Как открыть виртуальную фирму

Виртуальный офис: 4 принципа организации удаленной работы

Начинающему предпринимателю отнюдь не нужны офис и визитки, на старте достаточно ноутбука и телефона, пишет в своей книге «Я такой как все» Олег Тиньков. Но есть примеры, когда не только стартапы, но и компании, уже зарабатывающие приличные деньги, не спешат арендовать помещения для работы. Как создать виртуальный офис в России и что для этого нужно?

Барьеры — в головах

«Самое сложное при организации удаленной работы — это барьер, который существует в наших головах, — говорит Василий Воропаев, сооснователь и бывший гендиректор компании Free-lance.ru. – Очень трудно осознать, что кто-то может работать, не сидя рядом с тобой, но при этом так, чтобы ты мог в любой момент времени заглянуть в монитор и «понять» картину процесса. Трудно осознать, что подобная работа может быть эффективнее, и уж тем более не поддается логике то, что в таком режиме могут работать целые команды, отделы, департаменты».

Тем не менее, в мировой практике это уже укоренившийся тренд. За последние 7 лет количество рабочей силы в США увеличилось всего на 3%, в то время как количество удаленных сотрудников за тот же период возросло на 66%. Кроме того, каждый десятый работающий американец трудится из дома хотя бы раз в неделю. Если изначально удаленная работа была прерогативой исключительно фрилансеров или представителей таких профессий, как программист, системный аналитик, страховой агент, адвокат, то теперь практику вводят целые офисы, в том числе из-за неимоверно высоких цен на аренду коммерческой недвижимости.

Казалось бы, при построении виртуального офиса выигрывают все стороны: компания экономит на аренде офиса и сопутствующих расходах (оргтехника, услуги охранного предприятия, оплата парковки и т д.), а сотрудники существенно снижают свои временные затраты на дорогу до работы и обратно, у них становится меньше так называемых «тайм-киллеров» вроде офисной болтовни у кулера или в курилке.

Американская софтверная компания Cisco, чьи сотрудники в среднем два дня в неделю работали удаленно, еще в 2009 году посчитала, что в результате общая экономия расходов сотрудников и компании составила 277 млн долларов за год, 69% сотрудников отметили рост производительности, 67% – повышение качества своей работы, 80% признались, что качество их жизни улучшилось.

Так почему же эта практика до сих пор не стала общепринятой? Оказалось, что дело в доверии. Даже в Штатах 54% руководителей обеспокоены тем, как именно удаленные работники проводят свое время. К тому же, хороший удаленный работник — это организованный, легко адаптирующийся, инициативный человек, который умеет распоряжаться собственным временем и не нуждается в надзоре со стороны начальства.

По мнению некоторых психологов, в менталитете русского человека на уровне генетического кода заложен «рабский сценарий», поэтому большинство сотрудников нацелены не на результат, а на процесс и имитацию бурной деятельности, очень зависимы от мнения начальства и его реакции на те или иные действия.

«Удаленная работа — это не что-то из области фантастики, это такой же процесс, как и многие другие. Как и везде, результат добывается упорным долгим трудом, а не по взмаху волшебной палочки, — делится опытом Василий Воропаев. – Четыре основы, которые помогут сделать так, чтобы сотрудники работали, — это планирование, контроль процесса, четкая и полная отчетность и мотивация».

4 базовых принципа в работе виртуального офиса

1. Планирование

Все задачи по проектам должны быть сформулированы предельно четко, с конкретными дедлайнами, описанием ожидаемого (желательно — измеримого) результата, а также ответственных за выполнение каждой части проекта.

2. Контроль процесса или статус, статус, статус

При удаленной работе каждый сотрудник должен знать, над чем именно в данный момент трудятся другие участники команды: кто за что отвечает, на каком этапе находится исполнение конкретной задачи. Это важно, потому что часто (особенно при командной работе) реализация последующих этапов проекта зависит от сроков и качества исполнения предыдущего. А некачественно написанный код или отодвинувшийся дедлайн может сорвать весь процесс и привести к денежным потерям (простойки, штрафы от заказчиков и т д.). Для этих целей можно использовать как дорогостоящие системы управления проектами, так и самые простые и бесплатные сервисы вроде Google Docs, Dropbox.

3. На связи 5/8

Чтобы сотрудники были синхронизированы во времени и могли оперативно обращаться друг к другу по возникающим вопросам, желательно, чтобы они были доступны хотя бы по одному их средств связи, скажем, с 9:00 до 17:00. Кроме того, желательно, чтобы сотрудники активно обсуждали текущие дела и собирались на конференц-коллы хотя бы два раза в неделю — понедельник (чтобы распланировать задачи) и пятницу (чтобы оценить, что было сделано, а что – нет).

4. Мотивация

Работает ли человек из дома или в офисе — не так важно. Важно, насколько он нацелен на результат. Впрочем, при удаленной работе применяются те же мотивационные и штрафные санкции, что и при офисной работе. Кроме того, благодаря постоянному контролю в системе управления проектами, оценить реальную эффективность каждого из участников команды при такой работе может быть гораздо легче, чем при работе в офисе.

Не работой единой

Культивируйте позитивную атмосферу, особенно когда работаете с территориально распределенной командой. Чувство принадлежности к коллективу повышает надежность и ответственность отдельных членов команды, формирует ощущение поддержки, советуют эксперты.

Несмотря на все «плюшки» и кажущуюся свободу, те, кто работает из дома, зачастую делает это гораздо усерднее и достигает более высоких показателей эффективности. Однако, несмотря на это, по признанию Скотта Хенселмана, который уже много лет удаленно работает на Microsoft, люди, трудящиеся вне офиса, испытывают чувство вины из-за того, что не ходят в офис. Кроме того, им иногда просто не хватает «общества», поэтому часто они перебираются в коворкинги, кафе или парки. «Постоянно работая из дома, вы можете сойти с ума. Я стараюсь выбираться из дома пару раз в неделю, — говорит Хенселман. – Мне нравится, когда вокруг ходят люди, их энергия помогает мне фокусироваться на работе и быть более продуктивным».

Команде, работающей в режиме онлайн, желательно устраивать тусовки в офлайне. «Как показала моя десятилетняя практика, работать 100% удаленно можно, но повышать мотивацию (например, корпоративами) необходимо, — резюмирует Василий Воропаев. – Все мы люди и хотим чего-то большего, чем просто работу работать».

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Виртуальный бизнес офис

Виртуальный бизнес офис — это идеальное решение для фрилансера или для людей, которые выполняют работу удаленно.

Планируя создание новой компании, мы не можем забыть о штаб-квартире. Компания должна иметь адрес, по которому будет зарегистрирована. Вы можете зарегистрировать компанию в квартире, однако это не всегда возможно и часто тоже невыгодно из соображений имиджа, как и из-за эффективности такого решения.

К счастью, есть и другие возможности, которые могут облегчить нам уже и так трудное начало. Идеальным примером этого является так называемый виртуальный офис, что облегчает как начало, так и дальнейшее функционирование нашего предприятия.

Виртуальный офис и услуги, которые она предлагает, способны значительно снизить затраты, положительно повлиять на восприятие компании, как и значительно улучшить ее функционирование.

Это отличная идея, когда самостоятельная аренда помещения не входит в планы. Впрочем, в эпоху современной жизни, много таких мероприятий, для выполнения которых не требуется постоянное место работы. Часто это просто адрес, по которому компания будет официально зарегистрирована. Виртуальный офис отвечают не только эту потребность; есть среди них и такие, которые служат клиентам также всесторонней поддержкой в области администрирования.

Мы встречаемся также с предложениями бухгалтерских услуг и даже поддержки в создании новых компаний или приобретения уже готовых компаний. Виртуальные офисы действуют с 1995 года, а сейчас их тысячи по всему миру. Больше всего, конечно, в США, где был открыт первый виртуальный офис.

Виртуальный офис – как это работает?

Основной услугой, которую предоставляет виртуальный офис — адрес для регистрации компании и для размещения в рекламных материалах, а также обработка корреспонденции. Как это выглядит на практике? Арендуя виртуальный офис у нас есть возможность регистрации компании по его адресу, а лицо корпоративной электронной почты направляется по адресу, под которой находится виртуальный офис (и наша компания).

Сотрудники виртуального офиса получают письма и по электронной почте информируют получателей об их приеме. Идеально, если виртуальный офис имеет содержащееся в договоре гарантию, уведомления о почте в день его получения, а также возможные штрафные санкции за невыполнение этого условия. Это имеет особенное значение в случае официальных писем, когда ограничено время на ответ.

Кроме того, виртуальные офисы часто имеют в ассортименте также выполнение сканирований нашей переписки другими словами, на нашу просьбу, содержание письма может быть отсканировано и отправлено на наш адрес электронной почты, благодаря чему вы сможете существенно сэкономить время. В такой ситуации, письмо дождется ответа, а нас минует утомительно визит на почту.

Местоположение, местоположение и еще раз…

Положительный образ компании и первое впечатление невозможно переоценить. Поэтому так важен адрес, где мы решили зарегистрировать юридический адрес фирмы. Хорошо когда место связано с центром города, с современным зданием, регистрацией и стеклянным лифтом – это оставляет неизгладимое впечатление на потенциального клиента. Стоит посетить офис и посмотреть местность, в которой находится.

Более того, расположение нашей компании принимает решения о том, к какой налоговой инспекции мы относимся. Об этом тоже стоит помнить – никто не хочет подвергать себя проблемам с налоговиками, не так ли?

Реальные встречи в виртуальном офисе?

Что еще предлагает виртуальный офис? Как правило, они имеют также пространство офиса, благодаря чему вы можете легко арендовать дополнительный офис, рабочий стол или конференц-зал. Действительно ли мы хотим вести бизнес-переговоры в собственной квартире между детскими игрушками, а остатками после завтрака? Даже если ты наведешь порядок и упростить свою квартиру… Это все еще Ваша квартира. Легко забыть о гигиене труда.

А что с Вашими домочадцами? Будут ли с этим согласны? А что с соседями? Представьте себе презентацию своего инновационного проекта перед клиентом, когда в фоне слышны звуки дрели… Сосед как раз запланировал небольшой ремонт.

Звучит плохо, не так ли? Поэтому, когда появляется настоятельная необходимость встречи с клиентами, лучше всего воспользоваться залами, которые предлагает наш виртуальный офис. Не только мы приобретем в глазах наших деловых партнеров, но и сами почувствуем себя увереннее в такой профессиональной среде.

Виртуальные офисы с более высокой ценой, также предлагают профессиональное обслуживание. Портье с улыбкой приветствует гостей, подаст напитки и закуски или распечатает необходимые документы. Так стоит самому проверить, как выглядит сервис и что является и что не включено в стоимость аренды зала. Самое лучшее, что зал можно снять даже на полчаса и заплатить только за это время и цены ниже, чем два кофе.

Виртуальные офисы и их универсальность

Все эти преимущества привлекают не только фрилансеров из различных отраслей. Виртуальные офисы пользуются все большим спросом и среди стартапов, начинающих юридических фирм, а также налоговых, магазинов-сайтов, маркетинговых агентств, компаний учебных и рекрутинговых. Это тоже хорошая информация для Вас. Вероятно, в одном месте ты сможешь выполнить много разных дел сразу. Все указывает на то, что виртуальный офис — это будущее – будущее, которое начинается уже сегодня.

Из виртуальных офисов в столице пользуются все чаще фирмы, находящиеся за ее пределами, открывая «виртуальный филиал», благодаря чему склоняет клиентов с местного рынка. Такие решения определяют также иностранные компании, ведущие бизнес. Это гораздо более дешевое решение, чем покупка офиса, оснащение его, занимание людьми и т. д.

Пример использования виртуальных офисов

Эти иностранцы хотят просто создать филиал в стране, хотя бы из соображений имиджа. Клиенты воспринимают такую компанию как «местную”, что облегчает установление контакта.

Опыт в первую очередь

Вы должны иметь гарантию, что услуги виртуального офиса мы будем использовать в течение года, так как изменение адреса компании генерирует расходы. Кроме того, может неприятно удивить наших клиентов и партнеров. Так что стоит сделать ставку на опыт виртуального офиса, который функционирует уже несколько хороших лет.

Видна тенденция, которая указывает на то, что новые офисы этого типа быстро разваливаются, а их клиенты остаются не у дел. Иногда такие мелкие компании предлагают только адрес, без каких-либо дополнительных услуг.

Из тех же соображений, рядом с опытом, оказались служащие. В частности, лица, которые услуги будут нам не только предлагать, но и свидетельствовать в правильном направлении и на нужном уровне. Очень важны те люди, которые будут отвечать за нашу переписку. Несвоевременное информирование о ее получении может привести к неприятным последствиям, в том числе включающим также финансовые и юридические!

Важным является еще, чтобы это были люди профессиональные, но также открытые и доброжелательные – в конце концов, будут представлять и нашу компанию.

О небольших офисах

Небольшие компании, которые продают виртуальные «столы” по ценам порядка нескольких десятков долларов должны «урезать расходы”. Экономят они на месте, используя для квартиры, загородные дома или старые здания. Объектом экономии становится, к сожалению, также персонал – как правило, ограничивается он на одного работника, который не может похвастаться высокой квалификацией, а по-английски может только поздороваться.

Не является слишком хорошей визитной карточки компании, а сам факт, что мы говорим о сотруднике, а не о команде… ну, тоже имеет свои неприятные последствия. В случае срочного отпуска, болезни или других случайных факторов (не исключая необходимости обслуживать кого-то за пределами офиса), клиент целует (виртуальную или реальную) ручку.

Виртуальный офис арендуется для того, чтобы разгрузить голову от своих обязанностей и быть уверенным, что клиент будет обслужен на 100%! Один сотрудник не справляется с этой задачей, так же как и передача корреспонденции от нескольких сотен или тысяч различных субъектов.

А что с ценами?

Легко пояснить тем, что они не принадлежат к астрономическим суммам и даже виртуальный офис расположеный в презентабельном месте (например, офисное здание класса А в центре города) стоит, как правило, недорого. Мало того, на новых клиентов очень часто ждут специальные акции, которые снижают эту и так небольшую сумму даже на десятки процентов. Если вы не уверены, что предложение выгоднее всего, используйте поиск с фильтрами для сравнения.

Для кого виртуальный офис?

Хочется сказать «для каждого», но оговорюсь — оно для тех, кто идя в ногу со временем, хочет одновременно на этом заработать. Виртуальный офис является оптимальным решением для всех фрилансеров, начиная от копирайтеров, маркетологов. Одинаково хорошо подходит для стартапов, а также компаний, управляемых дистанционно.

Те компании, которые намерены открыть филиал в другом городе или стране, а с клиентами встречаются редко, следует рассматривать виртуальный офис как источник огромных преимуществ. Впрочем, мы также можем работать по найму, а бизнесом заниматься дополнительно. Для каждого виртуальный офис предлагает что-то, что позволит ему выйти на более высокий уровень.

Источник