Выделяю свои самые важные дела

Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Сдавать работу в последний момент, откладывать важные дела и ничего не успевать — знакомо? Пора учиться правильно распоряжаться своим временем. С чего начать планирование, как мотивировать себя и перестать прокрастинировать — рассказываем в статье.

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей.

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам.

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года.

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня.

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы.

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Источник

ВАЖНЫЕ ДЕЛА В ЖИЗНИ ЧЕЛОВЕКА

Важные дела – это дела, которые помогают человеку добиться поставленных целей, воплотить мечту. От них нужно отличать дела срочные – те, что совершенно не решают наших глобальных задач, а лишь давят на нас своей срочностью.

Обычно, люди начинают работать с того, что срочно и не обращают ни какого внимания на важность, просто погрязая в текучке и рутинной работе. К чему приводит игнорирование важных дел в пользу срочных? Человек крутится как белка в колесе и при этом не делает того, что имеет для нас большое значение.

Есть определенное противоречие между «важностью» и «срочностью». Всё зависит от ваших приоритетов. Или Вы делаете постоянно неважные, но срочные дела, поскольку они больше ждать не могут, откладывая действительно важные дела «на потом». Или усилием воли ставьте приоритет «важности» над «срочностью», тем самым, делая важные дела более приоритетными перед срочными задачами.

Большинство срочных дел – текучка с минимальной эффективностью, а большинство отложенных – действительно важные дела с высокой эффективностью.

Эффективность заключается в балансе. Перекос в сторону результатов приводит к подрыву здоровья, износу техники, истощению банковских счетов и разрыву отношений. Поддерживать баланс между результатом и здоровьем и благосостоянием часто бывает довольно непросто. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и ваши наиважнейшие цели.

Осуществляя действия по чуть-чуть, вы сразу заметите, как станет легче жить. От незамедлительного выполнения дела перестанут казаться большими, тяжёлыми, долгими. Они будут идти легко, захочется больше действовать, придёт больше энергии!

Секрет победителей в том, что они превращают важные дела в совершенно неотложные. Они делают всё как можно скорее. Чем дольше мы отодвигаем как важные дела, так и менее важные дела, тем неотложнее они становятся, и тем больше они требуют времени. И мы попадаем в замкнутый круг. Человек, вынужденный постоянно решать неотложные дела, не может найти достаточно времени для важных дел. За неотложность мы платим потерей важного.

Решение проблем как можно скорее не означают повышение скорости, напротив, большая спешка порождает стресс и может перерасти к болезни. Часто лучше действовать медленно, что может оказать успокаивающее воздействие. Нам необходима тишина и покой, чтобы прислушаться к самим себе, чтобы поразмышлять, чтобы продумать и всё распланировать, чтобы понять, что действительно важно для нас в нашей жизни.

Мы должны сразу же приниматься за важные дела, но не пытаться их закончить на бешеной скорости и в спешке. Вы не должны делать всё сразу и одновременно и не должны увеличивать свою скорость. Но, вы должны начать дело, и как можно скорее. Превратите начало всякого важного дела как можно скорее в невероятно неотложное правило.

Важные дела не стоит откладывать по следующим причинам:

— Лови момент! Допустим, сейчас у вас есть хорошие возможности для достижения поставленной цели. Но кто даст гарантию, что так будет всегда? Обстоятельства могут измениться, условия ухудшиться, поэтому надо ковать железо, пока горячо.

— Чтобы жизнь не прошла мимо. Если вы топчетесь на месте, ни на шаг не приближаясь к поставленной цели, вам неминуемо грозит разочарование в жизни. Вам грозит хандра, а позже может развиться и самая настоящая депрессия. Появится чувство, что жизнь проходит мимо, а недели, месяцы и годы тратятся на бесполезные и неинтересные занятия.

— Радость и счастье. Почему мы так часто о чём-то мечтаем? Потому что мечты и их реализация делают нас счастливыми. Зачем ходить на нелюбимую работу, если можно поставить цель и найти дело своей жизни, к которому лежит душа, которое является вашим призванием? Зачем откладывать на неопределенный срок путешествие в экзотическую страну, если можно уже сегодня разослать резюме, а завтра найти источник дополнительного заработка и за год накопить денег, которых не хватает на путевку? Мечтаете быть дизайнером одежды, а не социальным работником? Не откладывайте – запишитесь на курсы кройки и шитья. Вы увидите, как радость и счастье наполнят вашу жизнь!

Как перестать откладывать важные дела

1. Сделайте хоть что-то уже сегодня!
Не надо писать подробные планы и бесконечно рассуждать, когда вы сможете заняться важным делом. Начните прямо сегодня, прямо сейчас. Пусть вы посвятите делу 30 минут, но вы сразу почувствуете себя лучше. Ведь первый шаг – всегда самый трудный!

2. Ищем время
Выбросьте из списка дел несколько менее важных дел в пользу того, что имеет для вас значение. В воскресенье выберите рецепт блюда, которое готовится 15 минут, а остальное потратьте на важное дело. Пропустите один раз генеральную уборку или разбейте её на кусочки, часть сделав в будние дни, а часть перепоручив родным и близким. Отложите какую-нибудь встречу или визит (например, с друзьями). Отправьте ребёнка на выходные к дедушке и бабушке. Вот увидите – все будут довольны, в том числе и вы, ведь получили целый день на воплощение задуманного. Посвятите освободившееся время тому, что важно!

3. Делим на кусочки
Если важное дело приводит вас в ужас своей масштабностью, разделите его на этапы. Если и этапы страшат, поставьте таймер и выполняйте дело в течение 45 минут. 45 минут ради своего светлого будущего – «копеечная» цена, не правда ли?

4. Долой идеалы
Не ставьте перед собой сложно выполнимые задачи, не пытайтесь всё сделать идеально. Прекрасно уже то, что вы занимаетесь важным делом. Вопрос совершенства – всегда вопрос времени!

5. Поощрения
Вы начали делать то, что для вас действительно важно! Самое время вознаградить себя за старания. Можете разработать целую систему поощрений и применять её. Так вы сможете добиться своих целей и одновременно получать удовольствие!

В моменты когда вам будет скучно и вас затянет рутина — сделайте что-то сегодня! Вам станет просто легче жить. Подумайте об этом. Взгляните на свою жизнь отстранённо, и найдите то, что вы мысленно выбираете не делать, чего боитесь, что не знаете, как начать и…..НАЧНИТЕ! Сделать за вас никто ничего не сможет!

А самое главное и важное в жизни — здоровье, человечность, общение, любовь… Главное — чувства и положительные эмоции, которые нужно не только чувствовать, но и дарить другим! Только тогда жизнь будет счастливой!

Источник

Список дел на день: полезные приемы и техники

Список дел на день — это то, с чего, по сути, и начинается . Это самый простой и самый старый способ планирования, который остается популярным во всем мире.

Почему? , своей доступности: для его использования достаточно найти обрывок бумаги и карандаш. , список дел — это то, что интуитивно понятно каждому и не требует предварительного обучения.

Но в любом деле, как известно, есть свои хитрости и тонкости. И сегодня мы поговорим о том, как составить список дел на день, чтобы он был максимально полезным и эффективным. Кроме этого, мы рассмотрим несколько вариантов списка дел: от самых простых, до «продвинутых».

Как вести список

Для начала пару слов о том, как работать с уже готовым списком дел на день. На самом деле, здесь всего два принципа:

Принцип № 1. Список всегда должен быть под рукой или на виду. Некоторые люди делают так: сперва записывают дела, а потом пытаются выполнять их «по памяти». Однако список именно для того и нужен, чтобы в него периодически заглядывать.

, так он помогает ни о чем не забыть (увы, но человеческая память — штука не очень надежная). , он наглядно показывает, какие дела уже сделаны, а какие еще нет. Ну, а , список постоянно напоминает нам, что нужно работать (а не смотреть, допустим, сериалы).

Список можно носить с собой в кармане, повесить его на стену или на холодильник — это уже дело вкуса. В наше высокотехнологичное время также очень удобно держать свой список дел в смартфоне.

Принцип № 2. Выполненные дела помечают или удаляют. Их можно вычеркивать, стирать, отмечать галочками

Для чего это нужно? Прежде всего, чтобы убрать завершенные дела из своего поля внимания и больше на них не отвлекаться. Кроме того, удаление выполненных задач создает «ощущение прогресса» и очень неплохо мотивирует.

И еще один важный момент: работа со списком дел — это привычка, которую нужно выработать. В самом начале мы можем забывать вычеркивать завершенные дела, забывать заглядывать в список, отвлекаться от своих занятий Это нормально: нашему мозгу требуется время, чтобы привыкнуть к новому стилю работы и мышления.

Помимо этого, потребуется время, чтобы выработать собственные методы работы со списком дел. Каждый человек решает свои задачи, поэтому и планировать их он должен . А чтобы найти оптимальный для себя способ планирования, придется немного поэкспериментировать.

Как составить список дел на день

Насколько продуктивным будет наш день, зависит от многих факторов: сложности решаемых задач, самочувствия, самодисциплины. Однако хороший план — это уже половина успеха, поскольку он позволяет нам правильно распределять силы и прикладывать их именно там, где это необходимо.

В этом разделе мы рассмотрим несколько «рецептов», которые помогают составить эффективный, понятный и (что самое главное) выполнимый список дел на день.

1. Найдите свое идеальное время для планирования

Любители иногда спорят, когда лучше планировать день: утром или вечером. Однако у каждого из этих подходов есть свои плюсы и минусы.

• Список дел на завтра (составляется вечером) — это возможность логично совместить подведение итогов прошедшего дня и планирование дня нового. Утром можно будет сразу же приступить к работе, не отвлекаясь на обдумывание задач.
• Список дел на сегодня (составляется утром) — это возможность планировать на «свежую голову» и уточнять по ходу дела некоторые детали. Кроме того, ритуал утреннего планирования хорошо помогает настроиться на работу.

Некоторые специалисты по (например, Алан Лакейн и Глеб Архангельский) рекомендуют совмещать оба подхода. То есть, вечером подвести итоги дня и наметить задачи на завтра, а утром уточнить детали и внести в список дел необходимые коррективы.

Мы советуем попробовать все три варианта и выбрать тот, который окажется удобным именно для вас.

2. Начинайте с главного

Определите самые важные дела и поставьте их в начало списка. Старайтесь выполнить их в первую очередь.

Если вдруг пойдет не так (отключат свет, приедут гости, пропадет настроение), вы хотя бы успеете сделать самое главное.

Обратите внимание: все дела не могут быть «самыми важными», иначе в этом приеме пропадает всякий смысл. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% от общего числа задач.

3. Устанавливайте лимиты времени

Некоторые задачи в нашем списке можно выполнять сколь угодно долго. Например, мы можем целый день писать курсовую, создавать сайт или наводить порядок в гараже. Даже элементарная уборка в комнате иногда способна растянуться на несколько часов. И в этом случае до других дел руки могут так и не дойти.

Если для вас это приемлемо, то нет проблем. Но если вы хотите уделить внимание и другим сферам жизни, установите для таких задач временные ограничения (этот процесс называется «бюджетированием времени»):

Для установки лимитов времени удобно использовать таймер (например, в смартфоне).

4. Обращайте внимание на формулировки задач

Неудачная формулировка может вызывать желание отложить задачу «на потом» или привести к тому, что мы будем лишь имитировать ее выполнение.

Хорошо сформулированная задача отвечает следующим требованиям:

• Начинается с глагола в повелительном наклонении (не просто «белый хлеб», а «купить белый хлеб»).
• Подразумевает конкретный и проверяемый результат (не «писать книгу», а «написать 1000 слов»).
• Подразумевает понятный первый шаг (не «начать генеральную уборку», а «купить моющие для генеральной уборки»).

Перечисленные правила не являются аксиомами, но их соблюдение повышает вероятность того, что дела будут выполнены.

5. Разделяйте гибкие и жесткие задачи

Задачи в вашем списке могут быть двух видов — гибкие и жесткие. Гибкие — это дела, которые можно выполнить в любой момент: полить цветы, написать статью, починить утюг. Жесткие — это дела, которые нужно выполнять в строго определенное время: сесть на автобус в 12–40, забрать ребенка из садика в 17–30, сходить в театр в 20–00.

Эти два вида задач лучше записывать отдельно:

Жесткие дела выполняют в предназначенное для них время. Гибкие задачи рекомендуется выполнять в порядке их важности «в окнах» между жесткими задачами.

6. Отделяйте обязательное от необязательного

Если список получился настолько большим, что вызывает панику, попробуйте его «обезвредить». Для этого разделите дела в вашем списке на три группы:

• Задачи, которые обязательно нужно сделать сегодня.
• Задачи, которые желательно сделать сегодня.
• Задачи, которые можно без проблем отложить.

Этот прием помогает не паниковать обилия задач, не тонуть в мелочах и не упускать ничего важного.

7. Группируйте схожие задачи

Для выполнения некоторых задач требуются одинаковые условия и эмоциональный настрой. Объединив такие задачи в серию, мы будем тратить меньше времени на «переключения».

Чаще всего задачи группируют по видам деятельности или месту их выполнения (офис, кухня, гараж). Также удобно объединять в серию мелкие дела (которые требуют менее 5 минут), и выполнять их все скопом.

8. Дробите большие задачи

Особо крупные дела лучше делить на отдельные этапы (подзадачи):

, так мы планируем сам процесс выполнения крупной задачи. , маленькие дела нам выполнять психологически проще, чем большие.

Разделение задач на подзадачи называется декомпозицией или каскадированием.

Каким может быть список?

У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.

1. Обычный список

Для начала давайте вспомним список дел в его «первобытном» виде:

Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.

2. Метод Шваба

Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:

Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.

3. Метод трех результатов

Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были связаны с крупными жизненными целями.

Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.

Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.

4. Метод

Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:

• 1 важную задачу.
• 3 задачи средней степени важности.
• 5 второстепенных задач.

Вот как это выглядит:

В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.

Метод заставляет нас тщательно «фильтровать» задачи и не позволяет хвататься за все подряд. Благодаря этому, мы избавляемся от стресса и ощущения, что утонем в делах.

5. Техника Pomodoro

Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:

1. Выбираем из своего списка задачу.
2. Устанавливаем таймер на 25 минут (этот отрезок называется «помидором») и течение этого времени работаем над задачей.
3. Когда таймер прозвенел, ставим возле задачи крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для перерыва.
4. Повторяем пункты 2 и 3 пока задача не будет выполнена. Выбираем следующую задачу.
5. После каждых четырех «помидоров» делаем большой перерыв (30 минут).

Техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на работе и оптимально сочетать труд и отдых. Кроме того, она повышает уровень самодисциплины: человеку гораздо проще «продержаться» небольшой отрезок времени, чем выполнять работу, у которой не видно конца.

Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.

6. Матрица Эйзенхауэра

Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:

Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D. Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь. В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.

7. Метод Альпы

Это, наверное, самый «продвинутый» вариант списка дел на день. Его идея в том, чтобы оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие с тем временем, которое имеется по факту. Планирование дня по методу Альпы состоит из пяти этапов:

Этап 1. Составить список дел.

Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.

Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).

Этап 4. Подогнать список дел под доступное время. Для этого можно сократить время на выполнение задач, расставить приоритеты и пожертвовать второстепенными делами, делегировать задачи другим людям Задачи, которые «не влезли», удаляют, переносят на завтра или выполняют за счет сверхурочных часов.

Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.

Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.

И напоследок

Как вы заметили, все приемы и техники в этой статье мы разбирали на примере бумажных списков. В планировании дел на бумаге нет ничего плохого: это максимально доступный и вполне рабочий вариант. Однако мы все же рекомендуем подумать об использовании для компьютеров или смартфонов.

У электронных списков есть несколько серьезных преимуществ перед бумажными:

• Их легко исправлять и редактировать.
• Задачи в них можно как угодно менять местами, сортировать, группировать и фильтровать по различным признакам.
• Программы позволяют настраивать повторение задач, чтобы они сами в нужный день появлялись в вашем списке.
• Если потребуется, программа напомнит вам о задаче в определенное время.

Сегодня существует огромный выбор программ и сервисов для планирования дел, поэтому вы сможете подобрать тот вариант, который максимально отвечает вашим вкусам и потребностям.

Источник