Для чего человеку нужно правильно организовать свою деятельность

МЛМ система бизнеса.

Как правильно организовать работу: 5 простых правил

Приходилось ли Вам целый день работать, крутится, как белка в колесе, а к вечеру обнаружить, что Вы так ничего и не успели?

Это — удел неорганизованных людей. Даже больше, это — искусство тратить время впустую. Такому искусству даже есть название — Фаффинг.

Фаффинг (англ. faffing — суечение) — неорганизованная работа над чем-то. Неорганизованность преследует нас не только в бизнесе. Мы сталкиваемся с этой проблемой и в повседневной жизни:

• готовим презентацию;
• записываем видео;
• пишем статью или пост для соцсети и т. д.

Выполняя какую-то работу, мы не замечаем, как уходят целые часы.

Что мешает работать лучше?

Я знаю, что ответ у Вас на губах: “Нас отвлекают”. И правда, звонки, сообщения в соцсетях, желание перекусить заставляют нас отвлекаться от работы. Нередко мы просто зацикливаемся на какой-то одной работе. В конечном итоге, может оказаться, что это бесполезная работа.

Нет смысла объяснять, зачем избавляться от фаффинга. Вы сами на себя злитесь из-за бездействия и, я уверен, просто мечтаете узнать, как организовать работу. Ведь нужно действовать. Если не для своей выгоды, то на благо окружающих. Это уже зависит от Ваших предпочтений.

И сегодня я Вам открою 5 простых, но эффективных правил, что позволят выполнять больше дел за меньший объем времени.

Как правильно организовать работу?

1. Оглашайте результат. Каждый знает свою цель при выполнении задачи. Но все, следует напоминать себе о ней вслух. В следующий раз, по окончании какого-то дела, скажите себе: “Все! Я это сделал”. Поблагодарите себя.

Неважно, что Вы сделали — обзвонили 20 клиентов в 2 часа или записали видео — сделайте себе небольшой подарок. Сходите на кофе или съешьте мороженое. Так Вы будете себя поощрять.

1. Изолируйтесь от всего, что может Вас отвлечь:

• телевидение;
• радио;
• социальные сети и проч.

Если Вы взялись написать статью на ноутбуке, откройте только то, что Вам для этого нужно: текстовый редактор, исходный текст (если в нем есть необходимость). Все остальное, что может прервать работу, уберите со стола или позакрывайте. Уйдите комнату, где никого нет. Никаких ВКонтакте или ФейсБук!

Да, я понимаю. У всех есть семья, у всех есть другие заботы, помимо работы. Впрочем, также, как и у меня. У меня есть 2-е детей. Я стараюсь воспитать их хорошими людьми. Но когда я мне нужно поработать и дети просят меня с ними поиграть, я дипломатично их “отфутболиваю”. Говорю, как есть: “Сейчас мне нужно сделать определенное задание, а после мы поиграем”. Вот и все. Ничего сложного.

1. Устанавливайте реальные сроки для выполнение работы. Не стоит растягивать написание статьи на целый день, также, как и втискивать долгосрочную работу в один час.

Когда мы приступаем к какой-то работе, мы, ясное дело, представляем в какое время вложимся. Также мы примерно представляем, сколько времени отбирает то или иное задание. Но если поставить задачей сделать 30 звонков за 30 минут, ясен перец, что это нереально.

Те, кто обзванивали знают, что в среднем на один звонок в среднем уходит 3 минуты. Выходит, для 30 звонков следует уделить не меньше 1,5 часа. С другой стороны, выделять 4 часа на 30 звонков — бессмысленно. Ведь оставшееся время Вы вполне можете потратить на другую работу.

1. Огласите свои сроки. Это послужит Вам дополнительным стимулом. Перед тем, как приступить к работе (обзваниванию клиентов), определитесь, до какого времени Вы будете выполнять эту работу.

Если Вам нужно сделать 30 звонков, то начиная с 9.00 до 11.00 Вы должны прервать работу. Даже, если Вы не успели обзвонить всех, прекращайте! Лучше проанализируйте, на что Вы потратили время и к следующему разу постарайтесь не допускаться такой ошибки.

1. Поощряйте себя за выполненную вовремя работу. Сходите в кино или купите любимую еду. В меру своих финансовых возможностей, делайте себе разные подарки.

Я помню, когда у меня почти не оставалось денег, а я делал много хорошей работы. Тогда я тратил почти все средства на кофе или поход в кино. Потому что я знал, что это правильно. И не ошибся. К следующему разу мне хотелось делать больше и лучше, потому что я знал, что меня ждет подарок.

С другой стороны, подарками самому себе Вы доказываете, что любите себя. А это очень важно. Ведь большая любовь, любовь к миру начинается с любви к самому себе. Делайте себе подарки и поощрения. Любите себя и все у Вас получится!

Зафиксируйте где-то себе эти 5 простых правил, что развивают умение эффективно действовать. Распечатайте и разместите их над рабочим столом, чтобы всегда помнить о них и примерять в жизни. Вы увидите, что вскоре Ваши дела резко пойдут вгору.

А ниже напишите свои предложения и советы, что мотивируют Вас работать больше. Буду рад и другим комментариям.

Источник

Главное для руководителя — правильно организовать работу

Помню одну историю из моей жизни. Однажды мы большой компанией собирались куда-то ехать, в этом участвовали мои родители, сестра с мужем. Мы сидели всей семьей за столом и решали, кто что будет делать: кто-то отвечал за еду, кто-то организовывал детей, кто-то должен был купить что-то к пикнику и т.д. Через какое-то время мы начали расходиться, чтобы решить дела, о которых договорились. И в последний момент за столом остались мы с отцом.

Вдруг понимаю, что у всех есть какое-то занятие (у меня в том числе), кроме моего папы. И я у него спрашиваю: «Слушай, а как так получилось, что все что-то делают и за что-то отвечают, кроме тебя?». На что он мне дал единственно верный управленческий ответ: «Настя, главное — работу организовать».

Эта история одна из моих любимых, потому что она очень четко дает понять, где находится граница между работой руководителя и тем, что ему делать необязательно. Разумеется, мы говорим о делегировании как основной компетенции руководителя.

Конечно, есть очень много проблем, которые связаны с делегированием: маленький штат в небольших компаниях не дает возможности разгуляться, не всегда сотрудники обучены настолько, что им можно делегировать какие-то важные задачи или они могут быть незамотивированы на дополнительные телодвижения и др.

Но есть одна вредная и расхожая мысль, которая очень часто останавливает руководителя от делегирования (иногда даже неосознанно): «Хочешь что-то сделать хорошо — сделай это сам». Или ее вариант: «Никто лучше меня это не сделает». Именно об этом я и хочу порассуждать.

С чего начать?

Руководителю все свои действия можно разделить на 3 части:

1. То, что можно делегировать прямо сейчас.
2. То, что можно делегировать, но позже (потому что сотрудники не умеют этого делать или умеют не так хорошо, как вы).
3. То, что нельзя делегировать (это чаще всего управленческие функции как планирование, мотивация, контроль, суперважные задачи или конфиденциальные задачи).

После того, как вы составите список своих повседневных дел и разобьете их на 3 группы, дальше нужно постараться «убить» дела из второго пункта (их, скорее всего, у вас будет большинство). А потом, когда достаточно подготовите своих сотрудников, можно будет переключиться и на некоторые дела из списка 3, а за собой оставить только действительно важные дела.

Вообще, я очень люблю говорить, что основная работа руководителя — думать. Но смотрю периодически на себя, на других и понимаю: часто текучка настолько затягивает, что времени на размышления практически не остается. И, конечно, попытаться делегировать максимально — это прекрасный способ освободить себе время на размышления и на решение важных, а не срочных, вопросов.

Как правильно делегировать?

1. Когда у вас появляется какая-то задача, которую нужно решить, задайте себе два вопроса: «Кто вместо меня может это решить?» и «Как сделать это максимально быстро?».
2. Вдохновляйте сотрудников на выполнение новых поручений (а не просто нагружайте их работой). Тогда они с бОльшим откликом отреагируют на ваши задачи.
3. Если сотрудники приходят к вам с вопросами и не в состоянии решить их самостоятельно — не хватайтесь за все сами. Предложите решение или спросите сотрудников, какие они видят выходы из сложившейся ситуации. Но НИКОГДА не берите работу на себя обратно!
4. Когда вы делегируете, то обязательно сообщайте, как и когда вы проконтролируете решение этой задачи, но старайтесь не вмешиваться в процесс.

Следим за выполнением поручений: алгоритм и контроль

Контроль за выполнением поручений должен быть строгим, а вот алгоритм — не обязательно. Важно изначально взрастить в сотрудниках чувство ответственности за результаты их новых задач. А вот как они будут решать задачи…

Если в новых задачах важны точность и правильность исполнения, тогда подробный алгоритм необходим. Если же новые поручения подразумевают творческий подход и нестандартные решения — не ставьте жестких ограничений, дайте сотрудникам свободу действий, свободу проявить себя и раскрыть свой потенциал.

И хочется закончить этот пост переформулированной пословицей, которую нужно помнить каждому руководителю: хочешь что-то сделать хорошо — не делай это сам. Делегируй правильно!

Источник

Как организовать свою деятельность эффективно: 10 простых, но работающих советов

В настоящее время существуют сотни книг и тысячи доступных мобильных приложений, позволяющих повысить продуктивность. Тем не менее, самоорганизация может стать для вас жестким и сложным испытанием.

Далеко не каждый человек стремится к упорядоченной жизни, пребывая в восторге от бесконечных списков дел. Этот опыт может быть подавляющим для творческих личностей или для тех, кто не любит тратить время на организацию процесса. Да, люди обладают разными характерами, темпераментом и типом личности. Поэтому нельзя всех без исключения уместить в одни и те же рамки.

Но если существуют лучшие решения для повышения производительности, почему мы не можем воспользоваться их преимуществами? Это облегчит вашу рабочую нагрузку, а не усложнит вашу жизнь. Перед вами 10 лучших советов, позволяющих управлять временем. Взяв их за основу, вы навсегда расстанетесь с прокрастинацией и ленью.

Правильные инструменты для работы

Чтобы освоить азы тайм-менеджмента, вам необходимо запастись правильными инструментами для работы. Впрочем, этот совет пригодится вам во всех сферах жизни, поэтому точно не будет лишним. Потратьте время, чтобы купить хороший ежедневник (я предпочитаю с пронумерованными крупным шрифтом датами и ленточной закладкой), цветные клейкие стикеры, маркеры, блокнот с отрывными листами, хорошую ручку. В обязательном порядке вам понадобится приложение «Календарь» и «Таймер».

Упрощение

Не выбирайте сложные пути, поэтому откажитесь от ведения электронного ежедневника или приложения «Напоминание». По своему опыту знаю, что когда под рукой находятся ежедневник, блокнот и ручка, тратится в два раза меньше времени на заполнение. Еще один очевидный минус гаджетов: пока вы загружаете нужное приложение, вы упустите гениальную мысль, которая только что пришла к вам в голову.

Откажитесь от идеи приобрести умные часы

Умные часы на вашей руке – это не обязательный инструмент для управления временем. Вряд ли этот модный гаджет увеличит ваши интеллектуальные способности в глазах других людей. Но если вы придете на встречу и достанете из сумки стильный ежедневник и ручку, окружающие немедленно подумают о высоком уровне вашего профессионализма.

Держите свое место в чистоте

Отсутствие признаков беспорядка на рабочем столе станет благодатной почвой для достижения целей. Без сожаления расстаньтесь с вещами, которые вы не используете, переместите старые документы в архивные файлы. Творческий беспорядок хорош только при рождении шедевров живописи и поэзии. У чистого рабочего места есть еще один несомненный плюс: вы значительно экономите время на поиски нужных вещей.

Составление списков дел

В течение дня вам предстоит сделать много дел. Какие-то из них будут важными, а какие-то второстепенными. Только представьте, сколько информации придется удерживать вашему мозгу, если вы не будете составлять списки! Терпеть не можете упорядоченность? Упростите себе задачу, не расписывая по времени каждое дело. Это даст возможность сохранять спокойствие и ничего не упустить из вида.

Предварительное планирование

Заранее планируйте свой день. Это позволит сэкономить время и нервы. Даже пятиминутный просмотр записей в ежедневнике позволит избежать стресса и перегруженности. В вашей голове поселится уверенность в том, что вы держите в руках нити управления над своей жизнью.

Ранний подъем

Все мы знаем эту поговорку: кто рано встает, тому Бог подает. Ранние утренние часы могут быть самыми продуктивными. Ваш мозг работает на высокой скорости и еще не перегружен усталостью. Возьмите за правило вставать раньше на час. В это время вы можете сделать что-то полезное для себя или заняться планированием на ясную голову.

Не позволяйте спонтанным событиям вклиниваться в ваши планы

Помните, что ни одно событие не должно вклиниться в ваши существующие планы. Назначайте встречи в соответствии с вашим существующим графиком. Даже если партнеры убеждают вас в срочности мероприятия, вы должны быть непреклонны.

Источник

Как организовать свою работу или учебу дома: краткие рекомендации

Из-за ситуации с распространением коронавируса миллионы человек перешли на дистанционное обучение и удаленную работу. Но не для всех этот переход проходит гладко. Для тех, кому сложно заставить себя учиться и работать вне офиса, публикуем советы от Марины Котляровой — психолога, члена Международной ассоциации коучей ICTA и Ассоциации карьерного консультирования и сопровождения. Вебинар эксперта был организован накануне Университетом ИТМО.

Организация рабочего места

Очень важно создать себе дома место, хотя бы приблизительно похожее на рабочее. Возможно, придется сделать в квартире пару перестановок, прикупить ширму или перегородки. Перестановка взбодрит ваш мозг и поможет ему изменить восприятие привычного пространства, настроит на рабочий лад. Если вы живете с семьей, детьми, соседями, и у вас нет отдельной комнаты, поможет ширма — ею можно отгородить свое личное пространство и дать понять остальным, что вы заняты и отвлекать вас нельзя.

Уберите из поля зрения все посторонние предметы, пусть на вашем столе царит минимализм. Избавьтесь от всех раздражающих факторов: телевизора, громкой музыки, уведомлений на телефоне, закройте все ненужные вкладки в браузере. При необходимости наденьте наушники для шумоизоляции — можете работать в тишине или включить ненавязчивую фоновую музыку, которая поможет вашей концентрации на работе.

Обязательно поддерживайте связь с коллегами или одногруппниками во время рабочего дня, но не используйте деловую переписку и рабочие чаты для обсуждения личных вопросов — это отвлекает и вас, и ваших коллег. Будьте на связи и с вашим непосредственным руководителем, будьте готовы оперативно откликаться на его задания, отвечать на вопросы и задавать свои.

Заранее возьмите все контакты тех, с кем вам необходимо коммуницировать по работе или учебе — в первую очередь контакты коллег, одногруппников, рабочих или научных руководителей, преподавателей, партнеров, клиентов. Обговорите с ними форматы, в которых вы будете общаться, мессенджеры, которые вы будете использовать. Создайте в облаке виртуальный диск с общим доступом, где будут храниться необходимые для работы документы, учебные материалы.

Если на работе вы еще не используете сервисы совместного управления проектами — самое время начать. Для этого сейчас существует множество платформ и сервисов, одни из популярных — Битрикс24 и Trello.

Обязательно озаботьтесь, чтобы у вас был хороший, стабильный и быстрый интернет. Если его качество вас не устраивает, подумайте о возможности сменить провайдера или подключить другой тариф.

Если вам необходимо заниматься бумажной работой, позаботьтесь о наличии всех необходимых инструментов: работающий принтер, ручки, бумага, степлер и т.д.

Источник: pikabu.ru

Организация рабочего времени

Хорошо, допустим, что с рабочим местом вы разобрались, как теперь организовать свое время? Очень просто — всего лишь придерживайтесь установленного рабочего графика и не ломайте режим, к которому вы привыкли. Да, теперь, когда не нужно ехать на метро на другой конец города, кажется, что можно и поспать подольше, и поваляться в кровати лишний час. Делать так крайне не рекомендуется — из-за таких поблажек вам с каждым днем будет все сложнее настроить себя на продуктивную работу.

Поэтому вставайте в то время, какое привыкли, умывайтесь, одевайтесь, завтракайте. Лишний час, который вы тратили на дорогу, можете использовать более осмысленно: приготовьте себе полезный полноценный завтрак вместо бутербродов, почитайте книжку и сделайте, наконец, уже зарядку.

То же самое с перерывами — обедайте в то же время, что и в офисе, сделайте себе запас воды и перекусов на рабочем столе, приготовьте термос чая или кофе — так вы не будете без конца отвлекаться и проверять содержимое холодильника.

Самое убийственное для продуктивности, что вы можете сделать — это представить работу из дома как полувыходной. Да, возможно, теперь у вас появилось чуть больше свободного времени, но это не значит, что вы можете забить на свои обязанности и вместо этого заняться другими более интересными делами. Сохраняйте тот же баланс рабочего и свободного времени, какой был у вас раньше, не сдвигайте рабочие часы, организуйте домашние дела так, чтобы они не мешали рабочему процессу.

Не выпасть из графика поможет четкое планирование. Подробно распишите все свои задачи на день, разбейте их на подзадачи, поставьте себе дедлайны. И обязательно ведите отчетность — для себя и своего руководителя, отмечайте все, что сделано и все, что предстоит сделать. Наглядный план поможет вам визуализировать рабочий процесс — это помогает не только в концентрации, но и в мотивации.

Для начала попробуйте подводить мини-итог в конце каждого часа. После того, как привыкнете, можете ограничиться чек-поинтами в середине дня, например, в обед. По окончании рабочего дня подведите итог, похвалите себя за проделанную работу, подумайте, что вы могли бы сделать лучше и продуктивнее — и с этими замечаниями спланируйте следующий день.

Если у вас проблемы с концентрацией, попробуйте использовать одну из техник тайм-менеджмента, например, «Помидор» — 25 минут работаете, ни на что не отвлекаясь, пять минут отдыхаете, затем снова 25 минут работаете и т.д. Важно, чтобы пять минут отдыха вы тратили не на проверку соцсетей, а на максимально отвлеченное от работы занятие. Например, можно походить по дому, поразминаться, сделать пару отжиманий или просто посидеть с закрытыми глазами.

В Google Play и App Store можно найти сотни приложений тайм-менеджмента. Рекомендуем обратить внимание на Forest: вы задаете промежуток времени, в течение которого будете сконцентрированы, «сажаете» дерево, и, если вы отвлеклись и полезли в телефон, дерево засыхает. Удивительно, но это очень мотивирует.

Самоорганизация

И вот мы перешли к самому главному и самому сложному — как все-таки заставить себя работать и учиться, не скатиться в апатию и не увязнуть в прокрастинации?

Во-первых, с самого утра приведите себя в порядок: смените пижаму на что-то более приемлемое, причешите волосы, можете даже сделать макияж — все это поможет перестроиться с домашнего режима на рабочий. А еще не придется краснеть перед коллегами или начальством, если внезапно придется созваниваться по видеосвязи. В том числе вам не будет стыдно перед коллегами или преподавателями своих домочадцев и соседей, в том случае, если вы живете не одни.

Во-вторых, старайтесь все самые важные, сложные или просто неприятные дела сделать с самого утра или хотя бы до обеда. Так они не будут оттягивать ваше внимание и не отравят весь ваш день (или несколько дней, если вы склонны к откладыванию на потом).

Если вы склонны к прокрастинированию, то подумайте — почему это так? Чаще всего склонность к прокрастинации связана со страхом или фрустрацией перед слишком большим объемом работы или слишком сложной задачей. Есть такая поговорка: «Съесть слона по кусочкам». Разбивайте все задачи на более мелкие подзадачи — до тех пор, пока они не станут совсем простыми и не обременительными. Обязательно отмечайте выполнение каждого, даже самого незначительного пункта. Так вы сможете обмануть свой мозг и мотивировать его на продуктивную работу.

Опять же, попробуйте методики тайм-менеджмента, их великое множество. Например, матрица Эйзенхауэра предлагает все дела распределять по категориям «важное/не важное», «срочное/не срочное», а методика «АБВГД» позволяет распределить все дела по степени приоритетности, а от некоторых отказаться вовсе.

Обязательно договоритесь с людьми, с которыми живете, чтобы они вас не отвлекали. Выстраивание личных границ — очень важный навык, и ситуация, когда все работают из дома — отличный повод этот навык прокачать. Обозначьте своим близким и родным свои границы и свое рабочее время — так им будет проще уважать ваше пространство и не отвлекать от рабочего процесса.

На самом деле переход на удаленную работу или дистанционное обучение — отличная возможность для самонаблюдений. Попробуйте проследить за своими естественными биоритмами: в какое время суток вы наиболее продуктивны, а в какое — совсем нет. Распределяйте нагрузку в соответствии с этим, назначайте важные встречи и созвоны на то время, когда вы в наиболее ресурсном состоянии, старайтесь успеть сделать все дела до наступления спада. Конечно, не получится игнорировать рабочий режим коллег и поток дел, но такие самонаблюдения определенно помогут вам и в будущем.

Лайфлоггинг. Источник: bitnine.net

Попробуйте заняться лайфлоггингом: установите приложения для фиксации рабочего и свободного времени, список задач с возможностью контроля за их выполнением, трекер привычек.

Спорт

Если утром или вечером у вас были спортивные тренировки — ни в коем случае от них не отказывайтесь. Закрытие фитнес-центров и спортзалов не катастрофа: просто замените свои обычные тренировки на домашние, переключитесь на бег или прогулки на свежем воздухе. Если занятия спортом никогда не были частью вашей повседневной рутины — что ж, сейчас самое время обзавестись полезными привычками. Помните, что мозгу для полноценной работы обязательно нужны свежий воздух и хотя бы минимальные физические нагрузки. Даже короткие прогулки помогают отвлечься от дел, перезагрузиться и вступить в бой с новыми силами.

Источник