Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать и чем закончить?
В прошлой статье мы выявили основные факторы, наличие которых может указывать на необходимость внедрения системы автоматизации бизнес-процессов. Тезисно повторим их:
1. Вы испытываете сложности с хранением и поиском нужного документа;
2. Многие алгоритмы действий и информация теряются с уходом сотрудника;
3. Вы страдаете от ошибок, обусловленных человеческим фактором;
4. У вас в штате есть сотрудники, чей труд носит исключительно механический характер;
5. Не прослеживаются контрольные точки в процессе работы.
Если один и более факторов применимы к вашему бизнесу, то следует приступить к процессу автоматизации. Его можно условно поделить на этапов.
Сначала нужно провести анализ всех процессов в компании. Например, если вы занимаетесь предоставлением спецтехники в аренду, то вам следует проанализировать весь рабочий цикл — от получения заявки до оформления закрывающих документов после выполнения работ. Основная цель данного процесса — поделить его на этапы, после чего выявить самые слабые и времязатратные места.
Если слабых мест оказалось несколько, то стоит рассортировать их по степени важности и понять, какие из них больше влияют на скорость рабочего процесса и его результат. Именно на самые слабые места должна быть направлена работа системы автоматизации процессов.
Это один из самых сложных этапов, так как владелец бизнеса должен выбрать один из трех вариантов:
1. Создание системы автоматизации своими силами (с помощью собственного ИТ-отдела)
2. Использование готовых решений (Битрикс24, 1С и т.д.)
3. Разработка собственной системы автоматизации с помощью вендора.
Первый вариант событий — редкое явление в наше время. Не у каждого крупного бизнеса есть свой ИТ-отдел с энтузиастами, которые параллельно своим основным обязанностям готовы разрабатывать систему автоматизации. На разработку системы автоматизации могут уйти годы, поэтому компании отказываются от мысли самостоятельной разработки софта.
Второй способ набрал популярность благодаря многообразию поставщиков готовых систем автоматизации и их вариантов. В каждой системе есть свой готовый набор универсальных инструментов, который так или иначе подойдет для каждой компании с несложными внутренними процессами. Выбирая второй вариант, основное время уйдет на «подгон» готовой системы к вашему рабочему процессу и обучение сотрудников пользованию.
Минусы использования готовой системы:
По началу кажется, что внедрение готовой системы автоматизации — лучшее решение для среднего бизнеса, но есть несколько нюансов. Во-первых, чтобы «привить» системе уникальные функции, которые необходимы вашей компании, нужно нанять специалистов в области разработки конкретной системы. Во-вторых, готовые системы автоматизации очень трудно «срастаются» с новыми решениями, поэтому процесс внедрения тоже может стать весьма затратным. В-третьих, разработчики готовых систем автоматизации стараются впихнуть как можно больше функций и модулей для того, чтобы угодить всем и каждому, поэтому вы можете получить кучу ненужных функций, от которых глаза будут разбегаться по экрану. В-четвертых, база данных готовой системы автоматизации может быть не оптимизирована под ваши процессы. В этом случае может усложниться масштабируемость, которая влияет на скорость работы.
Вывод: используя готовую систему автоматизации, вы либо свыкаетесь со всеми нюансами и минусами, либо тратитесь на внедрение уникального функционала, который может и не прижиться вовсе.
Третий способ — разработка собственной системы автоматизации с помощью компании-разработчика. Можно сразу сказать, что это самый дорогой вариант, так как в него входит аналитика компании-разработчика, составление технического задания и разработка системы буквально с нуля. Но взамен вы получаете массу весомых и неоспоримых плюсов, которые вам не может предложить ни самописная система, ни готовое решение.
Уникальность. Дело не в том, что у вам будет своя система, которой больше не у кого нет (хотя и это тоже). Дело в функционале — вы можете создать уникальный набор модулей, которые будут решать ваши задачи и оптимизировать работу.
Быстродействие. Из-за того, что в вашей системе будут только те функции, которые вам необходимы, она будет работать быстро, а на пользователя не будет давить количество ненужных модулей.
Поддержка. В 99% случаев, компания, которая разработала для вас уникальную систему автоматизации бизнес-процессов, станет для вас надежным помощником в случае необходимости модернизации и поддержки качества.
Развитие. Ваша собственная система не будет ограничена в развитии — в нее довольно легко можно будет интегрировать новые функции и решения.
Независимость. Отсутствие привязки к лицензиям и оборудованию поставщика софта.
Если учесть, что системы автоматизации служат от 5 и более лет, то разработка собственной системы через компанию-разработчика кажется оптимальным решением, несмотря на возможную высокую стоимость разработки.
После того, как для вашего бизнеса разработана с нуля или адаптирована готовая система автоматизации бизнес-процессов, настает время для ее внедрения. Вопреки существующим версиям и вариантам неудачного опыта внедрения систем, можно с 99% уверенностью сказать, что это зависит исключительно от квалификации и обучаемости персонала. Выходить из зоны комфорта и учиться новому хочется не всем — привыкли вести бухгалтерию ручкой в тетрадке, ну и что? А ведь за этим «привыкли» скрываются потерянные часы работы и недовольные клиенты. Управленец должен стремиться улучшить качество оказания услуг и постоянно спрашивать себя: «за счет чего я могу сделать свой бизнес лучше, а работу эффективнее?».
Редакция IT-компании The MASCC — чешско-российского разработчика систем автоматизации (BPM/CRM) и мобильных приложений
Источник
Бизнес-идея: создание оборудования для автоматизации технических процессов на промышленных объектах
На сегодняшний день, по словам министра образования и науки РФ Андрея Фурсенко: «Мы пришли к фактически всеобщему высшему образованию, гораздо более широкому по охвату, чем в советское время. (Если в СССР на 10 тысяч населения приходилось около 200 студентов, то сейчас—в 2,5 раза больше)». По данным Рособрнадзора, в РФ функционирует более 1400 вузов, которые выпускают ежегодно 1,3 миллиона специалистов различного профиля.
Согласитесь, это целая армия новоиспеченных инженеров и ученных, – увы! невостребованных обществом и экономикой. По оценке компании KellyOCG от 47 до 69 процентов россиян в возрасте от 25-35 лет не работают по специальности и с каждым годом теряют квалификацию. Если в докризисное время выпускники ВУЗов могли найти свое место в малом бизнесе, то в настоящее время – и это проблематично. В январе-июне 2009 года объем оборота традиционного малого предпринимательства, ориентированного на коммерцию или ширпотреб, сократился на четверть.
Так куда же податься молодому инженеру?
Ответ, на первый взгляд, — прост, тем более что за окном веют ветры модернизации промышленности. Конечно, в инновационный малый бизнес! Кстати сказать, в Америке и Западной Европе 46 крупнейших изобретений XX века (из общепризнанных 58) были разработаны одиночкам или мелким фирмам.
Автоматизация процессов – это просто
Наибольший интерес в России с точки зрения предпринимательской инженерии представляет сфера автоматизации технологических процессов. И вот – почему! Многие руководители средних и больших предприятий понимают необходимость снижения издержек производства и видят решение исключительно в покупке нового импортного оборудования. Однако, оно зачастую настолько дорого, что, в совокупности с высокими кредитными ставками, сводит на нет их модернизационные потуги.
Генеральный директор ассоциации фирм «Вэст Про» Андрей Амитиров справедливо считает , что «траты на системы автоматизации не смертельные. Наши российские продукты дают возможность недорого и поэтапно переоснастить уже сегодня некоторые технологические цепочки».
Востребовано это может быть для бизнес-идей в сфере услуг. Простейший пример – ЖКХ.
Насосы, качающие воду в многоквартирные дома, потребляют до 20 процентов электроэнергии. Для эффективного энергосбережения водоснабжения достаточно решить простую задачу контроля и автоматизации учета давления в трубопроводе. Манометр в контрольной точке оценивает напор воды и подаёт соответствующий сигнал на частотно-регулируемый привод (ЧРП) насоса. Вот и весь секрет.
Но даже в центре Москвы имеется много зданий, где регулирования холодного и горячего водоснабжения производится дросселированием задвижками. Не говоря о провинции. А ведь как показали исследования, внедрение достаточно простой системы автоматизации работы резко улучшило энергосбережение коммунальных услуг.
На асинхронный двигатель ДАТ-112-7,5-3000У2 мощностью 7.5 кВт, работающий в паре со стандартным насосом типа КМ80-65-160, устанавливается преобразователь частоты «Универсал -7.5 (В)» ; на трубопроводе верхнего этажа монтируется датчик давления КРТ-2-1,0, информация от которого поступает на регулятор «Универсал-2.2(Б). Последний выдает управляющий сигнал для преобразователя частоты. Таким образом, система замыкается для автоматического управления и настраивается на поддержания требуемого давления в водопроводе. При излишнем давлении во внепиковое время система снижает обороты насоса, а то, и вообще его выключает. Такую же систему можно смонтировать для горячего водоснабжения, включив в нее дополнительно датчик температуры ТСМУ-205.
Экономия от внедрения подобной схемы составляет 34,3 процента по электроэнергии для холодного водоснабжения и 44,5 процента для горячего водоснабжения. Дополнительно уменьшается перерасход воды на 20,4 процента, тепла – на 29 процентов.
То же самое — с теплоснабжением. Автоматизация работы поможет предотвратить «обогрев» атмосферы и просигнализирует о теплопотерях. Достаточно установить два датчика температуры ТСМУ-205 на выходе из котельной и на входе на обогреваемый объект и завести сигналы с термометров сопротивления регулятор с сигнализацией.
Малому предприятию из двух-трех человек, как показывает опыт, вполне по силам решать простые задачи автоматизации предприятий энергосбережения ЖКХ среднего города, в том числе, и за счет банковского кредита. Главное – договорится с Водоканалом или Тепловыми сетями о своей доли прибыли, полученной за счет внедрения автоматизации процессов. А она может быть приличной!
В этом плане показателен многолетний опыт зеленоградского научно-производственного предприятия «Акваавтоматика», специалистами которого были разработаны более сложные проекты в сфере ЖКХ — Автоматизированные Системы Диспетчерского Контроля и Управления Водоснабжением. Используя модульный принцип проектирования и монтажа систем автоматики, «Акваавтоматика» рашает задачи от простых, точечных, в рамках одного многоквартирного дома, до системных, комбинированных, охватывающих целые микрорайоны. Иначе говоря, если коммунальщики не готовы к масштабной автоматизации технологических процессов, можно начать с одного насоса, котла или подъезда. И, далее убеждая эффективностью, произвести автоматизацию работы всего хозяйство.
Подобные системы автоматизации внедрены, например, на многих объектах городского хозяйства в Москве, Зеленограде, Северодвинске, Симферополе и, как результат, улучшились режимы работы насосного оборудования в этих городах. В частности, снизились электроэнергетические траты на 30 процентов, уменьшились потери воды на 10-15 процентов. При этом срок окупаемости системы составляет около полугода.
Автоматизация технологических процессов в российской промышленности – вообще «непаханое поле». Работы хватит на всех инженеров соответствующей специальности. Там, где есть преобразование вещества или энергии – везде найдется место для автоматизации работы. Поскольку её методы и средства позволяют осуществлять управление технологическим процессом без непосредственного участия человека, либо оставляют за ним права принятия наиболее ответственных решений. В результате этого повышается прибыль, снижается брак и издержки, сокращается штат сотрудников.
Неоспоримым преимуществом этого бизнеса – модульность и высокая эффективность при минимальном капиталовложении. Начиная с простого проекта, с автоматизации учета и контроля одного узла, то есть небольших первоначальных трат, можно постепенно, шаг за шагом, наращивать инновационную экспансию на предприятии, убеждая менеджмент в быстрой окупаемости систем автоматизации предприятия.
Источник
Шесть шагов к автоматизации бизнеса
В самом широком смыслепод автоматизацией понимается некоторый набор действий, который позволяет освободить человеческие ресурсы от выполнения определенных задач, как правило, рутинных и однообразных, и переложить их выполнение на определённый механизм.
Для начала, что же такое автоматизация бизнеса?
Естественно, что под механизмом сегодня мы имеем в виду компьютер, машинные алгоритмы, позволяющие при правильной настройке выполнять многие задачи, которые до этого мог выполнять только человек. Иначе говоря, автоматизация – это не что-то необъяснимое и требующее колоссальных затрат, а всего лишь процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения для эффективного решения задач конкретной организации.
Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:
1. Автоматизация основных бизнес-процессов: например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.
2. Автоматизация поддерживающих процессов, таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.
Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:
● эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;
● подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;
● быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
● оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы; сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;
● безопасное хранение информации; повышение качества обслуживания клиентов. Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ:
● Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.
● Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.
● Рост согласованности действий персонала и качества его работы.
● Возможность контроля больших объемов информации.
●Автоматизация ручного труда.
● Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.
● Параллельное решение нескольких задач.
● Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.
В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.
Шаг 1. Осознать наличие проблемы.
По мере роста бизнеса увеличивается и количество клиентов. На определенном этапе развития вы можете столкнуться с проблемой дыр в работе отдела продаж. Продажи — один из самых сложных и стрессовых элементов любой бизнес-системы. Именно отдел продаж поможет удержать компанию на плаву даже в самые сложные периоды, и он же с легкостью ее потопит, когда этого никто не ожидает. Поэтому, если в отделе продаж есть дыры, то их рано или поздно ощутит на себе вся компания.
Назовем наиболее распространенные проблемы:
● Нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных задач;
● Нет системного подхода и контроля;
● Нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера в частности. Потеря клиентов является ключевой причиной падения продаж. Почему может происходить утечка клиентов?
● Уходит менеджер и забирает клиентов с собой. Если отдел продаж не имеет общей клиентской базы, то определить, кого именно потеряла компания (потенциальных или реальных покупателей), довольно трудно, а выйти с ними на связь еще сложнее.
● Неправильная работа с клиентской базой. Все записано на ненадежных носителях (в Excel или на бумажках) или не записано вовсе. Менеджеры теряют историю общения с клиентом.
● База не монетизируется, т. е. не используется для повторных продаж.
● Невозможность анализа клиента и последующего подогрева на повторную покупку.
● Плохой контроль работы менеджеров. Неизвестно как менеджеры общаются с клиентами.
Решить все эти проблемы поможет создание единой базы клиентов и отлаженной системы бизнес процессов компании. Остается лишь вопрос как сделать это максимально качественно, причем так, чтобы не усложнить, а наоборот упростить работу сотрудников. Лучший способ качественно наладить работу компании и в частности работу отдела продаж — автоматизировать управления продажами и работу с клиентами путем формирования единой клиентской базы. Непросто осуществить автоматизацию без четкой постановки задач и их пошагового выполнения.
Шаг 2. Постановка целей.
Итак, мы решились на такой масштабный процесс как автоматизация, с чего же начать? Первое что стоит сделать — это поставить цель, что конкретно автоматизировать и как должен выглядеть результат. В противном случае процесс может сильно затянуться и при этом вы получите не то, что хотелось.
Для правильной постановки цели по автоматизации отдела продаж Вам необходимо ответить на 5 простых вопросов:
1. Сколько наименований товаров или продуктов реализует ваша компания? Можно ли их сгруппировать?
2. Какое среднее количество закрытых сделок у вас в день?
3. Сколько человек или отделов компании принимает участие в процессе продаж?
4. Какова продолжительность цикла сделки (от первичного контакта и до закрытия)?
5. Какие специализированные IT системы или сервисы Вы уже используете?
После четкого ответа на каждый из этих вопросов вы сможете поставить цель, что конкретно автоматизировать, где именно происходит эффект “Узкого горлышка” и как максимально эффективно помочь отделу продаж продавать еще больше. И кроме того, на пяти этих ответах формируется техническое задание для автоматизации отдела продаж. Передав эти ответы нашему системному аналитику, вы получите ответ о том какая именно CRM система вам подходит и на что следует обратить внимание при автоматизации.
Шаг 3. Выделение ресурсов на проект.
Автоматизация требует ресурсов таких как:
● Команда. Должны быть работники которые будут пользоваться системой, как минимум один человек. Система не будет работать пока ей не начнут пользоваться, поэтому сначала люди, а потом интеграции.
● Деньги. Деньги потребуются как на закупку инструментов интеграции, так и на людей которые будут внедрять систему. Привлечение профессиональной команды интеграторов сэкономит вам и деньги и время.
● Время. Любое внедрение новой технологии требует времени. Причем это не только время на процесс интеграции, но и на привыкание сотрудников работать по новой системе.
● Инструменты. Так как автоматизация — это IT технология, то вам потребуются такие средства как компьютер, телефон и интернет.
Шаг 4. Выбор команды интеграторов.
Выбрать и внедрить программу автоматизации бизнес-процессов своими силами и одновременно с этим грамотно, могут далеко не все компании. В любой системе есть огромное количество нюансов и на то чтобы разобраться в них требуется ни один год. И тут как минимум требуется консультант. Но консультант поможет выбрать CRM систему и возможно обучит сотрудников работе, а вот интегрировать все что вам нужно придется уже самостоятельно. Поэтому для качественного внедрения требуется целая команда специалистов.
Существуют маркетинговые агентства, консалтинговые компании с полным циклом, IT-интеграторы, которые занимаются созданием и реализацией проектов такого плана. Главнейший критерий при выборе необходимого подрядчика – это наличие опыта внедрения систем автоматизации, разноплановых специалистов в команде, ваш бюджет и временные границы.
Шаг 5. Описание бизнес процессов.
При отсутствии описания имеющихся бизнес-процессов сложно провести автоматизацию продаж. Для облегчения этих работ следует в деталях разобрать и отобразить все процессы, касающиеся продаж. Это осуществляется в три этапа, для которых следует выполнить: инициацию (оформить все бизнес-процессы буквально и отыскать в них слабые места); оптимизацию (усовершенствовать свои бизнес-процессы и обеспечить обратную связь с собственными сотрудниками и клиентами); автоматизацию (исключить рутину и довести процессы до автоматизма).
Выполнить комплексный аудит бизнес процессов и детальный разбор воронки продаж вам поможет системный аналитик компании DigitalSales . Кроме того он составит техническое задание на автоматизацию вашего отдела продаж и согласует все вопросы с вами.
Источник