Представьте свою организацию как систему

Организация как открытая система

Нестеров А.К. Организация как открытая система // Энциклопедия Нестеровых

Организация является системным образованием, которое имеет определенные границы, функционирует на постоянной основе и преследует определенную цель.

Цели и задачи организации

Организация как открытая система существует обособленно от внешней среды и имеет свои границы, однако она подвержена влиянию извне и может трансформироваться в зависимости от внешних условий.

Основная характеристика организации как открытой системы – это наличие совокупности целей и задач, которые связаны между собой, миссии и стратегического видения. При этом цели, задачи, миссия и видение организации подчинено глобальной цели, ради которой данная организация была создана.

Каждая организация имеет систему целей, начиная от стратегической цели, заканчивая оперативными целями на каждую неделю. При этом все члены организации имеют определенные обязанности, исполняя которые, они должны способствовать достижению целей организации.

Члены организации для достижения и реализации поставленных целей и задач создают комплекс норм поведения, ценностей, установок и мотивов. В упрощенном виде, в организации существует один лидер (начальник, директор, руководитель), его заместители и рядовые исполнители, при этом все они следуют установленному комплексу норм в соответствии со своим организационным положением.

Являясь открытой системой, организация имеет механизмы формального и неформального координирования взаимодействия работников, что также является ее особой характеристикой.

Принципы организации как открытой системы

Организация как открытая система определяет способ распределения задач и ответственности (отчетности), формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия работников и подразделений в процессе достижения организационных целей.

В соответствии с концепцией открытой системы организации присущи 3 принципа

3 принципа организации как открытой системы

1. Комплексность – организация является открытой совокупностью элементов и системой взаимосвязей между ними.
2. Формализация – в организации заранее разрабатываются правила и процедуры, которые регламентируют деятельность работников и внутриорганизационные отношения.
3. Соотношение централизации и децентрализации – определяется уровнями, на которых разрабатываются, принимаются и реализуются управленческие решение. Соответственно, если все решения принимаются высшим руководством, то система управления в организации является полностью централизованной.

Следует отметить, что принцип соотношения централизации и децентрализации во многом определяет характер и тип организационной структуры предприятия.

Применительно к теории организации, система – это совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых звеньев, составленных организационную структуру в определенном порядке.

Организация является открытой системой в том случае, если она вступает во взаимодействие с внешней средой: приобретает сырье, материалы, производит и реализует продукцию, нанимает работников, заключает договора, работает с населением, потребителями, поставщиками и т.д.

Таким образом, как открытую систему можно охарактеризовать следующие типы организаций:

• любая коммерческая организация;
• большинство некоммерческих, благотворительных, кооперативных организаций;
• товарищество собственников жилья и аналоги;
• образовательные учреждения начального, среднего, высшего образования;
• медицинские учреждения;
• профсоюзы;
• ассоциации;
• иные типы организаций, не являющихся закрытыми.

Характеристики организации, являющейся открытой системой

В целом, если организация изначально не является закрытой для внешней среды, например, служба разведки, тайные общества, клубы по интересам и т.д., – такая организация является открытой системой.

Специфические черты организации как открытой системы

Внутренняя среда оказывает больше влияния на организацию, чем внешние условия, во многом определяя эффективность и результативность ее деятельности.

Следует отметить и еще один подход:

Организация как открытая система – это совокупность индивидов, объединившихся для достижения определенной цели и взаимодействующих с другими субъектами.

В данном случае приоритет имеют следующие аспекты:

• индивидуальные характеристики каждого человека, вступающего в организацию;
• организационные факторы, которые влияют на каждого члена организации;
• внешние связи организации, так или иначе влияющие на ее деятельность;
• совокупность условий, определяющих мотивацию и удовлетворенность трудом членов организации.

Соответственно, организация как открытая система исследуется с позиций ее индивидуальных характеристик.

Источник

Организация как управляемая система

Потребность в использовании системного подхода в управлении обострилась в связи с необходимостью управления объектами, имеющими большие размеры в пространстве и во времени в условиях динамичных изменений внешней среды.

Системный подход к управлению организацией заключается в построении такой структуры управления, которая позволит достигнуть целей деятельности, и в определении состава комплекса и функций, входящих в общую систему подразделений. Системный подход включает в себя разработку специализированной методологии исследования систем. Его основная задача заключается в выражении принципов и понятий системных исследований на уровне единой общенаучной методологии.

В фундаменте теории организации находится теория систем, потому что термин «организация» в одном из своих лексических значений означает упорядоченную и организованную систему.

Система – это целое, сформированное из частей и элементов для целенаправленной деятельности, это общность взаимосвязанных действующих элементов.

Признаки организации как системы

• множество формирующих ее элементов (подсистем);
• единство главной цели для всех подсистем;
• существование связей между элементами;
• целостность и единство подсистем;
• наличие структуры и иерархичности в организации;
• относительная самостоятельность подсистем;
• наличие управления элементами системы (организации).

Основные принципы системы

• целостность – принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её элементов и невыводимость из последних свойств целого; зависимость каждого элемента, свойства и отношения системы от его места, функций и внутри целого;
• структурность – возможность описания системы через установление её структуры, т.е. сети связей и отношений; обусловленность поведения системы поведением её отдельных элементов и свойствами её структуры;
• взаимозависимость системы и среды (формирует и проявляет свои свойства в ходе взаимодействия со средой, оставаясь при этом главенствующим активным компонентом);
• иерархичность – всякий компонент, будучи элементом общей системы, может рассматриваться самостоятельно как обособленная система, а исследуемая в таком случае система есть один из компонентов более широкой системы;
• множественность описания – принципиальная сложность системы требует разработки множества различных моделей, каждая из которых описывает только ее отдельный аспект и пр.

Организация в теории понимается как достижение структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно самостоятельных составляющих в системном объекте. Система может содержать большой список элементов, и ее целесообразно разделить на ряд подсистем.

Подсистема – это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, в частности, технологическую, экономическую, организационную, правовую.

Современная наука стремится описать организацию как систему, состоящую из взаимосвязанных частей и переменных, и понимает ее как социальную систему, входящую в состав более широкой системы общества. Организация как социальная система имеет такие специфичные черты:

1. организация – целевая система. она создается для достижения конкретных целей.
2. члены организации представляют собой управляемую общность людей, консолидированных для достижения общей цели.
3. организации характерна иерархичность, которую можно представить в виде системы подчинения с единым управляющим центром.

Всякая организация должна характеризоваться всеми признаками системы, отсутствие хотя бы одного обязательно приводит организацию к ликвидации. соответственно, системный характер организации – это необходимое условие ее функционирования.

Организация в теории понимается как достижение структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно самостоятельных составляющих в системном объекте. Система может содержать большой список элементов, и ее целесообразно разделить на ряд подсистем

Для того чтобы комплекс, состоящий из людей, машин и механизмов, материалов и прочих ресурсов, смог функционировать как единое целое – требуется объединение, трансформацию в организацию. Сложность внешней среды как системы характеризуется наличием многих элементов, каждый из которых является подсистемой, а кроме того взаимосвязями между указанными элементами.

Сложность внешней среды выражается в ряде моментов. Простыми считаются среды, которые имеют сравнительно немного элементов, а имеющиеся элементы весьма похожи друг на друга и легко понимаемы. Сложная комплексная среда подразумевает существование большого числа факторов, каждый из которых может значительно отличаться от прочих, взаимосвязь между ними весьма сложно выявить и проанализировать.

Источник

Организация как система на примере фирмы

Автор: Пользователь скрыл имя, 16 Января 2013 в 13:32, контрольная работа

Краткое описание

Целью данной работы является изучение специфики организации как системы.
Для реализации поставленных целей необходимо решить задачи:
1. Раскрыть черты и свойства организации.
2. Выявить характеристики, типологию организации как системы.
3. Показать аспекты управления с точки зрения системного подхода.
4. Представить организацию как систему на примере реального предприятия.

Оглавление

Введение………………………………………………………………..3
1. Понятия организации и системы……………………………………………. 4
2. Признаки и классификация систем………………………………………. 5
3. Системные свойства организации…………………………………………. 10
4. Управление организацией на основе системного подхода………………. 13
5. Организация как система на примере фирмы……………………………….14
Заключение………………………………………………………. 20
Список используемых источников и литературы…………………..21

Файлы: 1 файл

Документ Microsoft Word.docx

· По уровню организованности:

хорошо организованные и плохо организованные.

Хорошо организованные — это системы, в которых четко выделены все элементы, связи, взаимозависимости элементов и цели. В основном это технические системы.

Плохо организованные (диффузные) — системы, в которых сложно выделить элементы, связи цели.

равновесные, слабо равновесные и сильно неравновесные.

Равновесные — это системы, которые находятся в состоянии покоя под действием противоположно направленных сил;

Слабо равновесные — под действием небольшого воздействия сил природы способны достичь в изменённых условиях состояния нового равновесия.

Сильно неравновесные — очень чувствительные к воздействию внешней среды системы.

материальные и абстрактные.

Материальные — это совокупность материальных объектов, объединённых формой регулярного взаимодействия для выполнения определённой функции (живые организмы, технические системы);

Абстрактные — это знаковые и информационные системы.

Каждая организация должна обладать всеми признаками системы.

Таким образом, системный характер организации — это необходимое условие ее деятельности. Отсутствие хотя бы одного из условий неизбежно приводит к ликвидации организации.

3. Системные свойства организации

Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема — это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область. Например, технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистема.

Свойство целенаправленности — обеспечивает общую цель функционирования или развития составляющих систему элементов. Цель технической системы — выполнить задачу, которую ставит перед ней создатель. Цель любой биологической системы — выживание. Системы более высокого уровня иерархии имеют более сложные цели, не всегда до конца познанные человеком. Например, изучение целей систем 9-го уровня иерархии — дело будущего.

Свойство связности. Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается;

Свойство эмерджентности: наличие у системы качественно новых свойств, которыми не обладают входящие в её состав элементы. В системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем, (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам и может не иметь свойств, первоначально присущих большинству ее элементов). Химическая молекула обладает свойствами, отличными от составляющих её атомов. Примером могут служить автомобиль, компьютер, пароход — отдельные их детали не способны выполнять функции целого устройства. Семья способна к воспроизведению потомства, чего не может сделать каждый её член в отдельности, предприятие способно производить сложный продукт, что недоступно сотрудникам отдельности. Или: директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бы в голову ее участникам при индивидуальной работе.

Свойство самосохранения (Гомеостазис) Система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и используют для этого все свои возможности. Например, поддержание организмом человека постоянной температуры тела не зависимо от температуры внешней среды. Неприятие неформальным коллективом нового сотрудника также есть проявление гомеостазиса. Причина неприятия — разница каких-либо критериев между сотрудником и сложившимся коллективом.

Свойство организационной целостности, которое подразумевает следующие выводы:

— целое первично, а части вторичны;

— части образуют единое целое, следовательно, воздействие на одну часть несет изменения

для всей системы;

— каждая часть несет свою долю участия в функционировании целой системы;

— целое ведёт себя как нечто единое вне зависимости от уровня сложности системы.

Автомобиль, компьютер, любой живой организм, семья, фирма — все они обладают организационной целостностью — не зависимо от уровня сложности и многокомпонентность состава.

Свойство структурности, т.е. прерывистости, возможности выделения составляющих системы. Это обозначает, что любая система состоит из более мелких систем и сама является частью более крупной системы. Подсистема — это относительно автономная область в системе, которая по какому-то признаку рассматривается как неделимая. В рамках системы можно выделить ряд подсистем. Элементом при этом считается система, которая в рамках рассматриваемого ранга на подсистемы не делится. Например, в живом организме — система кровообращения, нервная система и пр. Так же в структуре фирмы можно выделить финансовый отдел, службу рекламы, службу поставки. В каждом отделе могут быть более мелкие подразделения.

Каждая система имеет входное воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды (вход 1) и собственных воздействий (вход 2).

Рисунок 2 — Схема функционирования системы.

Системы могут включать большое число группировок, однако основной является группировка их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.

С понятием системы связана широта подхода при анализе и синтезе различных организационных образований. Речь идет о системном, комплексном и аспектном подходах.

· Системный подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений.

· Комплексный подход требует определения приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных из них.

· Аспектный подход ограничивается учетом отдельных элементов при анализе или синтезе организационных образований.

Системный подход требует наибольших затрат ресурсов и времени. Если они оправданы, то использование этого подхода целесообразно. Комплексный и аспектный подходы дешевле, но и менее точны.

4. Управление организацией на основе системного подхода

Управление обеспечивает системе сохранение её структуры, поддержание режима деятельности, реализацию её программы и достижения цели.

Систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как управленческую деятельность.

Система управления включает в себя объект управления (часть системы, на которую направлено управляющее действие), субъект управления (орган, осуществляющий управляющее воздействие), связь между ними, а также процессы, которые обеспечивают взаимосвязанное функционирование субъекта и объекта управления.

На этой основе формируется альтернативный подход к выделению подсистем в системе управления. Он четко иллюстрирует многообразие элементов системы и связей между ними.

В системе определяются четыре подсистемы:

1. методология управления — цели, задачи, принципы управления, функции, методы и технологии управления;

2. структура управления — функциональную и организационную структуру, организационные отношения, профессиональный уровень персонала;

3. процесс управления — представляет систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение;

4. технические средства управления — информационные технические средства, система документооборота.

При сочетании первой и третьей подсистем образуется управленческая деятельность, а при сочетании второй и четвертой — механизм управления.

Таким образом, связь организации и управления заключается в следующем:

· Управление в качестве управляющего подсистемой является упорядоченным целым, то есть организацией в статике.

· Управление как функция по поддержанию отклонений системы от заданных целей может рассматриваться как часть организации, т.е. как организация в динамике.

· Организация как процесс упорядочения выступает как функция управления, являясь таким образом частью управления.

Таким образом, управление — есть часть организации, а организация — часть управления.

5. Организация как система на примере фирмы

За систему я приняла ООО «Альянс», которое начало свою работу в 1999 году в городе Дзержинск. ООО «Альянс» является коммерческой организацией. Основными целями ООО «Альянс» являются:

— глубокое и всестороннее освещение в средствах массовой информации государственной политики и общественной жизни г. Дзержинска;

— объективное информирование читателей о происходящих событиях в г. Дзержинске;

Для выполнения указанных целей ООО «Альянс» осуществляет следующие основные виды деятельности:

— поиск, получение и распространение массовой информации;

— наполнение контента и поддержание работы веб- сайтов «дзержинск.рф», «столица химии»;

— создание коммерческих сайтов;

— издание газет «Полезная газета», «Дзержинские частные объяления», «Новая работа», «Карьерный рост», «Дзержинские вакансии» ;

Так же как любой системе, системе организации ООО «Альянс» присущи характерные системам свойства.

Организации создают структуры, чтобы обеспечить координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структура организации — это те фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических и человеческих элементов.

Структура может быть простой или сложной в зависимости от числа и типа взаимосвязей между частями системы. В сложных системах должна существовать иерархия, т. е. упорядочение уровней подсистем, частей и элементов. От типа и упорядоченности взаимоотношений между компонентами системы в значительной степени зависят функции систем и эффективность их выполнения.

В данной организации использовалась иерархическая структура. Она характерна тем, что реализует все виды связей, т.е. предполагает выполнение каждым работником определенной работы. Функциональные связи между исполнителями, линейные — руководителя с исполнителем, характеризуется передачей управленческого воздействия в виде конкретного набора функций:

Главный редактор (печатные издания)

Рисунок 3 — Иерархическая структура управления ООО «Альянс».

Система организации — это конечное множество функциональных элементов и отношений между ними, выделенное из внешней среды с определенной целью в рамках некоторого временного интервала.

Организация как предприятие — это объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития.

Целенаправленность — наличие общей цели функционирования или развития элементов системы.

Работа каждого структурного подразделения имеет свою цель, но все цели структурных подразделений подчинены общей единой цели. Технический отдел имеет цель произвести качественный продукт. Коммерческий отдел имеет цель — поддерживать и развивать связи с максимальным числом заказчиков, продвигать предприятие на рынке. Бухгалтерия имеет цель обеспечить предприятию качественное бухгалтерское и правовое сопровождение. Администрация — оптимизировать и ускорить деятельность других структурных подразделений. Все эти цели подчинены одной общей — создать и реализовать на рынке качественный и конкурентоспособный продукт, удовлетворив этим спрос на свою продукцию и получив следующие предложения сотрудничества.

Одной из причин, объясняющей, почему ООО «Альянс» являлось прибыльной организацией, заключается в очень упорной работе собственников и сотрудников фирмы. Стремление к лидерству и качество команды позволили поставить перед собой широкий набор целей, которые должны соответствовать постоянно меняющимся требованиям на рынке рекламы и СМИ.

Миссия ООО «Альянс» в том, чтобы предоставить самый широкий и качественный спектр услуг по рекламе и предоставить общественности наиболее полную и правдивую картину жизни города.

Стратегическая цель ООО «Альянс» — завоевание лидирующего положения на рынке рекламы за счет использования максимума современных технологий для достижения лучшего качества.

· Быть прибыльным предприятием и использовать полученные средства для новых инвестиций по мере возникновения возможностей;

· Отобрать и принять на работу высокопрофессиональных сотрудников, ориентированных на успехи и привыкшие к упорной работе;

Источник