Как создать электронный архив документов организации

Создание электронного архива документов

При автоматизации бизнес-процессов предприятия не остается без внимания и процесс хранения бухгалтерских документов. Автоматизация хранения финансовой документации предприятия подразумевает под собой внедрение электронного архива.

Электронный архив (ЭА) — это централизованное хранилище всех документов организации. Также можно встретить и другие обозначения ЭА:

• СЭД (СЭДО) — система электронного документооборота;
• САД — система автоматизации документооборота;
• СУЭД — система управления электронным документооборотом (документами);
• ЭД — электронный документооборот.

Зачем же организации внедрять систему Электронного архива?

Все дело в том, что в условиях бумажного документооборота на некоторых этапах проблемы не возникают вообще или же это происходит очень редко. Например, любой квалифицированный специалист знает сроки хранения тех или иных видов документов. Но есть этапы в бизнес-процессах, где со сложностями сталкиваются многие предприятия.

Проблемы бумажного документо­оборота

Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:

Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов

Проблема	Описание и последствия
Потеря документа	Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса.
Медленный поиск по архиву	Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг.
Высокие затраты на аренду помещения	Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения — это лишние затраты, которых нужно избегать.
Отсутствие централизованного хранилища	Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно.
Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа	Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно?
Нет поддержки версионности документов	Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса.
Отсутствует режим работы в реальном времени	Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив.
Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности	На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов.
Крайне низкий уровень конфиденциальности	Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами.
Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям	В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным.
Низкий уровень структурированности	Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом.

Методы решения проблем бумажного архивирования документов

Для решения проблем, сопровождающих бумажное архивирование документов, существует ряд методов:

• реорганизация всего бумажного архива;
• наем дополнительных сотрудников;
• автоматизация учета финансовой документации и автоматизация документооборота в целом.

Первый метод может дать лишь кратковременный положительный результат. Реорганизация архива — крупный проект для предприятий любого масштаба. Этому процессу должно предшествовать детальное обследование существующей системы с привлечением специализированных аналитиков. Далее следует анализ полученных результатов и разработка плана действий, которые будут предприняты во время реорганизации. После этого архивация документов будет проходить по новой схеме.

Чем плох процесс реорганизации архива

Рассмотрим, с какими проблемами и трудностями могут столкнуться организации, которые захотят использовать реорганизацию архива документов.

Необходимость в компетентном специалисте, способном провести обследование и последующую реорганизацию. Наем нового сотрудника — это дополнительные финансовые затраты. Это финансовые и временные затраты, очередная «волокита» с бумагами. Можно воспользоваться аутстаффингом или аутсорсингом специалистов, но это не дает вам 100% гарантии получить услуги высокого уровня. К тому же, брать в аренду одного сотрудника у специализированной компании — нецелесообразно.

После обследования архива возникают те же проблемы (нехватка компетентных сотрудников), но уже во время разработки новой внедряемой системы архивирования бумаг.

Новая система может решать существующие проблемы не в полной мере или решать их временно. На адаптацию сотрудников к новым правилам уйдет много времени, а до этого момента они будут допускать немало ошибок. То есть, нет гарантии того, что решив одни проблемы, не возникнут новые.

По этим причинам реорганизация процесса архивирования может принести негативный результат, принеся бизнесу немалый ущерб.

Наем дополнительных сотрудников — не лучший метод

Наем дополнительных сотрудников — это метод, который способен оптимизировать только отдельный локальный процесс. Снова нет гарантий, что новый сотрудник окажется квалифицированным. Помимо этого, под новых сотрудников необходимо расширять фонд оплаты труда и повышать расходы компании.

Автоматизация — самый эффективный метод

Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.

При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.

Внедрение системы электронного архива

После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:

Схема работы с документом после внедрения ЭА

Преимущества нашей системы

• Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора.
• Интеграция с учетной системой с привязкой электронных копий документов к транзакциям.
• Надежность и защищенность базы данных.
• Разграничение прав доступа к разным документам.
• Возможность групповой работы с одной скан-копией документа.
• Поддержка версионности.
• Возможность создавать различные отчеты.

• Потоковое сканирование пакетов бумаг с автоматическим разделением на документы.
• Автоматическое исправление перекосов, поворотов документа при сканировании.
• Удаление помех и загрязнений документов.
• Оптимизация размера конечного файла.
• Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе.
• Уведомление работников о поступлении новых документов.

Для разработки и внедрения проектов мы привлекаем высококвалифицированных аналитиков, программистов, разработчиков и консультантов. Цена и сроки автоматизации зависят от масштаба проекта: сколько будет привлечено специалистов, потрачено ресурсов и автоматизировано мест.

Узнать подробнее о системе электронного архива вы можете здесь.

Внедрение системы Электронного архива требует участия группы квалифицированных аналитиков, консультантов и программистов.

Сотрудники компании EFSOL являются экспертами
в области внедрения Электронного архива.

Оставьте заявку и мы обсудим Ваши задачи!

EFSOL Системная интеграция. Консалтинг

Источник

Как создать электронный архив

В этой статье мы расскажем, как создать электронный архив документов.

Зачем нужен электронный архив?

Практически в каждой организации в результате деятельности формируется архив бумажных документов. Как правило основу его составляют бухгалтерские, договорные и внутренние документы. Эти документы собираются в папки и хранятся в соответствующих отделах или в специально выделенном помещении архива.

Основная проблема бумажных архивов — это поиск нужных документов, а также контроль их наличия. Не имеет значения, какое количество электронных документов при работе с деловыми партнёрами вы принимаете или отправляете. Их в любом случае придётся где-то хранить, поскольку того требует закон.

Счета и накладные могут стать предметом изучения контролирующих органов, которые имеют право запрашивать их для проверки, например, подтвердить факт поставки, оплаты, сверить данные книг покупок и продаж для обоснования вычета по НДС.

Чем больше документов и работающих с ними сотрудников, тем больше времени тратится на поиск нужных документов, тем больше потери организации от неэффективного использования времени сотрудников.

В дополнение к этому сейчас очень активно начинает развиваться электронный безбумажный документооборот и нужно обеспечить хранение электронных документов в архиве.

В архиве могут находится как бумажные, так и электронные документы по одной и той же тематике. Эта гибридность также добавляет проблем при поиске и доступности документов.

Что делать?

Единственным решением данной проблемы является перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов организации.

Это подразумевает следующие операции:

• Сканирование всех документов, поступающих в архив
• Загрузка скан-копий документов в систему электронного архива
• Атрибутивное описание документа: реквизиты документа
• Предоставление пользователям доступа к документам

В результате вы должны получить информационную систему, которая позволит находить нужные вам документы по любому набору условий к атрибутам реквизитам документов. Так, например, вы сможете находить все документы определенного типа за определенный промежуток времени от определенного контрагента.

При выборе системы электронного архива документов важно сделать правильный выбор.

Критерии выбора электронного архива

Мы считаем, что такими критериями для выбора решения являются:

1. Минимальное время на загрузку документов в архив
2. Минимальное время на поиск нужных документов
3. Удобный и понятный интерфейс
4. Минимальное время на обучение сотрудников
5. Минимальное время на начало работы с системой
6. Простая интеграция с бухгалтерской системой

Без минимизации времени на ввод и поиск документов нельзя добиться экономического эффекта от создания электронного архива документов.

Поскольку именно сокращения времени на поиск документов при минимизации затрат на ведение и сопровождение электронного архива, дает экономический эффект.

Если интерфейс будет неудобный и непонятный, а обучение будет занимать много времени, то сотрудники просто не будут пользоваться системой, саботируя её использование под любым предлогом.

Важным фактором является интеграция с бухгалтерской системой: она позволяет минимизировать работы по атрибутивному описанию скан-копий документов.

Существуют следующие способы атрибутирования скан-копий документов:

• использование системы распознавания
• ручной ввод атрибутов (реквизитов) документов

Использование систем распознавания является достаточно дорогим удовольствием, при этом качество распознавания сильно зависит от качества исходного документа. Обычно системы распознавания окупают себя при достаточно больших объемах документов, измеряемых 4-х значными цифрами и выше.

Однако использование ручного ввода документов в архив в свою очередь увеличивает затраты на его ведение и таким образом уменьшает выгоды от его использования.

Интеграция архива с бухгалтерской системой, позволяет полностью устранить задачу ручного ввода реквизитов документа в архив: эти данные автоматически попадают в архив из бухгалтерской системы в момент проведения или принятия к учету документов.

Почему EnDocs .Cloud?

Внедрением электронных архивов мы занимаемся более 8 лет. Именно наш опыт в создании электронных архивов документов лег в основу облачной системы EnDocs.Cloud . При её разработке мы стремились соответствовать основным приоритетам, описанным выше.

• Загружать как одиночные файлы документов, так и выполнять групповую загрузку файлов, используя сетевые папки, ftp или электронную почту
• Делить документы по типам документов
• Просматривать файлы документов перед загрузкой
• Искать документы по любому набору атрибутов
• Формировать подборки документов и выгружать их на локальный диск
• и много другое.

В EnDocs.Cloud реализован специальный API для интеграции с учётными системами. Для платформы «1С: Предприятие 8» из коробки, доступен готовый модуль EnDocs.Cloud для 1С, позволяющий работать с архивом и скан-копиями документов в интерфейсе 1С.

EnDocs.Cloud является облачным решением, что позволяет работать с вашим архивом документов онлайн. То есть, получить защищенный доступ к вашим документам 24 часа в сутки, в любом месте где есть соединение с Интернет. Особенно это важно для распределенных организаций.

Как начать работать с EnDocs .Cloud?

Создать электронный архив документов с EnDocs.Cloud очень просто:

1. Подключитесь к сервису на сайте EnDocs.Cloud (https://EnDocs.Cloud). Первые 30 дней бесплатно.

2. Скачайте из Личного кабинета модуль для 1C и установите его. Установка и настройка занимают 5 — 10 минут.

И это все! Вы можете сканировать документы в папки на диске вашего компьютера. Вы можете подключить электронную почту в личном кабинете и отправлять на неё документы, которые отсканировали при помощи вашего смартфона или получать на электронную почту документы от ваших поставщиков. Все документы будут автоматически загружаться в архив и 1С.

В чём выгода?

Основная выгода от создания электронного архива документов состоит в существенном уменьшении затрат времени на поиск документов и контроле их наличия.

Сейчас в организациях, для того чтобы найти, например, бухгалтерский документ нужно дойти до бухгалтерии, объяснить бухгалтеру какой именно вам нужен документ, подождать пока бухгалтер его найдет, сделать ксерокопию документа и вернуть оригинал на место. При этом, от работы отрываются как минимум 2 человека, да и бухгалтер может быть занят другой важной работой, что тоже увеличивает время.

Например, по оценке PwC:

— 3% документов создаются ошибочно,

— 5-15% рабочего времени — чтение и анализ информации,

— До 50% (!!) времени уходит на поиск данных и документов

Выводы сделайте сами!

Мы перечислим несколько преимуществ использования EnDocs.Cloud для организации электронного архива:

• Тратится меньше времени на поиск и получение нужных документов в архиве,
• Сокращается ФОТ, который до этого расходовался на специалистов по работе с бумажными документами,
• Исключаются риски многократного копирования и дублирования документов, потери и утраты бумаг
• Становится легче взаимодействовать с удалёнными подразделениями и филиалами,
• Ужесточается контроль за наличием оригиналов первичных документов и их физического местонахождения
• Сокращается время на предоставление документов по требованию ФНС.

И это лишь часть преиму ществ, а есть ещё и другие существенные плюсы, такие как резервирование информации, ко нтроль за её использованием, повышение дисциплины при работе с документами и др.

Источник