Организация заплатила за своего сотрудника

Особенности оплаты кредита за сотрудника

Иногда у работодателя возникает необходимость оплачивать кредит, взятый сотрудником. Законно ли это? Как учитывать возникающие отчисления? Рассмотрим в этой статье.

Вопрос: Организация возмещает работникам затраты на уплату процентов по кредитам на приобретение жилья. В период действия режима самоизоляции организация переводила денежные средства в рамках указанного возмещения напрямую на банковские счета работников. Распространяется ли действие п. 24.1 ст. 255 НК РФ на указанные суммы? Можно ли учесть их в расходах в рамках установленных норм?
Посмотреть ответ

Законно ли оплачивать кредит сотрудника?

В 2012 году вышло письмо Роструда, в котором указана неправомерность удержаний платы за кредит из зарплаты сотрудника. Эта позиция была сформирована на основании статей 137 и 138 ТК РФ. В статье 137 ТК РФ оговорены случаи, в которых возможны удержания из зарплаты:

• Задолженность перед работодателем.
• Излишне выплаченная зарплата.
• Неотработанный аванс (если сотрудник увольняется).
• Обязанность производить удержания возложена на работодателя органами власти (к примеру, у сотрудника есть задолженность по алиментам, которая взыскивается).

Вопрос: Как определяется НДФЛ при выплате организацией за работников процентов по займам (кредитам) на приобретение и (или) строительство жилого помещения?
Посмотреть ответ

В случаях, не прописанных в законе, удержания будут неправомерными. В статье 138 ТК РФ указаны пределы удержаний. В частности, размеры отчислений не могут превышать 20%. Если удержания производятся на основании федеральных законов, размер их не может превышать 50%. Если выплаты выполняются на основании исполнительного листа, общий объем удержаний может составлять не больше 70%.

Вопрос: Как определяются расходы на возмещение затрат работников по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение и (или) строительство жилого помещения (п. 24.1 ч. 2 ст. 255 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Однако спустя некоторое время вышло новое письмо Роструда, в котором прописана невозможность применения статей ТК к рассматриваемой ситуации. Обосновывается это тем, что сотрудник имеет право распоряжаться заработком по своему усмотрению. Если работник направляет в бухгалтерию заявление с просьбой об удержаниях заработка для оплаты кредита, отчисления будут полностью законными.

ВНИМАНИЕ! Так как зарплатой распоряжается сам сотрудник, статья 138 ТК РФ не может применяться в данной ситуации. Следовательно, никаких ограничений по отношению к размеру отчислений не применяется.

Оплата кредита сотрудника – это право, а не обязанность работодателя. Руководитель может отказаться от совершения отчислений, так как данная операция может повлечь за собой некоторые сложности. Статья 136 ТК РФ указывает на обязанность работодателя уплачивать сотруднику зарплату. Если руководитель переведет деньги работнику, но не оплатит кредит, формально никакого правонарушения он не совершит.

ВАЖНО! К оплате кредита сотрудника работодателем не применяются нормы ТК РФ. Следовательно, если работодатель по своей вине будет перечислять средства на неверный счет из-за ошибок в платежных документах, это не будет признано невыплатой заработка. Работник не сможет потребовать от компании возмещения убытка, возникшего вследствие просрочки кредита.

С юридической точки зрения оплату кредита сотрудника работодателем можно признать поручением (статья 971 ГК РФ). Работодатель будет являться поверенным, а сотрудник – доверителем. Если организация переведет средства не на тот счет, доверитель может взыскать ущерб на основании главы 25 ГК РФ.

Из каких сумм могут выполняться удержания

Удержания по заявлению сотрудника могут выполняться из любых начислений. Это может быть оклад, аванс, выплаты по больничному листу, командировочные, премии. Условием является необходимость начисления НДФЛ. Кредитору может перечисляться заработок работника в объеме до 100%.

Кто будет уплачивать комиссию

Как правило, при перечислении средств на оплату кредита нужно уплачивать комиссию. Если комиссия будет изыматься из заработка работника, последнему нужно сделать соответствующие указания в заявлении. Если комиссию будет выплачивать работодатель, сопутствующие траты будут считаться доходом ФЛ в форме оплаты услуг, выполненной в интересах сотрудника. Основанием является подпункт 1 пункт 2 статьи 211 НК РФ. То есть сумма комиссия будет включаться в доход трудящегося, облагающийся НДФЛ.

Нельзя включать комиссию в состав налоговых трат в целях обложения налогами. Объясняется это тем, что соответствующие траты нельзя учитывать при начислении налога на прибыль. Основанием запрета является статья 270 НК РФ и письмо Минфина от 12 марта 2006 года.

Способы оплаты кредита работодателем

Существует два способа оплаты кредита сотрудника работодателем:

1. Предоставление займа на покрытие кредита. В этом случае у сотрудника возникает задолженность перед работодателем, выплата которой выполняется путем удержания из зарплат. Перечислять средства в кредитное учреждение может как компания, так и работник. В данной ситуации у сотрудника возникает доход по беспроцентному займу (статья 212 НК РФ), на который начисляется НДФЛ. Работодатель не может выполнять удержания, превышающие 20%.
2. Досрочный перевод аванса на сумму платежей по кредиту. Этот аванс переводится не на счет сотрудника, а на счет кредитного учреждения. Это мероприятие не будет считаться удержанием, так как работник самостоятельно распоряжается своим заработком. Однако сумма платежа не может превышать размер аванса или зарплаты сотрудника. Если лимит превышен, у налоговой службы могут появиться вопросы.

Второй способ может использоваться только в том случае, если размер ежемесячных выплат по кредиту небольшой.

Оформление оплаты кредита

Сотрудник должен составить заявление с просьбой оплаты кредита и направить его в бухгалтерию. В заявлении указывается эта информация:

• Сумма, которая будет ежемесячно перечисляться на счет кредитного учреждения.
• Выплаты, из которых будут исполняться перечисления (оклад, аванс, премии).
• Период выполнения перечислений.
• Кредитор, которому будут направляться деньги, его банковские реквизиты.
• Основание для совершения выплат (к примеру, оплата займа по кредитному договору под номером таким-то).
• Согласие на удержание комиссии из зарплаты.

Если сотрудник не предоставил необходимую информацию, в строке назначения платежа нужно указать, что деньги направляются за определенного человека. К примеру, «За Петрова Петра Петровича». Требуется эта пометка для того, чтобы кредитор имел возможность идентифицировать дебитора. Рекомендуется прописать, что средства удерживаются из зарплаты. Если рассматриваемого указания не будет, выплаты могут засчитаны в качестве дополнительного дохода сотрудника.

Бухгалтерский учет удержания средств в счет кредита

Удержание средств из зарплаты фиксируется по ДТ счета 70 и КТ счета 76. Так как кредитор сотрудника – это не кредитор компании, следует создать субсчет к счету 76. Назвать его можно так: «Расчеты по просьбе работников». Комиссия банковского учреждения учитывается по ДТ счета 70 и КТ счета 73. Зарплата направляется на оплату кредита, однако НДФЛ и страховые взносы с нее удерживаются в стандартном порядке.

Рассмотрим бухгалтерские проводки, используемые при оплате кредита работодателем:

• ДТ26 КТ70. Начисление зарплаты сотруднику.
• ДТ26 КТ68, 69. Начисление ЕСН (при этом учитываются взносы в пенсионный фонд).
• ДТ26 КТ69. Удержание страховых взносов.
• ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ.
• ДТ70 КТ76. Удержание средств из зарплаты по заявлению сотрудника.
• ДТ70 КТ50. Выдача зарплаты из кассы сотруднику.
• ДТ76 КТ51. Перечисление средств кредитору сотрудника.

Первичным документом будет являться кредитный договор (требуется указать его номер), различные платежные документы, трудовой договор.

Источник

Как оформить оплату расходов организации банковской картой

Для удобства расчетов сотрудников организаций от лица предприятия банки предлагают руководителям и владельцам бизнеса надежный финансовый инструмент – корпоративную банковскую карту. Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия.
Корпоративная банковская карта – мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана. Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами. Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера.
Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия – владельца карты.
Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.
Может ли директор оплачивать корпоративной картой свои личные покупки? Личные нужды даже директор должен оплачивать исключительно из своей заработной платы. Денежные средства, находящиеся на расчетном счете компании, принадлежат не директору, а организации.
Поэтому, если все же денежные средства, потраченные с корпоративной банковской карты директором или другим сотрудником предприятия, не соответствуют профилю работы организации, они признаются личными нуждами сотрудника.
Такие траты сотрудник или директор обязан возместить в кассу или написать заявление, в соответствии с ним данная сумма в полном размере будет удержана из зарплаты работника, должность которого не имеет никакого значения.
При любых оплатах, совершенных посредством корпоративной банковской карты, сотрудникам надлежит сохранять все отчетные документы, подтверждающие оплату. На основании предоставленных в бухгалтерию чеков, квитков, квитанций составляется авансовый отчет, который работник подписывает, а бухгалтер составляет необходимые проводки.
Чтобы избежать лишних вопросов от проверяющих инспекторов, рекомендуется издать внутренний документ, регламентирующий права и обязанности сотрудников, использующих корпоративную банковскую карту в интересах компании.
Следует четко прописать, как фиксируется выдача карты на руки сотрудникам, установить лимиты на расходование средств по той или иной статье затрат, а также порядок снятия денежных средств с карты.
Важно указать, что распоряжением руководителя предприятия не предусмотрена процедура приходовать снятые в банкомате денежные средства в кассе организации.
В правилах отчетности не лишним будет указать, кто из сотрудников вправе получать карту и каким образом проходит в компании отчет о потраченных суммах, так как деньги на корпоративной банковской карте – это те же подотчётные денежные средства, которые могли бы быть получены работников в кассе организации наличными.
Преимущества расчетов с помощью корпоративной банковской карты вместо выдачи подотчетных сумм заключается в оперативности расчетов, по сравнению с другими безналичными перечислениями, и контроле операций по расходованию средств компании подотчетными лицами.
Кроме того, деньги на карте невозможно потерять, без кода злоумышленники не смогут воспользоваться финансами компании.
С корпоративной картой уполномоченный сотрудник без труда оплатит бронь в гостинице, заплатит за топливо в поездке по служебной необходимости, оплатит товары, способствующие улучшению качества работы предприятия. А что, если работник оплатил расходы своей картой?

Оплата банковской картой сотрудника за организацию

Если сотрудник расплатился своей картой, он вправе рассчитывать на компенсацию затрат, если расходы были согласованы руководителем, и у сотрудника на руках все оправдательные документы, подтверждающие расходы.
Законодательство не запрещает использование личной банковской карты работником для осуществления платежей от лица компании. Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты.
В данном случае банковская карта лишь означает, что платеж совершен за безналичный расчет, но все также от работника и в интересах компании. Авансовый отчет не оформляется, так как работник не получал деньги авансом.
Если не получавший денежные средства под отчет сотрудник оплатил товар со своей кредитной карты, как отчитаться в финансовом отделе?
Сотрудник предоставляет в бухгалтерию заявление о возмещении потраченных средств и для оформления расходов прикладывает все документы, подтверждающие эти самые траты.
В заявлении работник вправе указать, каким способом он желает получить возмещение понесенных расходов: на банковскую карту, принадлежащую работнику, или наличными — в кассе. Если это вариант с зачислением денежных средств на личную или зарплатную банковскую карту сотрудника, то работник указывает реквизиты своей банковской карты в заявлении.

Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия

Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации.
В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж. В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой.
Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.

Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет

Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется. В этом случае налоговики потребуют предъявить авансовый отчет на выданную сумму и оправдательные чеки, бланки, квитанции.
Еще один вариант, разрешенный законом – это внесение подотчетной суммы бухгалтером компании на банковскую карту работника, которой сотрудник оплачивает, например, расходы по ГСМ. Если сотрудник расплачивается кредитной картой, а не дебетовой, то это не меняет алгоритма действий по оплате и сбору документации ни со стороны работника, ни с позиции компании, и законом тоже допускается. Налоговики также не возражают против осуществления платежей за организацию сотрудником его кредитной картой, то есть можно оплатить товар кредитной картой сотрудника.
В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет. Оплата банковской картой другого сотрудника отражается в заявлении, приложенным к авансовому отчету подотчетного лица, в котором указывается, что оплата произведена с согласия владельца карты.
Рекомендуется также к такому авансовому отчету приложить расписку от владельца карты о том, что он получил компенсацию за расходы по принадлежащей ему банковской карте от подотчетного лица в полном размере.

Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться

Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение?
Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара. Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи.
Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности. Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу.
При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника.
Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара.

Как учесть в налоговом учете оплату с карты

Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании. При получении оправдательной документации, подтверждающей правомерность учета таких расходов, бухгалтер учитывает затраты для уменьшения налогооблагаемой базы.
НДФЛ в этом случае не начисляется, так как сотрудник не получает экономической выгоды, такие суммы, при зачислении на карту сотруднику, представляются задолженностью работника перед компанией. После предоставления чеков, бланков, квитанций, подтверждающих расходы в пользу компании, расходы распределяются в затратах компании бухгалтером в соответствии со статьей расхода.
Если сотрудник не предоставил необходимых подтверждений того, что деньги были потрачены в интересах компании, подотчетная сумма вычитается бухгалтером из заработной платы сотрудника с начислением на нее НДФЛ 13 процентов. Так как такие суммы принимаются в качестве экономической выгоды работника.
Например, при принятой в компании практики оплаты работникам мобильной связи за счет компании, сотрудник пополнил связь со своей банковской карты (проводки в бухгалтерском учете отражают расход на нужды компании и возмещение затрат работнику). Такую оплату бухгалтер учитывает, как расходы компании. Если же работник пополнил счет личного телефона, а политикой компании не предусмотрена компенсация мобильной связи, то эти расходы не будут учтены, как затраты компании.

Заключение

Чтобы избежать спорных ситуаций с проверяющим инспектором, руководителю организации надлежит подписать приказ, предусматривающий правила перечисления денежных средств на банковские карты работников, компенсаций платежей без выдачи денег подотчет и с перечислением авансов.
Рекомендуется регламентировать порядок об оплате товаров или услуг банковскими картами сотрудников и корпоративной картой организации.
Соответствующие указания надлежит зафиксировать и в учетной политике компании.
Сотрудники, которым разрешено руководителем расплачиваться личными банковскими картами и корпоративной картой, обязаны расписаться в документации о том, что они осведомлены о порядке оплаты товаров и услуг в интересах компании банковскими картами.
Утвержденный список таких сотрудников надлежит прикрепить к приказу руководителя о правилах работы предприятия по расчетам банковскими картами.
Сотрудники, совершившие платеж посредством личной банковской карты без получения аванса, вправе рассчитывать на возмещение. Возмещение возможно, если понесенные расходы признаны руководителем, как нужды предприятия, и на затраты предоставлена подтверждающая документация в виде чека, бланка строгой отчётности, квитанции и т.п.
Допускается оплата расходов в интересах компании с банковской карты лица, не оформленного в штате компании.
С 2013 года налоговики позволили бухгалтеру перечислять подотчетные деньги на зарплатные карты работникам. А вот перечисление заработной платы сотрудников на корпоративную карту запрещено.
Если при расходах на нужды компании произведена оплата банковской картой, подтверждающий документ предоставляется в обязательном порядке, независимо от того, товар или услуга были оплачены сотрудником и какой банковской картой это было сделано.
Если документация, подтверждающая правомерность расходов с помощью личной или корпоративной банковской карты не предоставлена, или не оформлена надлежащим образом, сотрудник обязан предоставить объяснительную записку, а сумма затрат возмещается из его зарплаты.

Источник