Создать базу организаций клиентов

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).
2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.
3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».
4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».
2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».
2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».
2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».
3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.
4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.
5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».
6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.
2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».
2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:
2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

Источник

Adaptive Retail Sales

Понятие «Клиентская база» на слуху уже несколько десятилетий. Не нужно быть экспертом, чтобы понять его суть, однако далеко не все умеют формировать и вести эту базу. Небольшой список с именем и телефоном, уже имеет право называться «клиентской базой», но для эффективной работы с клиентами этого бывает недостаточно. Давайте разберемся, какой должна быть идеальная клиентская база, и какие методы ее сбора и ведения существуют?

Что такое клиентская база и зачем она нужна?

Многие владельцы малого бизнеса, до сих пор не верят в то, что каждый клиент сегодня на вес золота. Безусловно, специфика бизнеса может не предполагать долгосрочные отношения с клиентами, «продал и забыл» — как говориться. Но там, где клиент может стать вашим постоянным покупателем, может вернуться к вам за повторными покупками и от него зависит будущее вашей компании, клиентская база – most have!

Почему? Упорядоченный по особым критериям список клиентов – это не только индикатор активности вашего бизнеса. В успешной компании — много клиентов, не так ли? Прежде всего – это инструмент, который может указывать вам на ошибки. Если клиент приходил к вам в течении года и потом пропал, вы это сразу узнаете и конечно же вам захочется узнать, что же случилось.

Связавшись с клиентом, вы можете услышать самые неожиданные ответы, например: «Ваша девушка мне нахамила и отказалась помочь мне в моей проблеме…» или «Я прождал 3 часа, пока мне …» или «Раньше вы продавали качественные вещи, а сейчас …». Из-за какого-то частного случая, вы можете терять ценных клиентов, а не имея клиентской базы вовсе, вы просто теряете клиента навсегда, так и не выяснив, куда подевались все клиенты.

Сегментация клиентов. Имея хорошую базу клиентов (как ее правильно собрать, вы узнаете позже), вы можете объединять их по каким-либо признакам, например:

Это даст возможность составить психологический портрет покупателя, который поможет вам лучше узнать его. Это необходимо для того, чтобы предугадывать желания клиентов, и удовлетворять существующие потребности.

Наличие клиентской базы даст вам возможность делать массовые рассылки по электронке, телефону, почте. Если у вас много лояльных клиентов, то эффективность таких рассылок будет велика. Имея списки клиентов, вы сможет напоминать о себе, ведь ежедневно у вас появляется множество конкурентов и о вас могут просто забыть ваши клиенты. Немного о лояльности клиентов, здесь.

Классификация клиентской базы

Важно начать сразу вести клиентскую базу правильно, так как потом, дополнить ее данными будет очень тяжело.

Как вы знаете, клиентов разделяют по степени готовности к покупке на «холодных» и «теплых». «Холодными» называют тех клиентов, кто только планирует совершить покупку или пока не планируют вовсе, а «теплыми», кто уже совершил покупку. Это нужно учитывать при создании и ведении клиентской базы.

Схема работы с этими категориями клиентов абсолютно разная, поэтому, их нужно разделять. Если обзвон по «холодной базе» дает результат (продажу или встречу), клиента можно переводить в «теплую» базу. Компании, у которых настроен CRM, могут видеть воронку продаж и отслеживать конверсию обработки базы.

VIP. Существует еще отдельная категория клиентов – VIP. К ней можно отнести особо ценных клиентов для компании: которые совершают регулярные покупки в течении долгого времени или совершают покупки на сумму в несколько раз превышающую средний чек. Такие клиенты должны быть на особом счету и в особом списке. Они не должны быть вперемешку со всеми остальными клиентами в базе. Как правило, это необходимо для поддержания теплых отношений с клиентом, его удержания и конечно же для донесения особых условий. Как удержать своих постоянных клиентов, подробно читайте здесь.

Горячие клиенты. Если клиенту нужно немного времени для принятия решения, но он решительно настроен на покупку, его нужно классифицировать как «горячего покупателя». Таких клиентов нельзя откладывать на потом, их нужно дорабатывать сразу же. Они так же должны быть выделены в клиентской базе. Подробнее о технике продаж «горячему покупателю» читайте здесь.

Неважно в чем вы будете вести базу клиентов, вы должны как-то выделять клиентов с конкретным признаком.

Структура правильной клиентской базы

Что же должна содержать идеальная база клиентов? Прежде всего, достоверные данные о них, чтобы база не считалась «битой». Но, давайте поподробнее. Помимо ФИО клиента и его телефона, вам помогут в дальнейшей работы с ним следующие данные:

Email клиента. Сегодня мобильные телефоны есть у каждого, и электронная почта постепенно перемещается с персонального компьютера в мобильные телефоны. Это очень удобно, когда у вас есть история писем, и вы можете всегда найти купон на скидку или номер дисконтной карты. И еще, в электронном письме можно изложить намного больше и нагляднее, чем например, в SMS или в голосовом сообщении. Часто, Email можно использовать, как вспомогательный инструмент продаж, например: «Семен Семенович, добрый день! Это Иван с компании …. Мы вам отправляли на электронку приглашение на презентацию нового … ». Т.е. Email – это повод еще раз напомнить о себе.

Так же, Email можно использовать для ведения личного кабинета клиента. Покупатель может войти в него с помощью компьютера или смартфона и увидеть, например: историю покупок, даты, напоминания, чеки и пр.

Физический и почтовый адрес. Эта информация даст возможность, например: поздравить ВИП клиента с днем рождения, или пригласить его на открытие нового магазина или уведомить о повышении дисконта. Также физический адрес позволит таргетировать клиентов по географии. Зная, где концентрируются ваши клиенты, можно эффективно размещать рекламу, как наружную, так и в интернете.

Хобби и увлечения. Знать чем занимаются ваши клиенты очень важно, так как род занятий, говорит о психотипе и характере человека. Помимо этого, вы можете узнать, где отдыхают ваши клиенты, как они проводят свободное время. Если в вашей клиентской базе 20% клиентов любят кататься на велосипеде, а вы продаете, например: одежду или обувь, то можно пересмотреть сезонный ассортимент одежды и аксессуаров в сторону туризма. Также, это дает понять, что пятая часть вашей целевой аудитории — активные люди, а одежда и обувь для активных, сильно отличается от делового или домашнего стиля.

Предыдущие предпочтения. Полезно знать, что предпочитал клиент до вашего продукта. Где он совершал покупки и что ему не понравилось там. Так вы не только поймете проблемные точки контакта с клиентом, но и поймете, как трансформировались его потребности. О трансформации потребностей покупателей, читайте здесь.

В какой программе вести клиентскую базу?

Как сохранить данные о клиенте и куда их записывать? Вы будете смеяться, но сегодня можно еще встретить владельцев бизнеса, которые ведут базу своих клиентов в блокноте. Да да, в бумажном потрепанном блокноте. Суть не в красоте или современности решения, а в сути – база ведется и это главное!

Когда клиентов набирается больше сотни или тысячи, то бумажным блокнотом здесь не обойтись, да и не удобно это. Нельзя отбирать, сортировать, сегментировать, отправлять по почте, делать рассылку и т.д. Что там говорить – это не решение 21 века. Здесь на помощь вам придут компьютерные программы (online и offline). Их существует очень много. Самое простое и бесплатное решение – это Excel (электронные таблицы от Microsoft). Возможности данного программного продукта очень обширны, нужно просто правильно все настроить. Ниже пример ведения клиентской базы в Excel:

В электронную таблицу данные вносит клиентоконтактирующий сотрудник – менеджер по продажам, администратор, секретарь, кассир.

Многие клиентские базы ведутся в программах на базе: 1С и SAP, а также в любых платных и бесплатных решениях с приставкой «CRM». В отличие от Excel, в них можно провести интеграцию с телефонией, для автоматизации и учета входящих звонков и визитов клиента. Мало того, на каждого состоявшегося клиента будет завязано масса бизнес-процессов (поток документов, оплаты, история покупок и пр.). Такой способ ведения клиентской базы предпочтителен для среднего и малого бизнеса, где поток клиентов достаточно существенный и бизнес-процессы сложные.

Как получить данные о клиенте?

Как получить от своих клиентов данные о себе? А как получить данные от потенциального покупателя? Вот несколько проверенных методов:

Регистрация дисконтных карт. Получить сведения о клиенте можно с помощью анкетирования, например при выдаче дисконтной карты или ее активации. Хочешь скидку – заполни анкету! Этот метод очень эффективен, о чем говорит частота его применения. Магазины одежды, супермаркеты, заправочные станции, салоны красоты и пр. — все используют систему дисконтных или накопительных карт.

Анкету регистрации можно получить непосредственно в магазине при выдаче карты или заполнить данные в мобильном приложении (компьютере) при ее активации. Так же заполнить анкету можно с помощью чат-бота в мессенджере, если компания предлагает такую очень удобную функцию.

Регистрация на сайте. Сегодня практически все интернет-магазины используют формы заполнения заказа, в которых есть поля личных данных. В некоторых сайтах они обязательны к заполнению! Регистрацию на сайте можно использовать и до покупки, например, мотивируя потенциального покупателя скидкой.

Открытые мероприятия. Выставки, презентации, конференции, семинары, прейсменты – это открытые мероприятия на которых собирается ваша целевая аудитория. Обмен визитками, списки участников, прямой нетворкинг поможет собрать нужные контакты.

Использовать соц-сети. Если ваш клиент имеет аккаунт в соц-сетях (Facebook, VK, Instagram ) можно зарегистрировать его в интернет-магазине используя технологию «Продолжить используя учетную запись … ». Вообще, соц-сети имеют неограниченные возможности для сбора клиентской базы. Например, вы продаете парфюмерию, но у вас недостаточно «теплой» и «холодной» базы для того, чтобы вывести продажи на определенный уровень или хотя бы, сообщить потенциальным покупателям о скидке. Не беда, воспользуйтесь подписчиками чужого аккаунта.

Если он открыт, то вы без труда сможете посмотреть список участников профильного аккаунта интернет-магазина конкурента. Если речь идет о 50-100 человек, то можно пригласить их к себе на страницу вручную, но если мы говорим о тысячах подписчиков, то вам помогут онлайн сервисы по сбору и накрутке подписчиков. Можно вручную искать потенциальных клиентов по интересам или роду деятельности и приглашать их к себе на бизнес-страницу.

Опрос при оформлении покупки. Небольшой опрос, состоящий из 3-5 вопросов на заключительном этапе продаж (оплата или выдача товара) поможет собрать качественную базу клиентов с достоверными данными. Учтите, что клиент не обязан вам ничего рассказывать, однако, если вы его как-то замотивируете, он охотнее будет реагировать на вашу просьбу.

Купить чужую клиентскую базу. Это один из черных методов получения готовой базы клиентов. Он достаточно распространен в нашем пост-советском пространстве. Минус этого метода – это качество этой базы. Очень часто в таких базах клиентов указаны недействительные данные. Такую базу называют – «битой».

Проблемы связанные с клиентской базой

Самой главной проблемой является – безопасность клиентской базы. Если она попадет в лапы конкурентов, вы можете потерять свой бизнес. Поэтому, ее нужно защищать. Несмотря на существование закона «О персональных данных», чуть ли не каждый день, можно фиксировать его нарушение. Вспомните, когда последний раз вам звонили с какой-либо компании (магазина, банка) в котором вы никогда не были? Было, не правда ли? Ваши данные были либо украдены, либо проданы компанией, где вы являетесь клиентом.

Из известных методов защиты:

• Защита от копирования контента на уровне программы. Отключаются функции копирования таблиц, возможности скрин-шотов.
• Отключаются порты USB, для исключения возможности копирования на внешний носитель.
• Создается только одна корпоративная почта, удаляются или блокируются другие программы отправки писем.
• Запрет на использование личных телефонов в рабочее время.
• Подписание договора о коммерческой тайне с сотрудниками с указанием санкций за нарушение условий договора.

Эти способы защиты не гарантируют 100% сохранности данных ваших клиентов, однако снижают вероятность их утечки.

Второй проблемой является – чистота клиентской базы. Если вы купили базу данных, то ее качество будет оставлять желать лучшего. Об этом скажет конверсия продаж по ней. Если вы ведете базу самостоятельно (сотрудники компании), то очень важно делать это качественно. Для этого нужно вводить программные ограничения на сохранение данных и выписку документов: пока не введешь телефон, ФИО и имейл, нельзя выписать счет, например.

В поле «телефон» должно быть конкретное количество символов, в поле электронного адреса наличие определенных символов и т.д. Нужно объяснить сотрудникам, что когда им придется связаться с клиентом, а телефон будет указан неправильный, они просто не смогут решить какую-то проблему или совершить повторную продажу.

Вывод

Наличие клиентской базы дает бизнесу ряд преимуществ: стабильность, возможность чувствовать спрос и потребности клиентов, мониторить качество обслуживания, повышать их лояльность, фиксировать динамику развития компании в целом. Качество клиентской базы влияет на все эти факторы. Если вы хотите вести бизнес профессионально и понимать что думают о вас клиенты, сколько их и в чем их потребность, начните собирать и вести базу клиентов уже сегодня.

Источник