Как создать стандарты для компании

Стандарт предприятия: организация и порядок разработки

На территории России действует достаточно сложная система стандартов, включающая в себя акты от национального уровня до локального, принятого на конкретном предприятии. Кипа «бумажек» нужна, чтобы как внутри отдельной фирмы, так и на государственном уровне все было приведено к единой форме – это исключает недопонимания и разные трактовки. Стандарт предприятия – обязательный свод правил любой уважающей себя фирмы.

Какие стандарты есть в современной России

Выделяют следующие документы:

• национальные;
• международные, прошедшие специальную регистрацию;
• правила, рекомендации, нормативы, регламентирующие стандартизацию в стране;
• классификации, классификаторы данных;
• стандарты предприятий;
• своды;
• региональные;
• предварительные национальные.

Федеральный закон: что о стандартах?

Разработка стандарта предприятия рассматривается в первой части 11 статьи Федерального закона № 184, принятого 27 декабря 2002 года. Этот правовой акт гласит, что разработка, утверждение – задачи, решаемые юридическими лицами самостоятельно. Предварительно специалистами проводится анализ необходимости внедрения стандартов на предприятии, и если его результаты показывают оправданность такого действия, запускается механизм подготовки и утверждения.

Согласно ФЗ, целями могут быть:

• усовершенствование производственного процесса;
• распространение знаний;
• применение разработок.

Также закон дает юридическим лицам права самостоятельно устанавливать порядок, в котором принимается, изменяется, отменяется система стандартов предприятия.

Проекты в центре внимания

Пока разработка стандарта предприятия на уровне проекта, разработчик вправе предложить этот документ на рассмотрение техническому комитету. Его специалисты проводят экспертизу и делают выводы о приемлемости. Результаты используются для подготовки официального заключения, которое, будучи зарегистрированным по правилам документооборота, направляется разработчику.

В случае успешного результата стандарты работы предприятия могут стать базой для формирования документа национального уровня. Здесь также сперва прорабатывают проект, который затем проходит процедуру утверждения. То, как происходит утверждение национального стандарта, регламентирует второй параграф 16-й статьи ФЗ №184.

Стандарты: что это такое?

Стандарты организаций, предприятия представляют собой официально утвержденный перечень требований, предъявляемых к рабочему процессу и его результатам. Их разрабатывают сотрудники предприятия. Документ имеет силу только на том предприятии, где он был принят. Исключение: если две компании работают в тесном сотрудничестве, они могут установить договоренность о взаимном распространении документации. Как правило, таковая обычно закрепляется документом за подписью руководителей фирм.

Государственные стандарты предприятий и принятые конкретным юридическим лицом должны находиться в соответствии друг с другом. При разработке необходимо учитывать:

• ГОСТы;
• технические регламенты;
• стандарты, действующие на международном уровне.

При необходимости предприятие может отменить введенный ранее в силу документ. Ответственность за качество изготавливаемого продукта как при действующих стандартах, так и без оных, полностью лежит на компании. Документы не имеют ограниченного срока действия, конкретное решение принимает компания, внедряющая их у себя. Она же вправе в любой момент приостановить их действие или ввести ограничения.

Особенности разработки

Стандарты управления предприятием начинаются с мнения конкретного работника о том, как это должно выглядеть. Далее к процессу присоединяются другие коллеги инициатора и, наконец, управляющий персонал, окончательно утверждающий нормативные акты. Главная задача стандарта – свести воедино представления всего персонала о том, какова конечная продукция (услуга), какими свойствами она должна обладать и как этого добиться. Если предполагается производство товаров массового потребления, имеет смысл обратиться за помощью к другим компаниям, чтобы расширить информационную базу и дать точный ответ на вопрос «Чего ждет потребитель?».

В стандарте обращают внимание на следующие составляющие производственного процесса:

• методики;
• сырье;
• инструментарий;
• внутренние услуги;
• комплектующие производимых позиций;
• внутренние процессы.

К последним относят:

Довольно подробно рассматривает стандарт предприятия ГОСТ Р 1.5.

Классификация стандартов

Обратите внимание: в документе можно упоминать любые стороны производственного процесса на свое усмотрение, ограничений нет. Такое разнообразие позволило ввести классификацию на виды, которые, в свою очередь, делятся на категории. Выделяют стандарты:

• технических условий, регламентирующих производство, пользование продуктом;
• габаритов, параметров;
• типов;
• конструкционных особенностей;
• марок, состава продуктов, из которых изготавливают товар;
• хранения, перевозки, маркирования;
• приемки;
• проведения испытаний;
• контроля измерительной техники;
• пользования, ремонта;
• типовых технологий.

Государственный стандарт Российской Федерации контролирует, исполняется ли принятый «на вооружение» международный стандарт предприятия, внутренний.

Стандарт: взгляд изнутри

Предположим, у вас в руках оказалась брошюра с многообещающим заголовком «Требования, стандарты предприятия». Чего ожидать внутри?

Как правило, содержание такого издания – это перечень требований. Главная задача каждого из указанных в нем условий – повысить качество производимого фирмой товара (услуги). Благодаря стандартам становится проще соблюдать алгоритмы изготовления.

Обычно стандарты организаций, предприятия рассматривают полный жизненный цикл товара, описывая требования к каждому из этапов. Если в производственном процессе используются разные материалы и инструменты, качественно оформленная документация описывает требования к номенклатуре всех позиций без исключения.

Где можно встретить стандарты?

В какой организации пользуются такими формализующими рабочий процесс бумагами? Практика показывает – практически везде. Значительно упрощает и оптимизирует работу введение подобных документов в:

• СРО;
• объединениях;
• научных сообществах;
• общественных организациях;
• коммерческих компаниях.

Словом, нельзя разработать единый стандарт предприятия. Образец у каждой фирмы будет свой, так как специфика компаний слишком уж велика. Специалисты рекомендуют в каждой компании создавать документ самостоятельно, беря за основу действующий ГОСТ.

Особый случай

Как выше уже было указано, документацию не обязательно внедрять на предприятии – строгих требований к этому нет. Но есть один случай, требующий особенного внимания со стороны всех сотрудников компании, от рядовых рабочих до управленцев высшего звена. Это стандарт безопасности предприятия. Хотя его внедрение также не является обязательным, эксперты сходятся во мнении, что разработка такого документа желательна и повышает не только эффективность работы фирмы, но, что важнее, уровень безопасности.

Безопасность бывает разная:

• трудовая;
• информационная;
• промышленная;
• экономическая.

Для каждой категории необходимо разработать уникальный документ, полностью отражающий ее особенности. Внедрение и соблюдение таких актов позволит эффективно работать, не опасаясь утечки коммерческих и производственных тайн, травм на производстве, техногенных катастроф, кризиса и других сложных ситуаций.

Регулируют ли законы стандарты?

Техническое регулирование в нашей стране закреплено федеральным законом. В нем указано, что предприятие имеет право разработать собственные технические и нормативные документы, которые подменят собой:

Это не только стандарт предприятия, но и технические регламенты.

Задача создания нормативного акта возлагается на некоторого сотрудника (отдел), и результат его труда будет собственностью фирмы. Это означает, что применение для других компаний такого продукта интеллектуального труда недопустимо.

184-й Федеральный закон позволяет компаниям, работающим на территории России, на свое усмотрение определять порядок создания документации. Если при заключении договора, контракта поставить отсылку к документу, стандарт должны будут учитывать не только внутри фирмы, но и другие объекты хозяйственной деятельности.

Порядок разработки

Вкратце процесс создания стандарта можно описать следующими шагами:

Начинается все с составления плана, отражающего, как внутри организации будет разрабатываться новая и обновляться утвержденная ранее документация. В рабочем процессе принимают участие:

• автор;
• коллеги;
• руководители отделов;
• руководитель компании.

• формирование проекта;
• регистрация стандарта;
• согласование с полным перечнем заинтересованных сторон, включающее в себя первичную рассылку, получение обратной связи, корректировку документа, вторичную рассылку (цикл повторяется, пока не будет достигнут качественный результат);
• получение виз на окончательном проекте с листом согласования;
• утверждение руководителем предприятия.

Проект: этапы разработки

Стандарт предприятия сперва готовится в форме проекта. Определяется процесс, подлежащий стандартизации, и автор пошагово описывает, как он реализован в компании в настоящее время. Далее документ передают помощнику руководителя, где он регистрируется в системе внутреннего документооборота. Документ получает уникальный шифр, а после утверждения будет включен в список действующих документов. Помощник руководителя будет ответственен за процесс регистрации стандарта.

Для корректной регистрации стандарт предприятия получает уникальное обозначение. В нем отражены:

• индекс («СТО»);
• индекс компании;
• порядковый номер, полученный при регистрации;
• порядковый номер текущей версии;
• год утверждения в формате 4 цифр.

Для стандартов в компании вводят отдельную нумерацию, и каждый следующий получает следующий за предыдущим номер, без пропусков. Для упрощения контроля вводят журнал регистрации. Если в будущем некоторый стандарт отменяется, номер за ним сохраняется, присваивать его другому документу недопустимо.

Согласование проекта

Список лиц, согласовывающих документ, формируется автором стандарта или лицом, которому поручено внесение изменений в уже действующий документ. По мере готовности первой редакции каждому адресату направляется копия для изучения. В современных компаниях для этого пользуются компьютерной техникой – для «черновых» вариантов наличие печатной версии необязательно. Если в организации есть должность «директор по правовым вопросам», он – самое главное лицо в списке согласующих.

Когда документация получает уникальный номер, проект можно разослать руководителям отделов. Каждый из них вправе подготовить предложения, замечания, в установленные сроки (до трех рабочих дней) направляемые автору стандарта. Если тот или иной отдел не ответил вовремя, ответственный за стандарт специалист обращается к руководителю отдела и информирует своего непосредственного начальника либо начальника того отдела, который инициировал создание документа.

Далее автор анализирует поступившие ему корректировки и вносит изменения. Если специалист считает, что предложения некорректны, обращаются к вышестоящему чину (директору по правовым вопросам), который принимает решение: вносить правки или нет. Когда изменения завершены, новая версия снова направляется на согласование по прежнему списку адресов. Первичное согласование автор получает электронно, после чего готовит проект приказа о подготовке нового акта к внедрению и согласовывает проект в бумажной форме. Когда заинтересованные лица официально выразили одобрение, можно направить новоиспеченный стандарт на подпись руководителю компании.

Требования к стандартам

Чтобы корректно формировать и принимать документацию на предприятии, необходимо предварительно утвердить «Методику построения стандартов». Еще один нормативный документ, который упростит формирование и утверждение искомых актов – «Правила оформления стандартов». Прописав такие единожды и утвердив у руководителя, тем самым компания ускоряет формирование отдельно взятых стандартов и уменьшает необходимость правок и риск возникновения конфликтных ситуаций, когда у одного сотрудника есть одно видение оформления документа, у другого – другое, что может спровоцировать волну служебных записок и растягивание сроков.

Корректный документооборот предполагает стандартизацию регистрации разрабатываемых проектов и утвержденных документов. Для этого удобно вести специальный журнал. Бланки можно купить готовыми в канцелярских магазинах, а можно оформить от руки в обычной тетради. Если компания отличается обилием стандартов, дополнительный журнал можно ввести для учета тех документов, которые находятся на проверке.

Важные нюансы

Стандартный срок согласования проекта документа – три рабочих дня.

Стандартный срок согласования изменений к стандарту – три рабочих дня.

Чтобы стандарт начали учитывать в работе фирмы, его необходимо ввести в действие, выпустив внутренний приказ и ознакомив с ним всех заинтересованных лиц.

Автор стандарта готовит проект приказа о мероприятиях, сопряженных с вводом стандарта в действие.

Стандарты: правила хранения

Если в компании налажен документооборот на бумажных носителях, тогда приказом по компании назначают лицо, ответственное за хранение стандартов. Ему вменяются обязательства обеспечить:

• условия для продолжительного хранения бумаг без нанесения им ущерба;
• наличие документации в местах, отведенных для ее хранения.

Условия хранения предполагают:

• места, доступ к которым есть у ограниченного числа лиц;
• адекватные атмосферные условия (влажность до 80%, температура 15-25°C, отсутствие вредных факторов).

Хранение стандартов включают в должностные обязанности следующих лиц:

• автор документа;
• руководитель отдела;
• лицо, назначенное ответственным.

• утвержденный оригинал документа передается ответственному за правовые вопросы руководителю;
• назначенный ответственным за хранение документов сотрудник делает пометку «Контрольный экземпляр» на титульном листе;
• оригинал подшивается в архив, включается в реестр;
• начальники отделов, получившие на руки копии документации, подшивают их в папки, хранящиеся в их подразделениях.

А если нужно убрать?

Изъятие потерявшего силу стандарта производится на основании специального приказа, издаваемого по предприятию. Для этого созывают совещание, протоколируют его и формируют проект приказа. На совещании должны присутствовать начальники всех отделов, в работе которых стандарт применялся. Автор стандарта назначается ответственным за организацию мероприятия. Он же готовит проект приказа и согласовывает его с заинтересованными должностными лицами, а затем передает вместе с листом согласования на подпись первому лицу фирмы. Все изменения относительно стандарта вписываются в журнал регистрации.

Источник