Как вернуть свои деньги потраченные для организации

Как правильно оформить покупки, совершенные работником для организации, но за свой счет

Ситуация, когда работник приобретает те или иные товары для организации за свои деньги, а потом просит эти деньги возместить, встречается повсеместно и постоянно. Особенно к подобным операциям склонны руководители, отказать которым в возмещении, учитывая подчиненное положение бухгалтера, довольно сложно. Как же правильно оформить такой «подотчет постфактум»?

Проще не допустить, чем лечить

Давайте сразу расставим точки над «i»: рассматриваемый нами случай (когда работник покупает товар за свои деньги, а потом передает этот товар работодателю и хочет получить компенсацию своих затрат) к подотчету никакого отношения не имеет. И оформлять выдачу денег за уже купленные товары через подотчет нельзя. Более того, мы бы рекомендовали вообще избегать подобных ситуаций, так как даже при грамотном оформлении (о котором мы расскажем ниже) они либо все равно остаются в зоне риска, либо влекут дополнительную налоговую нагрузку на организацию (о чем мы тоже скажем ниже).

Поэтому мы рекомендуем бухгалтеру проявить инициативу и выйти на руководителя организации с предложением создать регламент покупки работниками товаров в интересах компании. В этом регламенте надо четко указать, что товары в интересах организации могут приобретаться двумя способами.

Первый: деньги на необходимые для организации товары выдаются уполномоченному сотруднику заранее, под отчет с указанием целей, на которые эти деньги должны быть израсходованы. Второй: сотрудникам выдается доверенность на совершение покупок от имени организации и за счет организации. Во всех иных случаях средства, потраченные сотрудниками на благо организации, не возмещаются. Этот регламент, естественно, нужно утвердить приказом по организации и довести под подпись до каждого сотрудника.

Купили не согласовав: рецепт первый

Однако полностью исключить случаи несогласованных покупок «за свои» регламент не способен. Ведь добиться прилежного исполнения регламента зачастую очень сложно, особенно от высокопоставленных и ключевых сотрудников. Так что нам не обойтись без ответа на вопрос «как оформить возмещение средств сотрудникам, купившим товар за свои деньги и без предварительно выданной соответствующей доверенности». Вариантов такого оформления два (разумеется, вариант оформления «задним числом» мы не рассматриваем).

Первый вариант – заключить с сотрудником договора купли-продажи. То есть выкупить у него те товаров, которые он приобрел за свой счет для организации. Этот вариант в налоговом плане абсолютно безрисковый, однако влечет увеличение налоговой нагрузки. Дело в том, что по этому договору организация не сможет принять к вычету НДС, так как продавцом выступает обычное физическое лицо, а оно плательщиком НДС не является. Сами понимаете, что счет-фактура, даже если таковой был выдан в магазине, тут никак не поможет. При этом в адрес работника нужно будет выплатить сумму, включающую в себя НДС, – ведь именно такую сумму сотрудник заплатил в магазине.

Кроме того, нельзя забывать, что выплата по договору купли-продажи образует доход работника. А значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ – сотрудникам придется самостоятельно отчитываться по этой операции в инспекции (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Купили не согласовав: рецепт второй

Избежать проблем с налогами позволяет второй способ оформления таких взаимоотношений. А именно – признание их договором поручения. Поясним.

Если мы внимательно присмотримся к сути отношений, возникающих между работником и организацией (а именно на суть отношений требует смотреть Гражданский кодекс – п. 2 ст. 170), то увидим, что в данном случае ни организация, ни работник не намерены заключать между собой договор купли-продажи.

Ведь в подобных ситуациях работник приобретает товары, изначально рассчитывая, что сам ими пользоваться не будет, а передаст организации. Более того, работник предполагает (в силу своего должностного положения или по устному согласованию), что средства на покупку организация ему возместит. Да и организация, возмещая работнику истраченные им деньги, подразумевает вовсе не покупку товара, а компенсацию расходов.

Из этого следует, что в рассматриваемой ситуации юридически не совсем корректно будет говорить о том, что работник покупает вещь для дальнейшей перепродажи организации, и некорректно в дальнейшем заключать договор купли-продажи между сотрудником и организацией. Волеизъявление обеих сторон не направлено на куплю-продажу. А значит, такого договора просто не может быть в силу прямого указания на это в пункте 3 статьи 154 Гражданского кодекса.

Тем не менее, отрицать, что между работником и организацией в данном случае сложились какие-то отношения, не охватываемые Трудовым кодексом, тоже нельзя. Возникает логичный вопрос: если не купля-продажа, то что?

И ответ на этот вопрос достаточно простой – действия сотрудника, который уже в момент покупки знает, что имущество предназначается не ему, а организации, и расходы на покупку в конечном итоге тоже несет не он, а организация, в точности соответствуют действиям поверенного по договору поручения. Напомним, что по договору поручения (ст. 971 ГК РФ) одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

Налоги и риски поручения

Что же конкретно дает организации признание рассматриваемой операции поручением? Во-первых, частично снимается вопрос с увеличением налогового бремени. Ведь по ГК РФ право собственности на приобретенные товары возникает не у работников, а сразу у организации. Это значит, что продавцом выступает уже не работник, как в предыдущем варианте, а другая организация или ИП. Соответственно есть возможность в дальнейшем получить у них счет-фактуру и поставить НДС к вычету.

Во-вторых, снимается с повестки дня вопрос с НДФЛ у работников. Выплаты при таком оформлении взаимоотношений носят характер возмещения понесенных расходов (ст. 975 ГК РФ). Таким образом, дохода у работника не возникает, а раз нет дохода – нет ни объекта обложения НДФЛ, ни обязанности подавать декларацию.

Но, как и у любой медали, есть здесь и обратная сторона. Речь идет о рисках. И главный риск здесь – отсутствие письменного договора. Да, Гражданский кодекс допускает заключение договоров в устной форме (ст. 159), но одновременно говорит, что сделки между юрлицом и гражданином должны заключаться письменно (ст. 161 ГК РФ). И хотя нарушение этого правила не делает договор недействительным (а лишь лишает стороны права при возникновении судебного спора ссылаться на свидетельские показания – ст. 162 ГК РФ), риск претензий со стороны налоговой остается весьма высоким.

Снизить этот риск можно путем оформления различных письменных документов, сопровождающих сделку и подтверждающих, что работник действовал в интересах организации. Такими документами могут быть служебные или объяснительные записки, отчеты работников о произведенных покупках, и т.п., завизированные руководителем организации, а также приказы или распоряжения о выплате компенсации. При этом в таких приказах лучше прямо указывать, что отношения с работниками являются поручением, и, указывая бухгалтерии на необходимость произвести выплату, делать ссылки на соответствующие статьи ГК РФ и четко называть эту выплату компенсацией расходов поверенного.

Но все же еще раз оговоримся: лучше таких ситуаций избегать и заранее выдать сотрудникам соответствующие доверенности (образец доверенности можно посмотреть здесь).

Источник

Что делать, если подотчетник потратил свои деньги?

Если подотчетник потратил собственные деньги, а работодатель возместил ему перерасход, есть риск, что налоговики посчитают эту выплату доходом сотрудника. Расскажем, что надо сделать, чтобы этого не случилось.

Как выдают деньги под отчет

Секретарю Ирине под отчет выдали 700 руб. для покупки чайника. Девушка обошла все магазины — за такую цену товара нет. Даже самый простой стоит дороже. Ходить устала и, добавив своих денег, купила за 1 700 руб. У директора не спросила, нужен ли ему в офис такой чайник. Может он нашел бы попроще, но сотрудница не оставила выбора. И, возвращаясь с покупкой, надеялась, что вернет свою тысячу.

Произвол и недальновидность работника — не редкость. Что теперь делать бухгалтеру и как вернуть сотруднику потраченные сверх лимита деньги, читайте дальше.

• Подотчетное лицо пишет заявление в произвольной форме, указывает сумму и срок, на который берет деньги, ставит подпись и дату. Директор визирует.
• Бухгалтер готовит расходный ордер, а работник принимает деньги в кассе или на карточку.
• В течение 3 дней с даты окончания срока подотчета сотрудник сдает авансовый отчет и первичные документы — доказательства потраченных денег.

В нашем примере бухгалтер при проверке заметит, что потрачено больше, чем выдано. Сотрудница нарушила порядок, не согласовав покупку с руководством. Ей нужно написать заявление о возмещении понесенных расходов и приложить чек из магазина. Теперь все зависит от директора — примет он дорогостоящий товар или попросит вернуть в кассу 700 руб., а чайник забрать обратно. Если цена устроит — будет составлен приказ, на основании которого бухгалтер перечислит потраченную сумму работнику.

Если покупка сделана от фирмы

Проблема в том, что компенсация выглядит обычной выплатой. Налоговики с нее с большой долей вероятности потребуют НДФЛ. Избежать разборок с органами поможет положение (акт, регламент) предприятия о порядке расчетов в ситуациях, когда сотрудник отдал свои деньги при приобретении товара для организации.

Дело упрощается, если операцию провели от имени юридического лица — в первичном документе в графе «Покупатель» указано название организации. Тогда понятно, что товар приобрели для фирмы. Компенсация работнику не станет его доходом и не придется начислять НДФЛ.

Оформляется выплата расходным ордером и проводками:

• Выдана работнику компенсация из кассы — Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50 «Касса».
• Принятие ценности к учету — Дт 10 «Материалы» Кт 73. Вместо счета «10» может быть и другой — 07, 08,11, 41 (смотря, что купили).

Авансовый отчет здесь необязателен: деньги же не фирмы, а сотрудника. Но некоторым бухгалтерам спокойнее, когда он есть, можно и сделать.

Полезная информация от Консультант+ о том, как оформить перерасход

Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО) (п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению унифицированной формы “Авансовый отчет” (Форма N АО-1)).

В строке “Основание” РКО укажите: “Перерасход по авансовому отчету от ________ N ____”. На основании РКО внесите запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Читать подробнее…

Если работник купил от себя

Если же документ на оплату оформлен на физическое лицо или того хуже — чек безымянный, то и ценность считается приобретенной для нужд гражданина, а организация здесь вроде как ни при чем. Единственное, что докажет связь фирмы и товара, — это доверенность на его покупку. Если номенклатура соответствует целям выдачи денег под отчет, то понятно, что сотрудник действовал в интересах работодателя. В таком случае сдают авансовый отчет и при перерасходе получают компенсацию.

Но когда доверенности нет, а первичка выписана на физическое лицо, то и подтвердить цель покупки нечем. По таким документам учесть расходы предприятия не получится, ведь работник заплатил за нее свои деньги. Налоговики все равно исключат потраченную сумму из налогооблагаемой базы. Нужно, чтобы фирма стала собственником приобретенной ценности. Поэтому придется выкупить ее у работника закупочным актом или по договору купли-продажи.

Опять же после выплаты сотруднику за товар у него появится доход, за который последует налог (п. 1 ст. 228 НК РФ). Работник по окончании года подаст декларацию 3-НДФЛ. Можно применить вычет (ст. 220 НК РФ).

Бухгалтеру поступление товара следует отразить:

• Оплата за товар — Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 50 «Касса».
• Оприходованы материалы — Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76.

Как видим, простая доверенность сильно облегчает жизнь: юристу не пришлось бы делать договор купли-продажи, а работнику — оформлять декларацию и платить НДФЛ.

Теперь наш бухгалтер при выдаче аванса всех предупреждает, что покупки свыше нормы согласовываются или хотя бы оформляются от имени организации.

Подводим итоги

• Если работник заплатил свои деньги, сделав покупку для нужд работодателя, ему надо написать заявление о компенсации. Решение примет директор: не всегда дорогостоящий товар нужен, иногда его проще сдать обратно.
• Когда первичка оформлена на фирму, то расходы без проблем компенсируются работнику. Но нужно иметь положение, содержащее порядок расчетов в таких ситуациях.
• При оформлении от физического лица придется выкупить у него товар. Фирма оформит сделку, а работник пойдет отчитываться в налоговую за полученнуый доход.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Источник

Когда вам не вернут деньги, потраченные на нужды компании

Оплачивая нужды организации за счет собственных средств, подумайте: а оно вам надо? Вот, например, суд разрешил работодателям вообще не возмещать подобные расходы сотрудников.

Суть спора

Уволившаяся сотрудница через суд потребовала от работодателя возместить 210 000 рублей, потраченных на нужды организации. Она проводила оценку объектов недвижимости, а также регистрацию прав работодателя на эти самые объекты. Услуги оценщиков и все госпошлины за регистрационные действия сотрудница оплачивала из своего кармана.

Все регистрационные действия с недвижимостью прошли успешно. Недвижимость была передана в собственность организации, а в дальнейшем реализована с торгов.

Между тем, работодатель отказался возмещать сотруднице понесенные ею расходы. При этом он сослался на то, что никаких указаний по поводу расходования личных денег сотрудницы не отдавал. И все расходы – исключительно ее личная инициатива.

Не согласившись с такой несправедливостью, женщина попыталась вернуть свои деньги через суд. Спор дошел до Верховного суда Республики Башкортостан (определение от 14.03.2019 № 33-5422/2019).

Что решил суд

Республиканский суд не нашел оснований для удовлетворения требований сотрудницы.

Судьи пояснили, что по закону работнику выплачивается компенсация за использование личного имущества, в том числе и денег, в интересах работодателя.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

То есть, работник вправе рассчитывать на получение возмещения лишь при соблюдении следующих условий:

— несение расходов в интересах работодателя;

— согласие работодателя на расходование работником своих личных средств и последующее возмещение этих расходов.

Если же работник потратил деньги в интересах фирмы, а работодатель письменно не соглашался возместить ему расходы, то по закону он и не обязан их возмещать. Если работник не докажет, что расходы были осуществлены на основании указания работодателя, а также являлись необходимыми для осуществления деятельности организации, деньги не вернут. В связи с этим суд отказался удовлетворять требования бывшей работницы.

Источник