Фирма организовала семинар для своих сотрудников

1000 мелочей хорошего семинара. И.Шелекетова

Небольшой опыт проведения семинаров: что нужно знать, о чем нужно помнить, когда ваша компания проводит семинар.

Сегодня образовательный бизнес переживает явный взлет, причем привлекают внимание в первую очередь практические знания. Вот почему так популярны практические тренинги, семинары и конференции.

Приведенное ниже повествование будет интересно в первую очередь компаниям, которые не упражняются в семинарской деятельности каждую неделю, а проводят учебно-презентационные мероприятия нечасто. Соответственно, в штате нет специалиста, который занимается только этой деятельностью, плавает в ней как рыба в воде, зная все подводные камни и опасные течения.

В такой ситуации работа по организации и проведению семинара ложится на плечи сотрудников отдела маркетинга. Именно об этой схеме я и буду рассказывать. Предлагаемый материал стал результатом собственного опыта. Все случаи, здесь приведенные, произошли либо непосредственно со мной, либо с моими коллегами, которые любезно поделились своими «приключениями» при проведении такого мероприятия, как семинар или тренинг.

Еще несколько слов для тех, кто планирует прочитать о том, как правильно формулировать тему, как проводить информационную кампанию, как привлекать аудиторию, но сегодня речь не об этом. Эти темы интересны и в силу самодостаточности требуют отдельного рассмотрения. Сегодня я расскажу только о некоторых организационных моментах, на которые важно, очень важно обратить внимание.

Время проведения напрямую связано с темой и с аудиторией. Но при любой ситуации стоит учитывать непременное условие — чем выше ранг аудитории, тем короче должен быть семинар. Руководители компаний, TOП-менеджеры — люди очень занятые, им непросто найти время для обучения, они ценят свои минуты и ожидают получить на единицу времени максимум информации. Поэтому семинары для них должны быть максимально насыщенными, хорошо организованными, без проволочек и задержек. Для этой аудитории день недели, как показывает опыт, значения не имеет. Вполне возможно проводить учебные мероприятия и в выходные. Но для этого организаторам потребуется в два раза больше аргументов, чтобы убедить участников потратить свои выходные и, конечно же, серьезно позаботиться о культурной программе после окончания учебного курса. При проведении мероприятия для VIP-персон одной из самых важных задач становится предварительное, заблаговременное информирование и последующее тактичное напоминание о готовящемся мероприятии. Руководители обычно задолго планируют свой график работы, поездки, встречи, совещания. И компания-организатор, заинтересованная в таких важных и занятых участниках, должна это учитывать. Приглашать генерального директора крупной компании за 2 — 5 дней — это не солидно, не красиво, а главное, неэффективно, он все равно не придет. Хотя, может быть, и не откажет сразу, оставит надежду. Но в последний день секретарь перезвонит и вежливым тоном проинформирует, что Иван Иванович уехал на встречу с акционерами и поэтому не сможет посетить ваш тренинг.
Планируя время семинара, рассчитанного на сотрудников среднего и низшего звена, стоит учитывать несколько моментов. Если мероприятие состоится на неделе, в рабочий день, то, конечно, это не должен быть понедельник. Недаром в народе говорят: «Понедельник — день тяжелый». И не потому, что вчера было воскресенье, а потому, что впереди новая рабочая неделя, которую нужно спланировать, организовать, расписать дела, дать поручения. Хотя данное утверждение точно не относится к многодневным семинарам, скажем, недельным, где оптимальный срок — это как раз с понедельника по пятницу.
Наиболее эффективные дни — вторник, среда, четверг. В летний сезон к пятнице стоит относиться настороженно и учитывать, что большая часть городских жителей неумолимо стремится за город, на дачи, на природу. И поэтому мало кому захочется томиться в учебном классе до вечера. Но, с другой стороны, если мероприятие продлится недолго и закончится часам к 16.00, то это станет его большим плюсом, — участники смогут закончить свой рабочий день на 2 — 3 часа раньше. Согласитесь, мало кто поедет в офис летом, в пятницу, после обеда. Если верить, например, астрологам, то самый благоприятный и для работы, и для учебы, и для совершения разного рода сделок день — это среда. Именно этот день находится под покровительством планеты Меркурий — бога торговли и предпринимательства.

Один или два, два или три? Сколько дней должен длиться семинар? Этот вопрос решается, конечно же, в самом начале при разработке программы, определения целей, исходя из опыта ведущего. Поэтому отмечу только один момент — всегда нужно стремиться к минимуму. К примеру, семинар рассчитан на 8 часов. Лучше прочитать его за один день, а не растягивать на два по четыре часа. Несомненно, работать по 4 часа легче и для участников, и для ведущего. Но слушателям сложнее организовать свое рабочее расписание, вписывая в него семинар два дня подряд. Мы постоянно проводим опросы участников семинаров нашей компании, и ответ остается неизменным: большинство предпочитают полный учебный 8-часовой рабочий день более легкому варианту — два дня по 4 часа.

Если театр начинается с вешалки, то и при проведении мероприятия забывать о таких моментах, как гардероб, курильтельная комната, туалеты, медпункт, стоянка для автомобилей, пропускной режим, работающий лифт, возможность прохода по лестнице, кондиционеры, освещение, нельзя. Останавливаться подробно на всех этих нюансах не имеет смысла, потому что в каждой ситуации они индивидуальны и неповторимы. Просто каждый, кто занимается подготовкой семинара, должен иметь ответы на вопросы: где что находится, в каком режиме работает, какие условия?
Приведу несколько примеров, когда недоработки в организации привели к негативным результатам. Проводился семинар в гостиничном комплексе в центре города. Несмотря на то, что у гостиничного комплекса есть собственная стоянка и волноваться вроде бы нет причины, никто из менеджеров гостиничного комплекса не предупредил о том, что парковку необходимо оговаривать и оплачивать заранее, общаясь совершенно с другой службой в гостинице. В результате одна из участниц мероприятия имела очень неприятный разговор со службой охраны, с менеджерами службы проведения мероприятий из-за парковки своего автомобиля. К сожалению, все разговоры, уговоры и попытки как-то решить этот вопрос оказались тщетны. Машину предложили припарковать лишь на другой стороне проспекта, очень далеко от местопроведения. Гостья уехала очень расстроенная, и сотрудники компании потом долго работали над восстановлением добрых отношений. Ведь гостю все равно, по чьей вине что-то не сложилось, он приехал на мероприятие конкретной фирмы «Х», и все положительные и отрицательные моменты подсознательно будут в дальнейшем ассоциироваться именно с этой компанией, а не с гостиничным комплексом, где все это произошло.
Еще один пример. За час до начала мероприятия обещанный кондиционер оказался простой вентиляцией. Она работала настолько слабо, что приглашать в зал, где и одному-то уже душно, 50 гостей было нельзя — людям просто могло стать плохо. Что делать? Хорошо, есть час времени для решения нерешаемых вопросов: удалось уговорить администрацию открыть дверь на балкон, которую не открывали уже целый год, и под собственную ответственность пообещать, что никто из гостей не будет курить на балконе, ведь место для пепельниц не предусмотрено, а стряхивать пепел на головы сидящих внизу посетителей летнего кафе — не выход из положения.
С пропускным режимом не придется сталкиваться, если компания проводит мероприятие в современных отелях и бизнес-центрах. Особенно если это зарубежные отели — с их культурой и с их политикой открытости. Но не везде и не всегда все так легко. Во многих организациях, которые сейчас предлагают помещения для проведения мероприятия, компания-организатор может столкнуться с пропускным режимом. Не стоит думать, что это является негативной причиной для проведения мероприятия именно в этом месте, просто нужно всех об этом предупредить и максимально удобно для гостей организовать получение пропуска и проход через пункт охраны или милиции. Чаще всего вполне достаточно бывает предоставленного списка участников семинара. Но обязательно нужно предупредить участников, чтобы они говорили «заветные слова»: «на семинар компании «Х». Если необходимы документы, опять-таки оповестить гостей о том, чтобы они имели при себе паспорт или водительские удостоверения.

Проведение семинара, например в здании учебных заведений, — это стопроцентная пропускная система. И если список подготовлен не аккуратно, организаторы забыли внести в него самые последние, «горячие» изменения, то гости надолго застрянут около поста милиции, и только их очарование, упорство, нахальство, мобильный телефон (у кого что получается лучше. ) позволят им пройти. И будет это наверняка с опозданием. А кто-то же может и уйти, причем с обидой.

Проход внутри здания — на первый взгляд, что тут может быть сложного. Но стоит вспомнить героя Семена Фарады из фильма «Чародеи»: «Лю-ди. Лю-ди. Лю-ди. Кто так строит, ну кто так строит. » — и станет понятно, что в некоторых административных зданиях заблудиться проще простого. Решением проблемы могут стать таблички со стрелочками и указатели. Причем опыт подсказывает, что мало их сделать, нужно еще и повесить, разместить именно в тех местах, где на них обратят внимание, где они необходимы, где люди просто на них «натыкаются», и уже не нужно уточнять по стрелке — это куда, сюда или дальше? Важно заранее посмотреть, как выглядят указатели, чтобы сделать таблички строго по размеру. Напечатав горизонтальный лист А4, можно оказаться просто незамеченным за большой и жирной стрелкой.

Совершенно отдельный, большой и самостоятельный вопрос при организации семинара или тренинга — это питание. Как правило, много внимания и денег уделяется горячему обеду, кофе-брейкам. В этом заинтересованы как принимающая сторона, так как все это не бесплатно, так и компания-организатор — участники должны чувствовать себя уютно и не падать в обморок от голода. Но помимо «серьезной еды» стоит позаботиться просто о воде, кофе или чае и самой легкой еде — «просто пожевать». Это могут быть печенье, фрукты, орешки. Если мероприятие начинается рано, то кофе на столах никогда не будет лишним. Для того чтобы он там появился, стоит уточнить, могут ли его принести из ресторана к определенному времени, можно ли накрыть его в помещении заранее, приготовив термосы, или можно просто самим вскипятить чайник. Неформальное чаепитие во многом способствует созданию приятной, душевной атмосферы и часто становится началом открытого неформального диалога. Несомненно, очень неплохо познакомиться за чашкой кофе, сломав тем самым напряженность первых минут взаимного разглядывания.
В том случае, если семинар и предполагает именно такую открытую и демократичную форму общения, стоит продумать все более тщательно (кружки, ложки, сахар, сахарозаменитель, сливки, салфетки. Возможно, даже нужно будет обратить внимание на цвет сервиза). В том случае, если утренний кофе только лишь для того, чтобы взбодриться, то важно, чтобы гостям было удобно.

Каждый, кто хоть раз что-то организовывал, ездил в командировку или заказывал услугу, знает, что сделать — это еще полдела, нужно в бухгалтерии за все отчитаться. Для того чтобы проводимое мероприятие не оставило в памяти горького отпечатка, даже если гости и руководство остались довольны, нужно посоветоваться, проконсультироваться с бухгалтерией своей компании, какие, в каком виде, к какому сроку нужны отчетные документы. Договора, счета-фактуры, акты о выполненных работах, гарантийные письма, заявления о вносе и выносе оборудования — это лишь то, что приходит на память сразу. В каждом конкретном случае возникает еще какая-то нужная, необходимая бумага, про которую никто ничего заранее почему-то не сказал. Это случается, и к этому нужно быть просто готовым.

В организации семинара не может быть мелочей, потому что его цель — повышение эффективности бизнеса слушателей. Соответственно, для работы должны быть созданы оптимальные условия. Если участник (независимо от его статуса) голоден, сидит на качающемся стуле, записывает все на коленке в душном помещении и при этом нет-нет да и вспомнит, что его дорогая машина стоит где-то в подворотне на другой стороне улицы — эффективность восприятия может быть снижена, а следовательно, и эффективность от внедрения новой информации в бизнес будет не столь значима. Организатор семинара должен стать радушным хозяином, заботящимся о своем дорогом госте. И не только потому, что гость, как правило, заплатил за участие, но даже если это мероприятие бесплатное, сегодняшний гость может стать постоянным участником, а потом и клиентом.

Источник

Обучение сотрудников компании своими силами

Нет необходимости доказывать, что обучение и развитие сотрудников — одна из самых важных составляющих процесса управления персоналом любой компании. Готовность и способность работодателя инвестировать в обучение своих сотрудников всегда считались признаком ее стабильности и надежности. Понимая важность высококвалифицированных кадров, бизнес вкладывает немалые средства в проведение профильных обучающих мероприятий, создает условия для развития и удержания лучших работников.

С наступлением кризисного периода первыми под «урезание» попали именно расходы на обучение: в некоторых компаниях сегодня бюджет вообще не предусматривает подобных трат, а во многих он сведен к минимуму. При этом потребность в обучении и развитии у сотрудников остается высокой. В подобной ситуации перед эйчарами встал закономерный вопрос: «Как учить персонал при дефиците денежных средств?»

В нашей компании ответ нашелся быстро: будем обучать «своими силами»! Своими силами — значит, без привлечения внешних провайдеров, максимально вовлекая в обучение собственных сотрудников. Руководство компании уверено, что главное богатство «Агромата» — это люди, которые в нем работают. За 16 лет развития бизнеса наши сотрудники накопили большой опыт, приобрели знания в различных областях. Не воспользоваться этим богатством было бы непростительной ошибкой.

Организация обучения «своими силами» в компании проходит поэтапно:

1. Выявление потребности сотрудников в обучении.
2. Определение целей и задач обучения.
3. Поиск и подготовка внутренних тренеров.
4. Выбор формы обучающих мероприятий.
5. Подготовка и проведение обучающих мероприятий.
6. Оценка и закрепление полученных знаний.
7. Анализ результатов обучения.

При выявлении потребности в обучении необходимо определить, какие именно знания и навыки необходимы сотрудникам в настоящий момент. Это можно сделать в процессе:

• анализа результатов работы сотрудника, допускаемых им типичных ошибок;
• проведения аттестации: при подготовке к аттестации сотрудники заполняют анкету для самооценки (приложение 4 статьи «Аттестация — праздник профессионализма!»), во время аттестационной беседы отвечают на вопросы руководителя, затем заполняют анкету по результатам аттестации (приложение 1);
• опроса руководителей подразделений компании.

Скачать

Потребности в обучении сотрудников во многом зависят от выполняемых ими функций, поставленных перед подразделениями целей и задач.

На следующем этапе эйчару необходимо для каждого подразделения четко сформулировать актуальные на сегодняшний день цели и задачи обучения.

Внутренними тренерами в компании становятся наиболее компетентные специалисты. Выбрать их менеджерам по персоналу помогают сами сотрудники. При заполнении анкеты они составляют список подразделений компании, с которыми взаимодействуют в процессе работы, а затем (при проведении опроса) называют наиболее квалифицированных и опытных мастеров своего дела из указанных подразделений. Задача эйчара — выбрать из полученного списка специалистов, обладающих не только опытом и знаниями в необходимой области, но и имеющих способности и желание обучать других людей (это главные компетенции внутренних тренеров в нашей компании).

При отборе внутренних тренеров мы используем следующие критерии:

• высокий уровень профессиональных знаний;
• стабильно высокие показатели в работе;
• системное представление о своем участке работы и работе всего подразделения;
• способность и желание делиться своим опытом;
• лояльность к компании;
• высокие коммуникативные навыки и гибкость в общении.

Организация обучающих мероприятий — также задача сотрудников департамента по работе с персоналом. Им необходимо: 1) составить и согласовать график проведения обучающих мероприятий; 2) определить продолжительность каждого занятия; 3) выбрать и подготовить помещение для занятий, необходимое оборудование.

В нашей компании наиболее подходящими днями для обучения были выбраны пятница и суббота. Оптимальная продолжительность семинаров — полтора часа во второй половине дня в пятницу, тренингов — до восьми часов в субботу. Подобный график позволяет не отрывать участников обучения надолго от основной работы, а также обеспечить для них нормальный режим отдыха в течение рабочей недели.

Первыми в обучение включились сами сотрудники департамента по работе с персоналом. В рамках разработки программы ориентации и адаптации новых сотрудников HR-менеджеры подготовили вводный семинар «Знакомство с компанией», цели которого:

• ознакомить новичков с историей компании, ее миссией и оргструктурой;
• рассказать об особенностях корпоративной культуры;
• ознакомить с принятыми в компании стандартами.

При проведении семинара используются слайды и короткометражный фильм о компании, а под конец проводится небольшая викторина. За полтора часа участники получают целостное представление о нашей компании.

Хотя мы разрабатывали этот семинар для новых сотрудников, он вызвал огромный интерес и у наших «ветеранов» — тех, кто давно работает в компании. Поэтому график проведения семинара был скорректирован таким образом, чтобы поочередно его смогли посетить работники всех структурных подразделений.

Следующим мероприятием стал семинар по кадровым вопросам (продолжительностью полтора часа), также подготовленный и проведенный силами сотрудников департамента по работе с персоналом. Целевой аудитории данного семинара были руководители структурных подразделений, которым приходится принимать различные кадровые решения. Темы для семинара подсказал анализ наиболее часто встречающихся «кадровых» ошибок. На первом кадровом семинаре были рассмотрены следующие вопросы:

• штатное расписание: практика составления, использования и внесения изменений;
• трудовой договор: виды трудовых договоров, устный трудовой договор как основной вид трудового договора в компании;
• прием и перевод сотрудников: основные аспекты оформления;
• совмещение и совместительство: в чем разница?
• заявление работника как основание для принятия кадрового решения: требования к оформлению.

Теоретический материал был подкреплен реальными примерами из практики руководителей, «кадровиков» и эйчаров нашей компании.

Этот семинар стал первым в серии «кадровых семинаров», которые теперь проводятся в нашей компании ежемесячно. Их ценность в том, что материал занятия подбирается с учетом потребностей сотрудников и руководителей каждого конкретного подразделения именно нашей компании. Это позволяет:

• оперативно решать возникающие проблемы;
• экономить время (и сотрудников, и компании), затрачиваемое на обучение;
• заинтересовать обучаемых сотрудников, сделать их активными, вовлеченными участниками процесса.

Сейчас мы готовим большой семинар для руководителей подразделений на тему «Отбор кандидатов на вакантную должность», где они ознакомятся с теоретическими аспектами рекрутинга и освоят конкретные инструменты:

• набор компетенций по каждой из должностей;
• тесты для оценки профессиональной пригодности кандидатов;
• вопросы для интервью, помогающие установить поведенческие характеристики каждой компетенции;
• оценочные шкалы для определения уровня развития компетенций.

Кроме того, на семинаре руководители смогут ближе ознакомиться с разработанной нами «Процедурой подбора и отбора персонала.

Не менее успешным был опыт проведения «своими силами» серии семинаров для бухгалтеров. После подведения итогов аттестации (по компетенциям) сотрудников бухгалтерии и анализа результатов анкетирования был составлен список интересующих их профессиональных тем.

Изучив этот список, «тренеры» (ими стали наши аудиторы) подготовили профессиональные тесты для определения уровня подготовки бухгалтеров. Предварительное, до начала обучения, тестирование позволило:

• оценить общий уровень профессиональной подготовки специалистов;
• определить наиболее сложные для большинства специалистов профессиональные вопросы и грамотно подобрать материал для занятий;

2) участникам обучения:

• настроиться на учебу (заглянуть в первоисточники и самостоятельно поискать ответы на сложные вопросы);
• подготовить для тренеров конкретные вопросы по теме семинара.

Темами для первого занятия были выбраны:

• «Основы бухгалтерского учета и отчетности: базовые понятия».
• «Первичные документы: требования к их оформлению и правила работы с первичными документами в компании».
• «Последние изменения нормативной и законодательной базы в области бухгалтерского учета и отчетности».

Через две недели после первого занятия повторно было проведено тестирование, что позволило и закрепить полученные участниками знания, и оценить качество проведенного обучения. Последовавший затем опрос руководителей подразделений показал: благодаря семинару у сотрудников бухгалтерии:

• увеличилась скорость обработки информации;
• уменьшилось количество ошибок и неточностей в работе;
• повысился интерес к работе и своему профессиональному развитию;
• в коллективах заметно улучшился психологический климат.

Установлена периодичность проведения семинаров для бухгалтеров — один раз в месяц.

Большое внимание мы уделяем обучению менеджеров по продажам. Оно реализуется в двух направлениях:

1. Изучение особенностей и технических характеристик товара и новинок, которые ежегодно выходят на рынок.

Для изучения товара, как правило, привлекаются представители фабрик-производителей, которые с большой охотой отзываются на предложение обучить наших менеджеров. При организации сотрудничества с ними в задачи менеджера департамента по работе с персоналом входят:

• составление графика обучения на полугодие и его согласование с приглашенными специалистами (приложение 2);
• подготовка аудитории для обучающего мероприятия (приложение 3);
• формирование учебных групп;
• после завершения обучения — проведение тестирования (для закрепления полученного материала и оценки уровня усвоения знаний).

Скачать

Скачать

Кроме того, активное участие в обучении менеджеров по продажам принимают сотрудники нашей компании, занимающиеся закупками товара. Для них разработан типовой план проведения семинара (приложение 4). При проведении обучающих мероприятий используются презентации слайдов, новые каталоги производителей керамики или сантехники, образцы товаров, предоставленные представителями фабрик.

ПЛАН
проведения семинара по продукту (товару)

1. История возникновения производителя (фабрики).
2. Используемые при изготовлении продукции материалы.
3. Технология производства.
4. Ассортиментные группы.
5. Отличительные характеристики продуктов (товаров) в коллекциях.
6. Уникальные характеристики.
7. Наиболее интересные и значимые проекты представленных производителей (фабрик).
8. Работа с каталогом.

Максимальная продолжительность занятия: четыре часа.

Обучающие семинары по товару проводятся как для менеджеров розничных магазинов, так и для менеджеров департамента оптовых продаж.

2. Совершенствование навыков продаж.

Для этого направления обучения в компанию был принят внутренний бизнес-тренер. Для менеджеров розничных магазинов предусмотрены следующие тренинги:

• «Секреты прирожденных продавцов».
• «Ключ к результативным продажам».
• «Вопросы — основной инструмент продавца».
• «Мастер презентаций».
• «Стандарты работы команды».

Для определения потребности в отработке тех или иных навыков бизнес-тренер компании проводит специальное анкетирование (приложение 5). Тренинговые группы формируются по результатам анализа полученной информации. В каждую группу бизнес-тренер приглашает сотрудников, имеющих разный уровень развития навыков продаж. Более опытные делятся с коллегами своими «секретами», помогают тренеру грамотно обосновать применение той или иной техники.

Скачать

Тренер контролирует качество формирования навыков непосредственно на рабочих местах менеджеров, используя метод наблюдения. Во время посттренинговых сессий он указывает на допущенные в работе ошибки, помогает найти решение сложных проблем, поддерживает и мотивирует менеджеров.

Особое внимание уделяется обучению менеджеров оптовых продаж:

• специальные занятия по правилам заключения договоров для «новичков» проводят сотрудники юридического отдела;
• наши бухгалтеры обучают менеджеров умению работать с первичной бухгалтерией, правильно оформлять счета на оплату, товаротранспортные накладные, налоговые накладные, доверенности.

Для совершенствования навыков продаж «оптовиков» эйчары разработали следующие тренинги:

• «Предупреждение возражений в больших продажах»;
• «Работа с возражениями в продажах»;
• «Лидерство и личная эффективность менеджера».

Проведение внутренних тренингов в нашей компании помогает:

• повысить уровень мотивации менеджеров по продажам;
• «освежить» и пополнить теоретические знания сотрудников;
• выявить и обсудить типовые сложные ситуации, возникающие в процессе работы;
• обменяться опытом внедрения различных схем взаимодействия с постоянными клиентами.

Личное общение сотрудников двух департаментов продаж (керамической плитки и сантехнических изделий) во время тренинга приносит неоценимую пользу для компании — возникают новые идеи, находятся пути решения общих проблем.

Организация обучения сотрудников компании «своими силами» не только позволяет поддерживать «профессиональный тонус» обучаемых коллег, но и дает заряд бодрости для внутренних тренеров. По их отзывам, обучая других, они и сами развиваются: учатся смотреть на известные вопросы «глазами других сотрудников», применять приобретенные знания и опыт в новых ситуациях, пополняют багаж знаний, перенимают опыт работы своих товарищей. Кроме того, внутренние тренеры получают опыт работы в качестве преподавателей. Все это добавляет им уверенности в себе, помогает не останавливаться на достигнутом уровне профессионального развития.

Получение статуса внутреннего тренера в нашей компании — это признание высокого уровня квалификации, профессионализма и мастерства. Признание тем более ценное, что звание тренера не зависит от занимаемой человеком должности — руководитель или рядовой работник. Такое признание мотивирует наиболее опытных сотрудников активнее включаться в обучение других.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»

Источник