Как правильно организовать свою рабочую деятельность

Как организовать свое время и работать эффективнее

Умение управлять своим временем позволяет в разы повысить личную эффективность. Если вы пока не обладаете этим полезным навыком, его вполне можно приобрести.

Один из ценнейших навыков для любого руководителя — умение грамотно распределить время и максимально эффективно работать в условиях многозадачности. Как и любой другой навык, его можно развить и укрепить, что однозначно идет на пользу бизнесу и способствует личностному росту. Например, мы помогаем своим франчайзи правильно настроить тайм-менеджмент, чтобы всегда хватало времени на работу, семью и хобби и не приходилось вязнуть в болоте из нерешенных задач.

Конечно, наши рекомендации — это не тайна за семью печатями: обо всем этом можно прочитать в сотнях книг, узнать из множества курсов и вебинаров по теме тайм-менеджмента. Главное же новшество — это подход к управлению временем. Мы считаем, что эти методики и рецепты необходимо применять не от случая к случаю, а постоянно, и только тогда они дадут эффект.

Многозадачность: что с ней делать?

Начали с пункта «а», плавно перешли к пункту «б» и, наконец, остановились на пункте «я» — четко и последовательно. Хотелось бы, чтобы каждый рабочий день выглядел именно так. Однако в реальности нам очень часто приходится решать несколько задач одновременно, и неудивительно, что от этого страдают и качество работы, и моральный дух, и атмосфера внутри коллектива.

Так, руководители детских садов могут одновременно улаживать проблемы с поставками продуктов, проводить рабочие планерки с персоналом и отвечать на вопросы родителей. Как успеть сделать все в срок, учитывая специфику сферы? Как распределить свои силы, чтобы сделать все хорошо и при этом не выдохнуться раньше времени? Нам помогают простые, но эффективные инструменты.

Органайзер. Простой бумажный блокнот, приложение в телефоне или программа на компьютере — это надежные помощники для любого, кто живет в режиме многозадачности под девизом «Успеть все». Это удобно не только потому что наглядно: так можно распределять задачи по степени важности, составлять расписание, исходя из ваших приоритетов. В конечном счете привычка планировать и фокусироваться на самом главном делает вас более организованным, а вашу работу — намного эффективнее. Благодаря органайзеру вы сразу видите, на каком этапе находитесь, кто и за что сейчас отвечает и какие нужно ставить задачи перед командой в первую очередь.

Делегирование полномочий. Часто это гораздо целесообразнее, чем стараться делать все самим. Сотрудники вполне способны решать текущие вопросы и закрывать рутинные задачи, освобождая руководителю время для разработки стратегии и решения глобальных проблем. Роль главы компании, как мы ее понимаем, гораздо шире роли простого администратора: он еще и вдохновитель, и организатор творческого процесса. Но этого трудно добиться, если руководитель тратит время на текучку. Поэтому необходимо делегировать полномочия соответственно тем навыкам и способностям, которыми обладают члены команды.

Планерки. Регулярные встречи с коллективом не только дисциплинируют сотрудников, помогают вовремя выявить те или иные потребности в оборудовании, материалах, продуктах и так далее, но и настраивают команду на общую работу. Именно на планерках руководитель может объявить о стратегических планах, рассказать о планирующихся новшествах, узнать мнение сотрудников по тем или иным вопросам.

Правильная последовательность

Говоря о тайм-менеджменте, мы не имеем в виду, что теперь надо работать в режиме 24/7. Скорее, речь идет о возможности так распланировать время и распределить усилия, чтобы жизнь в целом стала более комфортной и насыщенной, а работа — максимально эффективной.

Вот один из примеров. Руководитель должен встретиться с родителями — потенциальными клиентами, которые хотели бы познакомиться с работой детского сада. Есть выбор, когда назначить эту встречу. Оптимальнее всего организовать такую экскурсию в первой половине дня, когда дети играют и занимаются с педагогами до обеда и сна. Решать деловые вопросы, такие как обсуждение контрактов с поставщиками или рекламные заказы, напротив, лучше во время тихого часа, когда у руководителя минимум других задач. Во второй половине дня удобнее контролировать работу персонала и общаться с родителями, которым комфортнее встречаться с директором после работы, чтобы обсудить те или иные нюансы, связанные с пребыванием ребенка в детском саду.

Таким образом, тайм-менеджмент вместе с планированием, использованием органайзера и делегированием полномочий — это действенная система, которая позволяет организовать рабочее и личное время наиболее рационально. Одно из ключевых условий успеха здесь, как показывает опыт, — регулярность. Необходимо не просто попробовать раз или два, а придерживаться этой системы постоянно, и тогда увидите, как вырастет эффективность вашей жизни во всех направлениях.

Читатели пишут. Вы тоже можете написать текст на любую тему о финансах, которая вам интересна. Нужно всего лишь…

Источник

Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

1. Глобальная цель.
2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
3. План на ближайшие 3–5 лет.
4. Планы на год и месяц.
5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

1. Быть инициативным, искать возможности.
2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

1. Глобальная цель.
2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
3. План на ближайшие 3–5 лет.
4. Планы на год и месяц.
5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

1. Быть инициативным, искать возможности.
2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.

Источник