Как создать управляющую компанию торгового центра

Когда вашему бизнесу нужна управляющая компания и как правильно ее создать

Если бизнес вырос и некоторые из направлений выделились в отдельные компании — со своими бухгалтерами, юристами, кадровиками и другими административными работниками, то часто становится сложно следить за процессами в разных структурах. Выход из этой ситуации есть — создать единую управляющую компанию. Зачем она нужна и как способна помочь бизнесу — рассказали специалисты юридической компании REVERA Михаил Битус и Никита Толканица.

— Когда в группе компаний функции работников в разных структурах стали дублироваться, время персонала расходоваться неэффективно, и в целом стало сложнее следить за всем, что происходит в каждой компании, — значит, пришло время подумать о создании управляющей компании.

Михаил Битус Юрист REVERA

Никита Толканица Юрист REVERA

Зачем нужна единая управляющая компания

Опишем ситуацию: у вас группа компаний, и в каждой из фирм есть свой директор, бухгалтер, юрист, кадровик, экономист и маркетолог. Такой подход неэффективен как с финансовой, так и с организационной точки зрения.

Какие факторы говорят о том, что вашему бизнесу нужна управляющая компания:

• Разные компании владеют долями в уставных фондах разных участников группы и происходит путаница в полномочиях между директорами
• Владельцам бизнеса сложно контролировать менеджмент компаний
• Штат раздут и появляются сложности в управлении им

Какие процессы упрощает управляющая компания

Основная функция управляющей компании — текущий менеджмент в каждой отдельной компании группы. По сути она заменяет собой директора в дочерней структуре: заключает договоры, выдает доверенности, распоряжается имуществом.

Зачем это владельцам бизнеса:

• Контролировать процессы внутри группы становится проще: не нужно собирать информацию от руководителя каждой из организаций — достаточно следить за действиями главы управляющей компании
• Появляется административный центр, где сосредоточены работники, не связанные с производством, но необходимые всей группе: юристы, бухгалтеры, маркетологи, специалисты по таможенному оформлению и так далее
• Уменьшается количество спорных вопросов: достаточно найти одного директора управляющей компании, который будет устраивать всех партнеров: отпадает необходимость согласовывать разных кандидатов в разные фирмы

Как управляющая компания работает с другими фирмами группы

Базовая схема работы: управляющая компания руководит всеми фирмами группы и получает за это вознаграждение. Дочерние компании могут списать эти затраты на текущие расходы и снизить таким образом базу для исчисления налога на прибыль.

Фото с сайта dengi.ua

Покупка услуг управляющей компании должна быть экономически обоснована. Расходы на управление не будут учитываться при расчете налоговой базы, если:

• В штате дочерней структуры есть специалисты, услуги которых она покупает (юристы, экономисты, кадровики)
• Управляющая компания руководит лишь формально, а реальные решения (и это очевидно) принимают владельцы бизнеса

Как организовать управляющую компанию

Запуск управляющей компании — достаточно простая процедура.

1. Создание управляющей компании.

2. Адаптация в случае необходимости корпоративных документов всех компаний группы, чтобы установить единообразный подход в управлении.

3. Разработка общих внутренних норм и правил.

4. Заключение договоров о передаче руководящих и менеджерских функций между управляющей компанией и каждой фирмой группы.

Какие сложности есть при работе с управляющей компанией

Если управляющая компания будет оказывать юридическое сопровождение и помощь в оформлении договоров, заявлений и других документов другим организациям группы, то она должна получить на это лицензию — на оказание юруслуг.

Фото с сайта sovavto.org

Для этого достаточно выполнить всего два условия:

1. Директор с высшим юридическим образованием.

2. Хотя бы один сотрудник с высшим юридическим образованием и со стажем работы по юридической специальности не менее трех лет.

В качестве резюме

Управляющая компания — достаточно простой и в то же время эффективный инструмент в бизнесе. Она поможет не раздувать штат и упростит контроль за наемным менеджментом.

Создание и внедрение такой структуры — достаточно простой процесс. Более того, она не требует дополнительных денежных вложений, поскольку может финансироваться за счет платежей управляемых фирм.

Но стоит понимать, что управляющая компания не может принимать все решения по работе группы. Решение ключевых вопросов остается за собственниками бизнеса.

Источник

Управление торговым центром – вопросы и ответы

2012-10-09 Приведите, пожалуйста, пример оптимального состава управляющей компании для ТЦ (должность, основные функции). В идеале с количеством сотрудников 5-6 человек.

Вопрос задала Елена Яновская, г. Киев

Численность и состав сотрудников управляющей компании зависит от нескольких факторов:

• В управлении один объект коммерческой недвижимости (торговый центр) или несколько;

• Какова площадь торгового центра и состав арендаторов, соотношение якорных арендаторов и «нарезки»;

• Все ли функции будут в составе собственной УК, или будут привлекаться сторонние организации на основе аутсорсинга (например, охрана, клининг, маркетинговое обслуживание и др.)

Основные функции управляющей компании следующие: управление концепцией торгового центра и составом арендаторов, управление доходностью и финансовыми потоками, управление маркетингом, управление технической эксплуатацией. Подробнее о задачах и функциях управляющей компании, а также об особенностях управления объектами торговой недвижимости на современном этапе вы сможете узнать на семинаре Киры и Рубена Канаян «Торговые центры и многофункциональные комплексы».

2012-07-25 Если на этаже 13 арендаторов, и все открываются и закрываются в разное время. Каким способом можно это отрегулировать?

Вопрос задал Вадим Голубь, г. Волоколамск

Действительно, очень важно, чтобы во время работы торгового центра все магазины были доступны для покупателей. Это определяет общий имидж торгового центра и качество работы Управляющей компании. Для того, чтобы арендаторы соблюдали время работы, необходимо внести соответствующие правила в Регламент торгового центра (Приложение к договору аренды). В документе должны быть также четко прописаны штрафные санкции: за несвоевременное открытие магазина, за закрытие магазина в рабочие часы торгового центра и за закрытие до окончания времени работы торгового центра. Также прописывается порядок оформления Акта о нарушении Регламента и порядок применения штрафных санкций.

Я представитель компании застройщика торгового центра. Строили по долевому участию в инвестировании строительства, и как итог – около 20 «хозяев» торгового центра. Каким образом нам, как будущей управляющей компании, распределить рекламные площади между собственниками на фасаде здания?

Вопрос задала Татьяна Иванова, г. Архангельск

Наиболее разумное решение в данной ситуации все-таки не делить рекламные площади между собственниками. А определить сначала все возможные места для ее размещения. А между собственниками делить доход от размещения рекламы в пропорциях по их долевому участию.

Существует ли основа управления персоналом в торговых центрах, возможно существует особая специфика управления сотрудниками в данных предприятиях?

Вопрос задала Ольга Кулманакова, г. Томск

Безусловно, специфика управления персоналом в торговых центрах существует. Потому что сам по себе торговый центр это не просто розничный магазин, а крупное торговое предприятие с большим количеством производственных взаимосвязей. Чтобы торговый центр успешно функционировал необходимо тщательно прорабатывать схемы взаимодействия всех отделов и сотрудников, организационную структуру всего предприятия, управление торговым персоналом и многое другое. К сожалению, в институтах такие дисциплины не преподают, поэтому если Вам действительно интересен ответ на этот сложный и объемный вопрос, предлагаем Вам посетить семинар- тренинг К. и Р. Канаян «Практические вопросы управления персоналом в торговом предприятии».

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, возможно ли управление торговым центром через специализированную организацию, а не через товарищество собственников, если собственников более 5 человек, или др. способом? Как это лучше сделать?

Вопрос задала Миленко Ольга, г. Минск

Да, для управления торговым центром может быть привлечена (или создана) специальная управляющая компания. Между собственником и управляющей компаний возможны три формы договорных отношений: а) договор доверительного управления (управляющая компания самостоятельно осуществляет все работы по управлению объектом недвижимости); б) агентский договор (управляющая компания выступает как посредник между арендаторами и собственником торгового центра); в) договор аренды (управляющая компания условно берет объект торговой недвижимости в аренду и заключает договора субаренды). Оптимальная форма взаимоотношений между собственником и управляющей компании определяется индивидуально.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, возможно ли управление торговым центром через специализированную организацию, а не через товарищество собственников, если собственников более 5 человек, или др. способом? Как это лучше сделать?

Вопрос задала Миленко Ольга, г. Минск

Да, для управления торговым центром может быть привлечена (или создана) специальная управляющая компания. Между собственником и управляющей компаний возможны три формы договорных отношений: а) договор доверительного управления (управляющая компания самостоятельно осуществляет все работы по управлению объектом недвижимости); б) агентский договор (управляющая компания выступает как посредник между арендаторами и собственником торгового центра); в) договор аренды (управляющая компания условно берет объект торговой недвижимости в аренду и заключает договора субаренды). Оптимальная форма взаимоотношений между собственником и управляющей компании определяется индивидуально.

По каким принципам организуется система управления торговым центром, и как осуществляется непосредственно сам процесс управления?

Вопрос задала Сталинкова Анна, г. Новосибирск

Есть две формы управления торговым центром:

1. Создание собственной структуры управления объектами торговой недвижимости. Это может быть отдельная компания или подразделение в структуре компании, владеющей коммерческой недвижимостью.
2. Привлечение внешней управляющей компании. Обычно выбирается компания, которая специализируются на управлении торговыми, торгово-развлекательными и многофункциональными комплексами и уже имеет достаточный опыт в управлении.

Основные задачи, которые решает управляющая структура:

управление составом арендаторов, отношениями с арендаторами торгового центра (подбор арендаторов, ведение переговоров, оформление договоров и юридическое сопровождение договоров, контроль ассортимента, качества товаров арендаторов и пр.);

управленческий учет и управление финансовыми потоками;

маркетинг, реклама торгового центра (проведение исследований, концепция и при необходимости реконцепция ТЦ, реализация маркетинговой стратегии, реклама и PR, в том числе, планирование рекламных кампаний ТЦ, совместных мероприятий с арендаторами, регулирование сезонной, акционной рекламы арендаторов и т.п.);

эксплуатация здания (контроль и обеспечение бесперебойной работы инженерных систем, ремонт здания и инженерных систем, охрана и обеспечение безопасности, уборка помещений и прилегающей территории, вывоз мусора, отношения с коммунальными службами и т.п.).

ПРОЕКТИРОВАНИЕ МАГАЗИНОВ
и ТОРГОВЫХ ЦЕНТРОВ — 2100 р.

Источник

Как эффективно контролировать работу торгового центра?

Привлечение покупателей – основная задача торговых площадок. Раньше с целью увеличения проходимости рынки размещали на пересечении дорог, а людей «заманивали» театрализованными представлениями и ярмарочными забавами.

Современные торговые центры давно перестали быть лишь местом для покупок и превратились в зоны досуга и комфортного общения. Сюда приходят, чтобы в приятной обстановке провести время с семьей и друзьями, совместив отдых с шоппингом. Поэтому главная задача управляющего в торговом центре – организовать работу заведения так, чтобы каждый квадратный метр приносил максимум комфорта посетителям и успешно работал на владельца и арендаторов.

Две главные составляющие успеха ТЦ – удачная проектировка и грамотное внутреннее управление

Обязанности управляющего торговым центром

Эффективное управление ТЦ предполагает осуществление планирования, ведение бухгалтерского учета и финансовой документации, обслуживание недвижимости и обеспечение чистоты и порядка.

В зависимости от размера ТЦ и принятых условий работы возможны два типа управления: самостоятельный контроль собственником / управляющим или поручение руководства управляющей компании. Чаще всего первый подход применяется в торговых центрах небольшой площади (до 7 000 кв. м), второй – в крупных заведениях.

В любом случае должностная инструкция управляющего торговым центром включает следующие пункты:

• руководство коммерческой и финансово-экономической деятельностью;
• контроль бизнес-планов, договоров с арендаторами и поставщиками услуг;
• стратегическое планирование;
• бюджетирование различных проектов;
• взаимодействие с контролирующими органами;
• привлечение арендаторов и помощь в решении текущих вопросов;
• кадровые работы и контроль персонала;
• контроль службы эксплуатации торгового центра;
• хозяйственное обслуживание торгового центра;
• контроль за чистотой и порядком;
• составление отчетов для собственника.

Какой бы ни была инструкция управляющего торговым центром, во главе угла всегда находится контроль. Именно контроль за работой слаженного механизма функционирования ТЦ позволяет выявить и своевременно устранить проблемные зоны, не допустив потери клиентов.

Целью управления всегда является минимизация операционных расходов и их доли в общей сумме дохода, а также обеспечение долгосрочной жизнеспособности ТЦ.

Контроль – обязательная составляющая внутреннего управления торговым центром

Что подразумевает контроль в ТЦ?

Контроль со стороны управляющего в торговом центре подразумевает оценку состояния объекта и качества работы персонала. Некоторые управленцы полагают, что «команда профессионалов» будет работать на высший балл, даже без какого-либо контроля. Но это не так. Людям свойственно лениться и делать ошибки, у них может не хватать знаний и навыков, нередко личные проблемы выходят на передний план, вытесняя профессиональную заинтересованность.

Хороший менеджер, знающий, как управлять торговым центром, понимает, что без проверок и наставлений для персонала не обойтись. Главная цель контроля – не надзор за сотрудниками, а мониторинг рабочего процесса для выявления слабых мест, их устранения и улучшения сервиса.

Основная сложность контроля в том, что он должен быть постоянным и при этом не отнимать все рабочее время.

Чек-лист – удобный инструмент контроля

Чек-лист – это список ключевых параметров оценки состояния ТЦ и качества работы сотрудников, которые подлежат регулярным проверкам. Он является базовым инструментом торгового аудита и основанием для принятия управленческих решений.

Раньше для оптимизации контроля использовались бумажные чек-листы, они были неудобны и часто терялись, из-за чего возникали сложности с проведением сравнительного анализа. Сегодня мобильные технологии отправили их прошлое: на смену бумажным проверкам пришли практичные электронные чек-листы в приложениях для смартфонов и планшетов.

Приложение CheckOffice предлагает готовые чек-листы и возможность создавать уникальные под свои запросы

К примеру, готовый чек-лист проверки торгового центра от CheckOffice позволяет провести всестороннюю оценку состояния заведения. Он разбит на отдельные зоны, по которым определены критерии оценки.

• внешняя территория;
• парковка;
• фасад торгового центра;
• входная зона;
• лестницы и лифты;
• эскалаторы;
• торговые аллеи;
• фудкорт;
• уборные;
• технические коридоры;
• безопасность.

Внутри каждой зоны выделен перечень критериев проверки. К примеру, зона «внешняя территория» включает следующие:

• прилегающая территория чистая;
• газон / клумбы в хорошем состоянии;
• асфальт / плитка в хорошем состоянии;
• урны чистые, заполнены не более, чем на 1/3.

Проверку можно сопровождать не только оценкой, но и фото, аудио, комментариями и задачами. На базе чек-листов быстро и удобно формируются отчеты для руководства.

Кроме оценки состояния ТЦ, сервис CheckOffice позволяет организовать контроль приемки, выкладки и утилизации товара, работы с подрядчиками и поставщиками, качества сервиса и других бизнес-процессов.

Источник