Как вести свое предприятие

Бухгалтерский учёт — это система непрерывного сбора, документирования и обобщения информации о хозяйственной деятельности предприятия, его имуществе и обязательствах.

Зачем нужен бухучёт

Пока бизнес некрупный, кажется, что всю информацию о денежных потоках и обязательствах возможно удержать в голове или достаточно записывать самое важное в тетрадку, а вести бухучёт бессмысленно. Это в какой-то мере правда: чем меньше бизнес и количество сделок, тем проще отслеживать операции. Но грамотный бухгалтерский учёт позволяет не только фиксировать факты хозяйственной жизни. Благодаря ему можно:

Оценить реальное финансовое положение предприятия
Контролировать работу компании и выявлять расхождения с прогнозами
Находить резервы
Определять выгодные и убыточные операции
Следить за соответствием деятельности нормам законодательства
Вовремя сдавать отчётность, соблюдая график

Согласно закону 402-ФЗ, бухучёт могут не вести ИП и филиалы иностранных компаний — все остальные предприятия обязаны это делать и сдавать конкретные формы отчётности в налоговую.

Правила бухучёта и ключевые понятия

Основа бухучёта — обработка первичных документов, которые соответствуют конкретным хозяйственным операциям. Это авансовые отчёты, счета-фактуры, накладные и т.п. Можно использовать унифицированные формы первичных документов или разработанные самостоятельно — главное, чтобы они содержали все реквизиты, прописанные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Для некоторых видов «первички» использование стандартных форм обязательно.

Сведения из первичных документов фиксируются в бухгалтерских регистрах — бумажных или электронных документах в форме ведомостей, журналов, таблиц и т.п. Каждое предприятие самостоятельно выбирает, какие регистры использовать, применяя стандартные или разработанные «под себя».

Информация из «первички» вносится в регистры по принципу двойной записи, которая отражает приход и расход материальных благ. Например, закупка сырья – это приход материалов для производства и в то же время — расход денежных средств. По каждому первичному документу в одной колонке прописывается приход (дебет), а во второй — расход (кредит) в денежном эквиваленте.

Один и тот же факт хозяйственной жизни «проводится» через обе колонки и помечается двумя разными числовыми кодами. Эти числовые коды называются бухгалтерскими счетами и соответствуют конкретным группам близких хозяйственных операций. Каждая компания самостоятельно решает, какие счета использовать, выбрав нужные из общего плана . Фиксация дебета и кредита с указанием счетов называется бухгалтерской проводкой.

На основании проводок по каждому счёту считается сальдо — разница между его дебетовыми и кредитовыми оборотами за определённый период, которая может быть нулевой. Счета делятся на активные — отражающие активы предприятия, пассивные — отражающие источники и расход средств — и активно-пассивные. Если дебет по счёту больше кредита, сальдо называется дебетовым, если меньше — кредитовым, если дебет и кредит равны, то сальдо будет нулевым. Сальдо активного счёта может быть дебетовым или нулевым, сальдо пассивного счёта — кредитовым или нулевым, а сальдо активно-пассивного счёта — и дебетовым, и кредитовым, причём, возможно, одновременно.

Данные по каждому счёту помогают составить бухгалтерский баланс, в котором сгруппированы все активы и пассивы компании за отчётный период, и отчёт о финансовых результатах (он же ОПиУ — отчёт о прибыли и убытках). Эти два документа, а также приложения к ним — и есть бухгалтерская отчётность, которую каждое предприятие предоставляет в Налоговую службу раз в год. В перечень приложений входят: отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, отчет о целевом использовании средств и пояснения к отчетности.

В правильно составленном балансе активы всегда равны пассивам.

Что такое упрощённый бухучёт

С 2013 года, согласно п. 4 ст. 6 закона 402-ФЗ, малые предприятия имеют право вести бухучёт в упрощённой форме.

Напомним, что бизнес считается малым, если его годовой доход не более 800 млн рублей, численность сотрудников — не более 100 человек, доля участия государства и фондов в уставном капитале — не более 25%, а доля других юрлиц — не более 49%.

Суть упрощённого бухучёта раскрыл Минфин России в Рекомендациях по применению упрощенных способов ведения бухучета и составления бухотчетности. Документ предлагает малому бизнесу 3 варианта упрощённого бухучёта: его полную форму, сокращённую и самую простую.

Полный вариант упрощённого учёта рекомендован предприятиям, которые сталкиваются с большим количеством разноплановых хозяйственных операций. Он предполагает использование сокращённого плана бухгалтерских счетов, в котором родственные счета объединены в один. А также этот способ позволяет исправлять ошибки в текущем периоде отчётности. Шаблоны регистров, которые можно применять при такой форме упрощённого учёта, приведены в виде приложений к Рекомендациям.

Сокращённая форма упрощённого учёта предполагает всё то же, что и полная, но также позволяет вести вместо нескольких регистров всего один — журнал учёта фактов хозяйственной жизни. Образец журнала тоже есть в приложении к документу Минфина.

Самая простая форма упрощённого учёта рекомендована только микропредприятиям — компаниям, у которых не более 15 работников, а годовой доход — не более 120 млн рублей. Этот способ ведения бухучёта позволяет отказаться от двойной записи с указанием дебета и кредита. И вести только книгу учёта фактов хозяйственной жизни по группам статей документов отчётности так называемым. Такой метод бухучёта называется кассовым.

Все 3 формы подразумевают и упрощённую бухгалтерскую отчётность: малые предприятия обязаны предоставить налоговой только бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах — без приложений.

Тем не менее, не все малые предприятия могут вести упрощённый бухучёт. Это запрещено для:

организаций, деятельность которых подлежит аудиту;
жилищно-строительных и кредитных потребительских кооперативов;
микрофинансовых организаций;
компаний госсектора и политических партий;
адвокатских бюро и нотариальных палат;
НКО, выполняющих функции иностранных агентов.

Как обойтись без бухгалтера

Если вы пока не можете взять опытного специалиста в штат, есть другие способы справляться с бухучётом.

Если вы ИП, можно не вести бухгалтерский учёт и ограничиться финансовым, который позволит отслеживать денежные потоки.

Если вы ООО, удовлетворяющее критериям малого бизнеса, попробуйте вести учёт самостоятельно — пройдите краткосрочные бухгалтерские курсы или используйте специальные программы, не требующие особых экономических знаний. Некоторые сервисы предлагают бесплатный пробный период использования и варианты решений для бизнеса на выбор. Например, у Бухгалтерии Сбербанка их три.

Если вы применяете несколько налоговых режимов, бухучёт будет сложным — в данном случае желательна квалифицированная помощь. Наймите стажёра-операциониста, который сможет обрабатывать первичную документацию, или отдайте ведение бухучёта на аутсорсинг, или используйте разное ПО для операций по каждому режиму. Затраты на эти услуги окупятся сполна.

Как выбрать программу для бухучёта

Идеального программного обеспечения, которое подошло бы и лавке по продаже орехов, и оконной фабрике, не существует. Выбирая программу, подумайте, что она должна уметь и каким запросам соответствовать. Вот перечень параметров, которые стоит учесть:

подготовка отчётности в соответствии с налоговым спецрежимом и организационно-правовой формой;
возможность синхронизации с кассовым аппаратом;
возможность запуска на разных устройствах, включая мобильные;
наличие напоминания о сроках отчётности;
умение формировать отчёты в цифрах и графиках;
степень сложности в обращении;
стоимость.

Программы, рассчитанные на неспециалиста, легче в использовании: они дают подсказки, формируют отчёты по готовым схемам и упрощают анализ финансовых данных.

Как составить учётную политику

Учётная политика — это подробная инструкция по ведению бухгалтерского и налогового учёта. Составляет её, как правило, бухгалтер, а одобряет и закрепляет соответствующим приказом — руководитель компании. Если учётная политика разработана грамотно, благодаря ей в случае увольнения бухгалтера дела с лёгкостью сможет продолжить новый специалист или сам руководитель.

Перечень положений учётной политики зависит от вида деятельности компании, выбранного налогового режима и того, упрощённый учёт применяется или полный. Но — в части бухгалтерского учёта — в учётной политике должно быть указано следующее:

Лицо, ответственное за ведение бухучёта;
Какой способ ведения учёта выбран: упрощённый, сокращённый или простой, бумажный или электронный;
Рабочий план счетов;
Формы первичной документации и регистров;
Порядок учёта доходов и расходов;
Положение об основных средствах компании и порядок их оценки, инвентаризации и перерасчёта;
Порядок учёта и оценки товарно-материальных ценностей, товаров и готовой продукции;
Порядок внесения исправлений и критерии ошибок;
Перечень нормативных документов: применяемые положения бухгалтерского учёта (ПБУ), Налоговый кодекс, закон 402-ФЗ.

Шаблоны реестров и первичной документации, если они разработаны компанией самостоятельно и отличаются от унифицированных, оформляются в виде приложений к политике.

Для создания учётной политики, включающей бухгалтерский и налоговый разделы, можно использовать платные или бесплатные конструкторы, которые легко найти через интернет-поисковики. Как правило, такие сервисы умеют подстраиваться под применяемый налоговый режим и даже совмещение режимов. Главное, убедитесь в том, что используемый конструктор учитывает актуальные требования законодательства, а если есть возможность — обратитесь за разработкой документа к профессионалу.

Учётная политика едина для всех структурных подразделений бизнеса. По мере необходимости документ можно дополнять новыми положениями, а вот менять позволено всего 1 раз в год. И только в 3 случаях: если изменилось законодательство или условия хозяйствования (например, виды деятельности), а также если выбраны другие способы ведения бухучёта.

Источник

Как вести малый бизнес?

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

Клиенты и продажи

Предприниматель получает доходы за организацию производства и труда, риск, инновации и проявление своих личных предпринимательских способностей. При этом источник доходов — это ресурсы клиентов, которых удалось привлечь, заинтересовать своим товаром или услугой, получить от них оплату и, возможно, заручиться их постоянным интересом.

И это известная истина: главный фокус внимания при ведении бизнеса — это клиенты и продажи. Важно понимать, кто является вашим клиентом, насколько разнообразна эта аудитория, как к ней следует обращаться, и где водятся все эти люди. Это позволит целенаправленно привлекать новых клиентов, изучать их реакции, вести с ними продуктивную работу, чтобы они переходили в разряд стабильных покупателей и советовали ваши товары или услуги своим друзьям и знакомым.

Не менее важный момент — продажи. При каких условиях и в какое время клиент готов совершить покупку, зависит ли его решение перечислить свои деньги на ваш счет от каких-то сопроводительных услуг, скидок, условий доставки, вашей гибкости и массы других деталей, которые уже зависят от специфики бизнеса.

Если владелец малого бизнеса хочет эффективной работы и стабильного роста, то около половины своего ресурса он должен посвятить продажам и работе с клиентами. Это обстоятельство надо учитывать уже при написании бизнес-плана. Иногда предприниматель занимается работой с клиентами лично, чтобы держать важное направление под своим контролем, иногда он делегирует часть задач доверенным сотрудникам. Но планировать, задавать вектор работы, озвучивать задачи — это функция руководителя.

Работа с клиентами включает два базовых направления:

Привлечение новых клиентов с помощью рекламы, соцсетей, работы над своим сайтом, писем, звонков и т. д.
Удержание старых клиентов с помощью подарков, скидок, человечного отношения, интереса к их мнению, информационной помощи и т. д.

Лояльные клиенты помогают компании пережить сложные времена, помогают экономить средства, которые могли пойти на дополнительную рекламу, приводят в компанию новых покупателей. Стабильные клиенты — очень важное направление работы, и вернуть потерянного клиента гораздо сложнее, чем вовремя заинтересовать и удержать его. Руководитель бизнеса должен постоянно придумывать и испытывать разные способы привлекать новых покупателей и удерживать существующих.

Еще один важный фокус внимания — каналы продажи ваших товаров или услуг. Клиенты должны проявлять свою лояльность активно и делать у вас покупки снова и снова. Ищите способы увеличивать продажи, делать комплексные продажи, придумывайте акции, находите выгодные каналы сбыта. Постоянно пробуйте новые формы продажи и укрепляйте хорошо работающие методы. Если у вашего бизнеса будет много клиентов, и вы будете много им продавать, то остальные задачи будут решаться гораздо легче.

Организация учета и отчетности

Всякий бизнес требует уплаты налогов, а при наличии сотрудников — еще и взносов во внебюджетные фонды, сдачи отчетных документов в разные контролирующие органы. Руководитель малого предприятия может самостоятельно заняться организацией налогового и бухгалтерского учета, особенно если он имеет подготовку в этой сфере. Но в таком случае ему стоит обратить внимание на бухгалтерские программы или онлайн-сервисы, которые снимают львиную часть рутинных забот с предпринимателя и помогают организовать деятельность в соответствии с законом. Программа или сервис помогут вам создавать первичные документы и вести Книгу учета, подскажут, когда и какие документы нужно отправить в налоговую или Пенсионный фонд, автоматически сформируют отчетность на базе тех данных, которые вы вводили в течение всего отчетного периода.

Если руководитель не готов документировать дела компании самостоятельно, то можно передать эти задачи опытному бухгалтеру. Малые предприятия не всегда готовы брать учетного специалиста в штат, и хорошей альтернативой становится бухгалтерский аутсорсинг. Услуги удаленной бухгалтерии стоят дороже чем покупка бухгалтерской программы или сервиса, зато владелец бизнеса сможет всего себя посвятить развитию предприятия. В этом случае надо помнить, что ответственность за возможные нарушения все равно несет директор компании. А значит выбирать обслуживающую бухгалтерию нужно тщательно. Мы уже писали, на какие критерии нужно обратить внимание.

Ставьте цели и задачи, формируйте план

Поставленная цель позволяет сосредоточенно двигаться к ней, особенно если она разбита на реалистичные задачи и более мелкие цели. Хороший план по выполнению целей сопровождается расчетами: сформируйте оптимистический, пессимистический и оптимальный планы, сверяйтесь с ними, чтобы понимать, куда вы движетесь и есть ли возможность улучшить положение. Определите для себя главное направление, базовую стратегию и гните свою линию. И, конечно, оформлять организацию и начинать деятельность нужно, только после того как просчитана вся бизнес-цепочка. Пусть вас не вводит в заблуждение то обстоятельство, что малый бизнес не требует больших вложений. Это не означает, что можно приступить к делу, чтобы потом разобраться “как-нибудь”.

Ваши сотрудники должны знать, к каким показателям стремится компания, так ваш бизнес будет устойчивее. При этом сохраняйте деловую дистанцию с работниками, не будьте с ними “друзьями”, хотя в малом бизнесе это часто случается, оставайтесь на “вы”. Еще один сомнительный ход — пригласить друзей и знакомых в качестве сотрудников.

Если вы упорно работаете, а ваши стратегические планы и цели по-прежнему далеки от реализации, — ищите более доходные ниши и идеи. Бизнес — это извлечение прибыли, а не преданность однажды взятому курсу. И хороший руководитель бизнеса — тот, кто получает больше прибыли. В перспективе это дает возможность меньше работать и больше внимания уделять организации и новым планам. Предприниматель не должен превращаться в работника на своем собственном предприятии, его дело — планировать, организовывать и вести свою команду. А для этого нужно постоянно держать голову “над водой” и сохранять критичность взгляда.

Измеряйте показатели

В бизнесе полезно считать деньги в целях управленческого планирования. Например, если практика показывает, что средний чек в вашей деятельности — 8 000 рублей, то вы знаете, сколько клиентов нужно привлечь, чтобы добиться месячной выручки в 80 000 рублей.

Стоимость привлечения одного клиента — тоже важный показатель. Допустим, вы потратили 10 000 рублей на рекламную кампанию, это помогло вам привлечь 20 клиентов, значит каждый новый покупатель стоил вам 500 рублей. При среднем чеке в 8 000 рублей и марже в 50% (то есть, 4 000 рублей), вы понимаете, что каждый клиент приносит вам 3 500 дохода, которые должны покрыть ваши остальные расходы и составить вашу прибыль. Выясните, сколько вы тратите на удержание клиента по сравнению с привлечением нового клиента.

Следите за такими показателями, как рентабельность, чистая прибыль, наблюдайте за ними в динамике. Изучите начала финансового анализа и управленческого учета, это поможет вам понимать, идет ли ваше дело в гору, не пора ли изменить точку приложения сил. Уделяйте внимание важным контрольным точкам вашего бизнеса, делегируйте задачи доверенным специалистам, освобождайте собственные ресурсы для организации и планирования, и у вас будет больше рычагов для влияния на ситуацию.

Источник