Составить номенклатуру дел своей организации или структурного подразделения

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

• наименование организации,
• номер и дата составления,
• перечень документов,
• подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

1. Вначале вносится стандартная информация:
   • полное наименование компании,
   • дата составления документа,
   • предстоящий год, на который он пишется,
   • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

• индекс или номер дела,
• заголовок или название,
• количество содержащихся в нем частей или томов,
• срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
• отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Источник

Номенклатура дел структурного подразделения организации

Тип документа: Разное

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 35,5 кб

Номенклатура дел структурного подразделения по сути является реестром дел любого типа, от кадровых до бухгалтерских, которые входят в общее понятие делопроизводства подразделения предприятия или организации. Составляется номенклатура в соответствии с правилами систематизации внутренних документов предприятия, установленными различными нормативными и подзаконными актами.

Необходимость в составлении

Любое предприятие (организация) в процессе своего функционирования «обрастает» в конечном итоге, массой документации.

В соответствии с правилами делопроизводства, документы могут дифференцироваться по сроку их хранения, а сроки хранения, в свою очередь, дифференцируются по признаку важности документа.

Правильно и систематически составляемая номенклатура дел позволяет учитывать и систематизировать документы по мере их поступления (издания), обеспечивая соблюдение сроков их хранения.

Правовое регулирование

Основными подзаконными актами, регламентирующими ведение номенклатуры, являются:

• утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.
• Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 года о порядке учета архивных документов в государственных и муниципальных органах.

Так, Свод правил Росархива не только утверждает унифицированную форму номенклатуры, но и стипулирует их электронные форматы.

Сроки хранения документов в архивах предприятий и организаций устанавливаются приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 года. Так, в соответствии с этим приказом, устанавливается реестр наиболее типичных документов любого юридического лица, и, в соответствии с их отличительными характеристиками, определяется срок их хранения.

Порядок работы

При составлении номенклатуры следует исходить из двух основополагающих принципов — значимости документа и хронологии. Речь, в данном случае, идет не только об оценке характеристик документа, но и о порядке их размещения в реестре.

Так, расположение по значимости в номенклатуре идет в порядке убывания от более значимых к менее значимым. Например, документы, так или иначе связанные с правоустанавливающими фактами, должны располагаться выше, чем, скажем, документы о замене электропроводки в кабинете.

Соблюдение принципа хронологии будет заключаться в расположении документов по мере их убывания, то есть от нового к старому.

Алгоритм работы с номенклатурой можно представить в следующем виде:

• Номенклатура составляется в текущем году на следующий год. Обязанность по составлению макулатуры может как делегироваться определенному работнику, так и находится в обязанности руководителя структурного подразделения;
• архивариус предприятия или заведующий канцелярией проверяет составленную номенклатуру на предмет верности указанных сроков;
• номенклатура подписывается руководителем подразделения и интегрируется в общую номенклатуру предприятия или организации.

Структура

Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

1. »шапка», содержащая в себе наименование организации, место составления документа, название самого документа;
2. собственно номенклатура дел;
3. отметки о согласовании с руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании ЭК (ЭПК) учреждения с указанием даты и номера протокола заседания комиссии;
4. итоговую запись номенклатуры;
5. подписи руководителя, архивариуса или заведующего канцелярией.

Индексирование дел

Под индексом понимается номер дела. По правилам делопроизводства, номер должен давать сведения не только о количественном учете документа, но и представлять его идентификационные характеристики.

В судопроизводстве, например, номер предоставляет сведения об отнесении дела к определенной отрасли права, о дате поступления и дате рассмотрения дела. Например:

• уголовные — 1 (цифровое обозначение уголовных дел) — 890 (годовой порядковый номер регистрации) / 2019 (год вынесения приговора);
• гражданские — 2 (цифровое обозначение гражданских дел) — 2211 (годовой порядковый номер) / 2020 (год вынесения решения).

В делопроизводстве предприятий индексирование происходит примерно по той же схеме. В индекс включаются:

• цифровое обозначение подразделения;
• номер самого дела по порядку его регистрации.

Номера подразделений являются постоянными и могут быть изменены лишь в случае организационных модификаций. Например, если экономический отдел входит в состав экономического управления, имеющего свой индекс «04», индекс «Положения об экономическом отделе» будет выглядеть как «04.3-1»

С целью недопущения — нарушений внутренней структуры номенклатуры в случае появления новых документов, рекомендуется резервировать порядковые номера. В противном случае будут появляться так называемые «дубли», которым придется присваивать дополнительные буквенные обозначения, например, « 02.01 — 64А».

Заголовки

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке.

Порядок расположения заголовков будет соответствовать приведенной ниже схеме:

1. номенклатура дел;
2. уставная часть, характеризующая структурное подразделение;
3. должностные инструкции;
4. документы регламентирующего, дисциплинарного или директивного содержания, поступившие от вышестоящих органов;
5. внутренняя регламентация;
6. отчетные документы в порядке убывания — год, полугодие, квартал, месяц, декада;
7. письма от/к контрагентам и сторонним организациям;
8. внутренняя корреспонденция;
9. регистрационные журналы, почтовые реестры и прочее.

Заголовок должен быть предельно ясным. Например, дело «корреспонденция по сторонним организациям» должно быть подразделено, например, на «Письма в налоговую инспекцию» и «Переписка по договорам поставки».

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Ограничение по объему

Как правило, в одном томе не должно содержаться более 250 листов, если лимит на количество листов превышен — заводится второй том. При этом в заголовке следует указать номер тома и включенные в каждый том объемы информации по месяцам, например «с 01.01.2018 по 01.06.2018 г.».

Отметки по срокам

Существуют следующие вариации отметок о сроках хранения:

1. постоянное хранение;
2. длительное хранение (например, 75 лет, 10 лет);
3. временное хранение (до 10 лет);
4. по мере необходимости;
5. до замены новыми;
6. ЭК, ЭПК (ЦК) — срок установлен по решению специализированной экспертизы.

Особые заметки (примечания)

В этом разделе проставляются:

• отметки об убытии дел;
• отметки о повреждениях;
• отметки о переводе в электронную форму и т.д.

Хранение

Номенклатура относится к документам постоянного хранения. Как правило, она вводится в действие на год приказом руководителя организации и начинает действовать по приказу с 1 января следующего года.

Источник

Номенклатура дел структурного подразделения

Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации.

Этот документ является основным учетным документом для составления описей дел постоянного и временного хранения (п.3.4.3 «Основных Правил работы архивов организаций»).

Документ может составляться в отношении целой организации (сводная) или только в отношении структурного подразделения.

Правила заполнения граф таблицы в номенклатуре дел структурного подразделения

Образец номенклатуры дел структурного подразделения содержит в себе таблицу, состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:

— в первой графе проставляются индексы;

— во второй графе включаются заголовки дел (томов, частей), которые точно отображают основное содержание документов;

— в третьей графе указывается количество дел (томов, частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.

Согласно п. 3.5.3 «Основных Правил работы архивов организаций», в одну папку должны помещаться не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом.

— в четвертой графе указываются срок хранения дел, номера статей по перечню (типовому или ведомственному). Срок хранения может быть определен по типовой или примерной номенклатурам дел.

Если срок хранения документа не предусмотрен типовыми или ведомственным перечнями, то срок устанавливается ЭПК архивного учреждения.

— в пятой графе «Примечание» ставятся отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию и т.д.

Правила оформления номенклатуры дел структурного подразделения

В конце календарного года в выписке номенклатуры дел организации структурные подразделения составляют итоговую запись о количестве заведенных дел (томов) внутри структурного подразделения.

Итоговые записи для структурных подразделений составляются по той же форме, что и для сводных номенклатур.

Номенклатура должна подписываться руководителем структурного подразделения, лицами ответственными за документационное обеспечение и архив организации.

Если в организации существует экспертная комиссия (ЭК) структурного подразделения, то номенклатура дел должна согласовываться с данной экспертной комиссией.

Решения ЭК структурного подразделения организации протоколируются. Номер и дата протокола ЭК структурного подразделения организации указывается на самой номенклатуре дел.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в службе документационного обеспечения, второй — в архиве, третий хранится в структурном подразделении.

Срок хранения

Номенклатура хранится до замены новой и не менее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел (Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Источник