Помогите как правильно организовать свою деятельность

Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

1. Глобальная цель.
2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
3. План на ближайшие 3–5 лет.
4. Планы на год и месяц.
5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

1. Быть инициативным, искать возможности.
2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

1. Глобальная цель.
2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
3. План на ближайшие 3–5 лет.
4. Планы на год и месяц.
5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

1. Быть инициативным, искать возможности.
2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.

Источник

Как организовать свою деятельность эффективно: 10 простых, но работающих советов

В настоящее время существуют сотни книг и тысячи доступных мобильных приложений, позволяющих повысить продуктивность. Тем не менее, самоорганизация может стать для вас жестким и сложным испытанием.

Далеко не каждый человек стремится к упорядоченной жизни, пребывая в восторге от бесконечных списков дел. Этот опыт может быть подавляющим для творческих личностей или для тех, кто не любит тратить время на организацию процесса. Да, люди обладают разными характерами, темпераментом и типом личности. Поэтому нельзя всех без исключения уместить в одни и те же рамки.

Но если существуют лучшие решения для повышения производительности, почему мы не можем воспользоваться их преимуществами? Это облегчит вашу рабочую нагрузку, а не усложнит вашу жизнь. Перед вами 10 лучших советов, позволяющих управлять временем. Взяв их за основу, вы навсегда расстанетесь с прокрастинацией и ленью.

Правильные инструменты для работы

Чтобы освоить азы тайм-менеджмента, вам необходимо запастись правильными инструментами для работы. Впрочем, этот совет пригодится вам во всех сферах жизни, поэтому точно не будет лишним. Потратьте время, чтобы купить хороший ежедневник (я предпочитаю с пронумерованными крупным шрифтом датами и ленточной закладкой), цветные клейкие стикеры, маркеры, блокнот с отрывными листами, хорошую ручку. В обязательном порядке вам понадобится приложение «Календарь» и «Таймер».

Упрощение

Не выбирайте сложные пути, поэтому откажитесь от ведения электронного ежедневника или приложения «Напоминание». По своему опыту знаю, что когда под рукой находятся ежедневник, блокнот и ручка, тратится в два раза меньше времени на заполнение. Еще один очевидный минус гаджетов: пока вы загружаете нужное приложение, вы упустите гениальную мысль, которая только что пришла к вам в голову.

Откажитесь от идеи приобрести умные часы

Умные часы на вашей руке – это не обязательный инструмент для управления временем. Вряд ли этот модный гаджет увеличит ваши интеллектуальные способности в глазах других людей. Но если вы придете на встречу и достанете из сумки стильный ежедневник и ручку, окружающие немедленно подумают о высоком уровне вашего профессионализма.

Держите свое место в чистоте

Отсутствие признаков беспорядка на рабочем столе станет благодатной почвой для достижения целей. Без сожаления расстаньтесь с вещами, которые вы не используете, переместите старые документы в архивные файлы. Творческий беспорядок хорош только при рождении шедевров живописи и поэзии. У чистого рабочего места есть еще один несомненный плюс: вы значительно экономите время на поиски нужных вещей.

Составление списков дел

В течение дня вам предстоит сделать много дел. Какие-то из них будут важными, а какие-то второстепенными. Только представьте, сколько информации придется удерживать вашему мозгу, если вы не будете составлять списки! Терпеть не можете упорядоченность? Упростите себе задачу, не расписывая по времени каждое дело. Это даст возможность сохранять спокойствие и ничего не упустить из вида.

Предварительное планирование

Заранее планируйте свой день. Это позволит сэкономить время и нервы. Даже пятиминутный просмотр записей в ежедневнике позволит избежать стресса и перегруженности. В вашей голове поселится уверенность в том, что вы держите в руках нити управления над своей жизнью.

Ранний подъем

Все мы знаем эту поговорку: кто рано встает, тому Бог подает. Ранние утренние часы могут быть самыми продуктивными. Ваш мозг работает на высокой скорости и еще не перегружен усталостью. Возьмите за правило вставать раньше на час. В это время вы можете сделать что-то полезное для себя или заняться планированием на ясную голову.

Не позволяйте спонтанным событиям вклиниваться в ваши планы

Помните, что ни одно событие не должно вклиниться в ваши существующие планы. Назначайте встречи в соответствии с вашим существующим графиком. Даже если партнеры убеждают вас в срочности мероприятия, вы должны быть непреклонны.

Источник