, и свадьбы, и фотосессии, и что угодно.

Одна из задач организатора — собрать вокруг себя надежных подрядчиков и быстро предъявлять их клиентам. Например, если жених должен въехать на церемонию на коне, то у организатора должен быть подрядчик, который договорится с конем.

Хороший организатор знает, кто из ведущих пьет и как сильно; какой стилист подойдет какой невесте; сколько стоят бумажные розочки у разных декораторов; к кому из фотографов идти за утонченными фотоисториями, а кто даст качественную невесту на ладошке. Организатор — это такой проводник на рынке праздников: он знает, кто сколько стоит, как с кем договариваться и кого с кем можно сочетать.

Учеба

Почти все известные агентства проводят собственные курсы свадебных организаторов. Так они делятся с новичками опытом, помогают набрать базу подрядчиков и присматривают себе кадры. Можно обойтись и без этих курсов, потому что опыт и базу можно наработать и своими силами. Дипломы и формальное образование для этой работы не нужны.

Учебные программы бывают разные: месячные, недельные и даже двухдневные интенсивы в выходные. Цена зависит от города, известности свадебного агентства и продолжительности обучения, обычно она колеблется от 20 до 45 тысяч рублей.

Люба решила не торопиться и разобраться в теме основательно, поэтому пошла на 30-дневные курсы свадебных организаторов за 30 000 рублей.

стоили курсы свадебных организаторов

Теоретические занятия шли каждый день по несколько часов. На них рассказывали, как организовать свадьбу летом, зимой или осенью; что делать, если нужно подготовить выездную регистрацию; как избежать основных ошибок и найти надежных специалистов к себе в команду. В конце всем участникам выдали готовые сценарии для разговора с клиентами и подрядчиками, а еще шаблоны договоров и других документов.

Потом началась практика в качестве помощника свадебного организатора. Люба встречала гостей, искала потерявшихся артистов, бегала с вазами для цветов, следила, чтобы официанты вовремя выносили горячее, — делала самую тяжелую работу. Все это было частью обучения, поэтому она трудилась бесплатно. Так Люба смогла увидеть процесс изнутри.

На практике Люба показала себя хорошо, и ей сразу предложили место в агентстве по аренде оборудования и свадебных площадок. На работе она ежедневно общалась с людьми, которые пытаются организовать свою свадьбу. Так ей удалось найти первых клиентов и в ее портфолио появились успешные проекты. Этого оказалось достаточно, чтобы включилось сарафанное радио.

Спустя полгода Люба решила продолжить обучение и прошла двухдневный интенсив для опытных свадебных организаторов. Она заплатила еще 18 000 Р . Интенсив был о последних тенденциях на свадебном рынке и о том, как привлекать новых клиентов через бизнес-аккаунт в Инстаграме.

общая сумма, которую Люба потратила на обучение

Можно было, конечно, всего этого не делать и просто начать работать самостоятельно. Но как говорит Люба, такие курсы — это еще относительно простой способ войти в индустрию. Своими силами это было бы сделать тяжелее.

Деньги

За год работы Люба провела 15 свадеб с бюджетами от 200 тысяч до 1 млн рублей. Свадьбу на миллион она готовила 6 месяцев и получила за нее 250 тысяч. Такая сумма сложилась из двух частей: гонорара от молодоженов и комиссии от подрядчиков.

Свой гонорар Люба оговаривает на первой встрече с клиентами. Обычно он входит в общую свадебную смету. Например, если заказчики готовы потратить на торжество 300 000 Р , она сразу расписывает примерный набор услуг, включив в него условные 15 000 Р за свою работу. Больше заявленной суммы молодожены не потратят — в этом и есть главное преимущество работы со свадебным организатором.

заработала Люба за организацию свадьбы, общий бюджет которой — 1 млн рублей

Комиссия с подрядчиков — основа заработка организатора. Размер зависит от региона и умения вести переговоры, но в среднем это 10% от заработка подрядчика. По сути, это благодарность специалиста за то, что организатор зовет его на свои мероприятия. Конечно, клиенты могут найти подрядчиков и сами, но, не ориентируясь на рынке, легко нарваться на непрофессионалов и испортить себе праздник.

Свадебному организатору важно уложиться в бюджет и получить предсказуемый результат. Поэтому нужно тщательно подбирать специалистов, которых привлекаешь на проекты. Когда у Любы наконец сложилась команда, ее доходы стали расти. Например, за свадьбу с бюджетом 200 000 Р Люба получила 57 000 Р , из которых молодожены заплатили ей только 10 000 Р .

Люба только начинает, поэтому берется за любые заказы. Ей интересны даже свадьбы со сметой 20 000 Р . Например, если молодожены хотят провести день вдвоем — расписаться в загсе и отметить это в ресторане, — Люба подберет хорошее место и подскажет, где найти живую музыку. За полтора часа подготовки она заработает 4000 Р .

Необходимые навыки

Снаружи свадьба — это кружева, крем и рюшки. Изнутри — ярость, пот, кровь и трехэтажные маты. Вот что должно быть в сердце и голове хорошего свадебного организатора.

Организаторские способности. Считается, что работа в свадебном бизнесе для творческих людей. Люба убеждена, что организатора это касается в последнюю очередь. В первую очередь свадьба — это логистика, документы, сметы и решение проблем.

Предусмотрительность. Свадебный организатор обязан помнить обо всех мелочах и предугадывать любые форс-мажоры. Если Люба готовит свадьбу на открытом воздухе, она обязательно держит под рукой зонты, пледы и тепловые пушки. Если молодые захотят сыграть свадьбу в «красивые» даты, например 08.08.2018, она всеми силами постарается их отговорить. В такие дни площадки, фотографы и ведущие многократно задирают ценник, а в загсе творится кромешный ад.

Однажды Люба готовила свадьбу в престижном яхт-клубе. Неожиданно оказалось, что нигде поблизости нет мусорных баков и мешки просто сваливают горой на заднем дворе. Чтобы гости свадьбы случайно не набрели на такую пирамиду, Любе пришлось срочно размещать заказ на «Ю-ду» и самой платить 2000 Р за вывоз мусора.

Дисциплина и многозадачность. Обычную свадьбу без экзотических деталей опытный организатор может подготовить за неделю. На мероприятия сложнее приходится тратить несколько месяцев. Одновременно Люба ведет до пяти проектов: пока одни заказчики изучают смету, с другими она выбирает площадку, а между делом бронирует декораторов и кейтеринг для третьего проекта.

Внимание к деталям. Организатор должен лично проверить, правильно ли расставлены столы в банкетном зале, не бросается ли в глаза оборудование, одет ли диджей по дресс-коду и даже все ли лампочки горят в люстрах. Детали решают: создают ощущение праздника или тянут мероприятие на дно.

Любовь к людям. С молодоженами придется общаться в течение нескольких месяцев, внимательно выслушивая их пожелания. Скорее всего, за это время невеста успеет пару раз полностью поменять концепцию и обвинить во всем организатора. С этим нужно просто смириться: свадьба — большой стресс для молодоженов. Люба говорит, что к концу проекта клиенты становятся настолько родными, что она больше, чем гонорару, радуется их довольным улыбкам, когда они видят, что все получилось как задумано.

Крепкие нервы. Обычно в день торжества даже самый четкий план разваливается: ведущий в последнюю минуту откажется работать, артисты опоздают на три часа, а водитель автобуса напьется. Организатор должен внушать молодоженам чувство спокойствия и безопасности, даже если за сценой пьяные официанты устроили дуэль на горящих шампурах.

Минусы профессии

В профессию свадебного организатора войти легко, но так же легко в ней и разочароваться. Лучше заранее знать, с чем придется столкнуться.

Сезонность. Высокий сезон начинается в мае и длится до конца сентября. В эти месяцы свадебный организатор работает без остановки: все выходные расписаны под проведение свадеб, а в рабочие дни нужно успеть доделать последние приготовления.

Голодный месяц — ноябрь, когда уже лежит снег, но для красивой зимней свадьбы его еще мало. В этот период спасают новогодние корпоративы. В феврале и марте наступает Великий пост — многие стараются не проводить масштабных мероприятий с застольями. Обычно в это время свадебные организаторы устраивают себе отпуск и уезжают к морю.

Ответственность. Результат работы фотографа — красивые фотографии, кондитера — вкусный торт. Люба отвечает за свадьбу целиком. Если подводит фотограф или кондитер, претензии будут к организатору: ведь это она привела этих специалистов, а значит, отвечает за результат.

Пьяные гости. Правильно рассчитать необходимое количество алкоголя тоже задача свадебного организатора. Но как ни старайся, всегда найдутся гости, которые перебрали. Любе часто приходится усмирять взрослых солидных людей, которые кидаются мебелью и ломают аппаратуру.

Пьяные ВИП-гости. Свадьба — дело недешевое, и среди клиентов попадаются дети богатых и влиятельных родителей. Сами дети еще ничего, но вот с родителями и их гостями могут быть трудности. На свадьбе можно встретить пьяного сотрудника МВД, пьяного бандита и пьяного судью. Все трое, в силу статуса и служебной необходимости, могут быть вооружены.

Рутина. Красочное представление длится всего 10% рабочего времени. Остальные 90% занимает ежедневная рутина и стресс: постоянные пересчеты и оптимизация сметы, переговоры с клиентами, подрядчиками и площадками. Раньше Люба была юристом и не вылезала из зала суда, но даже тогда не работала с бумагами так много.

Ненормированный график. Чем ближе свадьба, тем больше проблем, которые нужно оперативно решать, поэтому последние недели организатор на связи с клиентами круглосуточно. В день торжества Люба уходит с площадки последней, когда демонтировали все оборудование и уехала даже уборщица. После каждого проекта она тратит несколько дней, чтобы отоспаться и прийти в себя.

Раньше, стремясь заработать побольше, Люба проводила по две свадьбы подряд, например в пятницу и субботу. Вернувшись домой в два ночи, она еще доделывала последние детали для следующего проекта. На сон оставалось два-три часа, потому что в шесть утра нужно было снова быть на площадке. В таком режиме на второй день она выглядела как выжатый лимон и ничего не соображала. Чтобы не портить репутацию, Люба решила, что на одни выходные будет брать только одну свадьбу.

Никакой стабильности. Обычная проблема фрилансера или хозяина собственного бизнеса: никогда нельзя быть уверенным, получишь ли новые заказы и сколько в итоге заработаешь.

Источник