Политика компании как создать

Routes to finance

Урок 6. Разработка стратегии развития предприятия. Организация процесса стратегического планирования (Июнь 2021).

Определение необходимости политики

Вы хотите иметь необходимые политики и процедуры для обеспечения безопасного, организованного, дружелюбного, расширяющего полномочия, недискриминационного рабочего места. Тем не менее, вы не хотите писать политику для каждого исключения для принятого и ожидаемого поведения. Разработка политики для многих сотрудников не за некоторыми исключениями.

Вы не хотите создавать кластер политик, которые контролируют действия ваших многочисленных сотрудников — когда вам действительно нужно, достаточно политик для контроля действий нескольких.

Следовательно, вы не хотите создавать политики для каждой непредвиденной ситуации, тем самым позволяя очень мало свободы управления для удовлетворения индивидуальных потребностей сотрудников. И наоборот, вы хотите иметь необходимую политику, чтобы сотрудники никогда не чувствовали себя так, как будто они живут в свободной для всех среде фаворитизма и несправедливого обращения.

Если у вас слишком много политик, вы также увеличиваете вероятность того, что ваши менеджеры будут применять их неравномерно и несправедливо. Вы увеличиваете потребность в разработке руководящих принципов и средств коммуникации, чтобы гарантировать, что политика является справедливой, последовательно применяемой и хорошо управляемой.

При разработке новой политики компании вам необходимо достичь здорового баланса. По большей части вам не нужно разрабатывать новую политику компании, если вы обращаетесь к сотрудникам, которые ведут себя так, как это не подходит для вашего рабочего места.

Эти десять шагов помогут вам определить необходимость политики путем распространения и интеграции политики.

Отметьте эти рекомендации, чтобы узнать, нужна ли политика

По каждой из причин, объясняющих, почему политика может быть необходима, приводятся примеры политик, которые могут попадать в эту категорию необходимости в политике. Необходима политика:

• , если действия сотрудников указывают на путаницу в отношении наиболее подходящего способа поведения (коды одежды, электронной почты и интернет-политики, использование смартфона),
• , если необходимо руководствоваться наиболее подходящим способом обработки различные ситуации (стандарты поведения, командировочные расходы, покупка товаров компании),
• , когда это необходимо для защиты компании на законных основаниях (последовательное расследование по обвинению в преследовании, недискриминационном найме и продвижении),
• , чтобы поддерживать компанию в соответствии с правительственной политикой и законами (FMLA, ADA, EEOC, минимальная заработная плата),
• для установления согласованных стандартов, правил и правил работы (прогрессивная дисциплина, правила безопасности, правила нарушения правил курения) и
• и справедливое обращение с работниками (право на получение льгот, оплачиваемый отпуск, помощь в обучении, время потери утраты, обязанность присяжных).

Кроме того, могут быть другие причины, почему вы хотите разработать политику.Помните, однако, что плохое поведение одного сотрудника не должно требовать политики, которая повлияет на всех других сотрудников.

Определите цель политики

После того, как вы определили, что политика необходима, определите цель, которую вы хотите выполнить при написании конкретной политики. Когда это возможно, вы захотите сообщить сотрудникам, почему вы выполняете политику.

Вам нужно достаточно подробностей в политике, чтобы сделать позицию компании понятной, но вы никогда не можете надеяться охватить каждую потенциальную ситуацию, рассматриваемую политикой.

Следовательно, цель с политикой коротка и проста. Признать, что это может оказаться невозможным с политикой в ​​таких областях, как подход компании к закону о семейном медицине и отпусках, дискриминация или расследование жалобы или система прогрессивной дисциплины.

Но, сколько вы действительно можете сказать о вождении во время разговора на смартфоне? Итак, используйте здравый смысл, когда вы определяете результат, который вы хотите от своей политики.

Сбор информации

Этот раздел TheBalance. com предоставляет типовые политики, как и многие другие веб-сайты, хотя другие компании часто взимают плату за свою политику. Даже веб-сайты, которые взимают плату, предоставляют бесплатные образцы, чтобы вы могли проверить их политику.

У вас возникнут проблемы с поиском типовой политики, которая точно подходит для условий вашей компании, языка и культуры. Но, исследуйте онлайн и найдите образцы политики, чтобы обеспечить основу для пересмотра типовых политик, а не для написания политики с нуля.

Вы также можете подписаться на услугу, которая предоставляет образцы, такие как кадровые политики и примеры. Источники внешней политики также представлены в этом каталоге образцов политик. Наконец, Общество управления людскими ресурсами (SHRM) предоставляет образцы политики для членов.

В некоторых случаях вы даже можете поговорить с адвокатом по трудовому праву. Юридические фирмы пишут общие политики для своих клиентов, которые вы также можете настроить для своих нужд. Особенно, когда новый закон проходит или Департамент труда выдает новые правила, ваш адвокат, скорее всего, разработает сопутствующую политику.

Разработка и запись политики

С целями и образцами в руке, напишите политику, используя простые слова и понятия. Говорите напрямую с людьми, которые будут читать, обеспечивать соблюдение и жить политикой.

После каждого абзаца задайте себе вопрос «что, если», чтобы убедиться, что политика охватывает основные принципы и обычные исключения и вопросы.

Не зацикливайтесь на этом, однако; как заявлено, ни одна политика никогда не охватывает все возможные непредвиденные обстоятельства.

Обзор политики

Выберите нескольких сотрудников или даже небольшую группу пилотов, чтобы ознакомиться с политикой и задать любые вопросы, которые могут возникнуть в отношении политики. Этот обзор дает обратную связь, что сотрудники смогут понять и следовать политике.

Перепишите политику на основе обратной связи.

Получить поддержку управления политикой

Ознакомьтесь с политикой с менеджерами, которым необходимо будет провести и ввести в действие политику. Вы захотите получить поддержку и владение политикой.Вы начнете этот процесс гораздо раньше, даже когда вы определили необходимость в политике, но поддержка управления при реализации политики имеет решающее значение.

Получить юридический обзор политики

Если политика имеет юридические последствия, является сугубо по своему характеру, имеет личные последствия для сотрудников (например, процедуры обеспечения безопасности), вы захотите, чтобы ваш адвокат пересмотрел политику, прежде чем распространять политика далее.

Обязательно сообщите своему адвокату, что вы не хотите, чтобы политика была перезаписана в legalese . Вы хотите, чтобы политика была проверена на предмет правовых последствий и соответствующих формулировок.

Реализация политики

В небольших группах, индивидуально или в собрании компании, в зависимости, как правило на противоречивый характер политики и легкость, с которой он будет понят, распространять и анализировать новую политику. Дайте сотрудникам возможность задавать вопросы.

Политика всегда должна состоять из политики на листе бумаги с подписью сотрудника на втором листе.

Сотрудники могут подписывать, что они получили и понимают политику, но сохраняют копию для своих собственных файлов.

Заявление о выписке политики политики

Это пример заявления о подписании для использования:

Я подтверждаю получение и понимание политики (вашей компании). Политика эффективна (дата) до дальнейшего уведомления.

Имя сотрудника (пожалуйста, печать)

Решите, как вы будете связывать политику в будущем

Включите политику в Справочник вашего сотрудника. Вы также можете захотеть, чтобы политика стала частью вашей новой ориентации сотрудников.

Некоторые компании размещают политики в своей интрасети или в папке политики на общем диске компьютерной сети. Определите, хотите ли вы распространять политику с помощью дополнительных методов.

Вам также захочется архивировать и указывать прежние политики, которые эта политика заменяет. Возможно, вам понадобится их для юридической или другой ссылки в будущем.

Интерпретировать и интегрировать политику

Независимо от того, что вы пишете в политике, ваше более позднее приложение политики и методы работы будут определять реальный смысл политики. Подумайте последовательный и справедливый , поскольку вы интерпретируете политику с течением времени.

Когда вы найдете свои методы, отличные от письменной политики, пришло время просмотреть и переписать политику, и цикл начнется снова.

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и достоверна, не гарантируется для точности и законности. Сайт читается мировой аудиторией, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Просьба обратиться за помощью к юридической помощи или помощи из государственных, федеральных или международных правительственных ресурсов, чтобы убедиться, что ваша юридическая интерпретация и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.

Источник

Как разработать политику управления в компании?

На что следует обращать внимание при составлении регламентов для сотрудников? И каким образом обеспечить их выполнение?

Хорошо составленный документ, который регламентирует деятельность компании, – мощный инструмент. Такие документы называют «политиками». По сути политика – это любой документ, который остается относительно неизменным в течение длительного времени: правила ценообразования, технологии работы с клиентами, технологические документы и многое другое. В деятельности по разработке политик есть определенные моменты, используя которые, вы сможете значительно повысить качество их применения и избежать самых распространенных ошибок.

Высшим руководителям приходится разрабатывать или одобрять самые разные политики. Опытный руководитель знает, что либо он потратит время и хорошо опишет какой-то процесс, либо ему придется много раз разъяснять сотрудникам одно и то же, или придется снова и снова отдавать распоряжения на одну и ту же тему. Если нет политики, устанавливающей систему скидок, придется в ручном режиме одобрять скидки каждый день.

Первая ошибка – писать политики слишком научным языком. Мы же не на защите диплома, где нужно продемонстрировать «научность» какой-то идеи. Ведь мы разрабатываем политики для сотрудников с самым разным уровнем образования, поэтому, чем более простым языком они будут написаны, тем легче будет добиться понимания и тем лучше будет результат.

Однажды ко мне обратился руководитель довольно крупного производственного предприятия с вопросом, можно ли на самом деле заставить работать регламенты по системе менеджмента качества ISO 9001:2008. При изучении этих регламентов я обнаружил, что они, по сути, были довольно просты, но при этом изложены ужасно сложно. Какой-то консультант поумничал на славу. Чтобы продраться через все это, мне самому пришлось потратить время на прояснение терминологии, использовать специальные словари. Не верю, что сотрудники этого предприятия будут столь же настойчивы в том, чтобы разобраться в этих регламентах. Поэтому, чтобы регламенты действительно работали, придется их перевести на понятный сотрудникам язык.

К сожалению, общий уровень грамотности людей, которые приходят работать в бизнес, с каждым годом падает. Если вы не хотите потратить всю свою жизнь на разъяснение политик, пишите их настолько простым языком, насколько это можно сделать без потери смысла. Чем проще они будут составлены, тем легче будет обучить персонал, тем выше результаты. Когда вы внедряете какие-то политики, у вас не должно быть цели поражать людей научным подходом или эрудицией. В данном случае цель только одна – быстро и точно донести до сотрудников правила, благодаря выполнению которых повысится эффективность работы.

Вторая ошибка при разработке политик – не указать прямо, по какой причине вообще была составлена эта политика и почему нужно действовать именно так, как описано. Другими словами, в политике не описывают, в чем, собственно, заключаются «грабли», на которые наступила или может наступить компания. Некоторые руководители почему-то считаю, что нет необходимости объяснять сотрудникам мотивы создания правил, достаточно указать само правило. Многие думают, что описание в политике ошибок, послуживших поводом для ее составления, ухудшает имидж компании в глазах сотрудников. Это – фатальная ошибка, ведь человек не будет всерьез воспринимать какое-то правило, если не понимает причину, почему оно было установлено.

Возьмем, например, политику по рабочему расписанию. Обычно в ней описано, когда начинается и заканчивается рабочее время, какие есть перерывы, каково наказание за опоздания и т.д. При этом, как правило, большинство сотрудников и без этой политики компании соблюдают рабочее расписание и не опаздывают. Получив на изучение такой документ, большинство из них будут считать, что он особо никому не нужен, ведь они сами-то приходят вовремя. Для них нереально, что компания имеет какие-то проблемы с опозданиями, и даже отдельное опоздание кого-то из сотрудников может обойтись ей довольно дорого. Они не будут относиться с пониманием и уважением к этой политике, и это повлияет на их отношение и к другим регламентам компании.

Отношение будет другим, если в самой политике хорошо описать, какие проблемы вызывает опоздание хотя бы одного сотрудника, как даже незначительное опоздание вызывает сбои в бизнес-процессах, во что это обходится компании и т.д. Как правило, имеет смысл даже привести примеры случаев из жизни, чтобы сотрудники с бóльшим интересом и уважением отнеслись к установленным правилам.

Третья ошибка при составлении политик – перечислять то, чего нельзя делать, вместо описания того, что нужно делать. Вы можете бесконечно описывать всевозможные ошибки сотрудников – от распространенных до невероятных, но это не даст сотруднику понимание, как действовать правильно.

Давайте рассмотрим, к примеру, политику по внешнему виду, относящуюся к макияжу сотрудниц. Если вы попытаетесь описать, какой макияж нельзя использовать на рабочем месте, сначала у вас возникнут сложности в процессе разработки политики – спектр возможных ошибок почти бесконечен. Затем вам придется потратить много времени на улаживание недовольства сотрудниц тем, что вы ограничиваете их свободу самовыражения.

Гораздо проще описать то, как должен выглядеть и какое впечатление производить идеальный деловой макияж, а уже в дополнение к этому описанию стоит привести примеры распространенных ошибок. Это как описывать в политике, кому и в каких случаях нельзя давать скидки. Проще точно написать, в каких случаях, кому и какой размер скидки должен быть предоставлен.

Вы можете проверить качество политик вашей компании, задав в отношении каждой из них три вопроса.

1. Будет ли понятно сотрудникам, зачем вообще нужна эта политика, какие проблемы она должна решить или предотвратить?
2. Достаточно ли просто она написана, можно описать это еще проще?
3. Понятно ли из этого документа, без дополнительных разъяснений, как именно необходимо действовать сотруднику?

Если политика не проходит хотя бы по одному из этих пунктов, здесь есть что улучшить. Значит, ваш бизнес может стать более эффективным – не упускайте эту возможность.

Источник