Все расходы при открытии своего дела

С какими расходами придётся иметь дело?

Начиная новый бизнес, предприниматель должен понимать, какие расходы его ждут – сможет ли предполагаемый доход отбить потраченное и обеспечить прибыль? Особенно остро этот вопрос стоит для тех, кто впервые запускает свой предпринимательский проект. И не то, чтобы есть какие-то особенные подводные камни, просто много всего. «Лучше бы подготовиться новичку», – подумали мы, и подготовили эту статью.

Расходы на открытие бизнеса

Первое, что важно усвоить при запуске нового проекта – то, что расходы на открытие бизнеса должны быть необходимыми, и чем их меньше, тем эффективнее пройдёт запуск.

При подготовке бизнес-плана невозможно учесть всё – ошибки, накладки и непредвиденные расходы возникнут в любом случае. К ним нужно быть готовым и иметь какой-то запас финансовых ресурсов.

Большинство людей, никогда прежде не занимавшихся бизнесом, пребывают в плену значительного количества ложных представлений о предпринимательстве. В основном, эти представления связаны с внешними проявлениями и довольно далеки от действительно значимых вещей.

Настоящий бич бизнес-планов начинающих предпринимателей – мебель и оргтехника. Почему-то люди считают, что именно ксероксы, факсы и офисные кресла сделают их бизнес настоящим.

Именно эти расходы в первую очередь режут более опытные бизнесмены. Первую мебель покупают на «Авито», ноутбук приносят из дома. В последнее время и офис снимают далеко не все, предпочитая работать дома или в общественных пространствах – так называемых «третьих местах» (первое – дом, второе – работа). На языке предпринимателей это называется словосочетанием «резать косты», от английского слова costs («расходы»).

Нужно смотреть на смету запуска бизнеса максимально критично. Исключить из неё всё, что можно исключить. Добавить только то, что действительно необходимо. Если что-то терпит, нужно отложить покупку до первых доходов.

Многие бизнес-проекты так и не взлетают, а купленные столы и стулья годами лежат на балконах несостоявшихся директоров. Чем меньше вы вложите в старт бизнеса, тем быстрее выйдете на прибыль, если всё получится и тем меньше потеряете, если в этот раз потерпите неудачу.

Расходы на развитие услуг

Практически любые услуги – более простой бизнес с точки зрения расходов на запуск. Ведь многим услугам не нужно практически никакой инфраструктуры. Запустить маркетинговое агентство или бухгалтерскую фирму, небольшую диспетчерскую или проектное бюро всегда будет стоить дешевле, чем открыть магазин или ресторан, которым нужны площади, оборудование, товарные запасы и так далее.

Можно сказать, что запустить бизнес на услугах проще. Особенно если для этого не нужен офис продаж. При этом расходы на офис продаж всё равно проще оптимизировать, чем, например, на магазин, производство, отель или ресторан.

Расходы на лицензирование и оформление

Планируя любой бизнес, крайне важно сразу проверить, нужна ли лицензия, как её получить и какие расходы необходимы для этого. Некоторые виды лицензий тянут за собой значительные расходы – это крайне важно учитывать. Кроме того, бывают лицензионные требования, предусматривающие наличие определённых площадей, оборудования и так далее – всё это тоже может значительно утяжелять смету запуска бизнеса.

Нельзя забывать и о том, что многие лицензии выдаются не сразу, для их получения нужно несколько месяцев, в течение которых бизнес уже должен будет нести расходы, но ещё не сможет зарабатывать деньги. Крайне важно отразить эти нюансы и вытекающие из них расходы в бизнес-плане.

Необходимыми затратами являются и средства на оформление бизнеса – регистрацию ООО или ИП, открытие расчётного счёта (или счетов), покупку лицензий на бухгалтерские программы и так далее. Работа бухгалтера в течение нескольких месяцев (до прибыли) тоже ляжет на бюджет запуска. Хороший бухгалтер может стоить дорого, при этом в сложной отрасли без него будет не обойтись.

Ежемесячные расходы организации

Хорошо, если вы сможете выйти на первую прибыль достаточно быстро. Увы, далеко не все направления бизнеса на это способны. Помимо расходов на запуск, есть ещё и ежемесячные расходы. Их необходимо внести в смету отдельно и периодически дополнять её. Навряд ли вы сможете сразу, с наскока, учесть всё необходимое.

Ежемесячные расходы бизнеса помогают наполнить представления о необходимых доходах – за счёт этих данных можно будет регулярно корректировать ваши бизнес-план и план продаж.

Вообще, всегда ищите зависимости расходов и доходов, автоматизируйте свои таблицы – пусть проблемные места подсвечиваются красным. Научитесь пользоваться электронными таблицами (не так важно – Microsoft Excel, Numbers, любая другая программа) – пожалуй, это один из самых нужных и полезных навыков современного предпринимателя. «Боги Экселя» почти всегда на шаг впереди конкурентов.

Не стремитесь угадать расходы – гораздо эффективнее набросать список необходимых трат на глаз, а после первого месяца – проанализировать фактические расходы. Не забудьте отказаться от того, что потратили понапрасну или могли отложить до лучших времён.

К ежемесячным расходам относятся:

• Производственная себестоимость;
• Аренда помещений;
• Фонд оплаты труда (ФОТ);
• Расходы на связь, хостинг сайта и так далее;
• Транспортные расходы;
• Расходы на маркетинг;
• Некоторые виды налогов;
• Административные расходы;
• Транспортные расходы и расходы на содержание автотранспорта;
• Другие расходы – в зависимости от специфики конкретного бизнеса.

Аренда – ещё одна статья расходов, которая требует значительных ресурсов и даёт большую нагрузку на бюджет. Подходите к подбору помещений с умом. Если ваш бизнес может спокойно жить во втором дворе – это повод сэкономить на аренде, незачем снимать элитное помещение на первой линии. Можете существовать на боковой улице, а не на проспекте – так и делайте. Хватит бизнес-центра на отшибе – прекрасно. Достаточно семнадцати метров – снимите семнадцать метров.

А если можно работать на «удалёнке» – работайте на «удалёнке». Теперь, после карантина, это вообще никого не должно напрягать или удивлять. Аренда – одна из крупнейших статей расходов.

Казалось бы, зарплаты никак нельзя оптимизировать. Но нет, можно оптимизировать и фонд оплаты труда. Переведите часть людей на удалёнку, сократите лишние должности, перегруппируйте отделы, чтобы никто не работал впустую. Если это возможно, наймите удалённых сотрудников из других регионов России или Беларуси. Помните о нематериальных ресурсах? Организуйте питание прямо в офисе, и люди не будут тратить время, чтобы бегать обедать куда-то далеко.

Как сократить расходы

Открываю крайне важную тайну, почему-то неочевидную большинству предпринимателей. Расходы – это не только деньги. Другие ресурсы мы тоже тратим. Главный из таких ресурсов – время, и речь идёт не только о времени руководителя, но и о времени всех сотрудников.

Второй секрет заключается в том, что для того, чтобы сокращать расходы, не обязательно именно «резать косты» и отказываться от каких-то трат полностью. Сократить расходы бизнеса можно ещё и за счёт перераспределения ресурсов от менее значимых и рентабельных статей к более эффективным и срочным.

Заведите таблицу с фактическими расходами, дополняйте её каждый месяц, ищите расходы-паразиты и зависимости, вылавливайте динамику. Связана ли она со шкалой доходов.

Каждый месяц сравнивайте расходные статьи. Если какие-то из строчек в таблице гуляют туда-сюда по суммам – что-то идёт не так. Если расходы от месяца к месяцу различаются кратно, скорее всего, что-то идёт не так. Проверяйте внимательно. Скорее всего безболезненное и эффективное сокращение расходов вашего бизнеса прячется именно в таких, нестабильных, расходах.

Аутсорсинг услуг в оптимизации

Несколько оптимизировать расходы можно и при помощи аутсорсинга некоторых услуг. Если в вашем бизнесе нет сложностей с бухгалтерией – сам бог велел обратиться в бухгалтерскую фирму и, например, платить только за подачу отчётности. Незачем держать машину и водителя, если вы раз в месяц ездите в METRO за канцтоварами – можно использовать каршеринг.

Можно, к слову, и заказать необходимое с доставкой. Это к вопросу об эффективности расходования неденежных ресурсов – времени. Незачем ездить за тем, что могут совершенно бесплатно привезти прямо к вам домой или в офис.

Отметьте то, что не относится к вашей основной деятельности совсем – отдайте эти функции сторонним исполнителям. Освободите людей, освободите деньги, освободите площади помещений. Сбросьте с себя этот баланс – особенно в самом начале деятельности вашей компании.

Что нельзя отдавать на аутсорсинг? Ни в коем случае не уступайте критические для вас процессы. Старайтесь сосредоточить весь основной цикл в своих руках. Если из-за какого-то подрядчика может остановиться ваш основной бизнес-процесс, необходимо понимать, кем можно быстро заменить этого партнёра. Быстро – это в считанные часы. В дальнейшем пытайтесь заменить подрядчиков на ключевых участках своими собственными подразделениями и процессами.

Сокращение расходов на маркетинг

В любой непонятной ситуации многие начинающие предприниматели начинают резать расходы на маркетинг. Делать это нужно крайне осторожно, ведь без маркетинга не будет продаж, а значит – пропадёт и имеющаяся рентабельность. Отключить маркетинг полностью – самая нелепая из идей, которая непременно приведёт к совершенно обратным результатам.

Но оптимизировать расходы на маркетинг действительно можно. Во-первых, нужно отключить те расходы, которые не приносят прибыли. Для этого хорошо бы использовать мощные системы аналитики – задавать и отслеживать в реальном времени максимальное количество показателей KPI и ROIM. Если ROIM положителен, оптимизацией может быть не сокращение расходов на маркетинг, а их увеличение.

Крайне важно помнить о том, что работа с уже имеющимися клиентами стоит гораздо дешевле, чем привлечение новых. Если ваша текущая клиентская база внушительна – можно перераспределить бюджет именно таким образом. Предложите постоянным клиентам поддержать вас, и они не откажут. Предложите скидки и особые условия для тех, кто внесёт крупную предоплату. Это поможет обеспечить денежный поток и избежать кассового разрыва.

На старте бизнеса, как и в кризисной ситуации, есть смысл сократить дорогие части маркетинга. Можно не разрабатывать крутой логотип в самом начале, а ограничиться заказом у начинающего дизайнера. То же касается дизайна визиток и всего остального. Примитивные представления о бизнесе заставляют начинающих бизнесменов оголтело тратить деньги на объёмные буквы для холла, огромные вывески, гимны и другие преждевременные покупки.

Используйте только те каналы, которые приносят прибыль сразу. Старайтесь выбирать подрядчиков, готовых работать за результат. Разработайте партнёрские программы по привлечению клиентов. Составьте список точек контакта с вашей аудиторией и убедитесь, что работаете по всем возможным направлениям. Вы удивитесь, но многие каналы маркетинга не стоят денег. Только подумайте, сколько дополнительных контактов могут принести правильно составленные подписи к письмам ваших продажников.

О малобюджетном маркетинге для начинающих предпринимателей мы обязательно расскажем в одной из следующих статей.

Как анализировать расходы бизнеса

Когда бизнес уже стабильно работает, учёт расходов организовать не так сложно. Как же быть тем, кто только планирует открытие своего дела или лишь недавно начал заниматься предпринимательской деятельностью? Рассказываем!

Первейшая задача – отталкиваться от достоверных сведений. Очевидно, что в начале их немного, но со временем «туман войны» спадает и объективных данных становится больше и больше. Неопределённость – нормальное состояние для предпринимателя, со временем всё будет проясняться. Поиск новой неопределённости – что-то вроде хобби для любого нормального бизнесмена. В России её даже искать не приходится.

Составляя первые сметы, ещё до начала деятельности, не ленитесь и проверяйте цифры. Многие бизнесмены грешат внесением в таблицы данных «от фонаря». Сколько стоит нормальный офисный принтер? Примерно «десятку». Потом оказывается, что не «десятка», а «двенашка», и так во всём. Критерии «нормальности» принтера тоже хорошо бы оценить. Разброс цен на них колоссален – а так и не подумаешь.

В примере с принтером мы недооценили расходы на 2000 рублей. В деньгах это может и не так много, а в процентах – пятая часть. Потом ещё окажется, что принтеру нужна бумага, картриджи в комплекте идут только пробные, доставка оплачивается отдельно, и так далее. В общем, составленная «от балды» смета может гулять на 30-40%. Бывает и больше.

За неправильными цифрами потянутся неправильные расчёты рентабельности и вместо предполагаемой прибыли нарисуется неуправляемый убыток. Предполагать расходы имеет смысл только тогда, когда о реальном положении дел вообще нет никаких сведений, но такие случаи в действительности единичны. Необходимо стараться избегать таких, изначально неуправляемых трат.

Расходы на административную работу (в том числе и затраты по времени) часто не учитывают, а она в какой-то момент начинает занимать много времени. Не повторяйте эту ошибку. Не забудьте учесть и самого себя – это тоже распространённая болезнь всех предпринимателей. Смело вносите в смету суммы, которые должны тратить на свои личные расходы, «на зарплату самому себе».

Ещё одна статья расходов, о которой часто забывают – амортизация и ремонт оборудования. В итоге, к моменту, когда необходим ремонт или нужна замена, в бюджете не оказывается денег и работа встаёт. Обычно все данные о предусмотренном производителям ресурсе оборудования есть в технической документации – нужно лишь правильно всё рассчитать и внести в смету.

Не упускайте возможностей проконсультироваться с теми, кто имеет больше опыта – совсем не обязательно в вашей области. Читайте книги и блоги успешных предпринимателей – тех, кем вы восхищаетесь, кому хотели бы подражать. Обращайте внимание на то, как делают дело крупные компании и лидеры вашей отрасли. Да, многие их методы не по карману начинающему бизнесмену, но предпринимательский склад ума поможет вам адаптировать решения для небольшого бюджета. Как говорится, «включайте голову».

Старайтесь снижать ежемесячные расходы и не допускать спонтанных трат. Цельтесь в свои предполагаемые месячные доходы и ищите баланс. Подумайте, какие затраты можно отключить в следующем месяце, если что-то не заладится, не пойдёт вообще или пойдёт не так, как вы хотели. Будьте сдержанными в расходах и аккуратными в планировании – это, пожалуй, лучший совет, который можно дать начинающему бизнесмену.

Как составляется смета расходов

Вопреки распространённому мнению, смета – это не только расходы. Это и доходы тоже. Смета отличается от отчёта тем, что смета представляет из себя таблицу с предполагаемыми (будущими) показателями, а отчёт – с фактическими (прошлыми)

Смета расходов – это ваш прогноз потребностей бизнеса, с которым предстоит сопоставлять реальное положение дел. Именно анализируя соответствие фактических расходов вашей смете, вы сможете осуществлять контроль над выполнением финансовых планов.

Чтобы объективно оценивать показатели хозяйственной деятельности, предпринимателю нужно вести расчёт как расходов, так и доходов. Лучше делать это в одном документе и делать таблицы зависимыми друг от друга – связывать их формулами. Как мы уже говорили выше, это позволяют делать все основные программы для построения электронных таблиц.

Не бойтесь корректировать смету в зависимости от фактических расходов – если что-то пошло не по плану, и вы понимаете, что не помещаетесь в смету, принимайте волевые решения и снижайте какие-то из запланированных расходов. Контроль соотношения между фактическими и сметными расходами – мощный инструмент контроля за текущим состоянием бизнеса.

Как вы уже поняли, расходы и доходы бизнеса можно анализировать путём составления отчёта о прибылях и убытках, а также сметы прибылей и убытков. Работая с обоими документами одновременно, вы сможете выявить множество точек для оптимизации процессов, слабых мест и зон роста вашей деятельности.

Многие предприниматели составляют несколько смет расходов и доходов – в зависимости от тех или иных переменных. Часто это бывают «задача минимум, задача оптимум и задача максимум». Так, уже в зависимости от того, насколько успешно развивается проект, бизнесмен может регулировать расходы в соответствии с одним из предварительных (прогнозных) расчётов.

Такая вариативность позволяет определить, какой из путей развития компании является более перспективным, а какой покажет свою несостоятельность. Прогнозы развития событий в тех или иных обстоятельствах позволяют подходить к делу гибко, оперативно реагировать на изменения реальной ситуации.

Один из часто задаваемых вопросов – на какой срок нужно составлять смету доходов и расходов. Правильного ответа на него, как водится, не существует – всё зависит от того, какой у вас цикл производства, каким стартовым капиталом располагаете, какой решите выбрать налоговый режим и так далее. Мы рекомендуем составлять смету доходов и расходов на несколько месяцев – например на квартал, а потом уже делить её на более короткие промежутки времени. Как и в живописи, крупные мазки позволяют создать фон, а мелкие – прорисовать детали.

Нередко сметы составляются и на несколько лет. Если бизнес развивается за счёт заёмных средств, имеет смысл планировать на весь срок кредита (займа, лизинга и так далее). Такая смета поможет избежать просрочек и порчи кредитной истории, обеспечит своевременные расчёты с кредиторами и развитие репутации, являющейся нематериальным, но от этого ничуть не менее значимым активом предпринимателя.

Составляя смету на определённые периоды, важно приводить к этим периодам все доходы и расходы. Например, если вы составляете помесячную схему, а клиент оплачивает ваши услуги ежеквартально – при включении в смету делите эти оплаты по месяцам. И наоборот, если платите налог раз в год, всё равно разделите его на месяцы – это поможет контролировать расходы более уверенно.

О чём важно не забыть при планировании расходов

Очевидно, что при подготовке сметы доходов и расходов невозможно учесть вообще все нюансы – в любом случае, будут просчёты, изменения и накладки. Не бойтесь их – дело это житейское и для предпринимателя довольно обычное. Однако, есть вещи, которые категорически нельзя забыть включить в смету, а многие забывают. Давайте остановимся на этих вещах ещё раз.

1. Обязательно «на берегу» определите доход владельцев бизнеса (если их несколько или у вас есть внешний инвестор, участвующий в доходе), а также свой собственный доход – кто, сколько, когда и откуда будет получать денег. Просчитывайте различные варианты – выплата доходов не должна ставить существование бизнеса под вопрос.
2. Внимательно изучите, понадобятся ли в связи с первым пунктом какие-то дополнительные расходы – социальные выплаты, пенсионные взносы, комиссии банков и так далее.
3. Не забудьте учесть, есть ли у бизнеса какие-то кредиты, займы и прочие обременения. При внесении в смету, не забывайте о процентах и условиях досрочного погашения – помните о том, что бизнесу не всегда выгоднее гасить кредиты досрочно.
4. Ознакомьтесь с техническими характеристиками оборудования, учтите, что оно может выйти из строя, сноситься и устареть – продумайте варианты действий на эти случаи, а также источники финансирования этих действий.
5. Возможно, не все потенциальные клиенты смогут приобрести ваш товар или услуг за «живые» деньги – продумайте варианты финансирования, рассрочки, кредитные и лизинговые схемы. Рассчитайте эффективность каждого варианта с учётом вашей сметы доходов и расходов.

Создание собственного бизнеса – сложный и хлопотный процесс. Кроме того, он крайне интересен, захватывает предприимчивого человека целиком и полностью. В таких условиях немудрено упустить из виду один из перечисленных пунктов или какие-то другие нюансы. Будьте начеку, постоянно проверяйте, все ли векторы находятся под вашим контролем или контролем партнёров.

Самих партнёров при этом тоже было бы неплохо контролировать. Значительное количество проектов прекращают своё существование как раз из-за конфликтов между партнёрами.

Доходы выше расходов

Если ваши доходы превышают расходы, скорее всего, всё идёт по плану. Ваш бизнес показывает прибыль и даже имеет некоторую рентабельность. Но выдыхать рано – ведь доходы никак не гарантируют того, что расходы оптимальны. Возможно, вы просто слишком много зарабатываете. Снижение расходов при этом может значительно ускорить окупаемость, быстрее избавить компанию от долгов, открыть новые перспективы для развития.

Добившись превышения доходов над расходами, не прекращайте контролировать свои траты, вести таблицы со сметами и бесконечно оптимизировать всё на свете. Зачастую самые крутые точки роста бизнеса прячутся не в росте доходов, а в эффективности трат.

Как рассчитать расходы предприятия

В заключительной части нашей статьи мы хотели бы зафиксировать небольшой список приёмов, которые позволят более эффективно рассчитывать расходы вашего бизнеса. Вот они:

• Всегда старайтесь указывать в сметах максимально реальные цифры – проверяйте цены, суммы, объёмы партий продукции. Не тыкайте пальцем в небо. Даже относительно небольшая в деньгах ошибка может стоить рентабельности, завязанной на процентные показатели. Да и инвесторы гораздо больше любят чёткие цифры.
• Сначала составьте максимально подробную таблицу, а уже потом наполняйте её цифрами. Так гораздо удобнее психологически, да и отвлекаться на дополнение таблицы придётся реже.
• Не занижайте затраты ради красивых цифр. При подготовке смет (особенно для инвесторов) многие предприниматели стараются подогнать одни цифры под другие. Никогда так не делайте – пусть даже цифры будут некруглыми и некрасивыми. Главное, чтобы они были объективными и давали реальную картину происходящего.
• Дайте себе время на проработку смет. Не пытайтесь сделать всё за несколько часов. Это очень важная работа, уделите ей несколько дней. Вот увидите, в процессе вы сможете выловить множество слабых мест и ошибок, залатать и поправить их, получить гораздо более качественный продукт, с которым вам же будет удобнее работать.
• Составляя сметы, обойдитесь без имён. Вместо «Петрович» напишите «зарплата прораба». Это избавит вас от моральных дилемм при назначении зарплат и позволит вовремя заметить, что какие-то должности являются лишними. То, что Петрович – ваш друг, ещё не значит, что вашему делу нужен прораб. Возможно, у товарища есть и другие таланты, и где-то он будет гораздо нужнее и эффективнее.
• Не берите зарплаты с потолка. Используйте данные биржи труда или хотя бы газеты с объявлениями. Незачем платить Петровичу «сотку», если зарплата такого специалиста не превышает тридцати тысяч рублей.
• Постарайтесь, где это возможно, снизить фиксированную часть зарплаты, сделав значимой для работника её процентную часть. При этом не забудьте учесть эти самые проценты при составлении сметы.
• Обязательно предусматривайте в сметах средства на форс-мажоры, косяки и прочие нелинейные обстоятельства. Неожиданности и накладки случаются всегда и у всех – это часть работы предпринимателя. Главное, чтобы вы были способны встречать сложности во всеоружии и с достаточным для их разрешения количеством денежных запасов. Сформируйте фонд непредвиденных расходов и пополняйте его ежемесячно – так вашему бизнесу будет ничего не страшно.
• Не считайте на бумаге. Пользуйтесь электронными таблицами. Это значительно снижает вероятность ошибки, делает таблицы редактируемыми, в также более удобными и наглядными. Кроме того, можно выделять те или иные данные разными цветами.

Вместо выводов

Конечно, невозможно составить таблицу, в которой будут учтены вообще все расходы бизнеса. Особенно сложно этого добиться на первом этапе, в момент создания предприятия (а на самом деле, часто даже до его создания). Понимание приходит с опытом, а вам ещё только предстоит его накапливать.

Однако, в этой статье мы постарались максимально широко перечислить, с какими расходами придётся иметь дело предпринимателю при запуске бизнеса. Если что-то забыли – не стесняйтесь указывать. Статья обязательно будет дополняться, в том числе и с вашей помощью.

Источник