Выполнить как правильно организовать свою деятельность

Главное для руководителя — правильно организовать работу

Помню одну историю из моей жизни. Однажды мы большой компанией собирались куда-то ехать, в этом участвовали мои родители, сестра с мужем. Мы сидели всей семьей за столом и решали, кто что будет делать: кто-то отвечал за еду, кто-то организовывал детей, кто-то должен был купить что-то к пикнику и т.д. Через какое-то время мы начали расходиться, чтобы решить дела, о которых договорились. И в последний момент за столом остались мы с отцом.

Вдруг понимаю, что у всех есть какое-то занятие (у меня в том числе), кроме моего папы. И я у него спрашиваю: «Слушай, а как так получилось, что все что-то делают и за что-то отвечают, кроме тебя?». На что он мне дал единственно верный управленческий ответ: «Настя, главное — работу организовать».

Эта история одна из моих любимых, потому что она очень четко дает понять, где находится граница между работой руководителя и тем, что ему делать необязательно. Разумеется, мы говорим о делегировании как основной компетенции руководителя.

Конечно, есть очень много проблем, которые связаны с делегированием: маленький штат в небольших компаниях не дает возможности разгуляться, не всегда сотрудники обучены настолько, что им можно делегировать какие-то важные задачи или они могут быть незамотивированы на дополнительные телодвижения и др.

Но есть одна вредная и расхожая мысль, которая очень часто останавливает руководителя от делегирования (иногда даже неосознанно): «Хочешь что-то сделать хорошо — сделай это сам». Или ее вариант: «Никто лучше меня это не сделает». Именно об этом я и хочу порассуждать.

С чего начать?

Руководителю все свои действия можно разделить на 3 части:

1. То, что можно делегировать прямо сейчас.
2. То, что можно делегировать, но позже (потому что сотрудники не умеют этого делать или умеют не так хорошо, как вы).
3. То, что нельзя делегировать (это чаще всего управленческие функции как планирование, мотивация, контроль, суперважные задачи или конфиденциальные задачи).

После того, как вы составите список своих повседневных дел и разобьете их на 3 группы, дальше нужно постараться «убить» дела из второго пункта (их, скорее всего, у вас будет большинство). А потом, когда достаточно подготовите своих сотрудников, можно будет переключиться и на некоторые дела из списка 3, а за собой оставить только действительно важные дела.

Вообще, я очень люблю говорить, что основная работа руководителя — думать. Но смотрю периодически на себя, на других и понимаю: часто текучка настолько затягивает, что времени на размышления практически не остается. И, конечно, попытаться делегировать максимально — это прекрасный способ освободить себе время на размышления и на решение важных, а не срочных, вопросов.

Как правильно делегировать?

1. Когда у вас появляется какая-то задача, которую нужно решить, задайте себе два вопроса: «Кто вместо меня может это решить?» и «Как сделать это максимально быстро?».
2. Вдохновляйте сотрудников на выполнение новых поручений (а не просто нагружайте их работой). Тогда они с бОльшим откликом отреагируют на ваши задачи.
3. Если сотрудники приходят к вам с вопросами и не в состоянии решить их самостоятельно — не хватайтесь за все сами. Предложите решение или спросите сотрудников, какие они видят выходы из сложившейся ситуации. Но НИКОГДА не берите работу на себя обратно!
4. Когда вы делегируете, то обязательно сообщайте, как и когда вы проконтролируете решение этой задачи, но старайтесь не вмешиваться в процесс.

Следим за выполнением поручений: алгоритм и контроль

Контроль за выполнением поручений должен быть строгим, а вот алгоритм — не обязательно. Важно изначально взрастить в сотрудниках чувство ответственности за результаты их новых задач. А вот как они будут решать задачи…

Если в новых задачах важны точность и правильность исполнения, тогда подробный алгоритм необходим. Если же новые поручения подразумевают творческий подход и нестандартные решения — не ставьте жестких ограничений, дайте сотрудникам свободу действий, свободу проявить себя и раскрыть свой потенциал.

И хочется закончить этот пост переформулированной пословицей, которую нужно помнить каждому руководителю: хочешь что-то сделать хорошо — не делай это сам. Делегируй правильно!

Источник

МЛМ система бизнеса.

Как правильно организовать работу: 5 простых правил

Приходилось ли Вам целый день работать, крутится, как белка в колесе, а к вечеру обнаружить, что Вы так ничего и не успели?

Это — удел неорганизованных людей. Даже больше, это — искусство тратить время впустую. Такому искусству даже есть название — Фаффинг.

Фаффинг (англ. faffing — суечение) — неорганизованная работа над чем-то. Неорганизованность преследует нас не только в бизнесе. Мы сталкиваемся с этой проблемой и в повседневной жизни:

• готовим презентацию;
• записываем видео;
• пишем статью или пост для соцсети и т. д.

Выполняя какую-то работу, мы не замечаем, как уходят целые часы.

Что мешает работать лучше?

Я знаю, что ответ у Вас на губах: “Нас отвлекают”. И правда, звонки, сообщения в соцсетях, желание перекусить заставляют нас отвлекаться от работы. Нередко мы просто зацикливаемся на какой-то одной работе. В конечном итоге, может оказаться, что это бесполезная работа.

Нет смысла объяснять, зачем избавляться от фаффинга. Вы сами на себя злитесь из-за бездействия и, я уверен, просто мечтаете узнать, как организовать работу. Ведь нужно действовать. Если не для своей выгоды, то на благо окружающих. Это уже зависит от Ваших предпочтений.

И сегодня я Вам открою 5 простых, но эффективных правил, что позволят выполнять больше дел за меньший объем времени.

Как правильно организовать работу?

1. Оглашайте результат. Каждый знает свою цель при выполнении задачи. Но все, следует напоминать себе о ней вслух. В следующий раз, по окончании какого-то дела, скажите себе: “Все! Я это сделал”. Поблагодарите себя.

Неважно, что Вы сделали — обзвонили 20 клиентов в 2 часа или записали видео — сделайте себе небольшой подарок. Сходите на кофе или съешьте мороженое. Так Вы будете себя поощрять.

1. Изолируйтесь от всего, что может Вас отвлечь:

• телевидение;
• радио;
• социальные сети и проч.

Если Вы взялись написать статью на ноутбуке, откройте только то, что Вам для этого нужно: текстовый редактор, исходный текст (если в нем есть необходимость). Все остальное, что может прервать работу, уберите со стола или позакрывайте. Уйдите комнату, где никого нет. Никаких ВКонтакте или ФейсБук!

Да, я понимаю. У всех есть семья, у всех есть другие заботы, помимо работы. Впрочем, также, как и у меня. У меня есть 2-е детей. Я стараюсь воспитать их хорошими людьми. Но когда я мне нужно поработать и дети просят меня с ними поиграть, я дипломатично их “отфутболиваю”. Говорю, как есть: “Сейчас мне нужно сделать определенное задание, а после мы поиграем”. Вот и все. Ничего сложного.

1. Устанавливайте реальные сроки для выполнение работы. Не стоит растягивать написание статьи на целый день, также, как и втискивать долгосрочную работу в один час.

Когда мы приступаем к какой-то работе, мы, ясное дело, представляем в какое время вложимся. Также мы примерно представляем, сколько времени отбирает то или иное задание. Но если поставить задачей сделать 30 звонков за 30 минут, ясен перец, что это нереально.

Те, кто обзванивали знают, что в среднем на один звонок в среднем уходит 3 минуты. Выходит, для 30 звонков следует уделить не меньше 1,5 часа. С другой стороны, выделять 4 часа на 30 звонков — бессмысленно. Ведь оставшееся время Вы вполне можете потратить на другую работу.

1. Огласите свои сроки. Это послужит Вам дополнительным стимулом. Перед тем, как приступить к работе (обзваниванию клиентов), определитесь, до какого времени Вы будете выполнять эту работу.

Если Вам нужно сделать 30 звонков, то начиная с 9.00 до 11.00 Вы должны прервать работу. Даже, если Вы не успели обзвонить всех, прекращайте! Лучше проанализируйте, на что Вы потратили время и к следующему разу постарайтесь не допускаться такой ошибки.

1. Поощряйте себя за выполненную вовремя работу. Сходите в кино или купите любимую еду. В меру своих финансовых возможностей, делайте себе разные подарки.

Я помню, когда у меня почти не оставалось денег, а я делал много хорошей работы. Тогда я тратил почти все средства на кофе или поход в кино. Потому что я знал, что это правильно. И не ошибся. К следующему разу мне хотелось делать больше и лучше, потому что я знал, что меня ждет подарок.

С другой стороны, подарками самому себе Вы доказываете, что любите себя. А это очень важно. Ведь большая любовь, любовь к миру начинается с любви к самому себе. Делайте себе подарки и поощрения. Любите себя и все у Вас получится!

Зафиксируйте где-то себе эти 5 простых правил, что развивают умение эффективно действовать. Распечатайте и разместите их над рабочим столом, чтобы всегда помнить о них и примерять в жизни. Вы увидите, что вскоре Ваши дела резко пойдут вгору.

А ниже напишите свои предложения и советы, что мотивируют Вас работать больше. Буду рад и другим комментариям.

Источник

10 принципов планирования или как всё успевать на работе и дома?

Как организовать рабочий день

Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц – готовьтесь к завалам на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.

10 главных принципов планирования

1. Уделите 10 минут на ежедневное планирование. Успешные люди делают это каждый вечер, поэтому их день проходит без суеты и психоза.
2. Планируйте, исходя из своих реальных возможностей. Не перегружайте день или неделю, смысл именно в том, чтобы равномерно распределить задачи и работать без стресса.
3. Подберите подходящие циклы работы и отдыха. Например:
   • 55 мин. на дела — 5 мин. на отдых;
   • 90 мин. работа и 15 мин. перерыв.

Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе. Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.

ВАЖНО! Отойдите от компьютера, не сидите в соцсетях в смартфоне, лучше походить по офису, размять мышцы.

1. Не стоить валить все дела в кучу. Отдельными колонками записывайте срочные, важные, однотипные, долгосрочные, краткосрочные задачи. Удобнее сразу планировать на неделю или месяц.
2. Самые сложные задачи, требующие большой концентрации, планируйте на первую половину дня, чтобы выполнить их, пока вы свежи и полны сил. Разбейте объемное задание на части, сохраняя логику выполнения. Если к середине дня вас завалили новой работой, включайте ее в имеющийся план, учитывая, что важнее сделать вначале, что можно отложить на другой день.
3. По возможности избавьте себя от выполнения нескольких дел одновременно. Последние исследования показали, что многозадачность – крайне неэффективный способ работы, поглощающий ваши психические и интеллектуальные ресурсы.
4. Будьте гибкими и корректируйте план в течение дня по мере необходимости, иначе есть опасность того, что, сбившись с курса, вы не сможете вернуться в график.
5. Научитесь отказывать людям. Не позволяйте красть ваше время, отвлекаться на незначительные обсуждения, сетования и сплетни.
6. Составьте оптимальный план дня, но оставьте небольшие временные промежутки для корректировки.

КСТАТИ! Жесткое следование расписанию может привести к стрессу, если вы не прислушиваетесь к своему состоянию.

Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.

Учимся планировать на неделю, месяц вперед

Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.

Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.

Электронные хороши тем, что вы помногу раз можете редактировать, менять местами, вычеркивать и дополнять задачи, видеть на экране всю неделю или месяц, пользоваться данными с любого гаджета.

СОВЕТ! Используя заливку разных цветов, вы будете сразу видеть срочные задачи, сроки сдачи проектов, насыщенность каждого дня недели. Выбор электронных планировщиков огромен, есть и бесплатные.

Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.

Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:

• намечая деловой звонок партнеру, запишите полное имя, должность, номер телефона, чтобы потом не тратить время на поиски информации;
• сразу же заносите в планировщик назначенные встречи, конференции, собрания; при этом в отдельной колонке укажите, какие документы необходимо или целесообразно взять с собой, перепишите контактные данные, адреса и другую необходимую информацию;
• на неделе распределяйте задания так, чтобы к четвергу самое важное было сделано – как известно, усталость накапливается, поэтому на конец недели лучше оставить простые задачи; четко формулируйте задачи и подзадачи;
• детально продумайте долгосрочные проекты и распределите рабочее время так, чтобы все успеть, и проект был завершен за пару дней до дедлайна; если это невозможно, опять же оставляйте напоследок самое простое.

КСТАТИ! Если вы выработаете привычку сразу же вносить в календарь задачи, распределять время на их выполнение, у вас никогда не будет проблем со сроками выполнения.

Что делать, когда у вас завал на службе?

Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.

Пошаговое руководство для ликвидации завалов:

1. Рассортируйте задачи. Отдельными списками – документы, счета, переговоры, совещания.
2. Выделите зеленым цветом те задачи, выполнение которых зависит только от вас.
3. Выделите желтым цветом задания, которые вы выполняете в команде.
4. Выделите красным цветом не терпящие отлагательств задачи.
5. Выносите на совещание те, что помечены желтым и красным, определите с коллегами способы и сроки выполнения. Сразу же внесите в свой план на неделю, проверьте, насколько реально выполнимы задачи в срок. При необходимости корректируйте и согласовывайте с другими.
6. Начинайте выполнять задания из зелено-красного списка; задачи из зеленого списка равномерно распределите по дням недели и выполняйте строго по плану, не дожидаясь, пока они “покраснеют”.
7. Когда задачи рассортированы, уже не составит труда составить эффективный план, реальный по срокам выполнения.
8. Обратитесь к руководству, если коллеги постоянно задерживают вашу работу. Если вы руководитель – примите меры.

ВАЖНО! Часто завалы образуются, потому что вы тратите рабочее время на болтовню в соцсетях и мессенджерах. Уберите телефон с глаз, заблокируйте соцсети на рабочем компьютере и начинайте работать!

Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.

Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?

Домашняя рутина приводит вас в ужас? Поговорим о том, как без стресса справиться с делами.

Приготовление пищи

Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.

1. Позаботьтесь о том, чтобы наполнить холодильник на всю неделю. Нерационально тратить время в очередях после работы.
2. Выберите один день в неделю для похода в супермаркет. Составьте примерное меню на неделю и купите все необходимые продукты по списку. При отсутствии машины купите сумку на колесиках.
3. Если вы предпочитаете не есть полуфабрикаты, сделайте домашние заготовки – мясные и овощные котлеты, пельмени – на случай плохого самочувствия или позднего приезда домой. В противном случае вы не будете успевать ничего делать по дому после работы.
4. Оставьте сложные блюда на выходные, если вы любите готовить. Ежедневное приготовление еды не должно занимать более 40-60 минут.
5. Купите все необходимые приспособления для экономии времени – мультиварки, большие кастрюли и сковороды. Готовьте на несколько дней.

Уборка

Если вы не успеваете делать уборку после работы, то лучший способ – каждый день поддерживать чистоту и порядок.

1. Сразу же убирайте одежду в шкаф или в корзину для стирки, кладите все вещи на место после использования, не копите грязную посуду.
2. Рациональные хозяева сразу протирают плиту, между делом моют сантехнику, подметают пол после готовки.
3. Задумайтесь о приобретении посудомоечной машины и робота-пылесоса, с такими помощниками ваша жизнь станет проще и приятнее.

Старайтесь следовать этим правилам. Тогда больше не будет необходимости часами убирать квартиру по выходным и раз в полгода проводить генеральную уборку.

СОВЕТ! Приучите детей помогать вам по дому. Устройте соревнование – кто быстрее вытрет пыль, начистит до блеска зеркала, вымоет обувь. Маленький приз станет отличным стимулом.

Когда вы сообща занимаетесь домашними делами, то не просто быстрее справляетесь с работой, но и объединяете семью, учите детей заботиться о других.

Советы психолога

Психологи рассказывают, как научиться все успевать на работе и дома. Вот основные рекомендации.

Высыпайтесь. Это одна из ваших главных задач. 7-8-ми часовой сон необходим для хорошего самочувствия и сохранения здоровья.

ВАЖНО! Способность фокусироваться и тратить меньше времени на сложные задачи напрямую зависит от продолжительности и качества сна.

Полезное видео

Предлагаю посмотреть интересное видео на тему того, как все успевать не только на работе, но и в жизни:

Вероятно вы нашли ответ на вопрос, почему вы не успеваете на работе. Учитесь продуктивности и концентрации, рационально используйте свое время. Тогда вы получите больше свободы, сможете решать задачи в разы быстрее. У вас останется время на семью, общение, хобби, прогулки и отдых.

Пренебрегать планированием – значит добровольно согласиться на ухудшение качества жизни. Организуйте свое время, забудьте о стрессах и наслаждайтесь жизнью.

Источник