Как вы определяете приоритеты своих дел

11 способов расставить приоритеты дел в работе

Влад, я сочувствую вашей ситуации. Насколько я понял у вас есть один большой проект, которые необходимо сдать через два месяца. Нет большого смысла менять работу, т. к. осталось всего немного времени до сдачи. Поэтому сейчас я расскажу о 11 способах расстановки приоритетов, которые позволят сконцентрироваться на самом больном месте, т. е. на вашем проекте.

Причины неудач — неправильные приоритеты

На работе часто появляются много дополнительных задач, телефонные звонки, незапланированные встречи и т. п. Мы пытаемся все успеть, но не получается, а потом расстраиваемся что не успели выслать коммерческое предложение ключевому клиенту или сделать важный телефонный звонок.

Почему мы пропустили важные дела, но успели сделать второстепенные? Человеку свойственно распылять свое внимание, делать то, что совсем неважно. Это происходит потому, что многие малозначимые дела не требуют больших сил. И мы стараемся идти путем меньшего сопротивления, т. е. беремся за те дела, которые легче сделать, а не за то, что действительно важно. Но рано или поздно, все равно приходится приступать к тем задачам, которые казались сложными, только не вовремя и шансы на успех резко падают.

Одной из Причин неудач является — неправильно расставленные приоритеты. Описанные ниже способы помогут вам отличить важное от срочного, главное от второстепенного. Дела приносящие продолжительный эффект от коротких результатов. Как правильно расставить приоритеты?

1. Начинайте работу с самых важных дел

Переходите к менее важным делам, только когда будут сделаны более значимые. Как же оценить важность задачи? Для этого нужно оценить последствия, которые будут вас ждать при невыполнении различных задач. Просто задайте себе вопрос: «Какие будут последствия если это не сделать?» Чем хуже последствия тем важнее задача и тем выше у нее приоритет. У неважных дел последствия от их невыполнения минимальны.

К примеру, регулярная профилактика болезни крайне важна, т. к. без нее могут быть серьезные проблемы с самочувствием, что отрицательно скажется на всей вашей жизни. Значит, профилактика болезни имеет высокий приоритет и приступать к этому делу следует как к одному из первых.

А теперь представьте как влияют на вашу жизнь: компьютерные игры, сидение в интернете, алкоголь и др.? Если их влияние на ваше будущее небольшое, то и приоритет будет соответствующий, если от них отказаться, то ничего страшного не случится, а наоборот, вы получите дополнительное время, которое можно провести с пользой.

Поэтому заходим в соц. сети или идем в ресторан только тогда, когда более важные дела будут сделаны.

2. Начинайте свой день с планирования

Прежде чем приступить к работе, задайте себе вопросы: «Какие самые важные задачи необходимо сегодня сделать? Какие дела второстепенные и к ним можно приступить только после завершения главного?» Если у вас дел более 4 на день, то напишите их на листке т. к. наш мозг не может эффективно оперировать и расставлять приоритеты в уме, когда задач больше чем 7+-2. Вспомните сколько времени вам потребуется, чтобы запомнить обычный городской 7- значный? А сколько времени чтобы записать? Поэтому намного эффективнее планировать на бумаге, а не в уме.

3. Скажите нет второстепенным делам

Второстепенные задачи можно сделать не полностью или, вообще, отказаться от них. Когда времени не хватает, лучше хорошо выполнить главное , чем стараться успеть все.

Если времени достаточно, то успеть все — самый лучший результат, это бесспорно. Но в условиях ограниченного времени можно самые неважные дела из конца списка даже не начинать или сделать не полностью. Это как в шахматах — жертва фигурой ради победы. Также и в делах научитесь жертвовать второстепенным для работы с главным.

На практике бывает тяжело отказаться от всего запланированного и вы начинаете жертвовать временем на отдых, профилактикой своей болезни и т. д. В общем, делаете дела срочные вместо важных. Чтобы искоренить эту привычку, каждый день утром пишите список дел на день и напротив каждого пункта указывайте приоритет от 0 до 10. В этом списке на день последнее дело, у которого самый низкий приоритет — не делайте, т. к. оно самое неважное для вас. Таким образом, вы научитесь говорить нет второстепенным задачам, от которых мало что зависит и будете чувствовать себя значительно свободнее.

4. Не делайте пока не запишите

Каждое новое дело сначала записывайте и только потом решайте, когда приступить. Когда появляется новое дело, то оно кажется важнее, чем есть на самом деле и все по той же причине, что наш мозг не может работать в уме с более чем 7+-2 задач. Поэтому остальное просто забывается и не получается хорошо сравнить степень важности нескольких задач. Также эффект важности могут усилить эмоции, которые неизбежно появляются при всем новом. Когда вы запишите новую задачу, то по соседству сможете обнаружить более важные дела и методом сравнения вы лучше сможете оценить, время работы над ней.

Часто бывает, что вы чем-то заняты и вам звонят и просят: ответить по email, найти информацию и т. д. Часто подобные просьбы кажутся более важными и срочными, чем есть на самом деле из-за эмоциональной составляющей, которая присутствует в любом человеческом общении.

Научитесь не приступать к просьбе сиюминутно, чтобы эмоции не отвлекли от важного на второстепенное. Скажите, что сейчас очень заняты, но освободитесь через несколько часов и сможете помочь с этой просьбой. Даже если вы сейчас не заняты, скажите, что перезвоните через несколько минут, этого времени может хватить, для оценки, в какое время лучше помочь, чтобы не сбивать свой график.

Бывают случаи, когда ответ желательно дать сразу, тогда говорите: «Я сейчас посмотрю свой ежедневник и скажу, смогу ли помочь сейчас». В любом случае, это будет лучше, т. к. у вас появляется возможность сравнить степень важности дела с запланированными ранее и сделать более взвешенное решение.

Во многих случаях можно даже не отвечать на телефонные звонки. А перезвонить можно, когда освободитесь.

5. Отделите важное от срочного

Срочные задачи не всегда являются важными. Также как важные задачи необязательно могут быть срочными. Начинать нужно с важных задач и только потом переходить к срочным. Важные задачи, часто являются стратегическими и не требуют большой срочности выполнения, например, выучить английский для повышения по работе, бросить вредные привычки, сбросить вес. и т. д.

Срочные дела, которые надо сделать прямо сейчас, как правило, появляются в результате внешних сил, это может быть телефонный звонок, просьба коллег и т. д. Часто срочные дела не являются важными, поэтому не следует к ним приступать если можете не успеть сделать важное.

6. Научитесь говорить нет

С делами просто — т. к. они сами по себе не вызывают у вас эмоций. А когда кто-нибудь просит у вас помощи, вы испытываете эмоции, чувство жалости, все это может сбить ваши планы и вместо важного вы начнете делать срочное, которое может быть совсем неважно.

Бывают ситуации, когда вы можете своей помощью навредить, это называется оказать медвежью услугу. Например, наркоман просит деньги на новую дозу, от которой может умереть. Или вас просят поучаствовать в незаконных делах. В таких случаях нужно научиться говорить нет. Например:

Выучите наизусть это диалог или составьте свой и тогда вы сможете сказать нет более мягко, что, согласитесь важно.

Обращаю внимание, когда у вас нет веских причин или вы понимаете, что можете обидеть другого человека, если скажете истинную причину, то говорите: «не можете по личной причине». Личная причина — на то и личная, что не всегда ее следует говорить и это встретит куда больше понимания, чем просто слово «нет» или причина, которая может показаться собеседнику не такой уж и веской.

7. Не поддавайтесь влиянию

Бывает, что просьбы коллег или личные просьбы несущественны и могут отвлечь вас от более важных дел. В этом случае отказывайте. Но делайте это осторожно и только в тех случаях, когда вы можете помочь позже или есть более приоритетное дело, которым вы оказываете большую помощь.

Почему же нельзя отказаться полностью от помощи другим и все время тратить только на себя? Дело в том, что оказание помощи поднимает наше моральное состояние, мы становимся добрее. А люди вокруг стремятся к сотрудничеству с порядочными и избегают гордых и надменных. То есть успех в любом деле зависит от морального состояния.

Отказать в Помощи можно если помогаете в другом более хорошо!

8. «А», «Б», «В», «Г» задачи

Составьте список со всеми делами, которые нужно сделать и напротив каждой задачи напишите одну из букв. Каждая буква — это приоритет. «А» — самый высокий, «Г» — самый низкий.

Буква «А». Самые важные дела, от которых сильно зависит ваше будущее. Все важные дела делятся на срочные и несрочные. Срочные помечаются дополнением «Ас», а несрочные просто «А». Сначала сделайте все важные и одновременно срочные дела «Ас» и только потом переходите к важным и несрочным «А».

К важным и срочным, т. е. к «Ас» относится: сходить ко врачу во время острой боли, сдача проекта по работе, дедлайн которого сегодня и т. д. Если таких дел несколько, то ставьте приоритет выполнения, например, «Ас1», «Ас2», «Ас3». Чем хуже будут последствия от невыполнения задачи, тем она важнее и выше приоритет.

К важным и несрочным относятся: выучить английский для повышения по работе, заплатить налоги и т. д. Когда дел несколько, также отмечаем их приоритетность: «А1», «А2», «А3».

Очередность списка «А» будет следующая: Сначала делаем срочные и важные «Ас1», «Ас2», «Ас3», и только после их выполнения приступаем к важным и несрочным «А1», «А2», «А3».

Срочные и неважные дела, от невыполнения которых мало что изменится, не относятся к данному списку. Например, посмотреть «КВН» или купить приправу к ужину.

Если задача требует много времени, например, выучить английский, то условьтесь делать ее определённое время каждый день, например, по 30–60 мин. и считайте выполненной в тот день, когда уделите ей запланированное время, затем продолжайте, но только на следующий день.

Буква «Б». Не сильно важные задачи, которые желательно сделать, но в крайнем случае можно и отказаться. Если не приступать к таким делам, то могут быть небольшие неприятности, но в то же время без серьезных последствий. Важно соблюдать следующее правило — не приступать к делам «Б» пока не будут сделаны задачи «Ас» и «А».

Буква «В». Дела, которые неплохо было бы сделать, но в то же время неприятных последствий не будет, — например, почитать новости, смазать дверь в доме. Приступаем к ним, только когда «А» и «Б» задачи будут выполнены.

Буква «Г». Ненужные задачи и лишние действия, которые выполняются по привычке. Старайтесь определить неактуальные для вас действия и не выполнять их, т. к. чем больше времени вы сэкономите на пустых действиях, тем больше сможете заняться более значимым.

9. Делегирование

Чем больше задач вы сможете поручить кому-то, тем продуктивнее вы становитесь. Но важно соблюдения 2 правил:

Делегирование расширит ваши возможности и увеличит свободное время, которое можно потратить для достижения ваших целей.

10. Делайте, то, что получается хорошо

Ищите свое призвание. Наиболее важные задачи для нас те, которые максимально задействуют наши таланты. Отдавайте предпочтение тем делам, которые у вас хорошо получаются и вы делаете их очень хорошо. И наоборот не занимайтесь тем, что не нравится или это не ваше. Процесс — этот небыстрый, но необходимый. Я искал себя около 15 лет, пробуя разные сферы деятельности, пока не определил свое призвание. Слова Джона Кейнса: «Мы должны думать о будущем, ведь там мы проведем весь остаток своей жизни».

11. Не начинайте работу с мелочей

Мы так устроены, что стремимся все делать путем наименьшего сопротивления. На подсознательном уровне мы выбираем более легкое дело. Так, вместо выполнения важных задач, которые сильно влияют на наше будущее, можно провести весь день, занимаясь незначимыми делами, не представляющих особой ценности. Не поддавайтесь искушению начинать работу с мелких дел.

Источник

Как расставить приоритеты, когда всё кажется важным: 7 техник

Вам никогда не хватит времени и ресурсов, чтобы воплотить все задуманное. Всегда приходится от чего-то отказываться. Но что делать, если все дела из вашего списка кажутся сверхважными, и вы никак не можете принять решение, какое из них выполнять первым? В этом случае вам помогут техники приоритизации. Они дают формальный метод оценки важности каждого дела. Так вы сможете разгрузить свой мозг, чтобы направить его ресурсы на работу. В этой статье мы даем 7 техник из сферы тайм-менеджмента: попробуйте их, и выберите наиболее подходящую.

Матрица приоритетов

В этом методе вы выписываете задачи в матрицу из четырех блоков. Ось Х представляет одно значение, а ось У – другое. Каждый квадрат, таким образом, указывает приоритет на основе определенных критериев.

Матрица Эйзенхауэра

Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, которая использует важность в качестве значения оси У и срочность в качестве значения оси Х. Вы оцениваете задачи по критериям срочности и важности, а затем помещаете каждую из них в правильный квадрат на основе вашей оценки:

Важные и не срочные	Важные и срочные
Не важные и не срочные	Не важные и срочные

• Важные и срочные задачи – это ваши главные приоритеты.
• Важные, но несрочные задачи имеют более низкие приоритеты – их вы должны запланировать на потом.
• Срочные, но не важные задачи – хорошие кандидаты для делегирования.
• Не срочные и не важные задачи – это то, что вы, вероятно, просто не должны делать.

Помещая каждую задачу в свой список в квадрат матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно работать сейчас, что вы оставите на потом, что следует делегировать и что можно удалить из списка.

Матрица Усилия-Влияния

В матрице усилия-влияния вы оцениваете задачи на основе того, сколько усилий они потребуют и какое влияние окажет их выполнение:

Большие усилия и низкое влияние	Большие усилия и высокое влияние
Низкие усилия и низкое влияние	Низкие усилия и высокое влияние

Задачи в двух правых квадрантах являются вашими приоритетами. «Низкие усилия, высокая отдача» – эти задачи, вероятно, ваши самые высокие приоритеты, потому что они представляют собой быстрые победы, а вот пункты из нижнего левого угла можно смело вычеркивать.

Самая важная задача (Most Important Task)

Most Important Task (MIT) – это исключительно простой метод приоритизации без какого-либо шаманства. Не пытайтесь расставить приоритеты по всему списку дел, начните каждое утро с выбора 1-3 Самых Важных Задач (MITs), которые вы должны сделать в этот день.

По крайней мере, одна из Самых Важных Задач дня должна быть связана с вашими главными целями, чтобы убедиться, что вы делаете что-то ежедневно для их достижения. Вы наверняка успеете выполнить больше за день, чем только ваши MITs. Но выбор MITs утром и установка крайнего срока гарантируют, что вы каждый день посвящаете время работе над важными, высокоприоритетными задачами.

Метод Айви Ли

История метода Айви Ли очень ярко показывает его эффективность. Однажды предприниматель Чарльз М. Шваб нанял консультанта по продуктивности Айви Ли, чтобы повысить производительность своей стальной корпорации. Ли не просил авансового платежа за консультацию. Вместо этого он попросил Шваба подождать три месяца, а затем заплатить ему любую сумму, которую он посчитает подходящей, основываясь на результатах. Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 тысяч долларов (по тем временам это были очень большие деньги).

Метод Айви Ли прост (и похож на метод MIT):

1. В конце каждого рабочего дня выберите шесть наиболее важных задач в вашем списке, чтобы работать над ними завтра.
2. Затем упорядочите эти шесть задач с точки зрения приоритетности.
3. Когда вы приступите к работе на следующий день, трудитесь над задачей номер один, пока она не будет завершена.
4. Затем работайте над задачей номер два, номер три и т. д.

Продолжайте, пока все шесть задач не будут завершены, и повторяйте процесс каждый день.

Два списка

Этот метод советовал знаменитый инвестор Уоррен Баффет. Он основан на принципе Парето, когда вы беретесь за выполнение только 20% самых важных дел, которые принесут 80% результата:

1. Напишите список из 25 дел, которые вы хотите сделать.
2. Выберите из них пять наиболее важных приоритетов – это ваш новый список дел.

Выполняйте только эти пять дел, а оставшиеся вычеркните или делегируйте – они не окажут особого влияния на вашу жизнь. Возьмитесь за остальные 20, только если у вас останется время после выполнения самых важных задач.

Метод MoSCoW

В этой технике вы относите каждое дело к одной из 4-х категорий:

1. M (Must Do) – задачи, которые вы должны выполнить обязательно.
2. S (Should Do) – это то, что вы должны делать, но они имеют более низкий приоритет, чем M-задачи.
3. C (Could Do) – эти задачи можно бы и сделать, но если вы их не выполните, то ничего страшного не случится.
4. W (Won’t Do) – эти задачи вообще можно не делать.

Если вы всегда работаете над своим списком сверху вниз, вы убедитесь, что тратите время только на самые приоритетные дела.

Техника ABCDE

Метод MoSCoW не учитывает одну вещь – это задачи, которые вам нужно поручить кому-то другому. MoSCoW подходит, если у вас нет никого, кому можно делегировать. Если же у вас есть подчиненные – вооружитесь техникой ABCDE.

Как и в предыдущем случае, метод ABCDE начинается с помещения каждой задачи в вашем списке в категорию:

1. A – это то, что вы должны делать в первую очередь (так же, как задачи M в MoSCoW).
2. B – это то, что вы должны делать во вторую очередь (так же, как задачи S в MoSCoW).
3. C – это то, что можно, но не обязательно делать (так же, как задачи C в MoSCoW).
4. D – это задачи, которые вы должны делегировать (или автоматизировать).
5. E – дела, которые вы можете устранить (так же, как задачи W в MoSCoW).

Процесс для ABCDE такой же, как и для MoSCoW: просмотрите каждую задачу в вашем списке, назначьте ей букву на основе ее приоритета, и отсортируйте. Делегируйте задачи D и удалите задачи E, чтобы у вас остались только A, B и C, а затем работайте сверху вниз, чтобы убедиться, что вы всегда сосредоточены на своих самых важных целях.

Скрам-приоритизация

Скрам-приоритизация основана на упорядочении. Если у вас есть 20 дел в списке, вы назначаете каждому номер от 1 до 20 на основе приоритета и последовательности. Скрам-приоритизация работает очень хорошо, когда вам нужно учитывать последовательность.

Скажем, ваша самая приоритетная задача – покрасить пол в ванной комнате. Тем не менее, вы знаете, что вам также нужно поменять трубы в ванной, и для этого придется вырезать пол. Запуск новых труб может быть более низким приоритетом, но, поскольку это повлияет на вашу самую главную задачу по повторной облицовке пола, второстепенное дело нужно завершить в первую очередь.

В этом методе вы оцениваете каждую задачу в своем списке, используя три критерия:

1. Насколько важна эта задача?
2. Насколько это важно по сравнению с другими задачами из этого списка?
3. Зависит ли какая-либо другая задача от этой задачи?

Затем, используя ответы на эти вопросы, вы назначаете каждому число 1-n (где n-общее количество задач в вашем списке). Вы не можете иметь две задачи, которые являются #1. Вы должны сделать один #1 и один #2. Каждое дело получает уникальный номер.

Скрам-приоритизация отлично работает сама по себе, но она также хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритетам (как M, C и W или A, B и C) можно начать упорядочивать задачи в том порядке, в котором вы планируете их выполнять по методу Скрам.

Заключение

Люди сжигают очень много драгоценного времени на выполнение ненужных дел, не достигая при этом своих целей. Техники приоритизации помогают решить эту проблему, позволяя выделить самые важные и результативные задачи. Этих методов очень много и не все они работают одинаково эффективно для разных людей. Попробуйте их все, выберите наиболее подходящий и поделитесь своим опытом в комментариях.

А команда 4brain желает вам продуктивного дня и достижения всех ваших целей!

Источник