Документы необходимые для организации питания своих сотрудников

Оплата питания сотрудников

Довольно часто работодатели проявляют по отношению к сотрудникам заботу в виде предоставления бесплатных обедов или компенсации затрат на питание. Для персонала это всегда огромный плюс, а вот для бухгалтерии порой настоящая головная боль. Основная проблема заключается в том, как правильно оформить и отразить затраты на питание налоговом учете, чтобы не вызвать лишних вопросов со стороны представителей налоговых органов.

Вопрос: Может ли предприятие промышленности расходы, связанные с оплатой питания сотрудников, учесть при исчислении налога на прибыль организаций? Надо ли данные выплаты облагать страховыми взносами?
Посмотреть ответ

Регулируем питание персонала: коллективный договор

Как говорит Трудовой кодекс РФ, для правильного и своевременного регулирования взаимоотношений по части питания между руководством организации и сотрудниками в компании должен быть разработан коллективный трудовой договор. Именно он является основным документом, призванным решить все самые насущные внутренние вопросы предприятия, в том числе правила обеспечения сотрудников бесплатными обедами и условия частичной или полной компенсации питания.

Как показывает практика, существует несколько основных способов накормить сотрудников за счет компании:

• Различные дополнительные выплаты, компенсации и дотации;
• Использование кейтеринга (доставка бесплатных обедов на предприятие);
• Подписание договора с пунктом общественного питания – кафе, столовой, буфетом и т.п.;
• Создание на базе организации своей собственной столовой;
• Выделение и оснащение под кухню одного из кабинетов офиса компании.

В каждом конкретном случае, компания вправе самостоятельно выбрать наиболее подходящий вариант, исходя из предполагаемых затрат, количества сотрудников, налоговых обстоятельств и т.д.

Однако, стоит учесть, что везде есть свои тонкости: например, создание столовой – самый дорогой и сложный с точки зрения документального оформления путь, подходящий только для крупных предприятий.

А вот остальные способы – более распространены, поскольку подходят практически для всех коммерческих компаний, независимо от их размера и финансового состояния. Разберем их по порядку.

Компенсация питания в денежном эквиваленте

Всего есть три варианта денежных выплат сотрудникам на питание:

• Дотации. Самый простой способ организации питания работников за счет компании — выдача наличных средств им на руки для обедов в заведении, с которым данная компания имеет соответствующий договор. В этом случае, с точки зрения налогов, есть возможность для учета выплаченной суммы в составе расходов на снижение налогооблагаемой прибыли, но только если это предусмотрено в коллективном договоре с сотрудниками. Если подобного пункта в нем нет, то выплаты будут производиться за счет чистой прибыли.
• Доплаты. Иногда, при некоторых обстоятельствах на усмотрение работодателя, организации во внутренних коллективных договорах прописывают возможность доплаты на обеды сотрудников. Эти средства можно включать в расходы на оплату труда, но только если, опять же, это предусмотрено в коллективном договоре.
• Компенсации. Бывает, что руководство предприятия готово полностью компенсировать расходы на питание своих работников. Эта форма оплаты хороша тем, что сотрудники сами решают, где они будут обедать, тем самым освобождая работодателя от дополнительной бумажной волокиты и необходимости заключать договор с заведением общественного питания. В подобных случаях, нужно также прописывать выплату компенсации на питание в трудовых и коллективных договорах, а затем при помощи специального нормативного акта устанавливать ее размер.

К сведению! Во многих компаниях работодатели проявляют лояльность по отношению к сотрудникам, разрешая им дневные чаепития за счет компании.

То есть, организация приобретает чай, кофе, воду, сладости на весь коллектив. Возникает вопрос надо ли начислять НДФЛ на стоимость приобретаемых в офис компании напитков и еды? Нет, не нужно! Поскольку доход в виде натуральных продуктов питания не прописан под каждого конкретного сотрудника, то отсутствует сам объект налогообложения. При этом НДС на все эти вкусности рассчитать все-таки будет необходимо, поскольку, со стороны работодателя, угощения считаются безвозмездной передачей товаров, а значит, являются объектом НДС.

Кейтеринг – доставка обедов в офис

Привоз обедов прямо на рабочее место приобретает в последнее время все большее распространение. Называется такая доставка – кейтеринг, и подразумевает под собой организацию питания соответствующими заведениями на выезде.

Чтобы правильно оформить такой тип питания на предприятии, нужно опять же закрепить это документально, на уровне коллективного договора. Существует три возможных варианта по проводкам кейтеринга:

1. Работодатель платит только за услуги кейтеринговой фирмы. В этом случае, все затраты отражаются в налоговой базе аналогично расходам на комплексные обеды;
2. Если работодатель приобретает обеды, а потом перепродает их своим сотрудникам, то отражать расходы и доходы по данным операциям следует в «Прочие доходы и расходы» или в «Продажи»;
3. Третий вариант – если компания покупает обеды и бесплатно кормит ими работников, то учет таких покупок нужно вести по строке «Материалы».

Обеды по договору

Довольно часто предприятия и организации предпочитают заключать договоры на питание сотрудников с каким-то определенным заведением общественного питания. Как правило, это близлежащая столовая, кафе или буфет. При подобном сотрудничестве в договорах четко прописываются все условия предоставления услуг, в том числе время обеда, количество сотрудников, стоимость одного обеда и т.д. Денег на обеды на руки работники предприятия не получают, а для отчетности по обедам расписываются в специальных журналах и ведомостях или же предъявляют пропуск.

Расчеты между работодателем, обеспечивающим обеды персонала в данном учреждении и самим учреждением общественного питания нужно отражать в общем порядке по строке «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Кухня в офисе

В последние годы многие компании стали перестраивать один из офисных кабинетов в кухню для общего пользования персонала. Такие кухни, как правило, оборудованы всем необходимым: мойкой, мебелью, бытовой техникой, кухонной утварью.

Требования к оснащению и содержанию подобных помещений прописаны в СНиП, в частности в них говорится о том, что использовать кухни на территории офиса можно только при условии, когда количество рабочего персонала на предприятии не выше 30 человек в смену.

Если компания выбрала именно этот путь для обеспечения питания сотрудников, то в коллективном договоре следует прописать пункт о предоставлении сотрудникам данного помещения в качестве кухни. Заодно он позволит обосновать расходы на переоборудование кабинета в обеденную комнату.

Что касается бухгалтерского учета, то все покупки и затраты на кухню нужно учитывать как «Прочие расходы». В тех случаях, когда цена кухонного оборудования выше 40 тысяч рублей, при сроке его службы более года, гасить ее придется через начисление амортизации.

Таким образом, существует несколько наиболее часто встречающихся способов организации питания сотрудников работодателем во время рабочего дня. Руководство каждой компании выбирает оптимальный путь с учетом собственных возможностей и интересов персонала. Но, независимо от того, какой способ выбран, главное – не забыть прописать его суть в коллективном трудовом договоре.

Источник

Компания предоставляет работникам бесплатное питание

Организация вправе по своей инициативе обеспечивать сотрудников питанием. Но такая забота о сотрудниках может выйти компании боком. Налоговики в некоторых случаях могут придраться к расходам, доначислить НДС и НДФЛ.

Как организовать бесплатное питание работников

Обеспечивать работников бесплатным питанием можно несколькими способами: выплачивать денежную компенсацию, заключать договор с точкой общепита, организовать собственную столовую или же предоставлять питание по принципу шведского стола.

Денежные компенсации. Чтобы покрыть затраты работников на обеды, можно платить фиксированную сумму либо возмещать реальные затраты сотрудников (то есть каждый раз просить чек из кафе). Выплачивать компенсацию можно наличными из кассы либо перечисляя деньги на счет работника.

Договор с точкой общепита. Организовать питание можно двумя способами. Первый: ваша компания оплачивает сторонней организации готовые обеды. При этом еду могут привозить непосредственно в офис либо в помещение кафе (в заранее согласованное время). Второй вариант: ваша компания, как работодатель, заключила договор с заведением общественного питания, и работники ходят туда питаться. Как правило, по талонам или купонам.

Собственная столовая. Если столовая обслуживает только работников, то она является структурным подразделением компании. Нужно обустроить отдельное помещение, купить оборудование, нанять персонал и пр. Учет съеденного обычно ведут так: сотрудники приносят талоны либо купоны. Или же работники просто показывают свой пропуск, получая бесплатное питание. Столовая может обслуживать не только работников компании, но и предоставлять платные услуги всем желающим. Тогда это уже объект обслуживающего производства, доходы и расходы по которому при расчете налога на прибыль учитывают отдельно.

Шведский стол. Обычно это способ питания в собственной столовой. Но только учет, сколько конкретно съел каждый работник, не ведется. То есть сотрудники выбирают еду на свой вкус и в любом количестве.

Как посчитать налоги, предоставляя работникам бесплатное питание

Рассмотрим, какие налоговые последствия наступают у компании и сотрудников при различных способах организации питания.

Положена денежная компенсация либо заключен договор с точкой общепита

Самые безопасные способы организовать бесплатное питание для работников — компенсировать им затраты на еду либо же заключить договор с кафе или столовой. И в том и другом случае затраты можно беспрепятственно списать. Это будут расходы на оплату труда, упомянутые в пункте 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ. То, что такой подход верен, подтверждают представители УФНС России по г. Москве (см., например, письмо от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035625@).

Чтобы списать затраты, нужно указать во внутренних документах, что организация предоставляет бесплатное питание своим работникам. Проще всего это сделать, прописав соответствующие положения в трудовых договорах. Либо заполнить специальный раздел коллективного договора.

Если вы компенсируете затраты на питание, никто не запрещает оформить отдельный документ. Например, положение о льготах и компенсациях. Но тогда обязательно дайте в трудовых договорах ссылку на такой локальный акт. Кстати, сделать отметки во внутренних документах нужно при любом способе обеспечения бесплатной едой.

Если у вас договоренность со сторонней точкой общепита, то для обоснования затрат помимо кадровых документов понадобятся сам договор и акты об оказании услуг.

С НДФЛ в обоих случаях все просто. У сотрудника, получившего компенсацию за питание или же использовавшего талоны на питание в кафе, возникает доход. Причем сумму этого дохода довольно легко определить. Значит, с него нужно удержать и перечислить в бюджет НДФЛ по общим правилам.

Схожая ситуация со страховыми взносами. Сумма дохода каждого сотрудника известна. Значит, есть возможность посчитать взносы.

Нельзя не упомянуть и про НДС. Если вы компенсируете затраты на обеды, налог не начисляйте. Дело в том, что при выплате денежной компенсации реализации не происходит.

А вот если у вас договор с точкой общепита, то с НДС возможна загвоздка. В данной ситуации налоговики порой пытаются доначислить налог. Однако судьи не поддерживают инспекторов. Ведь компания ничего не реализует, а лишь оплачивает услуги сторонней организации. Значит, и начислять НДС не нужно. Входной налог можно поставить к вычету ( постановление ФАС Московского округа от 6 апреля 2012 г. по делу № А40-65744/11-90-285).

Предприятие решило организовать собственную столовую

Это не очень удобный и довольно затратный вариант. Ведь придется потратить немало денег, чтобы обустроить столовую и закупить все необходимое оборудование. Плюс надо нанять работников для столовой.

С точки зрения налога на прибыль важно определить, кого обслуживает столовая. Если это точка общепита, которая оказывает платные услуги всем желающим (то есть получает выручку от своей деятельности), то речь идет об объекте обслуживающего производства и хозяйства. В этом случае доходы и расходы, связанные с деятельностью данного объекта, учитывайте отдельно по правилам статьи 275.1 Налогового кодекса РФ.

Если же столовая предоставляет бесплатные обеды и никто, кроме штатных работников, в нее не ходит, это уже не объект обслуживающего производства. В этом случае затраты на содержание помещений столовой можно учесть в составе прочих расходов (подп. 48 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Так рассуждают налоговики в письме УФНС России по г. Москве от 14 декабря 2007 г. № 20-12/119671. Амортизацию оборудования можно списать линейным либо нелинейным способом. А зарплату работников столовой учесть как расходы на оплату труда.

А что делать с расходами на саму бесплатную еду? Рассмотрим вариант, когда компания считает, сколько съел и выпил каждый работник. То есть ведет персонифицированный учет питания и напитков. В такой ситуации действуйте как обычно. Отражайте потраченные на питание деньги как расходы на оплату труда, начисляйте взносы и удерживайте НДФЛ. Это подтвердили судьи ФАС Московского округа в постановлении от 14 марта 2013 г. по делу № А41-33151/11.

Теперь про НДС. По мнению судей, налог со стоимости еды начислять не нужно. Ведь расходы на оплату труда являются одним из элементов, формирующих общую стоимость продукции. Если компания начисляет НДС не только с общей стоимости продукции, но и с отдельных ее элементов, это означает двойное налогообложение одного и того же объекта. Поэтому, если стоимость бесплатного питания учтена в составе расходов на оплату труда, начислять на нее НДС не нужно ( постановление ФАС Московского округа от 27 апреля 2009 г. № КА-А40/3229-09-2). Но при таком раскладе возможны проблемы с вычетом НДС со стоимости купленной еды и напитков. Ведь налоговики наверняка заявят, что компания не использовала еду в деятельности, облагаемой НДС. Значит, одно из обязательных условий для вычета не выполнено.

Вообще налоговики уверены: если компания предоставляет работникам бесплатное питание в своей столовой, это безвозмездная передача имущества. Соответственно, нужно начислять НДС. При этом не важно, упомянуто про еду в трудовых договорах или нет (см. письмо УФНС России по г. Москве от 3 марта 2010 г. № 16-15/22410). Так что, если вы не хотите доказывать обратное в суде, налог безопаснее начислить. Зато и входной налог удастся поставить к вычету без проблем. Причем вычет будет правомерен как по еде, так и по кухонному оборудованию, посуде и иным вещам, которые компания использует в столовой.

Работодатель предоставляет питание по принципу шведского стола

А как быть, когда питание вы организуете по принципу шведского стола? Чиновники уверены: расходы списать не получится (см. письмо УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035625).

К счастью, судьи настроены более гуманно. Они традиционно резюмируют: если компания организует питание в форме шведского стола, потраченные деньги являются расходами на оплату труда. Главное, чтобы бесплатное питание работникам предоставляли на основании трудовых договоров или иных внутренних документов. Именно такой вывод есть в постановлении ФАС Московского округа от 6 апреля 2012 г. по делу № А40-65744/11-90-285.

Избежать споров можно, если у вас получится посчитать, на какую сумму пообедал каждый работник. Хотя на практике это сделать проблематично.

Так как посчитать, сколько съел каждый работник за шведским столом, практически нереально, начислить удержать НДФЛ невозможно (см. письмо Минфина России от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715 ). Правда, чиновники делают оговорку: нужно приложить максимум усилий, чтобы посчитать доход в натуральной форме, полученный каждым работником. Однако даже если компания не будет вести учет еды и напитков, от претензий насчет взносов и НДФЛ удастся отбиться в суде. Ревизоры должны будут доказать, кто из работников компании сколько конкретно съел и выпил. А сделать это у них вряд ли получится.

По этой же причине на стоимость еды и напитков не нужно начислять страховые взносы. Это косвенно подтвердили чиновники из Минтруда России в письме от 24 мая 2013 г. № 14-1-1061.

Что касается НДС, то самый простой вариант в этом случае — начислить налог и тем самым избежать споров с инспекторами. Заодно и поставить входной НДС к вычету.

Источник