Свое дело нужны помощники

Зачем мне, как руководителю/владельцу бизнеса нужен помощник?

Не хватает времени на серьезные задачи, так как оно уходит на обычную рутину? Пора искать кого-то в помощь. Об этом и не только, далее в материале.

Зачем мне, как руководителю/владельцу бизнеса нужен помощник?

У любого начальника или крупного предпринимателя есть персонал, который заботится о документах и хорошем кофе. Такой, как секретарь. Но он не может выполнять более серьезные задания, быть на встречах и выполнять поручения босса вне офиса — у него свои обязанности и дела.
В итоге, огромный список всего лежит на плечах руководителя, а до некоторых пунктов вообще никогда не дойдет, хотя и про выходные давно уже забыли.

Надо что-то менять, а лучше поискать полезного компетентного специалиста — помощника.
Зачем он нужен?

Если задач уже слишком много и с каждым днем они только накапливаются, разобраться самостоятельно с ними будет все сложнее и сложнее. Тем более когда некоторые дела переносятся, откладываются на «потом» и делать их прямо сейчас совсем не хочется от усталости.

По статистике практически 80% всего времени любой человек, директора в том числе, тратят на мелочи. Например, поиск информации по клиенту, подготовка бумаг к совещанию, бронирование билетов, получение заказа из магазина и т.д.

Вот именно в таких случаях и нужен помощник. Зачем делать каждый день то, что можно поручить ассистенту? Он будет выполнять работу, до которой по каким-либо причинам руки руководителя никак не доходят или она занимает более половины рабочего времени.

В чем польза для владельца бизнеса:

• рутинные дела, задачи и поручения станут заботой другого человека;
• освободится время для отдыха, выходных, для семьи или друзей;
• пройдет усталость от бесконечного круговорота однообразных дел;
• исчезнет недовольство собой, так как мелкие и маловажные задачи не будут отвлекать от серьезного;
• появится возможность сделать что-то важное (посетить форум или другое бизнес-мероприятие, открыть новый филиал компании или др.).

В бизнесе важно подобрать специалиста, который будет дополнять своего начальника. Например, если руководитель не успевает разобрать электронную почту и медленно печатает, либо ему трудно работать с таблицами.

В идеале помощник должен выполнять эти обязанности, вести переписку, печатать деловые письма, переводить по необходимости, собирать информацию, анализировать и структурировать ее в виде таблиц.

Вывод: помощник для руководителя или владельца бизнеса необходим, так как он существенно снимет нагрузку и поможет выгодно организовать рабочее время.

Некоторым помощникам делегируют не только офисные, административные или рутинные задачи.
Компетентный специалист с определенными знаниями и навыками, способен подменять своего начальника, контролировать или курировать бизнес-проекты, представлять компанию или руководителя на мероприятиях, а также самостоятельно принимать решения в сфере своей ответственности.

Такой помощник нужен всем, и не только владельцам бизнеса.

Вы в поиске личного помощника? Обращайтесь в Smart & Talented.

Мы профессионалы своего дела и обязательно подберем для руководителя
или владельца бизнеса идеального помощника, по нужным Вам критериям и в строго установленные сроки.

Источник

Четыре типа личных ассистентов бизнесмена: выбираем нужного помощника

Недавно один известный бизнесмен пригласил тридцать пять лучших бизнес-тренеров в уединенное место в Джексон-Хоул, штат Вайоминг. Вместе со специалистами он обсудил различные аспекты лидерства и способы, которыми владельцы бизнеса могут создавать стратегические преимущества и прорывные результаты для себя и своих компаний. Отдельное внимание в этой дискуссии было уделено проблемам управления временем, или тайм-менеджменту.

Как лучше всего использовать время?

Этот вопрос вызвал оживленный разговор о лучших способах, которые нашел для себя каждый из присутствующих. И стало ясно, что чрезвычайно успешные предприниматели теряли драгоценное время, потому что их помощники не были достаточно способны или достаточно уполномочены, чтобы выполнить требуемую от них работу. Сама собой дискуссия о времени плавно перетекла в разговор о важности найма помощников, которые лучше всего соответствуют потребностям своего начальника.

Дискуссия о помощниках

Присутствующие сравнили свой опыт двадцати пяти лет работы в разных компаниях и в разных городах. У каждого имелись такие помощники, которые работали из офиса или удаленно, за тысячи километров от начальника. В процессе дискуссии собравшиеся выделили четыре типа личных помощников руководителя и определили, что наем правильного сотрудника имеет решающее значение для использования времени бизнесмена.

Первый тип: мальчик на побегушках

Помощники первого типа требуют прямых указаний и тщательного надзора. Они могут перемещать объекты из точки «А» в точку «Б», могут отправлять электронные письма от имени начальника при условии, что им скажут, что именно написать. Они могут сканировать документы и хранить их в папках в соответствии с инструкциями. Другими словами, мальчику на побегушках нужен подробный комментарий каждого следующего шага.

Таким образом, владелец бизнеса действительно экономит время, ведь такой помощник делает все, что ему говорят. Но если бизнесмен забудет что-то сказать, дать какую-либо инструкцию, сам работник вряд ли догадается. С одной стороны, такое полное подчинение очень удобно, а с другой — время, использованное на раздачу подробных инструкций, можно было потратить более продуктивно.

Второй тип: администратор

Административный помощник, или «администратор» — это тот, кто может хорошо справиться со многими задачами. Но только до тех пор, пока существует четкий процесс и эти задачи находятся в пределах того, что ожидает администратор. Другими словами, он хорошо выполнит ту работу, к которой привык.

Администраторы значительно более автономны, чем первый тип личных помощников. Ассистенты второго типа могут действительно помочь грамотно использовать время своего начальника. Они следуют известным процессам и процедурам, чтобы получить известные результаты. Они преуспевают с конкретными, определенными задачами.

Но если ситуация становится неоднозначной и от администратора требуется проявить смекалку или справиться с задачами, где успех не гарантирован, они боятся совершить ошибку. Такой помощник знает, что придется нести ответственность, поэтому неохотно проявляет личную инициативу.

Таким образом, администраторы могут сэкономить значительно больше времени начальника, чем мальчик на побегушках, но они будут уклоняться от задач, где помощь и инициатива может быть наиболее ценной.

С продуманными заданиями администраторы, чувствуют себя наиболее комфортно. Исходные данные хорошо обработаны, а необходимые шаги изложены четко заранее.

Третий тип: помощник руководителя

Таких ассистентов не отпугивает неопределенность. Они могут взять неясное задание и выяснить в определенных границах, как лучше всего его выполнить. Они могут обрабатывать весьма расплывчатые задачи и «довести их до ума».

Отличие от второго типа

В отличие от администратора, исполнительный помощник способен проявить инициативу и взять на себя ответственность за результат. Ему можно доверить эскизное задание, не имеющее четких границ, и сказать что-то вроде: «Вот то, что я пытаюсь выполнить, несколько переменных в игре. Вот некоторые вещи, которые вы, возможно, захотите принять во внимание. Остальное выясните, пожалуйста, сами и положите результат мне на стол не позднее утра в пятницу.»

Исполнительные помощники очень автономны; им просто нужна помощь в понимании контекста ваших запросов. Они нуждаются в определенном базовом объеме информации, чтобы принять правильные решения от имени начальника. Им нужно, чтобы руководитель поделился своими ожиданиями и предпочтениями.

Например, когда дело доходит до путешествий, личный ассистент должен знать, какой тип перелетов предпочитает шеф, какие отели ему нравятся и в каких районах он предпочитает останавливаться.

Доверие

Этот контекст также может быть гораздо глубже. Например, один владелец кондитерской фабрики хотел бы, чтобы его исполнительный помощник наводил порядок в его почтовом ящике. Отчасти это полезно, потому что уменьшает количество писем, которые директору нужно обработать. Если он получает сто писем в день, исполнительный помощник обрабатывает, распространяет или удаляет около пятидесяти-семидесяти из них. К директору на стол попадают около тридцати писем из той сотни, что ему присылают каждое утро.

Такая работа предполагает определенный уровень доверия между руководителем и его ассистентом, так как помощник видит контекст бизнеса, знает, над чем и с кем в данный момент работает бизнесмен. На основе этих знаний ассистент может принимать лучшие решения о том, кто должен встречаться с его руководителем.

Например, если помощник видит, что его директор обменивается с определенным поставщиком большим количеством электронных писем о конкретном проекте, а затем поставщик просит о встрече в определенный срок, ассистент может определить, что проект действительно важен для руководителя. Поэтому помощник возьмет на себя инициативу организовать эту встречу.

Помощники руководителя могут действительно помочь бизнесмену использовать время наилучшим образом до тех пор, пока существует доверие между начальником и его ассистентом.

Четвертый тип: начальник штаба

Начальник штаба возьмет на себя инициативу и фактически будет следить и проверять прямые отчеты от имени руководителя. В то время как административный или исполнительный помощник может делать заметки на совещании, начальник штаба определит пункты, которые необходимо отслеживать, и сделает это самостоятельно.

Такой помощник возьмет на себя ответственность за выполнение задачи, назначит исполнителя, разъяснит ему суть, определит сроки и будет следить за качественным выполнением поставленной задачи.

Такие помощники понимают цели бизнесмена, знают всех ключевых игроков, способны получать результаты самостоятельно, снимая большую административную нагрузку с плеч своего руководителя.

Выводы

К сожалению, большинство людей нанимают первый и второй тип помощников — людей, которые могут помочь только с четко поставленными задачами. Но большинство владельцев бизнеса не слишком ориентированы на процесс. И поэтому таким бизнесменам действительно нужен как минимум помощник руководителя, который может справиться с более неоднозначными ситуациями.

Начальники штабов замечательны, но обычно они встречаются только в средних и крупных компаниях. Если компания небольшая, у ее руководителя, вероятно, будет помощник первого или второго типа.

Источник

Когда нужен помощник по бизнесу?

Когда предприниматель только открывает свой бизнес, то практически все дела он делает сам. Отвечает на звонки, занимается продажами, выписывает счета, пишет статьи и сочиняет слоганы. Во-первых, потому что хочется все попробовать сделать самому, а во-вторых, на первом этапе нет денег, чтобы нанять помощников по бизнесу.

Выходит слабо и некрасиво. Реклама не работает, на сайт никто не заходит, клиентов почти нет, а бизнес развивать некогда.

Изменить ситуацию можно правильно организовав работу. Вы получите возможность заниматься тем, что умеете делать лучше всех, если часть работы отдадите на аутсорсинг, а часть дел возьмет на себя личный помощник по бизнесу.

Чтобы отдать работу на аутсорсинг, важно понимать, как правильно это сделать. В идеале было бы проконсультироваться у специалиста, владеющего обширными знаниями и практикой во многих областях, касающихся малого бизнеса. Это может быть маркетинг и реклама, создание сайта, SEO-продвижение и развитие бизнеса в соцсетях. Разобравшись в этих вопросах, вы сможете правильно составить техническое задание и найти нужного исполнителя. Аутсорсинг и малый бизнес — совместимы!

А чтобы не разрываться на тысячу дел одновременно, делегируйте их личному помощнику.

Где и как искать помощника

1. спросить рекомендации знакомых;
2. разместить объявление на соответствующих сайтах и в соцсетях;
3. просмотреть существующие объявления «Ищу работу»;
4. обратиться в кадровые агентства.

Нежелательно принимать на работу человека из числа друзей или родственников. Личные отношения будут помехой деловым.

Если сотрудничество с помощником планируется через Интернет и не предполагает личных встреч, то выбирать подходящую кандидатуру можно, не ограничиваясь своим городом. А собеседование проводить по скайпу.

Приглашайте на собеседование тех, кто работал в области, связанной с вашим бизнесом. Плюсом будет, если кандидат имеет опыт и в других областях, такой человек сможет выполнять широкий круг обязанностей. Чтобы понять есть ли у человека специальные навыки и опыт, необходимые в вашем бизнесе – побеседуйте с ним на эту тему, используя профессиональный сленг. Попросите кандидата рассказать о своих увлечениях — и вы сможете судить о коммуникабельности и творческих способностях будущего сотрудника.

Продумайте, какие обязанности вы хотите передать своему помощнику. Наверняка, поначалу это будут мелкие, но срочные дела – прием звонков, оформление документов и др. А со временем, возможно, вы поручите ему отвечать за отдельный проект. Обсудите это с потенциальным сотрудником. Расскажите подробно про оплату. Убедитесь, что между вами достигнуто полное взаимопонимание.

Попросите будущего помощника дать вам обратную связь. Пусть теперь он расскажет вам о том, как он представляет свою работу и оплату за нее. Это позволит избежать досадных недоразумений в будущем.

Для малого бизнеса особенно важно, чтобы дела исполнялись лучшим образом! Поэтому тщательно подобранные помощники сделают слабые стороны вашего бизнеса сильными.

Источник