Как создать схему структуры компании

Как создать оптимальную организационную структуру для вашего бизнеса

Независимо от того, где вы работаете, знание того, кто чем занимается, может помочь всем лучше выполнять свою работу. Схема организационной структуры дает каждому информацию о том, как структурирован бизнес, будь то давно существующий офис, стартап, завод или что-то еще.

Что такое схема организационной структуры?

Скорее всего, вы видели ее раньше. Организационные диаграммы, также называемые органограммами, содержат функциональные блоки, фигуры или фотографии, которые представляют людей и должности. Они могут также включать контактную информацию, ссылки на страницы, значки и иллюстрации.

пример– изображения на организационной структуре

При соединении линиями эти блоки образуют диаграмму, которая отображает внутреннюю структуру организации. Она показывает, кто кому подчиняется, где находятся подразделения и как связаны между собой отделы.

Преимущества

Организационные диаграммы могут помочь новым сотрудникам или волонтерам быстро познакомиться с компанией, связывая имена и лица с должностями и обязанности. Даже работающие давно сотрудники, отделы кадров и владельцы бизнеса могут быть заинтересованы в наличии копии организационной структуры.

Чем помогает организационная диаграмма:

• Показывает внутреннюю структуру и подчиненность
• Помогает сотрудникам выяснить, кому сообщать и к кому обращаться в случае возникновения проблем
• Помогает в уточнении ролей и обязанностей
• Упрощает хранение контактной информации сотрудника в одном удобном месте
• Помогает руководству посмотреть, сколько сотрудников работает в каждом отделе и как распределить персонал и другие ресурсы
• Дает сотрудникам понимание каналов повышение по службе

Одна органограмма не может выполнять все функции. Давайте посмотрим на типы организационных диаграмм, которые компании используют чаще всего:

Четыре типа организационных диаграмм

Тип используемой вами организационной диаграммы будет зависеть от того, для кого она создается, вашей организации и того, какую информацию вы хотите донести. Вам может понадобиться только одна диаграмма для всей компании или несколько для разных аудиторий или подразделений.

Хотя организационные диаграммы любого типа могут быть изменены и отредактированы, большинство компаний используют организационные диаграммы, которые относятся к одной из следующих четырех категорий:

1. Функциональная иерархия сверху донизу

Идеально подходит для отображения традиционной бизнес-структуры, иерархическая диаграмма начинается с верхнего уровня руководства, а затем разбивается на отделы или подразделения. В каждом подразделении перечислены старшее руководство, менеджеры среднего звена, старшие сотрудники, персонал среднего звена и младшие сотрудники. В результате, иерархическая диаграмма выглядит как пирамида, в которой каждый отдел в конце концов соединен с генеральным директором.

ПРИМЕЧАНИЕ. Иерархические организационные диаграммы, как правило, просты для понимания. Но когда в цепочке подчинения имеется несколько уровней, выяснить, к кому необходимо обращаться в каких случаях, может оказаться нелегко, особенно если при возникновении проблем или новых идей.

2. Организационная диаграмма подразделений

Эта форма является логичным вариантом, если ваша компания организована по линейке продуктов или по географическим регионам. Если они независимы друг от друга, организационная диаграмма подразделения также является отличным способом четко это отразить. Как и диаграмма организационной иерархии, диаграмма подразделений начинается с президента или генерального директора, но вместо разделения на отделы с общими ресурсами, она делится на бизнес-направления (LOB). Диаграмма охватывает все отделы LOB, такие как отдел кадров, бухгалтерия, юридический отдел и отдел продаж, а также сотрудников или должности в этих отделах.

ПРИМЕЧАНИЕ. Поскольку такие организации часто имеют дублирующие отделы в каждом подразделении, структура по подразделениям может привести к росту численности персонала и ненужным накладным расходам.

3. Матричная организационная структура

Этот тип органограммы обычно применяется для компаний с командами или членами команды, которые имеют более одного руководителя. Например, в газете репортер может освещать как местные новости, так и финансовый сектор, что означает, что у него будет два менеджера. Или графический дизайнер у поставщика энергии может подчиняться руководителю графического дизайна. Но поскольку он или она работает над проектами для подразделения возобновляемой энергии, то дизайнер может также быть связан с кем-то из этой команды.

ПРИМЕЧАНИЕ. Когда члены команды работают в разных отделах, организации обычно могут найти более креативные способы решения проблем. Это создает благоприятную среду для сотрудничества. Однако, когда команды или члены команды имеют более одного руководителя, это может привести к путанице и конфликтам.

4. Плоская организационная структура

Используемые почти исключительно малым бизнесом, плоские или “горизонтальные” организационные диаграммы обычно имеют два уровня: административные должностные лица и работники. В пределах диаграммы сплошные линии показывают основную цепочку подчинения, а пунктирные линии — вторичные линии руководства. На бумаге компании с плоской структурой организации могут выглядеть как небольшая пожарная служба с начальником, тремя офицерами и несколькими пожарными, которые подчиняются офицерам. Или это может быть руководитель или начальник отдела с несколькими сотрудниками, которые являются его непосредственными подчиненными.

ПРИМЕЧАНИЕ. В плоской структуре руководители и их команды часто имеют тесные отношения и участвуют в принятии решений. Сотрудники обычно несут большую ответственность и большую самостоятельность, чем в других организационных структурах. Это означает, что это построение доверия имеет решающее значение, как и и командная работа. Но поскольку матрица весьма компактна, если между сотрудниками возникают конфликты, то они могут быть более явными по простой причине, что команда столь мала.

Создание организационных диаграмм с использованием программного обеспечения

Программное обеспечение для организационных диаграмм позволяет создавать новые органограммы и пересматривать старые. Давайте рассмотрим, как создать организационную диаграмму онлайн, используя некоторые из самых популярных вариантов программного обеспечения.

Организационные диаграммы в PowerPoint

PowerPoint, возможно, был разработан как инструмент для презентаций, но его можно использовать и для разработки организационных диаграмм. Ниже приведена последовательность их создания:

• Откройте новый документ PowerPoint
• Перейдите на вкладку «Вставить» и нажмите «SmartArt»
• Перейдите в группу Hierarchy (Иерархия) и выберите нужный шаблон организационной диаграммы
• Нажмите на фигуры, чтобы добавить текст
• Добавьте больше фигур (или людей) по мере необходимости

Как только все будут включены, вы можете начать переформатирование своей организационной диаграммы в PowerPoint. Просто вернитесь на вкладку «Инструменты создания SmartArt» и используйте кнопки «Повышение» / «Понижение» для вертикального перемещения фигур. Используйте кнопки «Вверх» / «Вниз» для перемещения фигур по горизонтали.

Организационные диаграммы в Word

Возможно, это не традиционный способ создания организационных диаграмм, но Microsoft Word может помочь в разработке базовых диаграмм, показывающих, как функционирует ваша организация. Для создания организационных диаграмм в Word все, что вам нужно сделать, это:

• Перейдите на вкладку «Вставить» и нажмите «SmartArt»
• Перейдите в группу Hierarchy (Иерархия) и выберите желаемый шаблон организационной диаграммы
• Далее вы увидите меню с фигурами, которые представляют людей. Просто введите текст, чтобы представить каждого человека на вашем графике.
• Если вам нужно добавить фигуры в шаблон организационной диаграммы, перейдите на вкладку «Инструменты создания SmartArt», затем нажмите «Добавить фигуру».
• Чтобы выбрать кого-либо из своей организационной диаграммы, кликните на его имя в диалоговом окне «Текст». Нажмите клавишу Tab, чтобы переместить их вверх, или Shift + Tab, чтобы переместить вниз. Вы можете управлять иерархиями и на вкладке «Создать SmartArt».

Вы можете настроить цвета, шрифты и размеры с помощью вкладок «Инструменты создания и форматирования SmartArt».

Организационные диаграммы в Visio из Excel

Visio — это визуальный инструмент для перетаскивания холста, который позволяет создавать организационные диаграммы, а также имеет возможность получать данные из существующих файлов Excel или из Active Directory, чтобы помочь автоматически создавать организационные диаграммы. Но при объединении обоих источников вы можете создавать привлекательные организационные диаграммы для компаний любого размера. Чтобы начать, откройте Visio и нажмите «Мастер организационных диаграмм», а затем:

• Нажмите “Информация, которая уже сохранена в файле или базе данных”
• Ответьте на вопросы, когда будет предложено
• Импортируйте картинки или изображения, если пожелаете
• Нажмите готово

Наряду с импортом информации в вашу организационную диаграмму из Excel, вы также можете добавить информацию непосредственно в «Мастер организационных диаграмм».

Дополнительные рекомендации по организационных диаграмм

Даже с программным обеспечением органограммы могут быстро превратиться в запутанную смесь фигур и слов. Но после некоторой работы над дизайном, они могут привлечь внимание людей. Итак, для улучшения диаграммы попробуйте следующее:

• Выберите правильный размер. Если ваши диаграмма слишком крупная, она будет подавлять. Если вам нужно создать три диаграммы вместо одной, создайте их. Таким образом, ваша аудитория может просмотреть общий обзор организационной структуры, а затем погрузиться в отделы или подразделения, когда они будут готовы к этой информации. При этом убедитесь, что все они ведут к высшему уровню вашей организации.
• Используйте одни и те же формы и цвета. Используя одну и ту же фигуру для всех руководителей, другую фигуру для всех сотрудников среднего звена и еще одну для младших сотрудников, вы поможете лучше понять вашу диаграмму. Также используйте один и тот же цвет для каждого подразделения вашей компании.
• Добавить необходимую информацию. Обязательно добавьте информацию о персонале, например, контактную информацию, местоположение, клиентов или области экспертизы. Таким образом, если кто-то ищет помощь, он может узнать, кто что делает и где именно.
• Покажите помощников на боковой панели под менеджером. Этот стиль форматирования может обозначить роль помощника, в то же время четко показывая прямых подчиненных руководителя. Это также поможет узнать, к кому обращаться, если вам нужно связаться с руководителем.
• Обратите внимание на расстояния. Держите ячейки на равном расстоянии друг от друга. Ваша диаграмма будет легче читаться и иметь более профессиональный вид.

Как только ваша диаграмма завершена, попросите кого-нибудь, кто хорошо знает организацию (и кого-то, кто ее не знает), взглянуть. Таким образом, вы можете убедиться, что она не только правильна, но и понятна для всех на каждом уровне. Вы можете узнать больше о создании организационных диаграмм с ПО и шаблонами с помощью этого пошагового руководства.

Сведения об авторе

Задача команды Центра роста — помочь вам начать собственный бизнес, успешно управлять им и развивать его.

Источник

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как при помощи Excel создать организационную диаграмму проекта

Организационная схема проекта достаточно типична: в самом верхнем прямоугольнике указывается фамилия «самого большого начальника» и далее вниз — до уровня отделов. В случае организационной схемы проекта в этом прямоугольнике указывается фамилия опекуна проекта, далее следуют руководитель проекта, непосредственные исполнители проекта и т.д. Организационная схема проекта для нас важна потому, что она позволяет отобразить уровни властных полномочий лиц, участвующих в реализации проекта, а также восходящие пути решения проблем, возникающих в ходе его выполнения.

Организационная схема проекта бывает особенно полезна при выполнении средних и крупных проектов, когда у руководителя есть несколько заместителей, которые отвечают за реализацию подпроектов или отдельных конечных результатов и подчиняются старшему руководителю проекта. На рис. 1 показан пример организационной схемы проекта. Организационные диаграммы можно использовать не только для определения ответственности в проекте, но и для графического изображения хода процесса, например так можно составить график для трудоустройства и работы в Австрии.

Рис. 1. Организационная схема проекта

Организационные схемы проектов удобно создавать в программе Excel. На ленте этой программы активизируйте вкладку Insert (Вставка) и в разделе Illustrations (Иллюстрации) щелкните на кнопке Smart Art. На экране появится окно Choose a Smart Art Graphic (Выбор рисунка SmartArt), показанное на рис. 2.

Рис. 2. Диалоговое окно Choose a SmortArt Graphic

Из списка в крайней слева области этого диалогового окна выберите элемент Hierarchy (Иерархия), щелкните на значке Organizational Chart 1 (Организационная диаграмма), расположенном в верхнем левом углу центральной части окна, а затем на кнопке ОК. На экране появится незаполненная организационная диаграмма (рис. 3).

Панель Type text here (Введите текст) (см. рис. 3) предназначена для заполнения текстовыми фрагментами графических элементов организационной диаграммы. Щелкните на определенном элементе диаграммы, а затем введите текст, который должен отображаться на этом элементе. Нажмите клавишу Enter, чтобы создать новый графический элемент схемы (при этом вы останетесь на том же уровне организационной схемы, на котором работали до нажатия клавиши Enter). Для создания нового графического элемента организационной схемы, расположенного на уровень ниже от выделенного в данный момент, нажмите клавишу Enter, а затем — Таb. (Нажатие клавиш Ctrl+Tab позволяет вернуться на один уровень вверх.) Окончательный вариант организационной схемы нашего проекта был показан ранее (см. рис. 1).

Рис. 3. Шаблон организационной схемы проекта

Для того чтобы изменить местоположение любого элемента, просто перетащите его в другую часть организационной схемы. Программное средство SmartArt автоматически отслеживает связи между элементами организационной схемы. Если вам понадобится изменить размер любого графического элемента, воспользуйтесь маркерами, которые расположены по его периметру. Над выделенным графическим элементом организационной схемы расположен круглый маркер зеленого цвета. Щелкните на нем, а затем перетащите указатель мыши, чтобы повернуть графический элемент. Для выделения нескольких графических элементов организационной схемы щелкните на них мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Завершив построение организационной схемы, скройте ее левую панель Type text here (Введите текст). Наконец, обратите внимание на метки-манипуляторы, расположенные по периметру окна самой организационной схемы. Пользуясь этими метками-манипуляторами, можно перемещать организационную схему или менять ее размеры.

Чтобы пользоваться организационными схемами в Office 2007/2010/2013, сначала необходимо убедиться в том, что у вас установлено программное дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs (Надстройка организационных диаграмм для программ Microsoft Office). По умолчанию это дополнение не устанавливается. Закройте все программы Office (в том числе и Outlook). Откройте окно Control Panel (Панель управления), а затем дважды щелкните на значке Add or Remove Programs (Установка и удаление программ), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В списке установленных приложений найдите элемент Microsoft Office Professional, выделите его и щелкните на кнопке Change (Изменить). На экране появится диалоговое окно Change Your Installation of Microsoft Office (Microsoft Office Профессиональный). Установите переключатель Add or Remove Features (Добавить или удалить компоненты), а затем щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

Чтобы найти дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs, щелкните на знаке «плюс» рядом с элементом Microsoft Office PowerPoint. (Многие годы это программное дополнение ассоциировалась исключительно с PowerPoint, хотя оно может использоваться и для других программ Microsoft Office.) Щелкните на интерфейсном элементе, который расположен слева от интересующего вас компонента, и в появившемся меню выберите команду Run from My Computer (Запускать с моего компьютера). Щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

Роли и обязанности исполнителей нашего проекта задокументированы и отправлены па Microsoft Office Sharepoint Server. Каким образом вы могли бы мотивировать этот новообразованный коллектив исполнителей? На этот вопрос мы постараемся ответить в следующей статье.

Источник