Где создать схему бизнес процесса

Обзор бесплатных онлайн-средств создания схем бизнес-процессов

Ситникова Ольга, ИТ-аналитик DIRECTUM

Сегодня я решила сделать небольшой обзор онлайн-средств для рисования диаграмм, доступных любому интернет-пользователю бесплатно.

Пока лично мне кажется естественным, что функционал онлайн-«рисовалок» беднее, чем тех средств моделирования, за дистрибутив и обновление которых пользователи тратят определённое количество кровно заработанных. Однако, меня приятно удивил тот факт, что не настолько он и беднее. Рассмотрим две подобных друг другу системы: Diagram.ly и yWorks.

Diagram.ly

Diagram.ly создаёт впечатление системы, которая пытается предоставить пользователю функционал, наиболее приближенный к возможностям десктопных клиентов (например, того же Microsoft Visio). Здесь есть почти всё, к чему мы привыкли:

1. Очень богатый выбор стенсилов, с которыми можно работать. С помощью Diagram.ly можно нарисовать блок-схему, UML-диаграммы некоторых типов, ER-диаграммы, организационные диаграммы, BPMN-схемы, схемы баз данных и сетей, а также схемы телекоммуникаций, геоинформационные схемы, схемы электрических цепей и социальных сетей, а также создавать прототипчики лёгких интерфейсов. Собственно, пожалуй, это даёт им основание называть себя «мини-версией Visio, доступной из любимого браузера».

1. Богатые возможности текстового форматирования. Текст можно написать одним из пяти шрифтов: Verdana, Helvetica, Times New Roman, Garamond или Courier New. Размер шрифта можно менять в диапазоне от 6 до 60 пунктов. Можно менять жирность текста, писать курсивом или с подчёркиванием, изменять выравнивание текста. Текст, кстати, вводится очень просто: по двойному клику на блоке.

Помимо текстового форматирования присутствует и форматирование объектов: работают группировка, разгруппировка, перенесение на задний / передний планы, взаимное выравнивание объектов, изменение ориентации блоков. У блока можно изменить цвет шрифта, подложки и линии, добавить тень и градиент, а также выбрать изображение, занимающего блок.

3. Выбор нескольких способов отображения коннектора. Для стрелки можно задать вид, изогнутость линий соединения, тип линии (только сплошная или пунктир), толщину линии.

1. На блоках и странице работает контекстное меню (по правой кнопке мыши).

1. При каждом входе в систему пользователю предлагается просмотреть простые советы по работе с ней. Эти «tips and tricks» играют роль справки. Хотя, по большому счёту, лично мне они и не понадобились, настолько система интуитивно понятна: объекты добавляются на доску по технологии drag-n-drop, появляющаяся при наведении на блок стрелочка подсказывает, что именно она является инструментом-коннектором, а уже упоминавшееся мною контекстное меню закрывает все остальные вопросы, даже если каким-то образом пользователю не удастся найти панель инструментов сверху.

1. Приятной неожиданностью явилось для меня то, что работу можно вести как с XML-файлами, созданными Diagram.ly, так и VDX-файлами, которые создаёт Microsoft Visio. Таким образом, вы сможете изменить диаграммы, которые ваши коллеги создали в Visio даже, если у вас нет собственной лицензии на этот продукт. Получившуюся в итоге схему можно сохранить в XML-формат, предлагаемый Diagram.ly, или экспортировать в растровую (PNG или JPG) или векторную (SVG) картинку.
2. Есть и возможности предпросмотра. Во-первых, всегда в левом нижнем углу экрана отображается масштабируемое окошко предпросмотра текущей схемы.

А во-вторых, с помощью кнопки «Просмотр» на панели инструментов можно очень просто сделать картиночку, которая появится в соседней закладке и будет готова для печати.

Поскольку бочку мёда принято разбавлять ложкой дёгтя, назову небольшие недостатки, который мне удалось заметить в Diagram.ly.

1. Не предлагаются примеры диаграмм, на основе которых можно создать свои собственные художества.
2. Система создаётся, по всей видимости, группой энтузиастов и порой в работе системы возникают довольно глупые баги (например, в день написания сего мне не удавалось применить изменение шрифтов). Однако, этот недостаток с лихвой покрывает наличие собственной ленты Diagram.ly в Google Plus, в которой можно открыто высказывать свои пожелания и предложения.

Ну и сейчас в разработке находится новая улучшенная версия Diagram.ly с облегчённым лаконичным интерфейсом, который мне нравится, если честно, чуть больше. Кстати, она открыта для бета-тестирования.

yWorks

yWorks производит впечатление системы, которая хочет предоставить пользователю минимально достаточный для работы набор стенсилов и средств работы с ними.

Отметим бросающиеся в глаза особенности работы системы:

1. С первого взгляда видно, что панель инструментов этой системы не такая насыщенная, в ней можно выполнить минимальное количество действий (откатить или повторить действие, открыть, сохранить или распечатать диаграмму, поработать с буфером обмена, изменить масштаб или вид отображения доски).
2. Стоит признаться, что без справки сложно догадаться, что текст в блоки добавляется по кнопке F2. Думаю, что если бы не привычка «курить маны» при первой же сложности, я бы так и не догадалась до этого. Однако, стоит отдать должное: справка написана хорошо и даже при среднем уровне английского будет вполне понятна пользователю.
3. Видов блоков не так много, но достаточно для рисования, например, схем-бизнес-процессов, UML-диаграмм, ER-диаграмм и блок-схем. Также можно добавлять кастомные блоки. Не очень мне понравилось, что можно открыть только одну группу блоков за один раз. Так что, придётся запоминать, в какой группе лежит блок, если вдруг вы захотите снова им воспользоваться. Однако, приятен тот факт, что, например, все объекты-артефакты для BPMN-схемы скрываются за одной и той же картинкой артефакта с типом «документ» (остальные показываются при клике на маленькую стрелочку в правом нижнем углу значка). Это экономит рабочее пространство.

1. Относительно форматов работы: загружать в систему можно только объекты с расширением .Graphml. Сохранять диаграммы можно как файлы совсем без расширения (тем паче, что оно и не предлагается), а также экспортировать как растровую картинку в формате PNG. Приятно, что при экспорте диаграммы в картинку система предлагает настроить параметры экспорта.

1. В левом верхнем углу предлагается предпросмотр только что нарисованной диаграммы, с помощью которого можно быстро менять участок схемы, который в данный момент отображается на доске (это напомнило мне о Heroes of Might & Magic).

1. Для новичков создатели системы подготовили плюшку в виде возможности посмотреть примеры диаграмм, что лично мне кажется очень обоснованным решением. Для многих людей опора на ранее кем-то созданную модель является большим подспорьем в работе.
2. И специально напоследок я оставила самый большой плюс этой системы. У блоков можно указывать очень большое количество свойств, например, быстро менять тип блока, с точностью до пиксела указать положение объекта на доске и его размер, задать текст, цвет фона, границ и загрузить изображение, которое будет занимать фон.

О компании-разработчике yWorks можно прочесть на её официальной странице.

Немного в качестве заключения

Немного обобщая всё выше сказанное, могу предположить, что Diagram.ly понравится больше молодым людям, которых радует великое множество возможностей, красивый интуитивный интерфейс, качественная вёрстка страницы и проч., а в yWorks найдут вдохновение люди, которых очень интересует внутренняя часть вопроса: свойства объектов, сохранение рабочего пространства, удобная навигация.

Стоит признаться, что та высоту, которую взяли и прочно удерживают современные бесплатные (!) онлайн-средства создания диаграмм, действительно можно назвать если не потрясающей, то, по крайней мере, значительной. Вот так, из любой точки мира можно теперь создавать действительно качественные и красивые диаграммы, сохранять их в удобный формат передачи (картинки), применяя при этом все имеющиеся у вас навыки оформления. И всё это абсолютно бесплатно.

Источник

Где рисовать процессы?

Нотации – инструмент для отображения бизнес-процессов.

Как молоток и пяльцы, они полезны в умелых руках и бесполезны для тех, кто не знает их назначения. Рисовать или не рисовать схемы бизнес-процессов? – вопрос, вызывающий немало дискуссий. Однако мы уверены в том, что схемы действительно необходимы при определенных условиях.

Количество убивает качество

Когда ваша компания состоит из нескольких человек, когда вы знаете каждого поимённо, схемы вам вряд ли пригодятся.

Возможно, есть простой способ улучшить работу компании, но вы не знаете о нём, потому что представляете работу предприятия только в общих чертах, без подробностей.

В каких случаях нужно рисовать схемы?

• если участились жалобы клиентов и вы не можете понять, на каком именно этапе возникли проблемы. Иногда достаточно разбить весь рабочий процесс на отдельные этапы, чтобы понять, в чём проблема, почему вы срываете сроки и не соблюдаете договорённости;
• если вам нужны подробные технологические описания для исполнителей. Вашим программистам, например, необходимо точно описать процесс и его работу, представив понятный алгоритм. Иначе на выходе получится полная ерунда.

Как пользоваться нотациями

Нотации используют как новички, так и те, кто на описании бизнес-процессов собаку съел. Разобраться в нотациях просто. Например, BPMN предлагает шесть основных элементов схемы:

• Действие. Этот элемент отражает определенную часть работы.
• Событие. Показывает, когда что-то «случилось»: например, пришел заказ.
• Шлюзы. Они соединяют или разделяют другие элементы схемы.
• Артефакты. Задача этого элемента – улучшить читаемость схемы, дать дополнительную информацию.
• Потоки. Отображают последовательность работы.
• Дорожки и пулы. Разделяют ответственность между задачами.

На схеме процесс можно отобразить через последовательность событий, шлюзов и действий, соединенных потоками.

Все их будут объединять пулы, отражающие сферу ответственности. Так, заявка от клиента – это событие. Через поток работа передаётся в действие, причём вы можете указать артефакт, чтобы читателю было проще понять, что нужно на этом этапе. Если есть два варианта действия, например, вы заказали товар, а он на складе либо есть, либо нет, используйте шлюз, который приведет к действиям.

Замкнуться схема должна новым событием, например выдачей товара покупателю. Все это будет обернуто пулом с названием бизнес-процесса. Чего не хватает на схеме? Исполнителей. Их можно добавить с помощью дорожек.

Допустим, вы составили приблизительную схему, как описано выше, а причины задержек в отгрузке товара остаются тайной, покрытой мраком. Уточните схему, введя в нее задачи – конкретные действия, порученные конкретным людям. Если действий слишком много, можно использовать подпроцессы – эти элементы сокращают процессы, делая слишком подробную схему простой для понимания.

Сравнение разных инструментов для нотации BPMN

Мы описали основные элементы BPMN. Рисовать процессы в этой нотации можно в разных инструментах. Сравнение их возможностей – в таблице ниже.

bizagi	visio
Стоимость	Бесплатная	Платная
Удобство	Тяжело работать со сложными схемами	Подходит для описания бизнес-процессов, но может понадобиться дополнительная библиотека элементов
Верификация схем	Есть	Нет
Возможность выгрузки	Поддерживает выгрузку в отдельных форматах	Поддерживает выгрузку в картинки

Как пользоваться бесплатной программой

Воспользоваться BPMN вы можете бесплатно, просто перейдите по ссылке http://storm.bpmn2.ru/ – и перед вами откроется рабочая область, процессник. Нотация работает прямо из браузера, ничего скачивать и устанавливать на компьютер не нужно.

Слева вы увидите значки, отображающие разные типы бизнес-процессов: событие, действие и т.д. Выбирайте их с помощью курсора и рисуйте схему. Справа вы увидите кнопку со знаком вопроса. Там вы найдёте короткую справочную информацию о том, как работать с программой. Нажав на кнопку поддержки и выбрав соответствующий раздел в меню, вы скачаете подробный мануал, описывающий все тонкости использования нотации. Как и сама нотация, справочник-мануал бесплатный. Вы также можете подписаться на образовательную рассылку, посвящённую BPMN.

Как нарисовать регламент бизнес-процесса

• определите проблему, которую нужно решить. Например, задерживается отправка готовых заказов;

• определите начало и конец процесса. Процесс не может заканчиваться передачей задачи в другой отдел компании, он всегда должен завершаться передачей товара или услуги клиенту, иначе он не имеет смысла. Вход – это точно определенная потребность клиента. Вход и выход в процесснике маркируются как «событие»;
• опишите всё, что нужно сделать, чтобы товар или услуга дошли до клиента. Для начала обозначьте только порядок действий, но не уточняйте, кто этим должен заняться;
• укажите последовательность действий, расположив элементы схемы в нужном порядке;
• укажите исполнителей, выполняющих действия. Если какие-то действия совершает один и тот же человек, их можно объединить в один пункт для экономии времени;
• детализируйте схему, расписав, как нужно совершать каждый отдельный шаг. Это самый трудоемкий из всех этапов;
• продумайте контроль за исполнением проработанной схемы. Нельзя ли ее автоматизировать?
• предусмотрите исключительные случаи.

Как видите, рисование схемы – только часть аналитической работы, верхушка процесса. Большой пласт работы совершается вне процессника, когда вы продумываете, как наладить последовательность задач, на какие этапы их разбить, какие экстренные случаи могут возникнуть.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник