Инструменты организации своей работы

10 инструментов для управления проектами: эффективность, постановка задач и общение

Управление проектом — это про эффективность. Распределять ресурсы, оценивать задачи, стимулировать команду, укладываться в сроки, выходить в плюс.

Чтобы руководителю проектов работалось ещё лучше, существует множество программ для самых разных целей: от тайм-менеджмента до работы с клиентами. Но теория не даёт должных знаний, как практика. Приглашаем всех начинающих и продолжающих управленцев на курс «Управление digital-проектами». Обучение на реальных кейсах.

Итак, какие решения популярны среди digital-управленцев?

Пишет о digital с 2011&nbspг. Руководитель и шеф-редактор контент-агентства Morze.
Готовит коммерческие тексты для Skillbox.

1. Битрикс24

Огромный отечественный комбайн, который может быть и CRM с телефонией, и системой управления задачами. «Битрикс 24» поддерживает Kanban, диаграммы Ганта, продвинутую фильтрацию в задачах.

Плюсы

Почти полностью онлайн-сервис, есть возможность менять интерфейс по своему усмотрению.

Минусы

Десктопные приложения поддерживают не все функции. Сложность внедрения достаточно высокая, так как интерфейс не всегда интуитивно понятен.

От 2 390 рублей в месяц. Есть и бесплатная версия.

2. Jira

Изначально Jira — это баг-трекер, то есть система для контроля ошибок в программном коде. Но очень много компаний используют её как инструмент управления проектами.

Плюсы

Есть интеграция с другими инструментами и продвинутые пользовательские фильтры. Этот проект любят разработчики за возможность в любой момент увидеть процессы проекта в требуемом масштабе. Возможности можно расширить плагинами.

Минусы

Многие функции доступны только через интеграции с другими сервисами. И подходит Jira только для команд, использующих методологии Scrum и Kanban.

От 10$ за 10 пользователей, и от 7$ за каждого следующего до 100 пользователей в месяц. Есть и бесплатный пробный период.

3. Asana

Ещё один любимец программистов. Удобные теги, анализ эффективности, управление несколькими проектами в рамках одной команды.

Плюсы

Интуитивно понятный интерфейс. Возможности продукта расширяются с помощью подключения сторонних сервисов: от Dropbox и Google Drive до Zapier и Bitbucket.

Минусы

Не переведён на русский язык. Остальные минусы — обратная сторона плюсов, к которым придётся привыкать.

От 10,99$ за пользователя в месяц. Сервис бесплатен для команд до 15 человек.

4. ActiveCollab

Один из самых удобных онлайн-сервисов по управлению проектами в команде. Можно ставить задачи, следить за прогрессом выполнения, загружать текущие расходы и инвойсы. Софт доступен в облаке, но ActiveCollab переносится и на собственный сервер.

Плюсы

Обладает продвинутой системой фильтров, что полезно при большом количестве задач и проектов. Система регулирует доступ сотрудников и клиентов к данным, а также хранит логи об активности.

Минусы

Нет уведомлений. А сам сервис придётся некоторое время изучать.

От 7$ за пользователя в месяц. Есть бесплатный пробный период.

5. Slack

Сегодня это фактически стандарт для корпоративной переписки. Здесь сотрудники организовываются в группы, заводят треды под каждым важным постом, проводят групповые звонки и хранят личные идеи в приватном чате. Мессенджер взял лучшее от своих прародителей вроде IRC и Jabber.

Плюсы

Огромный плюс мессенджера — максимальное число интеграций со сторонними сервисами. Минимализм интерфейса не требует серьёзного знания английского. Также в Slack доступны боты в больших количествах.

Минусы

Главный недостаток — ограниченное хранение истории чатов на бесплатной версии (поиск по последним 10 000 сообщениям, 10 интеграций и 5 Гб серверного места на команду).

От 8$ за пользователя в месяц. Есть бесплатная версия для небольших команд.

6. Wrike

Его часто используют, чтобы наладить производство контента. Wrike помогает работать с файлами в реальном времени, отлично реализует диаграмму Ганта и обладает приличной визуализацией. Wrike также контролирует время и бюджет, даёт отчёты. Сам рабочий процесс разделён категориями, проектами, задачами и подзадачами. К задачам привязывается обсуждение. Дополнение к Outlook и Apple Mail разрешает создавать задачи напрямую из писем.

Плюсы

Удобная навигация и настраиваемый дизайн. Есть веб-клиент, приложение для телефона и ПК. Большое количество интеграций.

Минусы

За полный набор функций для больших команд придётся раскошелиться. И серьёзно.

От 9,8$ до 24,8$ за пользователя в месяц. Есть бесплатная версия для 5 человек.

7. MS Project

Старожил рынка, не так давно получивший и онлайн-версию. Очень популярен у западных пользователей и едва ли не синоним диаграммы Ганта. Позволяет планировать проекты, управлять ресурсами, создавать сценарии типа «что, если» и следить за дедлайнами и прогрессом. Плотно интегрируется с Microsoft Office последних версий и SharePoint.

Плюсы

Интеграция с другими программами Microsoft Office. Возможность моделировать варианты решения задач.

Минусы

Требует очень много времени на освоение. Его внедрение — целая история для компании. А ещё — космические цены за полный пакет функций.

От 7$ до 55$ за пользователя в месяц без налогов.

8. Evernote

Один из флагманов сервисов «новой волны» (в эпоху после Microsoft и Web 2.0, конечно же) для сбора данных в командах. А ещё это зачаточная система управления, которая только-только появляется в продукте. Среди функций для команд — таск-менеджер, система рабочих проектов Spaces, а также создание корпоративной базы знаний.

Плюсы

Сам проект идеально подходит именно для последней задачи.

Минусы

Проект находится на стадии обкатки и в сфере управления проектами пока молодой. Небольшое количество интеграций.

От 5,5$ за пользователя в месяц. Бесплатная версия подходит только для личного использования в качестве сервиса заметок.

9. Trello

А вот этот сервис — настоящий популяризатор kanban-доски. Крайне интуитивен и прост, позволяет выставлять приоритеты и интегрироваться с другими сервисами. Простота компенсируется гибкостью работы с системой. Здесь планируют задачи, распределяют по этапам и общаются с коллегами.

Плюсы

Главный плюс — возможность быстро и просто увидеть проект «с высоты птичьего полёта» и визуально оценить степень готовности. А ещё низкий порог входа и лёгкий запуск проектов за минуты.

Минусы

Для кого-то функций будет недостаточно. В остальном минусов нет.

Бесплатной версии большинству команд будет достаточно. Для дополнительных возможностей есть и платная: от 12$ до 20$ ежемесячно и до 100 пользователей.

10. Basecamp

Один из первопроходцев систем управления проектами «новой волны», запущен в 2004 году. Среди возможностей: ведение списков, просмотр расписания сотрудников и команд, хранение файлов и групповой чат. При помощи API можно подключать сторонние приложения.

Плюсы

Проект сохранил функциональную простоту, продумал мобильную версию и создал среди прочего удобный календарь событий.

Минусы

Нет личных чатов и чатов по задачам. Не переведён на русский язык. Высокая цена для малого бизнеса.

99$ ежемесячно, а для команды из 20 человек бесплатно. Есть месяц бесплатного теста.

Выводы

Любым проектом можно управлять с помощью связки специализированного софта. Календари, таск-менеджеры, решения для хранения кода, графики, текстов, облачные сервисы для совместной работы над задачей — решений действительно много, причём качественных.

Но всё это — только вспомогательный инструмент. Для того чтобы быть настоящим менеджером проектов и не завалить первую же свою задачу, нужна долгая и мучительная практика. Как вариант — практический курс от тех, кто ежедневно живёт в персональном аду под названием «управление проектами».

Руководитель digital-проектов

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания. Вы будете работать над собственным проектом или над проектом реального заказчика по стандартам scrum-студии — отточите навыки тайм-менеджмента, научитесь конструктивной коммуникации в боевых условиях, овладеете искусством постановки задач и контроля команды.

Источник

Какие инструменты для командной работы делают из обычных сотрудников Команду Мечты?

Вы когда-нибудь задумывались, какой процент успешно реализованных проектов был выполнен вами самостоятельно, а сколько из них требовало участия команды? Думается, ответ очевиден: для крутых проектов необходима крутая команда.

Любой мотивированный менеджер продукта должен не только заботиться о профессиональных навыках, изучать новые методологии и применять последние гроус хаки, но и стараться создать сильную и успешную команду.

Что делает команды сильней и крепче? Хорошо налаженное сотрудничество внутри – один из ключевых аспектов, помогающих командам справляться со сложными задачами и противостоять любым преградам. Сплоченная команда — мечта и цель любого менеджера продукта.

В чем сила сотрудничества? И какие секретные инструменты помогают менеджерам создавать сильные коллективы?

«Руководить – значит не мешать хорошим людям работать»
Сергей Капица

Какие инструменты лучше всего подходят для командного сотрудничества?

Естественно, любой профессиональный инструмент для менеджера и команды – это не панацея.

Руководители продуктов должны думать о качестве коммуникации начиная с собеседований, испытательных сроков сотрудника, знать как правильно проводить мозговые штурмы. Даже после успешного релиза во время тимбилдинга важно думать о том, как поднять уровень командного сотрудничества на новый уровень.

В этой статье описываем 9 типов инструментов, которые помогут создать сильный командный дух и упростить коллективные рабочие процессы. У всех этих инструментов разные цели, некоторые из них платные, некоторые бесплатные. Какие-то из них подходят для всех продуктов, а какие-то узкоспециализированные.

Этот список достаточно субъективен, поэтому после каждого приведенного примера предлагается несколько альтернатив, чтобы любой читатель мог выбрать лучшее для себя из перечисленного:

• Инструменты для коммуникации
• Платформы для управления проектами и продуктами
• Сервисы для организации удаленной связи и видеоконференций
• Сервисы по работе с документами
• Инструменты отслеживания времени
• Системы для баз данных
• Специальные инструменты для совместного использования файлов
• Внутренние социальные сети
• Инструменты для макетов и прототипов.

Инструменты для коммуникации

Пример: Slack

Slack — это чат-сервис в режиме реального времени, который получил быструю популярность после распространения в компаниях Силиконовой Долины.
Сервис работает на основе каналов и включает голосовые и видеозвонки, хотя эти компоненты Slack не так популярны, как текстовые чаты. Здесь можно добавлять картинки, emoji, GIF, обмениваться документами и организовывать групповые чаты.

Как работает Slack?

Вы можете использовать Каналы как чаты или общедоступные стримы. Это можно сделать всего с помощью нескольких кликов. Написать напрямую определенному контакту, крепить документы и файлы для него также можно.

Параметр «Private Groups» позволяет организовывать беседы с конкретными членами команды. Вы можете приглашать разработчиков, специалистов по продажам, HRов и так далее.
Весь контент в Slack доступен для поиска из одного поискового окна. Вы также можете использовать помощь бота Slackbot, который может дать вам больше информации, напоминать о срочных делах и быть полезным по другим вопросам.

Альтернативы: HipChat, Microsoft Teams

Инструменты для управления проектами и продуктами

Пример: Hygger.io

Hygger — это полноценная платформа для управления продуктами для растущих компаний. Сервис может использоваться для совместной работы в небольших и крупных командах. Hygger предлагает ряд качественных и полезных функций:

• Удобные Kanban-доски с опциями WIP limits, Swimlanes, sub-columns, отслеживанием времени.
• Спринт-доски, основанные на Kanban, для программистов, работающих по методологии Scrum.
• Backlog доску для сбора и структурирования идей и инициатив, а также удобный график Backlog Priority Chart для приоритизации и визуального ранжирования идей.
• Метод ранжирования идей путем оценки их степени влияния и затрат на рабочую силу.
• Качественную «дорожную карту» (roadmap) для планирования будущих релизов, проектов и инициатив.
• Функции Burndown Chart, Velocity и многое другое.

Все эти функции и предложения помогают управлять жизненным циклом продукта и оптимизировать командное сотрудничество, отслеживая каждый шаг всех членов команды, не теряя при этом каких-либо мелких деталей.

Альтернативы: Trello, Aha, Asana.

Инструменты для организации удаленной связи и видеоконференций

Пример: Hangouts

Сервис широко используется компаниями для внутренней удаленной связи в качестве обмена мгновенными сообщениями или видеоконференций с совместным использованием экрана. Это помогает организовать собрания и презентации без специального отдельного инструмента планирования. Вы можете отправлять приглашения любому члену команды и координировать действия прямо на боковой панели.

Индивидуальные чаты позволяют членам команды сотрудничать в групповом проекте, общаться с коллегами, клиентами или другими членами команды, вносить изменения в Google доки и т. д.

Альтернативы: Skype, Amazon Chime, Join.me

Сервисы для работы с документами

Пример: OneNote

OneNote будет полезен, если нужно управлять движением документов и делиться ими с вашей командой. Это своего рода совместная записная книжка, которая позволяет легко распространять большое количество данных среди членов команды.

OneNote — это больше, чем просто работа с документами. Многие компании используют его как идеальный инструмент для управления проектами в командах. Это бесплатный инструмент. Используя разные разделы и страницы OneNote, вы можете предоставить членам вашей команды релевантную информацию в любое удобное для вас время. Здесь можно создавать несколько разделов и подстраницы для хранения важных данных.
OneNote позволяет обмениваться информацией с любого устройства.

Альтернативы: Evernote, Quip, G Suite

Инструменты для отслеживания времени

Пример: Hubstaff

Хотите успешно управлять рабочими процессами и производительностью удаленных членов команды? Hubstaff — один из самых удачных инструментов, который упрощает процессы менеджера продукта и добавляет прозрачности в совместную командную работу.

Используя этот сервис тайм трекинга, вы можете установить ограничения по времени или стоимости для своих проектов, а также лимиты для каждого члена команды. Вы можете отслеживать планирование посещаемости, уровни активности и другие организационные моменты. Инструмент позволяет делать скриншоты работы команды и предоставить вам эти данные удаленно.

Hubstaff представлен бесплатной и платной подпиской.

Альтернативы: FreshBooks, Click time, Scoro, TimeCamp, Toggl

Инструменты для баз данных

Пример: Confluence

Большинство крупных мировых корпораций знают о Confluence. Этот инструмент помогает организовывать команды и централизовать всю информацию, необходимую для синхронизации действий.

Confluence предлагает дружественный интерфейс, где вы можете создавать заметки о встречах, задавать планы проектов или требования к продуктам, использовать шаблоны, писать комментарии и получать обратную связь. Все в одном месте. Здесь вы также можете использовать надстройки, такие как командные календари для планирования событий или обсуждения вопросов и голосования.

Альтернативы: Guru, Bloomfire, Nuclino, Crowdbase

Инструменты для обмена информацией (совместное использование файлов)

Пример: Dropbox

Популярным онлайн-хранилищем пользуются более 500 миллионов пользователей по всему миру. Dropbox позволяет не только хранить все ваши файлы вместе в одном месте, но и делиться ими с другими членами команды.

Вы можете отправлять ссылки по электронной почте или чатам, оставлять отзывы и обмениваться доступом к своим документам с любого устройства.

Dropbox бесплатен для индивидуального использования, но вы должны заплатить за бизнес-план, чтобы получить больше места или получить более широкий доступ.

Альтернативы: Hightail, MediaFire, Tresorit, ShareFile

Внутренние социальные сети

Пример: Yammer

Вы можете сказать, что это пример из «прошлого века». Но, на самом деле, Yammer является одной из первых социальных сетей, созданных специально для внутренних потребностей офисных команд. Сервис популярен сегодня не менее, чем раньше. Члены команды могут публиковать обновления и общаться в группах и каналах, используя этот инструмент.

Три основных преимущества использования Yammer для внутреннего или даже внешнего взаимодействия: простота использования, наличие мобильной версии и возможность сотрудничества с внешними пользователями.

Альтернативы: Jive-n, Facebook workplace

Сервисы для макетов и прототипов

Пример: Marvel

Marvel известна во всем мире как одна из самых простых программ для бизнес-макетов. Она помогает менеджерам и командам сотрудничать вместе на мобильных девайсах, планшетах и настольных прототипах приложений и веб-сайтов.

Если вы работаете с разными отделами или клиентами, этот инструмент позволяет организовать вашу работу более эффективным образом.

Вы можете добавить свои отзывы непосредственно к прототипам и аннотировать области, которые хотите выделить. Клиенты могут оставлять комментарии без необходимости подписываться на Marvel.

Альтернативы: Mockup.io, InVision, Flinto.

Сколько из описанных сервисов вы уже использовали в своей работе? Показались ли они вам действительно полезными или стоило обратить внимание на альтернативы? Делитесь своим опытом в комментариях!

Источник