Как организовать свою систему бизнеса

Механика бизнеса: с чего начать, чтобы построить эффективную бизнес-систему

Андрей Недолужко

Управляющий партнёр компании Experts2biz

Эксперт по проектированию архитектуры бизнес и ИТ-систем

Консультант по бизнес-процессам девелопмента и управления недвижимостью

Взлетит или нет? Типичные ошибки управления и ключ к их решению

Время конкуренции на уровне продуктов и услуг уходит в прошлое. В современном мире конкуренция смещается в плоскость бизнес-систем — всё больше собственников и менеджеров понимают, что главным источником устойчивого развития компании и стабильного роста финансовых результатов становится эффективная модель управления бизнесом. В деловом сообществе формируется осознание, что основа для построения таких моделей — это систематизированные, оптимизированные и правильно организованные бизнес-процессы. Однако подавляющее большинство компаний в попытке выстроить оптимальные бизнес-процессы и внедрить современные информационные системы для их автоматизации допускают одни и те же характерные ошибки.

Приведу некоторые типичные примеры, с которыми я сталкивался в своей практике:

1. Крупная компания, представители которой заявляют, что у них внедрены процессы управления проектами: «Проектный офис, PMBOK, консультанты написали процедуры, Микрософт Проджект. », но есть проблемы: проекты не идут так как хотелось бы, руководитель проектного офиса меняется каждые 3-5 месяцев. В результате диагностики и анализа текущей бизнес-ситуации возникает краткий вывод: «Процессы стратегического управления не поставлены, нет связи между стратегией и проектами компании, поэтому проектный офис, как мёртвому припарка». Всё просто — у владельца, менеджмента и ключевых сотрудников нет единой картины того, как выполнение запланированных проектов помогает компании двигаться в направлении реализации её долгосрочной стратегии и помогает ли вообще?
2. В компании развёрнута CRM-система: персонал ведёт клиентские базы, регистрирует заказы, централизованно обрабатывает документы, только вот продажи хоть и первоначально подросли (не сразу, а через некоторое время после внедрения и стабилизации системы), но дальше рост затормозился и не соответствует ожиданиям. У владельца бизнеса закономерный вопрос: зачем инвестировали в систему? В результате исследования и анализа текущей бизнес-ситуации оказывается, что у компании не поставлены процессы маркетинга и процессы развития услуг, а при внедрении CRM-системы компания фокусировалась исключительно на процессе продаж и поставке услуг заказчикам. То есть активности, имеющие отношение к процессам маркетинга и развития услуг, есть, но это скорее эпизодические импровизации, а системные операции на основе разработанных и внедрённых методик управления отсутствуют. В результате компания упускает массу возможностей и недополучает прибыль;
3. В логистической компании внедряют комплексную информационную систему, где ключевая функция — это диспетчеризация подвижного состава. Проект развивается вяло и уже превысил запланированные срок и бюджет. При этом руководитель группы разработчиков формулирует: «Мы сначала напишем софт, а потом будем на него натягивать процессы компании». Т.е. люди хотят автоматизировать бизнес, внедрив информационную систему, при этом процесс управления жизненным циклом данной системы отсутствует, равно как и увязка этого процесса с процессами разработки модели деятельности компании. Соответственно, не только превышение сроков и бюджета имеют место, но и возникают вопросы: поможет ли полученная система улучшить финансовые результаты компании, и какая цель преследуются вообще?
4. Другая типичная категория ошибок: существующие бизнес-процессы «как есть» описаны, текущая картина владельцам/топ-менеджерам компания ясна, на стратегической сессии обсуждаются вопросы на тему «что делать». Все хотят улучшать там, где, как им кажется, больше всего болит, у одних — это продажи, у других — производство, у третьих — «. нужно вспомогательные отделы сократить, давайте избавимся от балласта». На деле все эти планируемые инициативы обособлены и дают лишь кратковременный и незначительный эффект и ни на шаг не приближают компанию к построению той самой необходимой бизнес-системы. Поэтому хочется им сказать: «Эээ. ребята! Вы не туда смотрите.».

Поясню, что имеется ввиду. У всех приведенных выше типичных ситуаций просматривается одна и та же причина: владельцы бизнеса и топ-менеджеры, стремящиеся построить эффективную бизнес-систему, зачастую смотрят на усовершенствование бизнес-процессов, внедрение процессного управления, внедрение информационных систем как на разовые мероприятия, т.е. проекты, а не как на регулярные процессы. И в этом суть проблемы. Напротив, правильная организация и внедрение данных процессов развития бизнес-системы и их интеграция со смежными процессами компании является основой для дальнейшего построения требуемой бизнес-системы. В противном случае, игнорируя этот путь и пытаясь решить по-быстрому наиболее очевидные, горячие и наболевшие проблемы посредством внедрения каких-либо современных систем или технологий управления, компания может только усугубить ситуацию и рискует получить ещё один неуправляемый и не до конца понятный как руководству, так и персоналу бизнес-процесс. В итоге полученные результаты не будут стоить съеденных затраченных ресурсов.

Подход к построению и развитию эффективных бизнес-систем

Приведу небольшой пример практического решения задачи организации единого, интегрированного механизма управленческих процессов, являющегося основой для построения устойчивой, и в то же время, саморазвивающейся, гибкой и адаптивной бизнес-системы. Концептуальную схему этих процессов можно представить следующим образом:

Рисунок 1 — Концептуальное изображение процессов управления компанией

Эта схема упрощённо демонстрирует логику управленческих процессов. В практическом плане, для разработки и внедрения моделей процессов следует использовать современные методы и инструменты (в виде систем бизнес-моделирования), которые предоставляют широкие возможности для проектирования, формализации, анализа и внедрения как управленческих, так и всех остальных бизнес-процессов компании в рамках единой целостной системы. Для примера, предлагается рассмотреть, как данная концептуальная схема (Рисунок 1), реализована в реальной модели процессов логистической компании (грузовые перевозки и складские услуги).

Структура процессов верхнего уровня, где отражаются группы всех бизнес-процессов компании, представлена в виде диаграммы IDEF0 (так как именно данная нотация наиболее подходит для формализации высокоуровневых бизнес-процессов) и выглядит следующим образом — Рисунок 2.

Рисунок 2 — Диаграмма IDEF0 процессов верхнего уровня типичной транспортно-логистической компании

Данная диаграмма охватывает все необходимые группы бизнес-процессов транспортно-логистической компании:

• Управление компанией — группа управленческих процессов, которая формирует ядро бизнес-системы и приводит в движение все остальные процессы компании, а также получает от них обратную связь;
• Маркетинг и определение спроса на транспортно-логистические услуги;
• Развитие услуг транспортно-логистических услуг (разработка, улучшение существующих услуг, развитие грузового автопарка и складских мощностей);
• Продвижение транспортно-логистических услуг на рынке (разработка промо- и медиаресурсов для продвижения, организация рекламных площадок, проведение кампаний по продвижению услуг на рынке);
• Продажи транспортно-логистических услуг (регистрация запросов потенциальных клиентов, развитие отношений с потенциальными клиентами, выяснение потребностей, подготовка предложений и заключение контрактов);
• Приём заявок и выполнение заказов на транспортно-логистические услуги (непосредственное выполнение всех операций согласно заявке заказчика, управление инцидентами);
• Расчёты, учёт и финансирование деятельности;
• Обеспечение инфраструктурой и ресурсами (обеспечение человеческими ресурсами, закупки, учёт и контроль материальных ресурсов, управление инфраструктурой предприятия, обеспечение ИТ-ресурсами и т.д.).

В свою очередь, группа процессов «Управление компанией» представленная в виде диаграммы IDEF0, будет иметь следующий вид (Рисунок 3):

Рисунок 3 — Группа процессов «Управление компанией»

Каждая группа бизнес-процессов, изображённая на Рисунке 3 имеет подробные и детальные диаграммы подпроцессов, на базе которых формируются соответствующие методики управления, однако их демонстрация выходит за формат данной статьи. Я лишь приведу краткую характеристику процессов, входящих в группу «Управление компанией», для того чтобы объяснить механизм их функционирования (таблица 1):

Группа процессов	Краткое описание содержания процессов	Входы	Выходы
Анализ внутренней и внешней среды компании (бизнес-анализ)	Анализ и определение текущего состояния компании, относительно внешней среды и стратегических целей; Подготовка наглядных отчётов и выработка рекомендаций для высшего руководства компании.	Информация о рынке и внешней среде, отчёты управления проектами, отчёты операционной деятельности, внутренняя финансовая отчётность и другие внутренние отчёты компании	Отчёты и рекомендации, служат также входами для других процессов управления компанией
Стратегическое управление	Определение и развитие видения, миссии, стратегии и других элементов стратегического управления компании; Стратегическое планирование; Мониторинг и контроль выполнения стратегических планов; Измерение и анализ выполнения стратегических планов.	Отчёты и рекомендации процессов анализа, данные внутренней финансовой отчётности	Отчёты стратегического управления, стратегические решения, стратегический план компании.
Развитие бизнес-системы (системы управления компании)	Анализ текущего состояния, определение необходимости развития и технико-экономическое обоснование выполнения работ по развитию системы управления; Выполнение проектов по развитию бизнес-системы: проектирование, разработка, ввод в действие; Поддержка элементов бизнес-системы в актуальном состоянии (получение обратной связи от персонала компании, внесение изменений в документацию бизнес-системы, сбор и документирование запросов на усовершенствование бизнес-системы).	Отчёты и рекомендации бизнес-анализа, стратегический план компании, отчёты, прогнозы, запросы, предложения и рекомендации, поступающие из других процессов компании	Документация системы управления. Как правило, включает регламенты процессов и процедур, положения о подразделениях, должностные инструкции, структуру и описание функционирования информационных систем и т.д.
Управление проектами компании	Планирование портфелей проектов на основе утвержденных стратегических планов; Авторизация и запуск проектов и программ компании; Мониторинг и контроль выполнения; Измерение и анализ выполнения проектов компании.	Отчёты и рекомендации бизнес-анализа, стратегический план компании, отчёты, прогнозы, запросы, предложения и рекомендации, поступающие из других процессов компании, внутренняя финансовая отчётность	Отчёты портфеля (-ей) проектов, планы портфеля(ей) проектов, управленческие решения, которые принимаются для текущих проектов компании
Операционное управление	Планирование операционной деятельности в разрезе показателей и требуемых ресурсов (материальных, человеческих и финансовых); Мониторинг и контроль операционной деятельности; Измерение и анализ результатов операционной деятельности.	Отчёты и рекомендации бизнес-анализа, стратегический план компании, проектные планы компании, отчёты, прогнозы, запросы, предложения и рекомендации, поступающие из других процессов компании, внутренняя финансовая отчётность	Управленческие решения, применяемые к другим бизнес-процессам компании, сводный план деятельности компании, на основе которого выполняются операции в остальных бизнес-процессах компании, отчёты операционной деятельности

Таблица 1 — Группы процессов блока «Управление компанией»

Резюме

Подобный механизм организации процессов управления компанией в какой-то степени универсален, так он может быть адаптирован к любому виду деятельности и к компании любого размера. Однако, для его непосредственной имплементации в отдельно взятой компании, требуются серьёзные усилия менеджмента и непосредственных исполнителей в лице специалистов по бизнес-моделированию. Но полученный результат с лихвой окупит затраченные усилия, потому что компания получит механизм, который обеспечит управляемость, планомерность, прозрачность всех процессов, направленных на усовершенствование и развитие компании, а именно:

1. Собственник и менеджмент компании будут лучше понимать, где находится в данный момент времени компания относительно долгосрочных целей и в правильном ли направлении она движется;
2. Будет больше уверенности в принимаемых решениях, так как благодаря подобному механизму организации процессов управления, руководство компании будет иметь полное обоснование предпринимаемых шагов, действий и выделяемых инвестиций;
3. Проекты, инициированные в компании, направленные как на внешнее, так и на внутреннее развитие, будут увязаны и сбалансированы между собой и с планами операционной деятельности.

Всё это позволит, во-первых, рационально распределять и использовать финансовые и человеческие ресурсы и получать необходимые результаты с меньшими затратами, во-вторых, существенно повысит мотивацию персонала на всех уровнях компании (ибо, банально, персонал будет видеть более уверенные и обоснованные решения руководства). В результате задача построения бизнес-системы, работающей как часы, способствующей устойчивому росту и улучшению финансовых результатов бизнеса, превратится из игры в рулетку (из разряда получится — не получится, правильно действуем или неправильно?) в планомерную и достижимую миссию!

Источник

Функциональная бизнес-схема

Как организовать свой бизнес – это не вопрос регистрации формы бизнеса и формального старта собственного дела (по крайней мере, не в настоящем тексте и не на Предприниматель-Про). В данной статье мы будем говорить не о том, как открыть свое дело, а как организовать свой (уже существующий или только-только начинающий существовать) бизнес с точки зрения практического налаживания бизнес-процессов в самом старте малого бизнеса. Если вас интересует, как открыть свой бизнес и с чего начать, то вам сюда.

Организовать собственный бизнес – это не получить бумаги и сказать «Я предприниматель», а реально наладить все насущные вопросы (или хотя бы большинство) в самом начале собственного дела. Тот, кто думает, что я неправ, может дальше не читать. Итак, давайте по порядку.

Как организовать свой бизнес?

В принципе, первое, что вы должны были сделать, вы уже сделали, надеюсь. Это найти и снять офис и подобрать персонал, мы об этом уже говорили. Дело остается за малым – наладить реальную работу предприятия. Впрочем, давайте обо всем по порядку.

Как организовать свой бизнес: организация работы на предприятии

Под «как организовать работу на предприятии» я понимаю 2 основных направления – внешние и внутренние бизнес-процессы. Не знаю, насколько это правильно, но мне нравится их разделять чисто с практической точки зрения. Внутренние процессы в бизнесе следующие:

• организовать работу коллектива (если он есть, естественно);
• распределить задачи и зоны ответственности сотрудников;
• наладить коммуникационные каналы в бизнесе.

Внешние бизнес-процессы следующие:

• организация работы с поставщиками и партнерами;
• организация работы с клиентами.

Как организовать работу коллектива и распределять ответственность?

Я соединил два пункта в одном, потому что их обязательно надо решать одновременно, иначе не получится. Если у вас при этом возникает вопрос, почему тогда должны быть отдельные пункты вообще, отвечаю: коллектива может не быть, а, допустим, есть единственный сотрудник – помощник. Ему тоже надо определить зоны ответственности, нет :-)?

Я не HR специалист и даже не профессиональный руководитель (советы руководителю), просто есть немного опыта ведения и организации собственного дела. Поэтому и не буду описывать вам процессы управления персоналом, для этого есть хорошие учебники. Здесь я вкратце поделюсь своим опытом и мнением о том, как грамотно организовать свой бизнес с самого начала.

Организация работы персонала начинается, по сути, намного раньше – еще при выборе сотрудников. Как это делать, надеюсь, вы уже читали в статье «Как найти и подобрать персонал?». И если вы это сделали грамотно, если выбрали того, кто вам реально нужен, то все намного проще.

А дальше все просто на самом деле. Дальше нужно только грамотно распоряжаться своими полномочиями. Если коротко, то суть заключается в следующем: ставить задачи – выбрать исполнителя – проконтролировать выполнение. Все. На деле, конечно, не так уж просто все-таки. Это надо уметь. Но сам принцип простой и понятен.

Задачи надо ставить четкие, конкретные, без возможности недопонимания. Это очень важно, поверьте. Всегда убедитесь, что сотрудник понял полностью, что надо делать, даже если вам кажется, что это простейшая задача. Пусть расскажет, что он понял и что должно получиться в итоге. Только так вы можете быть уверенными, что вас действительно поняли, и что ни минута не пройдет впустую.

Делегирование задач должно соответствовать принципу «Результат-правила-ресурсы-отчетность-сроки-последствия». Объясняю. Вы даете задачу и четко называете, какой должен быть результат. Т.е., что именно должно получиться из этого в итоге. Всегда, когда это возможно, пользуйтесь цифрами. Это и есть конкретика. Конечно, важно, чтобы задачи были реально выполнимыми – ставить сверх требования ни к чему хорошему не приведет.

Назовите правила и ресурсы – что можно, что нельзя, чем пользоваться, какие возможности и т. п. Пусть исполнитель всегда знает, что у него есть в распоряжении для выполнения задачи. Также объясните, когда и каким образом сотрудник должен отчитываться, держать вас в курсе, как идет выполнение задачи. Определите точные сроки, как промежуточных отчетов, так и завершения задачи. И последствия – что будет в случае удачного выполнения задачи, и что в случае неудачного.

Все должно быть понятно сразу – так будете лучше взаимодействовать и добиваться лучших результатов. Не меняйте правила игры по ходу пьесы. Только тогда можно говорить, что бизнес организован правильно.

Налаживание коммуникационных каналов в бизнесе

Чтобы бизнес был успешным и работа эффективна, должна быть хорошая коммуникация между участниками. Конечно, вы можете быть единственным участником, и тогда коммуникация налажена по умолчанию :-). Но если в команде – несколько людей, то стоит озаботиться этим вопросом.

Здесь не будем говорить о том, каким именно средством вы будете это решать. Коммуникационных каналов на самом деле масса – от простых записных книжек, электронной почты и телефона, личных бесед и фирменных досок объявлений до дорогих программных решений. Как вы будете организовывать свой бизнес, и в частности, каналы коммуникации в нем, зависит от размеров вашего бизнеса, его особенностей и ваших предпочтений.

Мне кажется, важнее другое – какой бы тип коммуникации не выбрали, нужно наладить процесс взаимодействия в нем, довести до автоматизма, приобрести стабильность. Что имею в виду? А то, что каждый должен четко знать свою роль в этой системе и понимать, что и когда обязан делать. Очень мало процессов выполняется по одиночке и очень много несколькими людьми. Поэтому каждый должен знать, какова его роль, что он должен сделать и когда. Другими словами, поток информации должен быть постоянный и общедоступный (но только для тех, кто работает над конкретной задачей), чтобы все участники процесса были в курсе о ходе и выполнении бизнес-задач, а также результатов. Тогда ваш бизнес будет эффективнее.

Как организовать работу с поставщиками и партнерами?

Во-первых, давайте поговорим о том, какие могут быть поставщики. Это могут быть посредники (может быть даже какого-то уровня) и производители. Вам нужны и те, и те. С первыми проще договариваться, у вторых -обычно ниже цены. Хотя и там, и там есть разные игроки, так что все относительно. Например, иногда гораздо проще договориться о поставках с не самым большим производителем, чем с большим оптовиком-посредником. И это не редко, на самом деле.

Дальше рассмотрим несколько вариантов работы с товарами.

1. Дропшиппинг – продажа до поставки

Это очень хороший вариант для начала ведения бизнеса в интернете. Вы, по сути, продаете то, что еще даже не имеете. Т.е. сначала находите покупателя, а уж потом сам товар. Это работает, не думайте, что так не бывает. Бывает, еще как. Есть, конечно, минусы. Самый значимый – существенное продление срока доставки товара конечному потребителю. Еще, конечно, такой вариант никак не подойдет для розничного магазина, это понятно :-).

2. Продажа после закупки

Все просто: вы закупаете товары у поставщика, а потом продаете со своего склада. Основной минус – требуются определенные вложения (в зависимости от вида бизнеса, бывает по-разному, причем вложения, как в товарный запас, так и в складское помещение).

Основное преимущество – вы полностью контролируете процесс, в частности, время доставки. Вариант этот классический, подходящий для розничных магазинов.

3. Комбинация обоих вариантов

Нечего даже сказать, все понятно и так :-). Во многих случаях, самый лучший выбор.

И, в-третьих, приводим несколько примеров, где искать поставщиков.

• В интернете (торговые площадки: tiu.ru, pulscen.ru, rosfirm.ru, vashdom.ru, elec.ru, unipack.ru, доски объявлений и аукционы: avito.ru, molotok.ru, справочники: 2gis).
• На рынке (подходящий вариант для торговли в интернете, допустим, но не только). Вы находите на рынке продавцов, закупаетесь или договариваетесь о реализации и дальше продаете с наценкой.
• На отраслевых выставках и прочих мероприятиях. В принципе, очень похож не предыдущий вариант, только обстоятельства могут быть другими :-).

Список, конечно, не исчерпывающий.

В конце рассказа о поставщиках хотелось бы отметить и следующее: отношения с поставщиками могут быть, как чисто экономическими, так и партнерскими. Оба варианта сотрудничества имеют свои преимущества, так что имейте в запасе несколько поставщиков, отношения с которыми построены разным образом. Это поможет вам организовать свой бизнес правильно.

Организацию работы с клиентами, хотя я и отнес ко внешним бизнес-процессам, в данной статье рассматривать не будем. Почему? Потому что это огромнейшая тема без конца, наверное, а статья уже и так довольно большая, может быть, уже устали читать :-). Не хочу сказать, что остальные моменты мы полностью обсудили, нет, конечно. Но, действительно, работа с клиентами – это целый мир. На эту тему еще не раз буду писать, не переживайте :-).

Друзья! Научиться организовывать свой бизнес, прочитав данную статью, вы не могли, я понимаю. Одной статьей это не делается. Но надеюсь, что хотя бы есть понимание того, насколько важно организовать свой бизнес грамотно с самого начала собственного дела. А дальше – следить и совершенствовать. Это и есть ваша главная задача! А здесь я писал, что такое бизнес на самом деле и надо ли вам.

Источник