Как создать кейсы по бизнес процессам

Бизнес-кейс для предприятия: как сделать и использовать

Кейс-метод используется в бизнесе, когда надо найти решение для проблемной ситуации без очевидного выхода. Это удобный способ решения кризисных моментов, конфликтов и нестандартных происшествий, к которым нет прописанного решения или должностной инструкции.

Кроме того, готовый кейс для бизнеса — это возможность продемонстрировать клиентам умение решать проблемы и задания. Поэтому хорошо структурированные кейсы нужно публиковать на своем сайте для привлечения клиентов.

Рекомендуется использовать бизнес кейсы, чтобы организация всегда находила успешное решение как для внутренних, так и внешних проблем. При этом данный метод поможет сэкономить ресурсы и время, а готовый результат — привлекать клиентов.

Что такое кейсы для бизнеса

Кейс — это описание конкретной проблемной ситуации из жизни организации. Сотрудникам предлагается исследовать кейс, найти несколько вариантов решения, после чего выбирается лучшее решение.

Кейс-метод можно использовать для обучения персонала. Моделирование различных бизнес-ситуаций позволяет подготовить управленцев и избежать паники, когда наступят реальные проблемы.

Общий алгоритм написания кейсов

В кейсе необходимо прописать условие задачи, у которой нет однозначного решения. В ходе исследования вопроса, в кейсе будут прописываться:

• Главные характеристики ситуации. Для этого требуется ее комплексное изучение.
• Дополнительная информация. Новые данные формируются, когда исполнитель ищет ответы на вопросы, возникшие в ходе изучения проблемы.
• Разборка решений. Когда фактическая база готова, можно начинать поиск решения. Важно не только найти достаточно вариантов, но и анализировать каждый (плюсы, минусы, возможности и риски).
• Выбор оптимального варианта решения.

Особенности кейса для бизнеса

В бизнесе кейс представляет собой проблему, связанную с предпринимательской деятельностью: обучение персонала, кризис управления, привлечение новых клиентов, аудит и контроль, рост дохода и т.д.

Кейсы в бизнесе используются не только как метод решения проблем, но и на собеседованиях, стажировках. Это называется кейс-интервью.

Если речь идет о реальной ситуации, которая требует решения, то кейсы подойдут как для индивидуального решения, так и для коллективного обсуждения.

Если кейсы решают несколько работников, то они должны быть разных специальностей, чтобы комплексно рассмотреть проблему.

Оформленный кейс с уже готовым решением рекомендуется публиковать на сайте, чтобы потенциальный заказчик оценил профессионализм команды.

В основе бизнес-кейса лежит ситуационный анализ. То есть от сотрудников требуется умения грамотно обрабатывать большие объемы данных (или наоборот — работать в условиях дефицита информации). Избегайте анализа ради анализа, однобокого взгляда и поклонения авторитету. То есть, кейс будет бесполезен, если для решения будут предложены пустые не аргументированные решения.

Виды бизнес-кейсов

• маркетинговые – методики продвижения и рекламы бизнеса;
• консалтинговые;
• управление персоналом и другие.

Наглядные примеры: как выглядят кейсы для бизнеса

Цель: Открытие филиала.

Заказчик: Магазин розничной торговли.

Направление: Продукты питания

Постановка задачи. Компания хочет расшириться, для этого ей необходимо решить, где, когда и как лучше открыть дополнительный офис.

Методология работы: Кейс-специалисты должны изучить текущее положение фирмы, ее основных клиентов, доступные варианты расширения, продумать к чему, можно приурочить открытие. На основе анализа конкурентной среды, а также активности целевой аудитории подбирается будущее месторасположение. Специалисты прорабатывают все вопросы, связанные с вопросом открытия магазина.

Результат: Несколько вариантов мест для будущего магазина, возможные даты, бизнес-план для филиала.

Как написать кейс для бизнеса: пошаговая инструкция

Ниже будет приведена простая инструкция, как написать эффективный кейс и грамотно его выполнить. Не рекомендуется пропускать хоть один из предложенных шагов, так как каждый аспект играет ключевую роль.

Шаг 1. Выбираем подходящего кандидата

Требования к кандидату, которому предстоит решить реальный кейс (речь не идет о собеседовании или обучении):

• профильные знания, которые прямо или косвенно касаются проблемы;
• аналитический склад ума;
• умение не зацикливаться на одном решении, генерировать сразу цепочку вероятностей;
• консерватизм не приветствуется, важен творческий подход и умение решать задачи в несколько способов.

Шаг 2. Связываемся с участником кейса

Далее необходимо связаться с выбранными кандидатами, получить их согласие стать участниками кейса и проверить, чтобы они были полностью информированы.

Укажите четкие временные рамки.

Шаг 3. Продумываем план

Чтобы кейс был структурирован и вмещал весь объем данных, необходимо составить план текста:

1. Вступление – краткое описание кейса.
2. Вводная информация – сведения о компании, ее деятельности, структуре, особенностях, преимуществах.
3. Формирование задачи.
4. Поиск путей решения – подробное описание того, как проводилось исследование, к каким выводам удалось прийти.
5. Результаты – наиболее логичные и верные пути, также здесь указывается перечень всех возможных вариантов.
6. Резюме — итоги и предложения.

Участвовать в заполнении кейса могут два человека: заказчик и исполнитель (начальник и подчиненный). Заказчик заполняет пункты 1-3, а исполнитель — 4-6.

Шаг 4. Решение кейса

Методология решения кейсов, следующая:

• Исполнитель получает задание и начальные сведения от заказчика.
• Исследование ситуации. Область исследования — это проблема, которую необходимо решить. Изучение должно быть всесторонним, включать несколько показателей (например, конкуренты, состояние рынка и клиентская база).
• Сбор недостающей информации.
• Анализ всех данных.
• Набрасываются варианты предположительного решения проблемы.
• Среди всех вариантов решения выбирается одно или несколько.
• Реализация.

3 правила создания успешного кейса для бизнеса

Не достаточно просто написать текст наобум, и ожидать, что он станет кейсом либо принесет кейс. Несмотря на то, что методология достаточно простая, рекомендуется придерживаться простых правил:

1. Постановка проблемы и выбор ситуации. Выбранная ситуация должна действительно быть проблемной, а вариантов равноценных решений должно быть несколько.
2. Правильные кадры. Нет смысла привлекать людей, которые не могут находить креативные решения, не являются специалистами. У профессионалов должен быть творческий склад ума, ведь от них требуется генерировать жизнеспособные идеи. Отойти от этого правила можно только в том случае, когда кейсы используются для обучения.
3. Достаточный объем данных. Чтобы решить ситуацию, особенно в условиях ограниченного времени, сотрудникам необходимо предоставить достаточный объем информации. Решение должно быть выведено на основе анализа данных, поэтому от их правдивости, полноты, актуальности и объема зависит результат.

Как оформлять кейсы для бизнеса

Объем кейса должен минимум страница А4 (около 2000 знаков). Меньший объем не позволит комплексно раскрыть проблему. Увеличивать объем можно только в том случае, если надо добавить полезную информацию. Писать в кейсе воду запрещено.

Если тема кейса узкоспециализированная. то вставьте раздел со словарем, где клиент ознакомиться с терминами, которые использовались в тексте.

Используйте цифры везде, где это возможно. Например, заменяйте на количественную характеристику слова “много/мало”, “достаточно”, а также дополняйте цифрами, когда говорите о росте прибыли, привлечении клиентов, увеличении трафика или выполненных заказов.

Чтобы кейс визуально легко воспринимался, используйте медиафайлы (фото/видео/gif), а также графики, таблицы и диаграммы. Один такой элемент может заменить несколько абзацев текста. Если добавляете такие элементы, обязательно делайте подписи, чтобы клиент или исполнитель понимал, что там изображено.

В кейсе полезно оставлять комментарии заказчика или начальника.

Кому доверить создание кейса для бизнеса

В организации можно найти человека, чья сфера деятельности смежная с поставленной задачей. Именно такому специалисту (или группе людей) можно доверить решение кейса.

Если в компании нет квалифицированных сотрудников в данном направлении, то лучше всего привлечь экспертов. Например, во время кризиса — это будет антикризисный менеджер.

В любом случае, решение кейса поможет решить проблему в организации. Важно регулярно оформлять задания в виде кейса, чтобы тренировать сотрудников. Тогда в любой момент они будут готовы взяться за разбор реального задания. Кроме того, база кейсов — это отличное портфолио.

Источник

Что такое кейсы в бизнесе

Для успеха в 21 веке постоянно необходимо узнавать что-то новое. Обучение теперь не ограничивается школой и университетом: полезные навыки и знания требуется приобретать в течение всей жизни. Сфера предпринимательства — не исключение. Чтобы преуспевать в своём деле, важно постоянно совершенствоваться, а также изучать опыт конкурентов и успешных людей. Один из самых эффективных способов сделать это — бизнес-кейс.

Что такое бизнес кейс

Бизнес-кейсом называется описание проблемной ситуации в предпринимательстве, методы её решения и полезный опыт, который вынес автор. Бизнес-кейс — это совокупность информации, он не существует материально. Может быть оформлен как текст, видео, изображение, презентация, инфографика, видео или подкаст. Наиболее распространённым является развёрнутое текстовое описание. Кейс зачастую представляет собой историю: с чего начинал бизнесмен, какие цели перед собой ставил, с какими трудностями столкнулся и как преодолел их.

Чтобы лучше понять, о чём идёт речь, посмотрите кейсы участников проекта «Бизнес Молодость». Это рассказы успешных предпринимателей о своём пути в бизнесе.

Бизнес-кейс формируется как ответ на вызов предпринимателю. В его основе — проблема, с которой столкнулся бизнесмен, и методы, которыми он её решил (или использовал, но не сумел решить). Кейсы полезны студентам и магистрантам экономических факультетов, разного рода управленцам, начинающим и опытным предпринимателям. Информация о способах решения проблемной ситуации может быть как инструкцией по применению, так и базой для разработки собственной стратегии.

Понятие «бизнес-кейсов» обрело популярность в России в течение нескольких последних лет, однако в мире используется уже почти столетие — с 1924 года. Тогда преподаватели Гарвардской школы бизнеса поняли, что обучать аспирантов по учебникам невозможно — им требуются практические знания. Поэтому они решили приглашать на занятия практиков бизнеса и просили их рассказать о своей повседневной работе. Те подробно описывали, с какими проблемами их приходится сталкиваться, а студенты предлагали решения. Так и появились кейсы — совокупность данных в формате «вопрос-ответы» или «вызов-решения».

Основная цель бизнес-кейса — поделиться опытом решения проблемы или достижения цели. Истории в кейсах настоящие (хотя иногда в них меняют имена и названия) и выдуманные на основе реальных событий, поэтому дают представление о практической стороне любой деятельности. Это полезно для обучения и для преодоления трудных ситуаций в собственном бизнесе.

Каким вопросам посвящаются бизнес-кейсы:

• управление персоналом;
• развитие бизнеса;
• увеличение дохода;
• выход на новые рынки;
• привлечение клиентов;
• оптимизация рабочих процессов;
• оптимизация управления;
• расширение ассортимента;
• диверсификация;
• выявление и преодоление рисков.

Полезным является не только решение кейса, но и процесс его создания. Собирая материал, формулируя проблемы и историю их преодоления, автор обобщает свой опыт. Вполне вероятно, что по ходу этого процесса он увидит детали, которых ранее не замечал. Он поймёт, в каких ситуациях действовал ошибочно, что не заметил вовремя и какие нюансы упустил. Даже если кейсами пока не с кем поделиться, не поленитесь перевести свой опыт хотя бы в текст. Почерпнете много нового из своих собственных знаний.

Цель изучающих кейсы — использовать чужой опыт для профессионального роста. Цель составителей — обобщить опыт и поделиться знаниями с другими.

Разновидности бизнес кейсов

Бизнес-кейсы принято разделять на 2 категории:

1. Структурированные. Это систематизированные данные, в которых поэтапно раскрывается суть проблемы, опробованные методы и достигнутые результаты. Обычно предполагают один конкретный вариант ответа. Наиболее удобны для изучения и использования на практике.
2. Неструктурированные. Представляют собой большой объём информации, не всегда систематизированной, изложенной непоследовательно. Такими являются все кейсы на начальном этапе разработки и кейсы, посвящённые ещё не до конца решённым проблемам. Предполагают несколько вариантов ответа или возможность нестандартного выхода из ситуации.

Другой вариант классификации основан на реальности событий, описываемых в кейсе:

1. Реальные. Основаны на событиях, произошедших в действительности. Достоверность придаёт им большую ценность.
2. Виртуальные. Выдуманные, гипотетические ситуации. Применяются с целью прогнозирования и обучения, стимулируют предпринимательское мышление и креативный подход к делу.

Примеры и решения

Как решать бизнес-кейсы? Решение проблемы в бизнесе никогда не предполагает универсальной методики. Ответ находится десятками путей. Каким будет выбор, зависит от бизнесмена: предпочитает он преодолевать трудности самостоятельно, стремится найти готовое решение или ценит дискуссию и творческий подход.

Обобщённо последовательность решения кейса можно описать так:

• анализ, подробное рассмотрение ситуации, описание проблемы;
• установление причинно-следственных связей — что привело к проблеме и какие негативные последствия она может спровоцировать, если не устранить её;
• оценка сложности ситуации;
• сбор информации — опыт тех, кто уже преодолевал такую или похожую проблему;
• предложение вариантов решения кейса;
• оценка вариантов, прогнозирование их эффективности;
• практика, внедрение предложенного варианта в работу.

Пример

Разберём решение бизнес-кейсов на примере.

Предприниматель: Екатерина, 27 лет, 3 месяца назад открыла парикмахерскую.

Проблемы: мало клиентов, не хватает денег на аренду помещения.

Описание проблем: разрабатывая бизнес-план, Екатерина указала, что будет обслуживать 15 клиентов ежедневно. Эти данные она не рассчитывала, а указала наугад — они показались ей реальными. Исходя из них она рассчитала ожидаемую прибыль и согласилась на арендную плату в 25 тысяч рублей в месяц. Но в день приходит не больше 6 клиентов, выручка в 2,5 раза ниже ожидаемой и платить аренду трудно.

Цели: привлечь клиентов и увеличить выручку, чтобы не испытывать трудности с арендой.

Возможные негативные последствия: долги по аренде, угроза существованию бизнеса.

Вариант решения 1: реклама и продвижение. Екатерина предполагает, что на повышение популярности её популярности привлечёт новых клиентов. Она регистрирует профили в трёх социальных сетях и начинает регулярно публиковать посты с приглашением посетить её парикмахерскую. Количество гостей увеличивается на 3-4 человека в день. Хорошо, но недостаточно.

Вариант решения 2: акции и скидки. Екатерина снижается стоимость услуг на 40-50%. Это опасный для данной ситуации метод — количество клиентов увеличится, но выручка вырастет незначительно. А значит вторая проблема — долги по аренде — не решится. Количество клиентов увеличивается, но прибыль почти возрастает, потому что скидки сделаны засчет сокращения наценки.

Вариант решения 3: программа лояльности. За каждого приведённого клиента гостю полагается скидка на следующую услугу. Это позволяет увеличить количество посетителей без ущерба для выручки, а также стимулировать клиентов вернуться в заведение.

Вариант 4: повысить цены. Рискованный вариант, который позволит зарабатывать больше, не работая над привлечением и лояльностью клиентов. Однако, вероятно, что такой подход сократит количество посетителей, которые предпочтут конкурентов с более умеренными ценами.

Разумеется, это не исчерпывающий список решений — есть и другие варианты. Однако в данном случае удачным решением будет комбинированный подход: объединение продвижения в социальных сетях, программы лояльности и умеренных скидок.

Заключение

Бизнес-кейс — это совокупность информации о решении какой-либо проблемы в предпринимательстве, изложенная в форме «вопрос-ответ», как рассказ или набор тезисов. Может представлять собой текст, презентацию, видео, изображение, но чаще всего объединяет несколько форматов представления данных. Создателю кейс помогает обобщить и полностью осознать свой опыт, другим пользователям — научиться на чужом опыте, извлечь полезную информацию для себя.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник