Где лучше создать почтовый ящик для бизнеса

Корпоративная почта: преимущества, условия и инструкция по настройке в популярных почтовых сервисах

Корпоративная почта — email, привязанный к домену компании. Выглядит она таким образом: info@domain.com. В этой статье мы рассмотрим преимущества корпоративных почтовых ящиков и разберемся в условиях и алгоритмах их настройки в Яндекс.Почте, Gmail и на Mail.ru.

Преимущества корпоративной почты

Почтовый ящик на собственном домене отличается от ящиков, зарегистрированных на бесплатных доменах вроде @mail.ru или @yandex.ru, рядом преимуществ:

• Вы можете создать привлекательный и запоминающийся адрес, в котором будет читаться название вашей компании (если оно прописано в домене).
• Количество почтовых ящиков не ограничено: вы можете создать их для каждого сотрудника компании, каждого отдела и т.д.
• Корпоративная почта повысит узнаваемость бренда. Потенциальные клиенты, партнеры и другие адресаты при получении письма будут видеть название компании в почтовом адресе.
• Вы сможете повысить уровень доверия клиентов. Исходя из предыдущего пункта: письма, отправленные с адреса, в который включено название компании, вызывают больше доверия, чем письма с обычного email.

Корпоративная почта — обязательный атрибут любой серьезной компании. Поэтому, если у вас ее еще нет, рекомендуем исправить это упущение.

Как создать и настроить корпоративную почту

1. Указать и подтвердить имя сайта.
2. Добавить MX-запись.
3. Внести SPF-запись.
4. Прописать DKIM-подпись.
5. Добавить пользователей.

Запись MX представляет собой информацию в DNS (система доменных имен), предназначенную для маршрутизации почты, то есть для указания того, куда именно (на какой сервер) направлять сообщения.

Запись SPF защищает электронную почту от спама и фишинговых сообщений. Работает это следующим образом: в записи отправителя вносятся IP-адреса тех серверов, которые могут отправлять письма от имени email-адресов, привязанных к вашему домену. Сервер, принимающий письма от вас, проверяет их по SPF-записи и при обнаружении неразрешенного сервера блокирует сообщение.

Подпись DKIM повышает доставляемость писем. В каждое из них добавляется такая цифровая подпись, привязанная к домену отправителя. Принимающий сервер считывает ее и для определения репутации отправителя проверят наличие этой подписи в «черных» и « белых списках».

Инструкции по созданию корпоративной почты на разных сервисах

Выше мы уже упомянули самые популярные почтовые сервисы. Теперь рассмотрим, как создавать и настраивать корпоративные почтовые ящики в каждом из них.

Яндекс.Почта

Яндекс предлагает удобный и функциональный сервис Яндекс.Почта 360, на котором можно бесплатно завести и использовать корпоративную почту. Он пользуется популярностью не только в России, но и в странах СНГ.

Здесь можно открыть до 1000 почтовых ящиков. Размер не лимитирован. Увеличить количество можно по заявке.

Регистрируя почту на Яндексе, вы получаете:

• защиту от спама и вирусных программ;
• пространство для хранения данных (100 Гб на каждого пользователя), которое в дальнейшем можно будет увеличить;
• мессенджер с веб-версией для всех популярных операционных систем (macOS, iOs, Windows и Android);
• календарь;
• платформу для управления проектами и задачами компании;
• онлайн-сервис для создания базы знаний компаний.

Работать в сервисе можно с любого устройства.

Создание корпоративного почтового ящика в Яндекс.Почте 360 включает в себя 5 этапов:

1. Подключаем домен

Для этого нужно войти в свою учетную запись на Яндекс.Почте, кликнуть на « Яндекс.Почта для домена », ввести доменное имя и нажать кнопку «Подключить бесплатно».

Яндекс.Почта для домена

2. Подтверждаем имя сайта

Вы можете подтвердить домен одним из трех предложенных способов — с помощью метатега, HTML-файла или DNS-записи. Здесь мы подробно расскажем о третьем способе.

Сначала копируем запись, которую предлагает система.

Подтверждение домена через DNS-запись

В панели управления доменом делаем новую запись TXT и вставляем скопированный фрагмент. После того, как изменения будут приняты, запускаем проверку (это может занять до 72 часов).

3. Добавляем MX-запись

Заходим в «Профиль организации», переходим в «Управление DNS» и копируем MX-запись.

Копируем MX-запись

Теперь заходим в панель управления DNS домена, делаем новую запись MX, вставляем скопированное значение.

Создание новой записи MX

4. Добавляем запись SPF

В панели управления доменом создаем TXT-запись такого вида:

TXT-запись

5. Добавляем DKIM-подпись

Для этого заходим в Почту, открываем вкладку «DKIM-подписи», копируем указанное значение.

Добавляем DKIM-подпись

Далее заходим в панель управления DNS домена, создаем новую TXT-запись и вставляем скопированное ранее значение подписи.

Создание новой TXT-записи

Информация обновится в течение трех суток, после чего ваши письма начнут отправляться с указанной DKIM-подписью.

Gmail

Удобный и функциональный почтовый сервис Gmail входит в офисный пакет инструментов Google Workspace (раньше он назывался G Suite). Этот почтовый сервис платный. Каждый новый пользователь обойдется, как минимум, в $5,4 (по тарифному плану Business Starter). Бесплатный тестовый период — две недели.

Работая с Gmail, вы сможете просматривать сообщения и сохранять черновики в офлайн-режиме, добавлять новых пользователей или удалять уже добавленных, создавать группы, настраивать дополнительную защиту (к примеру, двухэтапную аутентификацию).

Одна из основных особенностей сервиса заключается в том, что вы сможете удаленно управлять мобильными устройствами (принудительно блокировать экран, запрашивать пароль для удаления данных). Эта функция полезна в случае потери устройства с важными данными.

Регистрируя корпоративный почтовый ящик на Gmail, вы получаете:

• возможность использовать удобные мобильные приложения для операционных систем Android и iOS.
• большое количество места для хранения писем и вложенных файлов (от 30 Гб);
• возможность устанавливать специальные программные модули (плагины) для улучшения функционала Gmail;
• интеграцию с виртуальным офисом Google Docs и другими сервисами Google для совместной работы.

1. Добавляем доменное имя

Заходим в Google Workspace и нажимаем «Начать».

Google Workspace

Указываем информацию о компании.

Добавление информации о компании

Прописываем ФИО администратора аккаунта и адрес электронной почты.

Заполняем контактную информацию об администраторе аккаунта

Указываем имя сайта.

2. Подтверждаем права на домен

Вы можете подтвердить права на имя сайта в Google Workspace одним из четырех доступных способов — с помощью TXT-записи, метатега, MX-записи, HTML-файла. Мы расскажем, как подтвердить права на примере добавления MX-записи.

Для начала удаляем все старые MX-записи в DNS-панели управления доменом.

Создаем новую запись MX в панели управления системы доменных имен, копируем значение, которое предлагает Google Workspace, и вставляем его в эту новую запись.

Сохраняем добавленную запись MX в DNS-панели, запускаем процесс подтверждения права собственности на имя ресурса и настройку email в панели подтверждения домена.

Запись MX

3. Добавляем запись SPF

В DNS-панели создаем TXT-запись со следующим значением:

Создание TXT-записи

4. Добавляем подпись DKIM

В консоли администратора Google Workspace переходим в блок аутентификации электронной почты. Выбираем домен и создаем новую запись.

Кликаем «Создание новой записи»

В новом окне выбираем длину ключа и префикс.

Кликаем «Создать»

Копируем сгенерированное значение и переходим в DNS-панель.

Копируем запись ТХТ

В DNS-панели создаем запись TXT и вставляем скопированный фрагмент.

Создание записи TXT

Заходим в настройки Gmail и начинаем аутентификацию.

Кликаем «Начать аутентификацию»

Проверяется запись не более двух суток.

Mail.ru

Почта на Mail.ru входит в пакет услуг «Mail.ru для бизнеса». Почтовый ящик здесь можно открыть и использовать бесплатно. Вместе с корпоративной почтой вы получите инструменты для редактирования документации, мессенджер, календарь, защиту от вирусов, а также возможности для:

• создания до 5 тысяч дополнительных почтовых ящиков с неограниченным объемом,
• интеграции с облачными хранилищами данных,
• использования приложений на Android и iOS,
• одновременной работы в нескольких аккаунтах,
• подключения SMS-уведомлений о приходящих на почту письмах.

Если вы решили создать почту для своей компании на Mail.ru, вам нужно войти в учетную запись и подключить домен на платформе «Mail.ru для бизнеса». Далее действуйте так:

1. Подтверждаем домен

DNS-проверка — самый простой способ подтверждения права собственности на имя вашего ресурса. Копируем предложенное сервисом значение. Создаем новую TXT-запись в DNS-панели, вставляем скопированное значение.

Подтверждаем домен на «Mail.ru для бизнеса»

Далее кликаем «Подтвердить».

2. Добавляем запись MX

В DNS-панели создаем новую запись MX и копируем предложенный сервисом фрагмент. Добавляем его и кликаем «Проверить все записи».

Добавление записи MX

Записи могут обновляться на протяжении нескольких часов. Если все сделано правильно, система сообщит об этом.

Подтверждение настройки МХ -записей

3. Настраиваем запись SPF

В панели управления DNS создаем TXT-запись, которая должна выглядеть следующим образом:

Настройка записи SPF

4. Добавляем DKIM-запись

Копируем значение DKIM-записи, предложенное сервисом. Далее создаем в DNS-панели новую TXT-запись и вставляем скопированное значение.

Добавление DKIM-записи

Итак, мы рассказали вам о самых популярных почтовых сервисах и их преимуществах, а также описали процесс создания корпоративной почты в каждом из них. Резюмируем все сказанное. Чтобы создать корпоративную почту, вы должны:

1. Определиться с почтовым сервисом. Для этого оцените удобство интерфейса, функциональность, инструментарий, стоимость (в Яндексе и на Mail.ru вы сможете создать почту бесплатно, а за корпоративный Gmail нужно платить).
2. Добавить домен и подтвердить, что он принадлежит именно вам.
3. Добавить MX-запись для маршрутизации почты.
4. Добавить SPF-запись для защиты от спама.
5. Добавить DKIM-подпись для повышения доставляемости писем.

Корпоративная почта позволит вам создавать уникальные email-адреса с именем вашей компании для отделов, подразделений и специалистов. Так вы сможете сделать свой бренд более узнаваемым и повысите уровень доверия к компании.

Источник