Организация своего рабочего процесса

Организация рабочего процесса

Можно назвать организацию рабочего процесса целой наукой. Как правило, на предприятии этим занимаются специальные люди, которые имеют профильную подготовку в данной области деятельности.

Первым пунктом организации рабочего процесса является четкая постановка целей. Затем, в зависимости от определенных целей, осуществляется постановка задач для отдельных подчиненных и при необходимости их координация друг с другом в процессе работы.

Организация рабочего процесса подразумевает обязательное определение его места или мест(например, цех или рабочее место в офисе; в некоторых случаях это может быть место осуществления затрат). Многое в данном случае зависит от вида деятельности.

Определяется и технологическая последовательность рабочего процесса – каким именно образом он будет осуществляться. Методы, применяемые при осуществлении рабочего процесса, тоже могут быть разными, и необходимо выбирать подходящие.

Важным параметром рабочего процесса является его срок – промежуток времени, на протяжение которого он осуществляется. Данный промежуток времени может быть определен особенностями технологического процесса, назначенными сроками или другими факторами.

Средства достижения целей рабочего процесса – это его сотрудники и оборудование. При организации рабочего процесса важно найти подходящих сотрудников и средства производства.

И, конечно, ни один ваш подчиненный не согласится работать бесплатно. Поэтому необходимо определить оплату труда. Оплата может быть на результат, почасово. Оплачивают труд с помощью наличного и безналичного расчета. Оплата труда – это то, что следует обязательно учитывать при организации рабочего процесса.

Существуют уже отработанные принципы организации рабочего процесса:

1. Верстак. Рабочее место у каждого сотрудника самостоятельно устроенное – это подходящий вариант для предприятий, специализирующихся на ручном труде.
2. Цеховой. Организованные однородно специально оборудованные места в пределах одного цеха.
3. Поточный. Отдельные производственные работы производятся на разных участках производства. Данный принцип характерен для крупносерийного и массового производства.
4. Звезда. Технологически разнородные рабочие места располагаются вокруг промежуточного склада. Например, это могут быть межкомнатные двери производство которых подразумевает использование разных материалов, но одинаковых принципов.
5. Островной. Все необходимое оборудование расположено в одном месте, где производятся готовые изделия.

Этот тот минимум, который необходимо знать тому, что несет ответственность за организацию рабочего процесса. И, кроме того, рабочий процесс должен быть экономичным и рентабельным. Поэтому организация рабочего процесса предполагает кропотливую работу по разным направлениям.

Источник

Как создать эффективный рабочий процесс сотрудника?

Каждый рабочий день любого сотрудника – это последовательность действий, глобальная цель которых – внести положительный вклад в родную компанию. Продать больше, обслужить лучше, создать продукт, которому нет равных. Если процесс отлажен, как река, которая протекает без порогов и препятствий, то результат будет превосходным. Именно поэтому над совершенствованием рабочих процессов все чаще задумываются руководители. В этой статье раскроем все секреты эффективного рабочего процесса.

Систематизация рабочих процессов

Эффективный рабочий процесс – это, в первую очередь, понятный рабочий процесс. Во вторую – процесс, который закрывает все потребности предприятия.

Чтобы было понятнее, приведем пример: компания по изготовлению и монтажу заборов заказала рекламную кампанию. Результат – отличный, ежедневно приходят клиенты, готовые заключить договор. Но. Количество заявок превышает возможности компании, потому что в штате – всего один прораб.

Это пример непоследовательного, “поломанного” рабочего процесса, который выливается в финансовые потери.

Когда бизнес утыкается в “потолок” из-за неэффективности, опозданий, сорванных дедлайнов – это повод задуматься о систематизации процессов. И здесь вопрос стоит не только о всей компании, здесь важно наладить работу каждого отдельного сотрудника. Потому как люди – это “винтики” механизма любого бизнеса.

Систематизация рабочих процессов – это последовательное описание порядка действий по отдельности и в совокупности, которое в итоге позволяет видеть работу компании как на ладони. Главные цели систематизации:

• построение базы для принятия управленческих решений;
• повышение эффективности работы команды и каждого сотрудника в отдельности;
• получение конкурентных преимуществ;
• выстраивание основы для дальнейшей автоматизации, а следовательно, повышения производительности компании.

Систематизация рабочих процессов – это база для будущей автоматизации. Если в процессах бардак, то с автоматизацией получится “очень быстро происходящий бардак”. И важно начинать с себя – с внутренних рабочих процессов.

Этапы автоматизации управления бизнес-процессами

Автоматизировать – значит сделать быстрее, удобнее, сократить расходы, исключить ошибки и поправку на человеческий фактор, нивелировать разобщенность работы отделов и подразделений.

Управление бизнес-процессами не так важно для внешнего клиента, сколько для внутреннего менеджмента компании. Хотя отрицать влияние отлаженной схемы взаимодействия внутри предприятия на конечный продукт или потребителя тоже нельзя.

Когда рабочие процессы компании систематизированы, как минимум, приходит понимание, где нужно внести изменения, чтобы повысить эффективность.

В целом автоматизация управления бизнес-процессами проходит 4 основных этапа:

Здесь важно определить логику процесса, “нарисовать” поэтапное развитие и указать ответственных за каждый этап. Немаловажно, чтобы каждый шаг имел смысл. Если смысла нет, то это – лишний шаг, который усложняет исполнение процесса, делает его более дорогостоящим в части финансов и затрат времени.

Это этап тестирования. Когда бизнес-процесс смоделирован, его проверяют на “жизнеспособность”. Это позволяет быстро исправить ошибки, если они вдруг выявляются.

Бизнес-процесс будет исполняться по эффективной прописанной схеме в том случае, если каждый сотрудник, ответственный за этап процесса, будет четко выполнять свои обязанности. Для того, чтобы было так, а не иначе, разрабатывают KPI – ключевые показатели эффективности, которые в итоге становятся и способом мотивации персонала, и базой для дальнейшего расчета заработной платы.

Это важный этап внедрения автоматизированного подхода к управлению бизнес-процессами. Здесь с помощью мониторинга работы всех звеньев цепочки контролируются отклонения от эффективной модели.

Причины неэффективной реорганизации БП

Как показывает практика, усовершенствованные рабочие процессы внутри компании или предприятия дают позитивные изменения бизнесу в целом. Уже за год повышаются:

• точность планирования – на 40%;
• эффективность производства – на 50%;
• скорость принятия верных управленческих решений – на 80%.

Впечатляющие результаты, если в процессе автоматизации не допустить ошибок. К сожалению, реорганизация бизнес-процессов не всегда оказывается столь эффективной по нескольким причинам:

• “ошибка выбора”. Руководители зачастую фокусируются на частностях, из-за чего выбирают для автоматизации не самый ключевой рабочий процесс;
• “всё и сразу”. Хвататься сразу за все бизнес-процессы – одна из самых частых причин низкой результативности автоматизации. В первую очередь нужно концентрировать усилия на самых неэффективных процессах;
• “с чистого листа”. Зачастую управленцы рубят с плеча, думают, что гораздо проще создать новый процесс, чем заниматься усовершенствованием старого. Подвох состоит в том, что важная для исключения ошибок информация “зарыта” как раз в уже существующем процессе. Поэтому забыть про них – как выбросить ключ к ответам и повышению эффективности безвозвратно в море. Гарантии, что новый процесс будет безошибочным и идеальным, нет;
• “не помним цели”. Процесс совершенствования бизнес-процессов настолько увлекателен, что бывает, руководители забывают о цели автоматизации – сделать удобнее и проще – и нагромождают процессы лишними звеньями;
• “сделать и забыть”. Даже когда все сделано верно, есть риск не увидеть повышения эффективности, если не отслеживать, как выполняется бизнес-процесс. Прописать идеальную картинку – это одно; контролировать, чтобы она соответствовала действительности – другое. Здесь помогут решения для мониторинга работы персонала.

Автоматизация учета рабочего времени

Автоматизация учета рабочего времени персонала – это основа успешного предприятия. Такой подход позволяет:

• наладить работу внутри компании: сократить операционное трение, сделать взаимодействие отделов и подразделений эффективным;
• создать прозрачную структуру исполнения бизнес-процессов: увидеть, где образовываются “точки слома”, кто оказывается “слабым звеном” в рабочей цепи;
• контролировать исполнение эффективных моделей процессов.

В рабочем процессе нет неважных людей, каждый шаг отдельного специалиста влияет на конечный результат, поэтому важно видеть, кто и какой вклад вносит в общую картину. Сделать это в автоматическом режиме, быстрее и с большей результативностью помогают современные IT-решения. Как пример: программа учета рабочего времени CrocoTime от отечественного разработчика. Среди преимуществ этой системы:

• широкий функционал, способный закрыть все потребности внутренней организации бизнеса;
• незаметная нагрузка на IT-структуру компании и отдельные машины каждого сотрудника;
• высокая скорость внедрения;
• техническая поддержка специалистами компании-разработчика.

Онлайн-фотография рабочего дня

Важный шаг в части оптимизации работы компании – повышение эффективности работы каждого сотрудника. Один из самых эффективных методов выяснить сильные и слабые стороны трудового процесса – фотография рабочего дня.

Само название пугает возможностью ежесекундной фотофиксации, но на самом деле не имеет с этим ничего общего. Под фотографированием здесь понимается сбор детальной статистики занятости сотрудника в течение рабочего дня, которая в конечном виде представляет собой наглядную схему, таймлайн или диаграмму распределения рабочего времени.

Метод фотографии рабочего дня можно реализовывать несколькими способами:

• вручную, когда сотрудник самостоятельно в специальном бланке или программе отмечает, чем был занят в конкретный промежуток времени;
• автоматически, когда специализированно ПО собирает данные о действиях сотрудника.

Выгоды автоматического способа очевидны: во-первых, персоналу не нужно тратить время на составление дополнительных отчетностей о своей работе; во-вторых, руководителю не нужно расходовать свои часы на анализ бумажных или электронных таблиц с информацией о работе подчиненных. Готовая аналитика – первое, за что отдают предпочтение именно автоматизированным системам. Например, на основе данных, собранных в рамках функции “фотография рабочего дня” программы CrocoTime, можно сразу увидеть:

• как долго сотрудник выполнял ту или иную задачу. Это может служить поводом рассмотреть рабочий процесс детально и выяснить, в чем причина задержки в исполнении. Это может быть недостаточная квалификация или же “дефект” самого процесса;
• сколько времени тратится непосредственно на работу (совещания, переговоры и т.д.), а сколько – на отвлечения, перекуры, незапланированные перерывы;
• какими ресурсами пользуется подчиненный – профильными или нет. При этом важно отметить, что о шпионаже речь, по крайней мере, в CrocoTime, не идет: все, что делает программа – это фиксирует заголовки открытых окон;
• кто из коллектива перерабатывает, испытывает повышенную нагрузку, а кто – с успехом прокрастинирует или перекладывает свои обязанности на плечи коллег.

Вся эта информация служит источником для принятия решений по оптимизации рабочих процессов.

Повышение эффективности рабочих процессов

По результатам опроса больше половины россиян считают, что отчасти тратят время на работе впустую. Выполнением бесполезных или бессмысленных задач, по их оценке, занимаются треть рабочего дня.

О чем это может говорить? О том, что: либо процессы выстроены неверно, либо сотрудники не понимают важности поставленных заданий и собственной значимости для достижения общего результата. И то, и другое губительно для бизнеса.

В первом случае, к мнению сотрудников стоит прислушаться. Возможно, у подчиненных, которые знают работу досконально, есть отличные предложения по совершенствованию рабочего процесса. Во втором – стоит показать полную картину работы предприятия, объяснить, какие цели стоят перед компанией и какой вклад вносит сотрудник.

Если все же берут сомнения, то в первую очередь нужно получить объективные данные о течении рабочих процессов. На их основе можно разработать план действий по повышению эффективности рабочих процессов. В числе самых популярных мер:

• применение тайм-менеджмента;
• устранение отвлекающих факторов;
• исключение повторяющихся, рутинных действий;
• сбалансированное распределение нагрузки на персонал.

Все это можно сделать с применением системы мониторинга рабочего времени CrocoTime, которая даст необходимую информацию и интуитивно подскажет, как действовать, исходя из сложившейся ситуации.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

Тайм-менеджмент, управление временем

Повелевать временем хотят многие. Успевать больше, уставать меньше, повышать свою эффективность, получать высокие результаты. Бизнесмены, фрилансеры, удаленщики и рядовые сотрудники едва ли не проповедуют тайм-менеджмент, как новую религию. В чем суть, насколько реально управлять временем и какие хитрости есть – будем разбираться.

16 декабря 2020 Подробнее

Как мотивировать сотрудников к работе?

Каким бы грамотным и прозорливым не бы руководитель, многое в развитии компании зависит от коллектива. Если сотрудники ленятся, отбывают рабочие часы, тратят время на игры и интернет-серфинг, устраивают долгие чаепития с обсуждением мировых новостей и личных вопросов, ждать высоких результатов не стоит.

Источник

Как организовать свой рабочий процесс эффективнее?

Во времена обучения в университете, я был буквально завален домашними заданиями, рефератами, семинарами, курсовыми и так далее.

Реально нужно было учить и делать просто невообразимое количество вещей (юрфак, что тут еще сказать). К примеру, в одну из сессий у нас было 5 экзаменов за 15 дней, и к каждому из них по 120-180 вопросов.

Представьте — 180 вопросов за три дня. Это 60 вопросов в день (и еще надо оставить время, чтобы повторить). Даже если учить по 15 часов в день, получается всего 15 минут на одну тему, что слишком мало.

Я разработал систему, при которой начинал готовиться к экзаменам с самого начала семестра — примерно 2 вопроса в день. Тогда не использовал какие-то сервисы, а просто брал листки бумаги формата А4 и по каждой теме выписывал опорные моменты — крючки, которые запоминались лучше всего. И потом во время подготовки нужно было лишь освежить в памяти эти вещи.

Этот навык досрочного планирования здорово пригодился мне и в работе.

Но — я усовершенствовал его и привнес современные технологии.

1. Если подходить без излишнего фанатизма, вполне достаточно спланировать три ближайший месяца вашей жизни.

• откройте Evernote, Google документы или просто текстовый редактор на вашем компьютере
• сделайте три файлика по месяцам и напишите по 3-5 главных целей, которые вам нужно реализовать. Расставьте их в порядке приоритета
• далее возьмите ближайший месяц и распишите каждую из целей на конкретные задачи, которые вам нужно реализовать (как правило, их будет в пределах 10)
• далее каждую задачу разбейте на конкретные небольшие шаги, которые приведут к ее выполнению
• следующим шагом задайте конкретные сроки выполнения

Вот и готов простейший план.

Его делать скучно, конечно же. Я это прекрасно понимаю.

Но не знаю ни одного более или менее успешного человека, которые бы, в той или иной форме, не планировал свои дела. И, наоборот, знаю массу людей, ничего не добившихся, которые ничего не планируют.

Совпадение? Не думаю.

2. Очень часто бывает, что во время прогулки, чтения книги, выполнения какой-то работы (и так далее) возникает интересная идея. И ее никак нельзя упустить! А записать некуда или неудобно.

Решение есть — установите на телефон приложение Telegram. Оно позволяет отправлять сообщения самому себе. И, что особенно интересно — не только текстовые сообщения, но и аудио (и видео).

То есть — вы просто наговариваете нужный вам текст и в облаке сохраняется аудиофайлик, который потом можно прослушать из любого удобного вам места, в котором есть интернет (как с компьютера, так и с телефона).

3. У вас обязательно будут задачи, которые нужно сделать именно в определенное время и определенный день.

Например — провести встречу с клиентом, вебинар и так далее.

Держать все в голове просто нереально, поэтому крайне рекомендую использовать Google календарь или аналогичный сервис, который позволяет ставить напоминания, приходящие потом на телефон.

И еще один важный момент.

Давно замечено, что когда для решения какой-то задачи не устанавливается конкретное время — ее выполнение затягивается на весь доступный отрезок.

Выход — ставить себе дедлайны и дедлайники 🙂

Самый простой вариант — ставить себе крайний срок в том же Google календаре.

Также интересный способ для небольших задач — песочные часы: и интересно, и действенно.

Вот так — через внедрение несложных инструментов и приемов можно здорово повысить вашу эффективность и, соответственно — результаты.

Чтобы гораздо продуктивнее организовать вашу деятельность и успевать больше за меньшее время — загляните сюда.

Если вы не станете эффективнее, то кто-то другой точно станет и будет получать то, что могли бы получать вы.

Разве вас устраивает такое положение вещей?

ИНФОБИЗНЕС — ЦЕННОСТЬ И ЛОХОТРОН. Кругом обман. Кругом заблуждение и глупые надежды. Поэтому я решил записать видео про это, чтобы уберечь людей от опрометчивых поступков. А также про то, что же такое инфобизнес на самом деле. Отмечу сразу, что из того, что я говорю в видео — есть исключения. Но они настолько редкие, что только […]

Рассказ А.П. Чехова «Писатель» наглядно показывает, что за сто с лишним лет, отделяющих нас от героев его произведений, многое осталось неизменным! В этом рассказе — блестящий образец рекламного текста, маскирующего недостатки продукта и выпячивающего его достоинства. Антон Павлович — гений! Итак: Писатель В комнате, прилегающей к чайному магазину купца Ершакова, за высокой конторкой сидел сам […]

ОХ-ХО-ХОХ, понеслась, Диман! Именно такими словами встретил меня мой знакомый, которому я как-то дал пару советов по настройке контекстной рекламы в Яндекс Директ. — Понеслась? — с улыбкой переспросил я. — Да! Уже триста кликов сегодня! — захлебываясь восторгом воскликнул он. — Ого, а сколько клик стоит? Молчание. — Да хрен его знает, — ответил […]

Как часто мы сильно заняты, но в конце дня разочаровано оглядываемся и понимаем, что ничего важного не сделали. Как часто мы действуем без малейшего плана и понимания того — что же нужно делать. Как часто мы хотим успеть, но не успеваем… Для того, чтобы стать эффективнее, совсем необязательно прилагать сверхусилия. Достаточно делать лишь 7 вещей, […]

Источник