Образец обложки своего личного дела

Как оформить титульный лист личного дела работника – образец

Общие требования к обложке личного дела

На первой странице личного дела необходимо указать информацию, позволяющую четко идентифицировать:

• его принадлежность к определенной группе номенклатуры;
• его содержание;
• срок хранения.

Законодательной регламентации порядка оформления нет, но на практике рекомендуем пользоваться правилами, приведенными в приказе Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Так, титульный лист личного дела обязательно должен включать (пп. 4.25, 4.28, 4.29 Приложения № 28 к Приказу № 526):

1. Полное название организации – в именительном падеже.
2. Наименование подразделения.
3. Регистрационный номер дела или индекс.
4. Порядковый номер тома – если оно включает несколько папок.
5. Название дела – как правило, в этой строке указывают Ф.И.О. работника.
6. Дата начала ведения дела, а по уволенным сотрудникам – дата окончания его ведения.
7. Срок хранения.
8. Код, позволяющий идентифицировать место хранения дела в архиве.
9. Количество листов в деле.

На корешке папки дублируют регистрационный номер дела.

На обороте титульного листа личного дела можно разместить опись вложенных в него документов.

Данные можно как вносить от руки сразу в готовый бланк, так и заполнять на компьютере, распечатывать и наклеивать на первый лист папки.

Образец заполнения титульного листа

Порядок заполнения титульного листа, как и его форма, не регламентирован. Поэтому в бланк, приведенный выше, при необходимости указания иной информации можно вводить дополнительные поля и блоки.

Компания имеет право разработать собственный формат обложки личного дела и утвердить его приказом руководителя компании.

Ниже приведен типовой заполненный образец титульного листа личного дела работника коммерческой компании.

Источник

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

• оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
• собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
• увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2020 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Источник

Как оформить личное дело работника: правила и образец

Понятие и основы ведения личных дел

Любое личное дело сотрудника – это комплекс документов, содержащих информацию о нем, а также его профессиональной деятельности в конкретной организации. Получается своего рода досье на трудящегося, в которое подбирают оригиналы и дубликаты документов с разными периодами хранения и содержанием, характеризующие его как члена трудового коллектива, а также дающие представление о его профессиональных и личных качествах.

Ни один нормативный документ не регламентирует, как правильно оформить личное дело работающего на предприятии частной формы собственности. Для госкомпаний упомянута обязанность составления такого комплекта документов – в ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Вместе с тем, и в этом нормативном акте нет четких указаний на то, как оформить личное дело госслужащего.

Поэтому организации коммерческого сектора необходимо с учетом требований законодательства разработать самостоятельную методику ведения личных дел и закрепить ее своем локальном акте. В таком документе необходимо указать:

• требования к процедуре того, как и по какой форме проходит оформление личного дела работника;
• список категорий трудящихся, на которых ведут дела;
• методику добавления документов в дело после его открытия, а также процедуру его закрытия при увольнении трудящегося;
• перечень лиц, имеющих доступ к просмотру и ведению досье, ответственных за сохранность конфиденциальной информации.

В качестве нормативных документов, на которые следует опираться при разработке процедуры оформления личных дел, можно использовать:

• п. 3.6 Основных Правила работы архивов организаций (одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Несмотря на то, что этот документ ныне не действует, описанная в нем последовательность действий при оформлении личного дела вполне можно взять за основу внутреннего регламента;
• п. 4.19 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Процедура создания и ведения личного дела трудящегося

Поскольку методы, приемы и особенности того, как создают и ведут личное дело работника, законодательно не установлены, компании придется самостоятельно определять всю последовательность действий.

Оформление и подшивку всех необходимых документов производят только уполномоченные на это должностные лица.

Как оформить титульный лист папки с личным делом

Как правило, для создания дел работников используют картонные/пластмассовые папки различного размера, снабженные системами подшивки документов. Оформляя личное дело в делопроизводстве персонала, необходимо обеспечить быструю идентификацию их принадлежности определенному лицу. Для этого оформляют титульный лист с необходимыми данными.

Нормативно требования к форме личного дела работника и его обложке не определены. Поэтому компания может сама установить перечень достаточной для идентификации и поиска сведений информации и порядок ее размещения на первой странице.

На практике целесообразно воспользоваться бланком согласно Приложению № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. При необходимости можно дополнить его нужными реквизитами.

Как правило, на титульном листе указывают:

• название компании;
• Ф.И.О сотрудника, на которого ведут досье;
• период сбора документов;
• срок хранения;
• данные о месте размещения в архиве.

Ниже приведен заполненный титульный лист, который можно использовать как образец в личное дело работника.

Что и как помещать в папку с личным делом

Полного регламентированного перечня того, что следует помещать в личное дело сотрудника, нет. Компания сама определяет для себя необходимый и достаточный список документов. На практике в него входят как документы с личными данными сотрудника, предъявляемые им при поступлении на работу, так и создаваемые впоследствии внутри компании и непосредственно связанные с его деятельностью.

Документы подшивают в папку в обратно-хронологическом порядке: то есть, сначала документы об увольнении, а в самом конце документы по приему. Иными словами, как только поступил документ, его кладут в папку поверх уже собранных.

Однако при закрытии и сдаче личного дела в архив их перекладывают в прямом хронологическом порядке – то есть от приема до увольнения.

Опись документов всегда располагают в начале папки. Более того, возможно ее размещение на оборотной стороне титульного листа.

В итоге, окончательная очередность расположения документов при закрытии личного дела следующая:

1. Анкета или автобиография, резюме. Здесь же могут быть и другие личные данные работника.
2. Документы, подтверждающие квалификацию работника: диплом, сертификат, рекомендации.
3. Далее идут все документы, связанные с трудовой деятельности – в последовательности от приема до увольнения. Между ними могут проходить также повышения, переводы, награждения.

Каждый лист при оформлении личного дела сотрудника должен быть пронумерован. Количество страниц должно соответствовать их количеству в описи.

Ниже приведен примерный макет личного дела рядового сотрудника.

Персональные данные и личное дело

Большая часть документов, попадающих в папки с личными делами работников организации, содержит персональные данные. В связи с этим, обязательно получение письменного согласия работника на их сбор, обработку и хранение. Его составляют в произвольной форме. Оно должно содержать:

• идентификационные данные лица, дающего разрешение;
• цель обработки личной информации;
• идентификационную информацию о работодателе, который будет обрабатывать данные;
• разрешенные виды действий с персональными данными, а также способы их осуществления;
• список информации, с которой позволено работать нанимателю;
• срок действия разрешения, а также подпись трудящегося.

Разрешение тоже подшивают в личное дело.

Что делать с личным делом после увольнения сотрудника

Проблема того, как правильно оформить личное дело сотрудника, не ограничена только периодом его составления и сбора документов. Не менее важные этапы – завершение ведения дела и правильная организация его хранения.

Пока гражданин состоит в трудовых отношениях с компанией, она должна обеспечить ограниченный доступ к его личному делу. Для этого их хранят в металлически запираемых картотеках или сейфах. После оформления увольнения дела сдают в архив.

Перед окончательной подшивкой и сдачей на хранение проверяют:

• наличие и комплектность всех документов;
• их количество тому, что указано в описи.

После этого составляют лист-заверитель, в котором указывают общее количество листов в деле, а также дают характеристики физического состояния носителей информации. После этого дело окончательно переплетают для архива.

На титульном листе ставят:

• конечную дату;
• общее количество листов;
• предполагаемый срок хранения дела.

Для корректного составления листа-заверителя ниже приведен образец его оформления для личного дела сотрудника компании.

Сроки хранения дел, законченных после 01.01.2003 – 50 лет, а завершенных до этой даты – 75 лет (ст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Источник