Цели выдачи денег организацией своим работникам

Выдача беспроцентного займа сотруднику компании

Организации и частные предприниматели имеют право выдавать ссуды другим организациям и собственным сотрудникам не только под низкий процент, но и без оплаты за пользование денежными средствами.

Для работника подобный заем выглядит намного привлекательнее банковского кредита благодаря отсутствию оплаты (при процентной ставке в 0%), а также отсутствию необходимости готовить пакет документов.

Бухгалтерии работодателя следует отразить в учете не только операции по выдаче и погашению ссуды, но и связанные с ними налоговые последствия.

Требования к сотруднику

В каждой компании приняты собственные правила, применяемые при кредитовании работников. Некоторые предприятия в качестве средства мотивации выдают небольшие суммы в долг работникам практически с момента их трудоустройства в компанию, другие – после прохождения испытательного срока работы.

В серьезных компаниях решение о выдаче работнику беспроцентного займа в соответствии с его заявлением принимается руководством организации исходя из материальных возможностей компании и с учетом характеризующих заявителя факторов в виде:

• его личностных качеств (ответственность, качество труда);
• продолжительности работы в компании;
• величины получаемого дохода (заработной платы);
• наличия действующих (непогашенных) долгов по ссудам в различных кредитных организациях;
• характеристики непосредственного руководителя работника;
• целей, для которых запрашивается ссуда.

Потенциальный заемщик входит в число сотрудников организации, в которую он обращается за кредитом, а потому практически все требуемые для рассмотрения вопроса о выдаче средств документы находятся в бухгалтерии и кадровой структуре работодателя.

При положительном рассмотрении заявки в организации готовится соответствующий приказ и уведомление (распоряжение), после чего с работником подписывается договор о займе.

Источником денежных ресурсов для выдачи займов могут служить личные деньги руководителя организации, часть резервного, уставного или других фондов, а также нераспределенная прибыль предприятия.

Вопрос: Какой код указывается в поле 20 платежного поручения при перечислении беспроцентного займа своему работнику?
Посмотреть ответ

Выдаваемые средства не касаются коммерческих или предпринимательских целей ни одной из сторон соглашения.

Важно! Если сотрудник запрашивает крупную сумму средств с указанием конкретной цели их использования, работодатель вправе запросить подтверждающие документы (план квартиры проживания или договор-намерение при покупке жилья, справку о составе семьи, медицинское заключение при необходимости лечения).

Оформление соглашения о беспроцентном займе

ВАЖНО! Образец договора беспроцентного займа от КонсультантПлюс доступен по ссылке

При заключении договора о кредитовании с сотрудником сделка должна производиться в письменном виде (ст. 808 ГК РФ, ст. 5 ФЗ №82 (19.06.00)). В качестве образца может использоваться стандартный кредитный договор, в который добавляются специфические условия, касающиеся конкретной сделки.

Величина процентной ставки за пользование ресурсами прописывается в тексте документа. Если размер ставки не указан, то получатель ссуды обязан производить оплату вознаграждения по займу в размере ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ на день погашения долга. В ситуации с беспроцентной сделкой условие должно прописываться с указанием ставки в размере 0% (ст. 809 ГК РФ).

В тексте должны прописываться и другие условия предоставления займа в виде:

• его размера;
• срока выдачи (даты выдачи средств и окончательного возврата);
• целевого назначения.

Договор должен содержать сведения о:

• месте и дате заключения сделки;
• наименовании кредитора и его руководителе (учредителе);
• данных заемщика (работника);
• периодичности и способах погашения долга с указанием возможности досрочного возврата полученных средств;
• штрафных санкциях при нарушении любой из сторон условий соглашения;
• обстоятельствах форс-мажора, освобождающих участников договора от исполнения обязательств;
• конфиденциальности документа, то есть неразглашении условий соглашения иным лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательно;
• способах разрешения сторонами спорных вопросов, возникающих при исполнении соглашения.

В случае продления срока действия сделки или корректировки иных ее условий сторонами подписывается дополнительное соглашение к договору, являющееся его неотъемлемой частью.

Договор вступает в силу с момента получения заемщиком (сотрудником) денег, подтверждаемого кассовым (расходным) ордером или платежным поручением в зависимости от способа получения денег (наличными, перечислением на счет заемщика в банке).

Порядок возврата займа указывается в тексте соглашения, в противном случае заемщик вправе по своему усмотрению погашать долг путем внесения денег в кассу кредитора или перечислением средств на расчетный счет предприятия.

Важно! Если кредит носит целевой характер, то заемщик должен в оговоренный срок представить организации-работодателю документы, подтверждающие использование ссуды на предусмотренные в договоре цели (договор купли, платежное поручение, акт приемки, расписку).

Налогообложение по кредиту работнику компании

Работодатель, выдавший беспроцентный кредит, не получает от исполнения сделки доходов, поэтому не производит выплату налогов.

Получение беспроцентной ссуды сотрудником влечет для последнего налоговые последствия, так как он получает материальную выгоду, выраженную в виде экономии средств на отсутствии процентов по сделке (ст. 212 НК РФ). Подобный доход подлежит налогообложению на общих основаниях.

После выдачи беспроцентной ссуды компания обязана производить:

• начисление НДФЛ по ставке 35% на сумму сэкономленных процентов в течение всего периода действия договора о займе (ежемесячно по последним числам месяца);
• удержание налога с любых доходов сотрудника-заемщика с учетом того, что общая сумма удерживаемого НДФЛ не должна быть больше 50% выплачиваемого дохода;
• перечисление НДФЛ в бюджет на следующий рабочий день после удержания.

Доход в виде экономии на отсутствии процентов не облагается налогом на доходы физического лица в случаях, если:

• ссуда предназначена для нового строительства или для покупки в пределах территории Российской Федерации жилья (дома, комнаты, доли в жилом помещении), земельного участка с расположенным на нем жилым строением или для проведения индивидуального жилищного строительства (ИЖС);
• кредит выдан банковским учреждением, расположенным на территории РФ, для рефинансирования целевого займа, выданного для ведения ИЖС или покупки жилья.

Вопрос: В какой срок нужно исчислить и перечислить НДФЛ с дохода работника в виде материальной выгоды от беспроцентного займа? Как заполнить разд. 2 расчета 6-НДФЛ по материальной выгоде от экономии на процентах?
Посмотреть ответ

Если долг прощается

Если организацией принято решение не взыскивать долг с сотрудника, а простить его, то налог, начисленный на размер выгоды от сэкономленных процентов по ссуде, должен удерживаться с заработка работника до полного его исчерпания.

Должна облагаться налогом (13%) и сама сумма долга со дня прощения, выраженного в виде уведомления о прощении долга или в виде соглашения о дарении денег (ст. 210, 224 НК РФ).

Итого в случае прощения долга из заработка работника удерживается налог:

• с суммы долга (прощенного);
• с выгоды от сэкономленных процентов на дату прощения;
• на доходы, выплачиваемые физическому лицу (НДФЛ).

В этом случае общая сумма удержанных налогов также не должна превышать 50% выплачиваемого дохода.

Проводки

По бухгалтерскому учету все виды расчетов с сотрудниками (кроме заработной платы и сумм подотчета) отражаются на счете 73, а расчеты по кредитам – на субсчете 73-1.

Проводки по счетам при кредитовании работника выглядят следующим образом:

• в момент выдачи займа — Дебет сч. 73-1 / Кредит сч.50 («Касса») или сч. 51 («Расчетные счета»);
• при погашении ссуды – Дебет сч. 50, 51, 70 (в зависимости от порядка платежа) / Кредит сч. 73-1.

Проценты по договору отсутствуют, поэтому в учете не отражаются.

Важно! При недостатке дохода для удержания всей суммы налога по окончании отчетного года (до 1 марта следующего года) налоговый орган должен быть проинформирован о невозможности удержания налога по форме 2-НДФЛ (с признаком 2).

Некоторые нюансы беспроцентной сделки

Соглашение беспроцентного займа между предприятием и сотрудником регулируется ст. 42 ГК РФ и ст. 809 НК РФ.

Законодательные нормы и акты в РФ, включая Гражданский и Налоговый кодексы, не содержат каких-либо запретов в отношении предоставления организациями кредитов сотрудникам. Но выданная ссуда может привлечь внимание ФНС, если ее размер превысит 600 тыс.руб., согласно ФЗ № 115 (07.08.2001) о противодействии легализации полученных преступным путем доходов.

Факт, что сделка является именно беспроцентной, должен обязательно найти отражение в тексте соглашения. В противном случае по умолчанию ставка по договору принимается равной ставке рефинансирования НБ и производится доначисление налога на прибыль.

Источник

Цели выдачи денег организацией своим работникам

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.

Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.

Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

1. Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.

Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).

Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.

Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.

Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

• Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
• Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на ЕНВД и УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

Остался единственный способ — обратиться в суд.

А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Источник

И «плюшка» сотруднику, и гарантия работодателю — как грамотно оформить займ

Предоставление сотрудникам займов может сыграть вам на руку дважды — повысит вашу конкурентоспособность как работодателя и станет эффективным инструментом для удержания ценных кадров. На что нужно обратить внимание при оформлении таких займов — рассказала начальник отдела заработной платы бухгалтерского сервиса «Делай Свое Дело» Алеся Третьякевич.

— На собеседованиях специалисты, знающие себе цену, часто интересуются, какие еще «плюшки» может предложить компания, кроме стандартного соцпакета.

Алеся Третьякевич
Начальник отдела заработной платы бухгалтерского сервиса «Делай Свое Дело», соавтор выпусков «Шпаргалки руководителя»

Под социальным пакетом понимают все не предусмотренные законодательством бонусы, которые наниматели предлагают сотрудникам, чтобы повысить привлекательность компании как работодателя. Это может быть: оплата питания, занятия спортом, обучение за счет компании, премии к праздникам и т.п.

Но иногда помимо стандартного набора бонусов все чаще можно услышать и такой — предоставление займов сотрудникам.

В большинстве случаев займы воспринимаются как дополнительный плюс в пользу работодателя, в то время как наниматели используют их для удержания сотрудников на рабочем месте.

Поэтому, если у компании есть свободные денежные средства и желание удержать ценные кадры, договор займа может быть отличным (взаимовыгодным) инструментом. В этой статье я расскажу о том, как грамотно выдать займ сотруднику.

Что нужно знать нанимателю

Чтобы оформить займ правильно, работодателю нужно знать следующее:

1. Займы сотрудникам могут быть двух видов:

• Беспроцентные: сотрудник вернет только ту сумму, которую взял у нанимателя, и не выплачивает по ней ничего сверху (никаких процентов)
• Процентные: сотрудник вернет сумму, которую занял у нанимателя, а также выплатит проценты за пользование средствами.

2. Чаще всего наниматели выдают займы на:

• Строительство (покупку) жилья
• Покупку автомобиля
• Оплату обучения
• Покупку бытовой техники
• Лечение/оздоровление
• Другое (в списке приведены наиболее распространенные примеры, то есть это не значит, что займ не может быть выдан под любую другую потребность человека).

Фото с сайта popmech.ru

3. Сотрудникам выгодно получать займ от компании. Такие займы — это всегда более гибкие условия по сравнению с банками (срок займа, порядок возврата, оценка дохода сотрудника и т.п.). Более того — ставки по процентам ниже, чем в банках, или вовсе отсутствуют.

4. Наниматель и сам получает выгоду. И вот какую:

• Как я уже говорила, у нанимателя появляется инструмент, с помощью которого можно удержать сотрудника в компании. В некотором роде это дополнительная страховка стабильности в кадрах. Например. Сотрудник обратился к нанимателю с просьбой предоставить ему беспроцентный займ на покупку авто сроком на 2 года. Наниматель согласился на беспроцентный займ с условием, что в случае увольнения сотрудника оставшийся долг по займу должен быть возвращен не позднее дня увольнения. Также были согласованы штрафные санкции за нарушение условий договора. Условия приняли все стороны, договор займа был заключен. В итоге сотрудник приобрел авто дешевле, чем сделал бы это, взяв кредит в банке, а наниматель снизил риск незапланированного увольнения сотрудника.
• Что касается денежной выгоды: если наниматель предоставляет займ под проценты, то получает выгоду в сумме уплаченных сотрудником процентов за пользование средствами.

Стоит иметь в виду, что предоставление займов сотрудникам никак не помогает экономить на налогах:)

5. Какие налоги возникают при выдаче займа в денежной форме. НДС на выдачу денежного займа работнику не начисляется. Прибыль по займу (процент, который сотрудник выплачивает компании по договору) включается во внереализационные доходы и облагается налогом на прибыль. Деньги, которые были перечислены работнику как займ, затратами для налога на прибыль не являются.

ФСЗН и Белгосстрах при выдаче займов работнику не начисляются. Подоходный налог при выдаче займа работнику организация обязана уплатить. Он рассчитывается так:

Подоходный налог с займа = сумма займа х 13%. Подоходный налог уплачивает организация за счет своих средств не позднее дня, следующего за днем выдачи займа. В дальнейшем по мере возврата займа работником сумма налога возвращается пропорционально погашенной задолженности. Возврат идет за счет общей суммы налога, начисленной организацией к оплате в бюджет в текущем месяце.

Разберем это на примере:

03.01.2019 организация выдала работнику займ 10 000 белорусских рублей ($ 5000) и заплатила подоходный не позднее 04.01.2019: 10 000×13% = 1300 белорусских рублей ($ 650).
В феврале работник вернул 1000 белорусских рублей ($ 500). У организации в феврале был начислен подоходный с 5000 белорусских рублей ($ 2500). Значит, она может зачесть 1000 р. х 13% = 130 белорусских рублей ($ 65) подоходного из-за возврата займа и оплатить подоходный с ЗП в сумме 5000 − 130 = 4870 белорусских рублей ($ 2435).

Если работник не возвращает (или не полностью возвращает) займ в установленный договором срок, возврат подоходного налога с займа организации идет за счет его удержания у работника. То есть если работник просрочил платеж по займу (к примеру, 700 белорусских рублей ($ 350), то компания подоходный налог с платежа (700 * 13%) 91 белорусский рубль ($ 45) будет возвращать, не оплачивая меньше подоходного с зарплаты, а удерживая эту сумму подоходного из дохода сотрудника (к примеру, из его заработной платы). Чтобы компания не удерживала подоходный из зарплаты, сотрудник может внести его в кассу организации.

Если это невозможно (например, работник уволился), возврат налога производится налоговым органом в течение месяца после проведения проверки по заявлению организации.

Обратите внимание, что подоходный налог не надо платить с займа, выданного на:

• Строительство или покупку жилья работникам, стоящим на учете нуждающихся в улучшении жилищных условий
• Оплату обучения в белорусских учреждениях образования при получении первого высшего, среднего специального, профессионально-технического образования.

6. Компаниям — резидентам ПВТ тоже можно выдавать займы собственным сотрудникам (п. 19. гл. 4 Декрета «О Парке высоких технологий»). При выдаче займа резидент ПВТ также обязан уплатить подоходный налог по ставке 13% (льготную ставку подоходного налога применить нельзя). НДС на выдачу денежного займа работнику не начисляется. Проценты по договору займа, которые причитаются нанимателю, включаются во внереализационные доходы и облагаются налогом на прибыль.

Документальное оформление займов в компаниях — резидентах ПВТ будет таким же, как и в любой другой компании — об этом я расскажу далее.

Фото с сайта dev.by

Как правильно оформить

1. Проинформируйте сотрудников о возможности получить займ. Если компания небольшая, достаточно устно рассказать сотрудникам о такой возможности. А выдачу займа оформить заявлением, договором, приказом и т.д. (я вернусь к этому далее). Если компания крупная, возможность и порядок предоставления займов можно предусмотреть в локальных нормативно-правовых актах. Например, создать «Положение о порядке предоставления и возврата займов» или «Коллективный договор с сотрудниками». Но наличие этих документов не обязательно.

2. Чтобы оформить займ, вам понадобится:

• Заявление от сотрудника в произвольной форме с просьбой выдать займ
• Договор займа. Чтобы избежать недопонимания, в договоре обязательно пропишите: вид (процентный или беспроцентный) и сумму займа, срок займа и порядок (график) возврата денег. Отдельно опишите порядок возврата займа в случае увольнения сотрудника. Укажите, куда (кому) должен быть перечислен займ, если денежные средства переводятся не сотруднику, а третьему лицу, например, застройщику. Пропишите в договоре любые другие особые условия. Например, можно описать штрафные санкции, если сотрудник не отработает в компании 3 года, в течение которых должен был выплатить займ
• Приказ о предоставлении займа сотруднику.

3. Выберите способ выдачи займа. В Беларуси займ можно выдавать сотруднику-резиденту только в белорусских рублях (но в договоре суммы можно привязывать к эквивалентным значениям в валюте). Выдать займ можно двумя способами:

• Наличными деньгами из кассы организации. Для этого потребуются: расходный кассовый ордер (далее — РКО), если речь идет о выдаче займа одному сотруднику, или платежная ведомость + РКО, если наниматель выдает займ сразу нескольким работникам.
• В безналичной форме — путем перечисления на карт-счет работника или указанной работником организации. Например: при выдаче займа на покупку жилья наниматель может перечислять деньги сразу организации-застройщику.

Вернуть займ сотрудник также может по-разному:

• Перечислить деньги на счет компании
• Внести наличные средства в кассу организации в счет погашения займа
• Компания может ежемесячно удерживать из зарплаты сотрудника платежи по займу. Но для этого варианта потребуется оформление дополнительных документов: заявление + приказ (сотрудник должен написать заявление в произвольной форме с просьбой удерживать у него из ЗП суммы по займу, а наниматель должен издать приказ об удержании из заработной платы).

Источник