Как вы планируете организовывать свою деятельность

Как организовать планирование деятельности предприятия

Планирование деятельности является частью управления предприятием, что предполагает нахождение приоритетных целей и возможностей их достижения. Это обширная область, включающая план предполагаемых затрат, улучшение состояния структуры, обеспечение согласованности деятельности подразделений. В завершении работы контролируется достижение поставленных результатов.

Что входит в планирование деятельности?

Планирование – это менеджерская задача. Работа происходит по трем базовым направлениям:

1. Определение текущего состояния предприятия. Задача подразделяется на оценку экономического состояния компании, определение сфер, в которых предприятие функционирует эффективнее всего. Должны быть также найдены сферы, в которых требуется срочное улучшение. На основании текущего состояния можно установить, каких целей можно достигать при имеющихся ресурсах.
2. Определение стратегических задач. Рассчитываются они исходя из конкурентной среды, технологий, пожеланий руководства, ситуации на рынке.
3. Определение имеющихся и необходимых ресурсов. Понятие ресурсов включает в себя и технологии, и оборудование, и кадровый состав.

Исходя из данных задач, можно вывести структуру работы по планированию:

• Нахождение реалистичных целей.
• Определение показателей, на основе которых можно оценивать деятельность предприятия с точки зрения стратегии.
• Нахождение перечня приоритетных задач, которые можно решить в данной ситуации и при имеющихся ресурсах.
• Установление гибкой методики планирования, которая позволит достичь целей, определенных ранее.

Планирование – это комплексная задача, без которой не может обойтись ни одно развивающееся предприятие.

Как проводится анализ планирования?

Анализ предполагает оценку эффективности планирования. Для ее нахождения нужно ввести определенные критерии. Самый простой критерий – прибыльность. Рассмотрим иные показатели:

• Продуктивность применения трудовых ресурсов.
• Эффективность работы производственных подразделений.
• Выгода от инвестиционной деятельности, активов.
• Расширение предприятия.

На ранних этапах планирования менеджер определяет цели на заданный период. В завершении этого периода фактические показатели сравниваются с целями. Процент от совпадения и будет показателем эффективности плана.

Цели и виды

Рассмотрим основные цели планирования:

• Установление объективных перспектив структуры.
• Рациональное применение имеющихся ресурсов.
• Определение того, какие ресурсы нужно приобрести для достижения поставленных задач.
• Снижение риска банкротства до минимума.
• Полноценное осуществление научно-технической политики.
• Оптимизация контрольных мер.

Планирование позволяет создать объективную картину деятельности предприятия, увидеть его слабые места.

Разновидности

Планирование можно подразделяться на разновидности в зависимости от определяющих признаков. К примеру, признаком является масштаб охвата. Планирование, в свете данной категории, делится на следующие типы:

• Общее (предполагает определение совокупных целей работы во всех областях предприятия).
• Частное (относится только к определенной области).

Если рассматривать содержательную часть, выделяются следующие типы планирования:

• стратегическое (определение дальних целей и ресурсов для их достижения);
• оперативное (предполагает анализ текущей деятельности и установление тактических целей);
• текущее (заключается в постановке задач на текущий год).

ВНИМАНИЕ! Стратегическое и текущее планирование дополняют друг друга. Второй вид основывается на поставленных целях в долгосрочной перспективе.

Тип планирования зависит от области, в которой ставятся задачи:

• производственная часть;
• финансовая сфера;
• кадровые вопросы.

Планирование предполагает определение временного отрезка, на который устанавливаются цели и задачи. Исходя из этого, работа может быть:

• краткосрочной (от месяца до года);
• среднесрочной (1-5 лет);
• долгосрочной (более пяти лет).

Планирование может быть:

• жестким (то есть, его нельзя скорректировать);
• гибким (план построен с учетом вероятных изменений).

ВНИМАНИЕ! Жесткий метод на предприятиях применяется крайне редко. Ему сложно следовать. Большую эффективность показывает именно гибкая система.

Методы

Метод предполагает инструмент, посредством которого происходит планирование деятельности. Могут применяться сразу несколько методов. Рассмотрим их разновидности:

• Балансовый. Менеджер определяет баланс между имеющимися потребностями и ресурсами, которые есть на предприятии. Определяется перечень ресурсов, которых нет. Находятся источники их получения;
• Расчетно-аналитический. Необходим для нахождения показателей, нужных для анализа достижения поставленных целей. Изучается их динамика. Показатели могут быть следующими: прибыльность, производительность, рентабельность, уменьшение себестоимости;
• Графо-аналитический. Ключевой инструмент данного метода – графики. Они помогают определить связь показателей и прочих факторов. К примеру, прибыльность соотносится с текущей ситуацией на рынке;
• Программно-целевой. Актуален при работе над программами. Необходим для стратегического планирования. Основная особенность метода – определение эффективности исходя из конкретных результатов. Менеджер ставит цель. Она разбивается на задачи и подзадачи. Обычно цель решает проблему в одной сфере. К примеру, предприятие желает расшириться. Глобальная цель – освоение новых рынков. Задачами может являться заключение договоров в других регионах, аренда помещения, решение транспортных проблем;
• Экономико-математические методы. Основным инструментом является расчет. Выполняется он при помощи вычислительной техники. Помогает определить количественные показатели. Обеспечивает возможность разработать несколько альтернатив, из которых выбирается наилучшая на данный момент.

Элементы планирования есть в любой организационной структуре. Ярким примером является бизнес-план, составляемый на ранних этапах функционирования компании. По сути, это определение дальнейшей деятельности организации, основанное на объективных предпосылках (к примеру, конкуренция). Бизнес-план решает сразу несколько задач. Он позволяет привлекать инвестиционные средства, обеспечивает видение деятельности компании.

Обычно планированием занимается менеджер. Но, если предприятие очень крупное, данная задача может быть делегирована более узкому специалисту. При осуществлении данной деятельности важно видеть реальную ситуацию, строить план на основании имеющихся внешних и внутренних факторов. Всё это позволит не просто вывести компанию на новый уровень, но и сделать это с максимальной экономией, уменьшением затрат на достижение целей.

Источник

Как правильно планировать деятельность?

Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра.

Джордж Смит Паттон

Человека, который не умеет правильно планировать деятельность, уже с самого утра захватывает водоворот различных событий. Он бросается от одного дела к другому и к концу дня окончательно выбивается из сил. Но при этом не может понять, куда ушло его время.

Вы не найдете ни одного успешного человека, который не планировал свою деятельность. И если хотите стать таким, вам надо усвоить несколько правил.

Как правильно планировать деятельность?

Чтобы планировать свою деятельность правильно и не погрязнуть в решении второстепенных задач, надо придерживаться следующих правил.

1. Определите цель

Какова ваша основная цель? Чего вы хотите добиться в ближайшем будущем? Если вы ответите на эти вопросы, вам станет намного проще планировать свою работу. В вашем ежедневном плане будут только те задачи, которые приблизят вас к достижению целей.

Чёткая цель поможет определить действия, которые следует выполнить, чтобы достичь эту цель. Подумайте ради чего вы работаете? Хотите повысить продажи на 50%. Тогда вы должны заниматься поиском клиентов, звонить им, назначать и проводить встречи – делать все для того, чтобы совершать сделки. Именно такие задачи вам и надо планировать.

2. Определите количество времени

После того как вы определили цели, которых хотите добиться, и что для этого сделать, установите сколько времени понадобится на выполнение каждого действия.

Не пытайтесь успеть сделать все быстро, не приуменьшайте необходимое время. Пусть лучше дольше, но качественно.

Определив время для каждой задачи, вы будете реалистично оценивать свой день, видеть, что успеваете, а что нет.

3. Формулируйте задачи четко

Формулируйте задачи четко, конкретизируйте их. Если ваша задача звучит, как “позвонить Ольге” – это неправильно сформулированная задача. Формулировка должна содержать конкретику. Например, “Позвонить Ольге, чтобы договориться о дате проведения вебинара и выбрать площадку для проведения”.

4. Расставьте приоритеты

Определите, какие задачи самые важные. Решайте их в первую очередь, не откладывая на потом. Часто нам хочется отложить решение задачи, потому что она нам неприятна, или мы не знаем с чего начать. Не стоит так делать, иначе у вас накопится куча важных дел, которые придется решать очень быстро и вряд ли качественно. Ведь их все равно придется выполнять. Так сделайте это сразу.

Определить, какой задаче отдать предпочтение, вам поможет матрица Эйзенхауэра и принцип “здорового пофигизма” (когда вы задаете себе два вопроса: “Нужно ли это выполнять вообще?”, “Должен ли это делать именно я?”).

5. Не планируйте весь день

Не планируйте больше 70% рабочего дня. Оставшиеся 30% оставьте на непредвиденные обстоятельства. Они непременно будут, но при этом не отберут время, предназначенное на решение важных задач.

Придерживаясь этих правил, вы сможете не просто правильно планировать свою деятельность, а делать это максимально эффективно. Возможно, у вас есть свои приемы, которые помогают эффективно планировать деятельность? Поделитесь ими с нами в комментариях.

Источник

ObRetu

Вы заинтересованы в том, чтобы придумать лучшие способы выполнения своей работы?

Вы чувствуете себя опустошенным и усталым от ежедневных задач, а перед выполнением каждой задачи чувствуете огромное сопротивление, которое мешает вообще что-то сделать?

Хотите узнать новый подход к вашей работе, которые сможет поднять ваше настроение и производительность?

Если вы ответили “Да” на любой из перечисленных вопросов, то это статья тебе будет полезной. Обязательно дочитай до конца, чтобы узнать эффективные способы организации своей работы.

Последовательность – это мощный инструмент для эффективной работы.

Любое промедление мешает нам наслаждаться процессом, который обеспечивает последовательность в нашей работе. Когда мы работает каждый день над новым подходом к организации своей работы, то мы облегчаем себе трудовую жизнь.

Некоторые преимущества, которые мы получаем при последовательном выполнении задач:

• Не нужно находить много энергии, чтобы продолжить выполнение заброшенной задачи.
• Сохраняется чувство потока и покоя.
• Ощущается, что вы серьезно продвигаетесь вперед в выполнении задач.
• Избегаете негативных чувств, которое приносит промедление.
• С каждым разом все более качественно и быстрее выполняете свои задачи.

Если подумать, то промедление и последовательность являются противоположностями. Промедление сбивает наш ритм, концентрацию и уверенность. Промедление заставляет нас чувствовать, что мы не способны что-то сделать, а это загоняет нас в депрессию.

Так как промедление мешает нам выполнять нашу работу каждый день, то мы никогда не получим удовлетворения от нашей работы.

Последовательность позволяет избавиться от всего негатива, который приходит в нашу жизнь с промедлением. Последовательность приносит нам удовлетворение результатами и дает возможность эффективно обучаться на практике.

Именно по этой причине нужно разорвать цикл промедления. Есть причина и есть много отличных техник, которые помогут вам получить хорошие результаты в это.

7 советов для последовательной организации вашей деятельности и работы

1. Будь проще и позитивней. Не настраивай себе на неудачу с самого начала. Выбери ограниченный список задач, который ты планируешь выполнить сегодня. Далее распредели последовательность выполнения этих задач.
2. Не делай это личным. Отделяй свою самооценку от своей работы. Ваша работа никак не отражает то, кто вы есть и насколько вы успешны. Относитесь к своей работе проще. Не связывайте неудачи в своей трудовой деятельности с вашей личностью.
3. Устраните все отвлекающие факторы. Иногда единственная причина, по который мы не можем последовательно выполнять задачи, заключается в том, что мы постоянно отвлекаемся на что-то постороннее. Это может быть переписка в социальных сетях, рассказы вашего коллеги или новостная лента. Выключите телефон и наденьте наушники, чтобы защитить свое внимание от всех отвлекающих факторов.
4. Маленький план для большой картины. Начните свою работы с представления о том, какой результат вы хотите получить. Составьте план того, как последовательность выполнения задач приведет вас к успеху. Представьте те чувства, которые вы будете испытывать на финише.
5. Избавьтесь от своего Эго на работе. Мы часто думаем о том, что наша работа должна отражать то, насколько мы умны, способны выполнять сложные задачи. Все это делает нашу работу намного сложнее.
6. Избавьтесь от чувств, когда смотрите на список задач. Раньше я каждый кусок задачи выполнял с болью. Я либо долго фантазировал о том, как много времени у меня заберет эта задача, либо о том, как плохо я могу ее сделать. Я тогда не понимал, что все мои эмоции только нагнетают ситуацию. Я надеюсь, что вы не будете допускать эту ошибку. Смотрите на все свои задачи без эмоций.
7. Держите под контролем. Используйте список задач. Мне кажется, что соблюдать последовательность выполнения задач легче всего в том случае, если у нас есть список со всеми задачами. Если у вас нет списка, то обязательно поработайте над этим. Я регулярно составляю несколько списков задач: ежедневный список, еженедельный список. На месяц не составляю, т.к. в моей работе все настолько динамично, что на месяц спланировать невозможно.

Вы наверняка замечали, что люди, которые выполняют задачи последовательно, кажутся более спокойными и уверенными. Это спокойствие доступно и вам, если вы начнете действовать. Я заменил свое бездействие и промедление на последовательность в действиях.

Не ждите “правильного” времени, чтобы начать. Скорее всего, вы прождете намного больше, чем необходимо. Теперь, когда у вас есть стратегии для достижения ваших целей, вы можете перестать сомневаться в своих способностях.

Источник