Как руководителю контролировать свою деятельность

Как контролировать сотрудников

1. Зачем нужен контроль персонала?

Для чего нужен контроль подчинённых? А, чтобы отличить работу, от изображения её видимости.

Когда я работал начальником базы, время от времени меня контролировал генеральный директор, он звонил и интересовался, чем конкретно я занимаюсь в данный момент. А как я писал в статье про делегирование, я организовал работу так, что было много свободного времени, и я устроился на вторую работу.

Поняв, что директор может меня «спалить», я стал заранее готовить специальный список дел и задач, именно для того, чтоб потом, когда позвонит директор, без запинки «протараторить» его, создав тем самым видимость большой занятости.

Без списка я просто не успевал чётко сформулировать, чем я занимаюсь даже тогда, когда действительно был очень занят. Естественно, директор приходил к выводу, что у меня недостаточно работы, и давал ещё несколько поручений. Доходило до того, что я домой уходил в девять вечера, вместо пяти.

К слову, надо сказать, что директор был ещё и собственником компании, поэтому контролю уделял много времени, ведь рабочее время сотрудников, он оплачивал из собственного кармана. Он стремился максимально эффективно использовать своих сотрудников. А я, естественно, не был заинтересован, чтобы меня нагружали дополнительной работой, не относящимся к моим должностным обязанностям.

ТОП — 5 самых важных статей для руководителя:

И вот один из его любимых методов контроля был такой – он обзванивал своих подчинённых и спрашивал, чем он сейчас занимается, какой план на день, и если сотрудник не мог чётко ответить, то давал дополнительные поручения, список которых, судя по всему, у него был заготовлен.

Я понял это и научился создавать видимость работы, я чётко и уверенно зачитывал по списку дела на день:

• Позвонить туда-то;
• договориться с тем-то;
• проверить то-то;
• промониторить цены на то-то;
• и т.п.

Директор, послушав пунктов 5-7, говорил, всё понял и поручал задание другому менее сообразительному сотруднику. На самом деле времени на весь список уходило минут 30-40.

Вот так можно создавать видимость работы даже очень опытному руководителю. Сейчас вызывают умиление некоторые подчинённые, когда таким образом, пытаются пудрить мне мозги, что они очень заняты.

Так вот функция управленческого контроля – максимально эффективно использовать своих работников.

2. Почему нужно контролировать своих сотрудников?

Контролировать сотрудников нужно не потому, что они плохие, а потому что природой человека заложено экономить калории. В эволюции человека, только последние несколько десятков лет, появился избыток калорий, и от механизма рационального использования энергии, в буквальном смысле зависела выживаемость человеческого вида.

Таким образом, механизм расхода калорий включался, только когда существовала угроза выживания индивида, а в остальное время действовал режим экономии, то есть лень.

По этой же причине большинство сотрудников склонны создавать видимость работы. Задача контроля выявить, где сотрудник напрягается, а где создаёт видимость. Контроль должен предусматривать санкции, чтобы включился режим выживания сотрудника, чтобы выросла его эффективность.

Исходя из теории эволюции, для максимальной эффективной эксплуатации работников нужно помещать в так называемую «зону смерти», ну, в той или иной степени. То есть сотрудник должен чувствовать постоянную угрозу увольнения.

Но как выжить компании находящейся в конкурентной среде, если все сотрудники ленятся? Для этого существует волшебное средство – это управленческий контроль, который, кроме всего прочего, выполняет ещё и функцию принуждения. Естественно, чтоб освоить эту функцию, руководитель должен обладать достаточной уверенностью в себе и высокой самооценкой.

Если у вас проблемы с уверенностью в себе, низкая самооценка, это легко можно исправить, причём самостоятельно, без помощи психолога, принципы описаны в этой статье.

Кроме того, он даёт выгоды как для руководителя, так и для организации в целом и, как ни странно, для самих сотрудников. Так как они тоже заинтересованы в стабильности компании, и регулярной выплате зарплаты, особенно в период закредитованности населения. Итак, выгоды управленческого контроля:

• Предсказуемость результата работы сотрудников;
• Доверие партнёров, что обязательства будут выполнены;
• Стабильность и надёжность организации в глазах персонала;
• Конкурентоспособность компании на рынке;
• Своевременный контроль даёт возможность корректировать работу в нужном направлении;
• Контролируя рабочий процесс, можно выявлять ошибки, и исправлять их до того, как последствия примут необратимый характер.
• Он выявляет не только ошибки, но и фиксирует успех!

Итак, с выгодами контроля разобрались. А что же такое контроль? В чём его суть, в чём идея контроля?

3. В чём суть управленческого контроля?

Суть контроля – это сравнивать фактическое положение дел, с идеальным. Контроль персонала, в отличие от наблюдения за его работой предполагает, вмешательство начальника в деятельность подчинённых, для обнаружения ошибок и устранения отклонения от плана. Из чего следует, что контролирующий, должен обладать полномочиями.

При выявлении отклонений от плана вы должны немедленно принять меры, и вернуть рабочий процесс в нужное русло. В противном случае никакого смысла в контроле нет, ну и соответственно в вас, как в руководителе.

Кроме того, контроль сотрудников выполняет дисциплинирующую и мотивирующую функцию. Начальник обязан контролировать своих подчинённых! Причём делать это постоянно!

Если постоянно не контролировать, они постепенно расслабятся. Например, будут всё позже и позже приходить на работу. Они будут тестировать границы, они будут всё больше и больше садятся вам на шею!

Таким образом, главная цель контроля персонала – это направлять рабочий процесс в правильное русло, и сопровождать его до получения нужного результата.

Каким образом это делать? Для этого существует несколько видов контроля.

4. Базовые виды контроля в менеджменте

Предварительный – проводится в момент составления плана, и сразу после постановки задачи подчинённым. Его главная цель — это убедиться, что:

человеческих и материальных ресурсов достаточно для выполнения данной задачи;

все элементы системы готовы к реализации плана;

что сотрудники всё правильно поняли.

Текущий – производится с целью обеспечения правильности выполнения этапов задачи, соблюдения сроков, и возможности внести корректировки, если будут обнаружены отклонения от плана. Этапы задачи называют ещё – точками контроля. Для реализации текущего контроля важно наладить обратную связь от сотрудников к руководителю, по принципу: «Столкнулся с проблемой – позвони!»

Итоговый – производится после завершения работы, с целью оценки полученных результатов. Поощрение отличившихся, наказание провинившихся. Анализ недостатков, и способов их предотвращения в будущем.

Итак, в результате грамотного налаженного контроля, руководитель гарантированно получит, нужный ему результат. Но это ещё не всё! Есть ещё несколько наиважнейших функций, которые выполняет контроль, и очень сильно облегчают жизнь руководителю.

5. Наиважнейшие функции контроля

Мотивация. Если в работе подчинённого не обнаружено недостатков, задача выполнена качественно, и в срок, он должен получить поощрение от руководителя. Даже если поощрение будет моральным, это в дальнейшем будет мотивировать сотрудника, качественно выполнять свои обязанности.

Принуждение. Постоянный надзор начальника снизит вероятность безответственного отношения подчинённых, к своим функциям. Чем ниже квалификация работников, тем более жёстким должен быть надзор!

Дисциплина. Чем ниже дисциплина, тем плотнее нужно контролировать персонал.

Для получения всех этих «плюшек» от внедрения контроля, важно проводить его правильно. Вот основные принципы контроля.

6. Базовые принципы – как контролировать работу сотрудников

Прежде чем контролировать работу сотрудников, руководитель должен убедиться, что качественно выполнены предыдущие управленческие функции, планирование и делегирование. То есть что вы будете контролировать?

Контролировать нужно открыто и постоянно. Это обеспечит повышение вероятности качественного выполнения работы.

Обязательно должна быть обратная связь, от начальника к подчинённому. Если работа делается как надо, начальник должен сделать подтверждение сотруднику: «Молодец!» или «Всё ок!» и т.п.

То есть дать дополнительную мотивацию. Как известно, мотивации много не бывает, и большинство людей нуждается в психологических поглаживаниях, особенно если он недополучает их дома.

В моей практике был курьёзный случай, когда сотрудник выходил на работу в выходной день, бесплатно. Как выяснилось, дома у него была невозможная обстановка, и работа являлась отдушиной, то есть он на работе эмоционально отдыхал.

7. Примеры контроля персонала, методы и способы

7.1. Метод контрольных точек

Тотальный контроль осуществляет тот, кто не умеет правильно контролировать. Для того чтобы правильно контролировать, нужно уметь строить систему контроля. Нужно найти такие контрольные точки, чтобы очень простым действием решить сразу несколько задач, и обеспечить достаточное качество выполняемой работы.

Пример от основателя менеджмента Фредерика Тейлора. Как проверить качество работы токаря? Ведь изготовление деталей — это очень сложная процедура:

• Нужно правильно подобрать резец;
• Правильно его заточить;
• Правильно его установить;
• Выбрать правильную скорость вращения шпинделя;
• Установить нужную глубину резания;
• Подать правильную смазку, нужной температуры.

И когда все операции выполнено правильно, то автоматически обеспечивается нужное качество изготовления деталей. Как же проверить все ли операции выполнил работник правильно? Ведь если проверять каждую его операцию, то такая система контроля увеличит цену изготовления деталей в разы.

И Тейлор нашёл такую контрольную точку, которая очень просто обеспечивала приемлемое качество работы токаря. Он предложил очень простое решение. Брать стружку определённой длины и взвешивать её, допустим кусок стружки в 20 сантиметров, должен весить ровно 9 грамм. Если токарь сделал что-то неправильно нужного веса не получиться.

Ещё один пример – как обеспечить качество приготовления пельменей? Ведь если их пробовать каждый раз, то повар в рабочей столовой через неделю не сможет работать. В инструкции к приготовлению пельменей указано: «варить пока не всплывут». Вот это и есть контрольная точка.

У меня, в бытность мою начальником базы в строительной фирме, тоже была своя контрольная точка, которая решала практически все проблемы с контролем работы персонала базы – это отсутствие жалоб со строительных объектов. Эта история описана здесь.

Таким образом, контрольная точка – это очень простой, объективный показатель, который:

Не требует устных пояснений работника;

позволяет избежать препирательств с сотрудниками;

избежать необъективных оценок со стороны проверяющих;

Избежать тотального контроля, и как следствие избежать снижения мотивации персонала;

позволяет снизить издержки на систему контроля.

7.2. Метод Тейлора

Иногда работники сами того не осознавая тратят рабочее время не по делу. Пример оттого же Тейлора, наблюдая за работницами фабрики, он обнаружил, что большую часть времени они болтают.

Как решил он эту проблему? Он просто рассадил их подальше друг от друга.

В итоге число работниц сократилось с 120 до 35 и при этом рабочий день сократился с 12 часов до 8.5 Вот к чему может привести грамотный контроль Зарплату он поднял, так что оставшиеся были довольны.

7.3. Контроль дисциплины труда — пример

Не секрет, что большинство офисных работников, до 90 процентов рабочего времени проводят в соцсетях. Есть простое решение данной проблемы в духе Фредерика Тейлора. Я видел это в некоторых компаниях. У них сделаны стеклянные стенки между длинным коридором и отделами, где сидят сотрудники.

При этом мониторы повёрнуты экраном к двери, а сотрудник сидит спиной. И если директор идёт по коридору, он видит, сотрудник занят работой или сидит в соцсетях. Заметьте, директору не нужно дополнительно тратить время на контроль.

7.4. Сталинские методы контроля

Есть ещё так называемый внутренний контроль, это правильное воспитание, правильные убеждения или прецеденты из предыдущего опыта. То есть сотрудник сам себя контролирует.

Эффективная составляющая внутреннего контроля — это страх подчинённого перед руководителем, а не наоборот. Причина этого — наша история тоталитарного государства, у нас в подкорке прописан страх как у руководителей, так и у подчинённых. Вспомните сталинские времена, когда за опоздание могли отправить в места не столь отдалённые.

Но проблема большинства российских руководителей — это то, что они сами боятся своих подчинённых. Сами понимаете, какой у подчинённого будет внутренний контроль, если он бессознательно чувствует, что руководитель его побаивается.

Поэтому нужно избавиться от иррационального страха. Как? Читайте здесь.

Жёсткость руководителя — автоматически обеспечивает этот самый внутренний контроль в сотруднике.

7.5. Невербальный контроль

Во время коммуникации с подчинённым грамотный руководитель может по невербалике отследить качество его работы. Большинство сотрудников никудышные артисты, и если есть «косяки» в работе, то своим невербальным поведением они выдадут себя.

Задача руководителя отслеживать и фиксировать невербальные сигналы, и делать выводы. А при необходимости задавать дополнительные вопросы. Ложь, как правило, рассыпается на третьем вопросе.

Фишка в том, что когда на вопрос покрашен ли забор, подчинённый говорит: ну в принципе да (в общем, да; практически да), то человек врёт, и с помощью вопросов можно докопаться до правды. То есть среднестатистический человек всегда сделает некую оговорку. Вот на эти оговорки и рассчитывал мой генеральный директор, когда мне звонил.

Предварительный, невербальный контроль можно делать и на этапе делегирования. По невербалике можно понять, понял ли подчинённый задачу, и если есть сомнения нейтрализовать их.

7.6 Регламенты и должностные инструкции

Функцию контроля должны исполнять и регламенты, и должностные инструкции, и прочие нормативные акты. Ошибка, когда должностные инструкции не оказывают никакого контроля. Должен быть внутренний контролёр, нужно прописать это в подкорке подчинённого, с помощью, например, прецедентов с увольнением сотрудника за неисполнение должностных обязанностей.

Пример, как я чуть не уволил сотрудника за неисполнение должностной инструкции, читайте в главе про обратное делегирование, когда подчинённый обнаглел до такой степени, что пытался спихнуть на меня свою работу.

7.7 Контроль сроков

В момент делегирования согласовывается график выполнения работ, с привязкой по времени. И условно говоря в пятницу в 17-00, должен быть готов, такой-то участок строительства дороги. Соответственно в это время приезжает руководитель и проверяет, сделано ли всё правильно.

Совет: назначайте точки контроля сроков на пятницу, так как если будут отклонения от графика, будет возможность наверстать упущенное в выходные. Иначе могут последовать штрафные санкции от заказчика, если таковые прописаны в договоре.

8. Психологические проблемы контроля подчинённых

Контроль над сотрудниками, процедура неприятная как для подчинённых, так и для их шефа. Подчинённые опасаются придирок со стороны начальника. Опасаются обнаружения каких-то недостатков. Обижаются, интерпретируя, как недоверие.

Руководитель может уклоняться от исполнения своих обязанностей неосознанно, психологически. Проблема психологических проблем, может заключаться в его низкой самооценке, чувстве вины, за то, что подчинённые могут обидеться, что он не доверяет им. Страха показаться неадекватным.

При наличии таких проблем, руководитель подсознательно старается избегать контакта с подчинёнными. Ссылается на нехватку времени. Ищет причины, почему контролировать подчинённых не нужно. Если у вас возникают психологические проблемы при взаимодействии с подчинёнными, их необходимо решить. Решение находится здесь.

Кроме психологических проблем, важно избежать и чисто технических ошибок, самые типичные приведены ниже.

9. Ошибки при контроле персонала

Избыточный, тотальный или жёсткий надзор. Так вот, если контролировать подчинённых слишком плотно, то есть, как говорят: «Начальник стоит над душой». Это начисто лишает подчинённых ответственности. Порождает обиды, и воспитывает нерешительность.

Начальник уделяет мало внимания к деятельности подчинённых. Это может быть интерпретировано, как то, что задача не очень важная. Что опять же порождает безответственность.

Руководитель по результатам проверки, не делает выводов. Не работает над выявленными проблемами. Не поощряет отличившихся и не наказывает виновных. Это тормозит оптимизацию бизнес-процессов, ведёт к проигрышу в конкурентной борьбе!

Руководитель хочет выглядеть «хорошим» в глазах сотрудников, он хочет быть любимым подчинёнными. А это непременно создаёт проблемы для его самого. Это снижает его эффективность. Это 100% снижает его ценность, как руководителя, на рынке труда!

Подводя итоги к вышесказанному, можно сделать вывод, что не использовать контроль в своей управленческой деятельности, крайне проигрышная стратегия. И она непременно приведёт вас к краху, краху как руководителя.

Помните, что прежде чем контролировать выполнение задач, не менее важно правильно их делегировать.

10. Контроль персонала — видео

Возможно, вам также будет интересно:

Источник