Управляющими компаниями руководят свои люди

Когда вашему бизнесу нужна управляющая компания и как правильно ее создать

Если бизнес вырос и некоторые из направлений выделились в отдельные компании — со своими бухгалтерами, юристами, кадровиками и другими административными работниками, то часто становится сложно следить за процессами в разных структурах. Выход из этой ситуации есть — создать единую управляющую компанию. Зачем она нужна и как способна помочь бизнесу — рассказали специалисты юридической компании REVERA Михаил Битус и Никита Толканица.

— Когда в группе компаний функции работников в разных структурах стали дублироваться, время персонала расходоваться неэффективно, и в целом стало сложнее следить за всем, что происходит в каждой компании, — значит, пришло время подумать о создании управляющей компании.

Михаил Битус Юрист REVERA

Никита Толканица Юрист REVERA

Зачем нужна единая управляющая компания

Опишем ситуацию: у вас группа компаний, и в каждой из фирм есть свой директор, бухгалтер, юрист, кадровик, экономист и маркетолог. Такой подход неэффективен как с финансовой, так и с организационной точки зрения.

Какие факторы говорят о том, что вашему бизнесу нужна управляющая компания:

• Разные компании владеют долями в уставных фондах разных участников группы и происходит путаница в полномочиях между директорами
• Владельцам бизнеса сложно контролировать менеджмент компаний
• Штат раздут и появляются сложности в управлении им

Какие процессы упрощает управляющая компания

Основная функция управляющей компании — текущий менеджмент в каждой отдельной компании группы. По сути она заменяет собой директора в дочерней структуре: заключает договоры, выдает доверенности, распоряжается имуществом.

Зачем это владельцам бизнеса:

• Контролировать процессы внутри группы становится проще: не нужно собирать информацию от руководителя каждой из организаций — достаточно следить за действиями главы управляющей компании
• Появляется административный центр, где сосредоточены работники, не связанные с производством, но необходимые всей группе: юристы, бухгалтеры, маркетологи, специалисты по таможенному оформлению и так далее
• Уменьшается количество спорных вопросов: достаточно найти одного директора управляющей компании, который будет устраивать всех партнеров: отпадает необходимость согласовывать разных кандидатов в разные фирмы

Как управляющая компания работает с другими фирмами группы

Базовая схема работы: управляющая компания руководит всеми фирмами группы и получает за это вознаграждение. Дочерние компании могут списать эти затраты на текущие расходы и снизить таким образом базу для исчисления налога на прибыль.

Фото с сайта dengi.ua

Покупка услуг управляющей компании должна быть экономически обоснована. Расходы на управление не будут учитываться при расчете налоговой базы, если:

• В штате дочерней структуры есть специалисты, услуги которых она покупает (юристы, экономисты, кадровики)
• Управляющая компания руководит лишь формально, а реальные решения (и это очевидно) принимают владельцы бизнеса

Как организовать управляющую компанию

Запуск управляющей компании — достаточно простая процедура.

1. Создание управляющей компании.

2. Адаптация в случае необходимости корпоративных документов всех компаний группы, чтобы установить единообразный подход в управлении.

3. Разработка общих внутренних норм и правил.

4. Заключение договоров о передаче руководящих и менеджерских функций между управляющей компанией и каждой фирмой группы.

Какие сложности есть при работе с управляющей компанией

Если управляющая компания будет оказывать юридическое сопровождение и помощь в оформлении договоров, заявлений и других документов другим организациям группы, то она должна получить на это лицензию — на оказание юруслуг.

Фото с сайта sovavto.org

Для этого достаточно выполнить всего два условия:

1. Директор с высшим юридическим образованием.

2. Хотя бы один сотрудник с высшим юридическим образованием и со стажем работы по юридической специальности не менее трех лет.

В качестве резюме

Управляющая компания — достаточно простой и в то же время эффективный инструмент в бизнесе. Она поможет не раздувать штат и упростит контроль за наемным менеджментом.

Создание и внедрение такой структуры — достаточно простой процесс. Более того, она не требует дополнительных денежных вложений, поскольку может финансироваться за счет платежей управляемых фирм.

Но стоит понимать, что управляющая компания не может принимать все решения по работе группы. Решение ключевых вопросов остается за собственниками бизнеса.

Источник

Директор УК в ЖКХ: кто это, чем занимается, как им стать

Директор управляющей компании в сфере ЖКХ руководит процессами обслуживания домов. Ему нужны развитые навыки коммуникации — ему приходится управлять как офисными сотрудниками, так и рабочими, например, слесарями и дворниками. Еще нужно быть хорошим управленцем, наладить взаимодействие с ресурсоснабжающими организациями и государственными органами контроля. Плюс соблюдать множество законодательных требований, чтобы не потерять лицензию на управление домами.

Чем занимается директор УК

Директор УК в ЖКХ — это человек, который руководит процессами обслуживания домов. Вот чем придется заниматься:

Заключить договора на поставку коммунальных ресурсов. Управляющая компания, как правило, выступает посредником между жильцами дома и ресурсоснабжающими организациями. В любом многоквартирном доме должны быть: газ, вода, свет, водоотведение, отопление. Еще нужно договориться о вывозе ТБО.

Контролировать процессы оплаты ресурсов, переводить деньги в ресурсные организации, если у жильцов нет прямых договоров с такими компаниями на оплату.

Контролировать качество предоставляемых услуг. Управляющая компания должна оперативно восстанавливать неполадки в обслуживаемых домах — значит, директору нужно обеспечить наличие подходящего персонала. Как правило, это означает или прием слесарей и электриков в штат, или поиск подходящих подрядчиков.

Организовать работу аварийной службы — самостоятельно или с помощью подрядчика. Жильцы должны иметь возможность круглосуточно дозвониться до диспетчера, сообщить о проблеме и при необходимости получить оперативную помощь.

Планировать, проводить и контролировать качество текущего ремонта и содержания жилья. Нужно наладить процесс отслеживания возможных дефектов и замены поврежденных элементов.

Найти подрядчиков, которые будут контролировать качество работы газового оборудования, если такое есть в доме. И проверять функционирование вентиляционных каналов и дымоходов.

В целом координировать все процессы и отслеживать, чтобы все проверки и обслуживание происходили вовремя.

Контролировать финансовое состояние организации, при необходимости договариваться с жильцами о повышении сборов за содержание жилья или искать дополнительные способы получать доход — например, общим собранием дома решить сдать в аренду его фасад для размещения рекламы.

Обеспечить уборку и благоустройство территории дома.

Взаимодействовать с государственными органами, предоставлять им всю необходимую отчетность.

Обеспечить работы по взысканию долгов по оплату ЖКУ.

Требования к образованию и опыту работы

Как правило, от руководителя управляющей компании требуют наличия высшего профессионального образования. Подойдет техническое или экономическое направление. Еще для замещения должности обычно нужен трехлетний опыт работы руководителем любой компании и заместителем с периодическим исполнением обязанностей директора в управляющей организации.

Директоров УК не всегда ищут с помощью размещения вакансий. Заместить должность может уже работающий в компании и хорошо проявивший себя главный инженер, юрист или экономист.

Законодательство в отрасли трансформируется довольно быстро — есть десятки нормативных актов, регулирующих процессы, связанные с работой УК, в них постоянно вносят изменения. Руководителю стоит если не изучать их досконально, то хотя бы ознакомиться с обзорами изменений, чтобы быть в курсе происходящего в отрасли.

Смотрите также: ЖКХ. Выбор ТСЖ и проблемы в отрасли

Важным плюсом будет наличие дополнительного образования — повышение квалификации или профильные курсы. Еще стоит посещать отраслевые семинары, которые часто проводят в госорганах, например, в комитетах по ЖКХ муниципалитета или в региональных министерствах ЖКХ.

Что должен знать директор УК

Директор УК в ЖКХ должен разбираться в нормативной базе отрасли, а также иметь экономические и инженерные, технические знания, чтобы контролировать и настраивать процессы.

Вот минимум, который дается на курсах дополнительного образования:

Нормативная база, теория и практика технической эксплуатации зданий.

Способы экономически рассчитывать и обосновывать плату за услуги управления многоквартирным домом.

Основные способы экономии и оптимизации затрат в ЖКХ.

Несколько моделей управляющих компаний, их плюсы и минусы.

Обязанности директора УК, обязанности сотрудников.

Правила взаимодействий с подрядчиками и ресурсоснабжающими организациями.

Способы взыскивать долги, возможности профилактической работы с жильцами.

Основные сложности в содержании и использовании общего имущества дома.

Особенности коммерческого использования имущества многоквартирного дома.

Правила проведения общих собраний и других взаимодействий с жильцами.

Лицензия на управление МКД

В 2014 году в сфере управления многоквартирными домами появилось обязательное лицензирование. Процесс регулирует ФЗ №255 от 21.07.2014 года.

Чтобы компанию допустили к работе с МКД, ее руководителю или другому должностному лицу нужно пройти квалификационный экзамен, а после подать заявление на получение лицензии в региональную Госжилинспекцию. Обратите внимание — квалификацию не обязательно проходить самому директору, достаточно иметь в штате сотрудника со сданным экзаменом.

За нарушения правил обслуживания жилья, требований жилищного кодекса и других нормативных актов, лицензию у компании могут отобрать, а директора дисквалифицировать. Конкретные сроки дисквалификации, как правило, определяет суд после требований прокуратуры.

Каких навыков и качеств характера требуют от руководителя УК

Кроме стандартных для любого руководителя лидерских качеств, руководитель УК должен обладать несколькими особыми навыками:

Управлять офисными специалистами и рабочими, «белыми» и «синими воротничками». Придется искать индивидуальный подход к каждому сотруднику, способы мотивировать людей как умственного, так и физического труда. Вот подробная статья про разные стили руководства.

Умение быстро анализировать информацию и разбираться в особенностях нормативной документации.

За пять дней вы узнаете, как выявить распространенные ошибки в управлении многоквартирным домом, как наладить работу УК, чтобы процессы соответствовали актуальным требованиям законодательства.

Мы поможем выбрать оптимальную систему управления домами, подскажем, как наладить взаимодействие с поставщиками и потребителями коммунальных услуг, на что обратить внимание в договорных отношения с ресурсоснабжающими организациями.

Отзыв о программе

Дмитрий Кузьмин Автор медиапортала Русской Школы Управления

Источник

Работаем со своей управляющей компанией: Как жителям эффективно управлять домом?

Туляки делятся опытом плодотворного взаимодействия с управляющей компанией: как заставить ее работать лучше? Что должны делать старшие по домам?

Практически у каждого многоквартирного дома есть управляющая компания. Казалось бы, давно уже все свыклись с мыслью, что за МКД отвечают собственники, и выстроили с жилищниками отношения «заказчик — исполнитель».

Однако до сих пор многие уверенно заявляют о том, что система не работает. Myslo узнал у успешных старших по домам, как заставить управляющую компанию работать действительно эффективно, почему к смене УК надо подходить ответственно и почему действительно хороший старший по дому не берет денег за свою работу.

Как правило, большая часть собственников любого дома не принимает активного участия в решении вопросов по содержанию общедомового имущества. И чем больше дом, тем сложнее собрать людей для принятия того или иного решения и получить кворум, чтобы решение получило силу. У кого-то время и дата собрания не стыкуются с графиком, другие ошибочно уверены, что это их не касается, третьи считают, что управляющая компания должна самостоятельно принимать решения и без напоминания выполнять те или иные работы. Но на деле так не выходит.

Только при активном участии людей получается выстроить успешный механизм взаимодействия с любой УК.

Евгений Кутепов возглавляет совет своего дома уже около пяти лет, в его ведении многоэтажка № 14 по улице Мира в Туле.

Старший по дому № 14 по улице Мира

— Глобальные вопросы, конечно, необходимо согласовывать с собственниками квартир, так положено по закону, а о рядовых вопросах сам сообщаю в УК: в таком-то подъезде перегорела лампочка или над такой-то квартирой крыша протекает. Зачастую звонка или визита в офис УК достаточно, чтобы проблема была снята.

Он уверен, что когда кто-то говорит, что та или иная УК не работает, это значит, что собственники пустили всё на самотек и не занимались вопросами содержания дома.

— Управляющая компания — это подрядчик, который выполняет определенные функции. Как выбрать хорошую? Да никак, у всех в договоре прописан минимальный стандартный перечень работ, которые они обязаны выполнять: вывозить мусор, содержать двор в чистоте Эти организации для чего созданы? Чтобы извлекать прибыль: то есть выполнить по минимуму, а собрать денег по максимуму. Как раз задача старшего по дому в том, чтобы проверять отчеты и следить за тем, чтобы дела на бумаге и по факту не расходились.

Помимо стандартных работ, денег за содержание жилья хватит и на более глобальные работы, например ремонт крыши или ямочный ремонт асфальта на придомовой территории. Но тут уже требуется «ручное управление». Без инициативности старшего по дому или собственников обойтись будет просто нельзя.

— Всегда можно посчитать, сколько денег соберет УК на содержание жилья за год, к примеру, миллион. Сколько из них она должна оставить себе? Пусть 20 процентов, а остальное может потратить на дом. В январе составляем планы. В первую очередь мне важно, чтобы была нормальная отмостка от каждого подъезда и работали коммуникации, а потом уже ремонт подъездов и прочее.

Как правило, УК выполняет все заявленные собственниками работы. Евгений Кутепов признается, что подключать контролирующие органы для давления на жилищников, не любит. С ним солидарна и коллега — 71-летняя Валентина Агафонова.

Старшая по дому № 12 по ул. М. Горького:

— Стараюсь выстраивать рабочие отношения с управляющей компанией, ни к чему эти проверки. Я лично не могу сказать, что управляющие компании — это плохо и что они неэффективны. Здесь всё зависит только от старшего. Если он плохо работает, то и УК выполняет только стандартный перечень работ. У меня не было проблем ни с одной управляющей компанией, со всеми удавалось наладить отношения. Некоторые мои коллеги приходят, ругаются, грозят прокурорскими проверками. Но не все же работы можно провести сразу, нужно просто проанализировать отчет, поговорить с руководством УК и вместе договориться, что можно сделать сейчас, а какие работы требуют больших средств и на них придется еще накопить. Это нормальная практика, которую я считаю вполне эффективной.

Валентина Агафонова уже много лет является старшей по дому № 12 по ул. М. Горького. И двором, и состоянием подъездов женщина довольна и свою УК менять не хочет.

— Да, это как работа, особенно если у дома благоустраивают территорию или в доме делают ремонт, — надо контролировать ход выполнения работ. Но я за свою работу денег не получаю, — поясняет Валентина.

Вопрос финансового вознаграждения старших по домам достаточно сложный. Наши собеседники признаются, что, несмотря на то, что взаимодействие с УК отнимает много времени, брать за это деньги они не могут.

— Есть несколько способов это сделать: устроиться на работу в УК и получать зарплату либо на собрании собственников принять решение о том, что такая-то сумма будет ежемесячно начисляться на вознаграждение старшего, – говорит Кутепов. – Но если кто-то из жильцов будет недоволен работой УК, то сразу же начнутся пересуды, что я с ней заодно. Мне это не нужно, не хочу, чтобы на меня смотрели косо.

Несмотря на внешнее единообразие УК, конкуренция на этом рынке достаточно серьезная — в Тульской области работает около 200 различных организаций, имеющих лицензию на управление домами. Некоторые из них, не имея реальных преимуществ, но желая расширить свое присутствие, не гнушаются применять нечестные методы конкурентной борьбы.
И именно отсутствие вознаграждения для старших по домам часто становится основным козырем: предлагаются деньги за перевод дома из одной УК в другую. Суммы вполне существенные — 100−200 тысяч рублей. Только вот для дома такая практика оборачивается банальной потерей собранных на содержание средств, а значит, и срывом плана работ.

— Пока я буду старшей, переизбирать УК мы не будем. Да, мне предлагали, и не единожды, большие деньги за то, чтобы я поспособствовала смене управляющей нашим домом компании. Но меня вполне устраивает та, что у нас есть. Я знаю, как она работает. Если же другая УК, в которую я переведу дома, окажется хуже, то я же окажусь крайней, — говорит Валентина Агафонова.

Евгений Кутепов с такой ситуацией не сталкивался, но уверен, что к смене УК надо подходить обдуманно:

— Если компания не выполняет работы, то, конечно, ее надо сменить. Но если она работает эффективно, то смена среди года, когда уже сформирован план работ, может сорвать все планы, потому что новая УК не сможет быстро накопить необходимый объем средств на содержание. Конечно, ситуации всегда разные, но этот шаг нужно обязательно обсуждать с собственниками и вместе взвешивать все «за» и «против».

Валентина Агафонова и Евгений Кутепов много сил вкладывают в то, чтобы жильцы домов были довольны их работой, поэтому личная репутация для них — на первом месте. Но не только по ней может ударить подкуп.

Руководитель крупной тульской управляющей компании:

— К сожалению, недобросовестная конкуренция среди управляющих компаний есть. Старшие «покупаются», а дом остается без средств на содержание. Да, эти средства новая УК может потребовать у предыдущей, но тогда она должна забрать и ее долги, а они точно не нужны новой компании. Поэтому, как правило, собранные средства остаются у предыдущей УК, а дом — без запланированного ремонта крыши или благоустройства.

Подкупают жильцов и заманивают невыполнимыми обещаниями, как правило, небольшие УК, у которых всего пара-тройка домов.

— Жители должны понимать, что у такой компании просто не хватит оборотных средств на выполнение работ, — добавил Сергей Пигуль. – В итоге люди год с ней промучаются, она ничего не выполнит из того, что обещала, и в результате они выберут другую, а эта с собранными деньгами просто исчезнет.

Что же касается качественного управления домом, то и представитель управляющей компании уверен, что только в тесном взаимодействии с жителями можно получить реальные результаты.

— Эффективно расходовать средства на содержание дома можно только при согласовании со старшим по дому, которого выбрали жители для выражения их консолидированного мнения. Мы не скрываем, что часть собранных средств, естественно, идет на получение прибыли компанией. Это нормально, но уважающая себя компания делает это в разумных пределах. Чем меньше в работу вмешиваются проверяющие органы и чем активнее сотрудничают старшие по дому, тем лучше оказывается результат, и все им довольны.

Источник