Диспетчерскую своей управляющей компании

АДС для управляющей компании: выбираем платформу и программу

С 1 марта 2019 года аварийно-диспетчерские службы в управляющих организациях должны работать согласно новым правилам, установленным ПП РФ № 331. Рассмотрим, как управляющей компании правильно выбрать программу для работы аварийно-диспетчерской службы.

Что будет, если не перестроить работу

Те управляющие организации, которые не успели перестроить работу своих аварийно-диспетчерских служб, рискуют получить штраф за нарушение лицензионных требований. Сумма такого штрафа для юридического лица может достигать 300 тысяч рублей, а руководителя организации могут дисквалифицировать на три года, согласно ч. 2 ст. 14.1.3 КоАП РФ.

ПП РФ № 331 изменило сроки устранения аварий, сроки ответов на звонки жителей, правила регистрации заявок, регламент выезда на объекты. Управляющие компании задумались, как выстроить работу аварийно-диспетчерских служб так, чтобы ничего не упустить.

Как выбрать программу для работы диспетчерской

В первую очередь рекомендуем обратить внимание на соответствие программы требованиям действующего законодательства и на наличие в ней всех необходимых для работы аварийно-диспетчерской службы функций. Это и регистрация заявок, и регламент ответа на телефонные звонки, и контроль за соблюдением сроков локализации и ликвидации аварий, и передача заявок исполнителям, и учёт материалов, инструментов, ключей от помещений.

После такой проверки изучите интерфейс программы, попробуйте её в действии: удобно ли сотрудникам будет в ней работать.

Поинтересуйтесь у разработчиков, как сохраняются данные, не потеряются ли они в случае сбоев в работе программы. Узнайте о том, как обрабатываются персональные данные.

Всем требованиям, предъявляемым к современной диспетчерской, соответствует наш сервис «АДС на 100%». Рассмотрим, как он может помочь сотрудникам аварийно-диспетчерских служб в их работе, в том числе взаимодействии с собственниками помещений.

Что такое «АДС на 100%»

«АДС на 100%» – это готовое решение для автоматизации приёма и обработки обращений жителей многоквартирных домов в управляющую организацию. Сервис помогает управляющим организациям выполнять требования законодательства по работе аварийно-диспетчерских служб:

• ПП РФ № 416,
• ПП РФ № 354,
• постановления Госстроя РФ № 170,
• ГОСТ Р 56037-2014.

Персональные данные защищены согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ и информация не сообщается никому вне РосКвартала. «Облачные» данные не потеряются в случае сбоев, каждый день мы делаем двойное копирование всех данных по вашей организации.

В сервисе соединены все возможности традиционных систем для персональных компьютеров и современные инструменты. Пользователи сервиса могут отказаться от устаревших программ и бумажных журналов, сэкономить на автоматизации, увеличить эффективность обслуживания жителей и привлечь больше клиентов.

Возможности электронной диспетчерской

Чтобы в сервисе «АДС на 100%» было удобно работать, при его разработке мы провели опросы управляющих организаций и учли полученные пожелания. С помощью программы сотрудники аварийно-диспетчерской службы смогут:

1. Работать с заявками и жалобами жителей многоквартирных домов.

Принимайте, обрабатывайте и распределяйте заявки, назначайте сроки их выполнения, контролируйте исполнение заявок, просматривайте историю выполненных работ и поддерживайте обратную связь с заявителями.

2. Вести электронный журнал заявок и аварийных отключений.

Храните заявки в электронном виде, пользуйтесь удобными фильтрацией, сегментацией и поиском по всем полям заявки, ведите отдельные журналы по организациям и участкам.

3. Передавать заявки подрядным организациям.

Обменивайтесь данными по заявкам и выполненным работам с подрядными организациями, выстраивайте наиболее быстрый маршрут к месту выполнения заявки.

4. Работать с обращениями граждан и юрлиц.

Формируйте ответы на обращения и контролируйте их выполнение, записывайте собственников на приём к руководителю, опрашивайте жителей о качестве обслуживания, ведите журнал входящей и исходящей корреспонденции.

5. Контролировать исполнение заявок.

Следите за ходом выполнения заявки, ведите учёт затраченных ресурсов, просматривайте акты и фото с результатом выполнения заявок, получайте оценки по выполненным заявкам по 10-балльной шкале.

6. Вести учёт материалов и инструментов на складе.

Пополняйте и списывайте материалы и инструменты, ведите подробный учёт, создавайте акты списания по форме М-29, отправляйте акты на проверку и согласование, ведите учёт ключей от технических помещений.

7. Использовать возможности современной цифровой телефонии.

Записи телефонных разговоров прикрепляются к заявкам, диспетчер видит всю информацию о звонящем. У него есть возможность оставлять и принимать голосовые сообщения, прослушивать аудиозаписи заявок, бесплатно звонить внутри организации, принимать показания приборов учёта.

8. Вести учёт установленного оборудования.

Храните данные до приборам учёта, лифтам, домофонам, получайте напоминания о сроках поверки и замены приборов учёта, принимайте показания приборов учёта по телефону, в мобильном приложении, через Телеграм-бота или в приложении во «ВКонтакте».

9. Разделять права и полномочия сотрудников.

Разделяйте доступ к данным диспетчерской по ролям, ограничивайте права доступа, чтобы каждый сотрудник видел только то, что необходимо для его работы.

10. Формировать документы и аналитические отчёты.

Составляйте заказ-наряды, акты выполненных работ, счета, договоры, маршрутные листы и другие документы. Анализируйте базы заявок в разрезе разных параметров, подготавливайте аргументированные отчёты для клиентов.

Как работает сервис «АДС на 100%»

«АДС на 100%» – это облачный сервис, поэтому вам не придётся устанавливать на компьютер никаких дополнительных программ. Работать вы сможете из любой удобной точки через браузер.

Для сотрудников на выезде разработано мобильное приложение, с помощью которого они:

• получают и просматривают заявки,
• сообщают мастерам и специалистам об обнаруженных проблемах,
• общаются с заявителями в чате,
• отмечают планируемое время выполнения заявки,
• формируют отчёты о выполнении работ,
• прикладывают фотографии результата,
• фиксируют недостатки жилфонда или предаварийные ситуации.

Сервис «АДС на 100%» связан с мобильным приложением «Моя Квартира», которое помогает управляющим организациям наладить работу с собственниками помещений: снизить поток бумажных обращений и отвечать на запросы в сжатые сроки. В приложении жители многоквартирных домов:

• получают информацию о своём доме и управляющей организации,
• отправляют заявки в аварийно-диспетчерскую службу,
• общаются с исполнителями работ и диспетчерами в чате,
• передают показания приборов учёта,
• записываются на приём в управляющую организацию,
• смотрят результаты прошедших ОСС и принимают участие в текущих,
• отслеживают статусы заявок,
• узнают об аварийных ситуациях и отключениях,
• передают показания приборов учёта.

Как выстроить работу в сервисе

Привыкать к новому непросто. Мы постарались сделать так, чтобы процесс регистрации в сервисе и обучение по работе в нём были максимально просты и понятны.

Чтобы начать работать в сервисе, диспетчеру нужно зарегистрироваться на сайте roskvartal.ru, заполнить информацию в личном кабинете сайта, получить подтверждение регистрации на электронную почту и внести в сервис сведения о работниках вне офиса.

Выездные сотрудники регистрируются на сайте roskvartal.ru и устанавливают мобильное приложение.

Чтобы вам было понятно, как работают все функции сервиса, наш сотрудник проведёт подробную демонстрацию столько раз, сколько необходимо, и всегда будет на связи, если у вас появятся вопросы.

Заполните форму, если хотите принять участие в 30-дневном бесплатном тестировании и использовании сервиса «АДС на 100%». При оплате полного доступа после окончания тестового периода мы предоставим вам бесплатный доступ к курсу «Деловое общение для сотрудников управляющих компаний».

Источник

Как УО организовать эффективную работу АДС с заявками жителей

Организовать эффективно работающую аварийно-диспетчерскую службу – задача непростая, но её должны выполнить все управляющие организации. Рассказываем, как легко и быстро УО может принимать от жителей заявки на работы, направлять их на исполнение и получать отчёты с помощью сервиса «АДС на 100%».

Используйте онлайн-сервис и электронные журналы для приёма и учёта всех входящих заявок

С 1 марта 2019 года действуют новые правила работы аварийно-диспетчерских служб управляющих организаций. В помощь УО мы разработали сервис «АДС на 100%» и выпускаем видеоинструкции о работе в нём. В первом ролике мы рассказали о ведении в электронной форме журналов регистрации заявок. Вторая мини-инструкция посвящена алгоритму создания заявки и передачи её в работу мастерам УК или подрядчику:

Исполнительный директор РосКвартала Борис Валит показал, как принять от клиента заявку на платные работы с помощью сервиса «АДС на 100%». После авторизации в программе диспетчер попадает в «Журнал заявок», куда и будет заносить поступающие от жителей многоквартирных домов обращения.

Когда житель дома звонит в аварийно-диспетчерскую службу впервые, сотрудник видит только номер его телефона. Если в АДС позвонит клиент, который уже ранее обращался в службу, то при звонке программа отобразит все ранее введённые о нём данные: имя, адрес и информацию о ранее выполненных заявках.

Диспетчер, ответив на звонок и выяснив, что клиент хочет, например, заменить радиатор отопления в квартире, должен создать новую заявку, нажав на соответствующую кнопку. Как это сделать, пошагово рассказано в видеоинструкции.

Уведомляйте мастеров о заявке и времени её исполнения через мобильное приложение или по электронной почте

Диспетчер, заполняя заявку, назначает исполнителя, выбирая его из выпадающего списка. Это может быть сотрудник УО или подрядчик, который выполняет по договору с компанией необходимые жителю дома услуги.

Исполнитель может узнать о новом задании двумя способами:

1. Диспетчер звонит ему и передаёт информацию о заказе.
2. Уведомление о заявке приходит в мобильном приложении автоматически.

Также уведомления о заявке можно направлять по sms-сообщениям или электронной почте. Последнее удобнее, если работы будет проводить не сама УО, а подрядчик.

Назначить время, когда мастер придёт к клиенту выполнять его заявку, диспетчер тоже может двумя способами. Если заранее неизвестно, во сколько нужный специалист освободится и сможет выполнить заявку, то диспетчер указывает только желаемое для жителя время, диапазон. Затем сотрудник АДС звонит исполнителю, согласовывает конкретное время и уведомляет о нём заказчика.

Более простой способ назначить время исполнения заказа – вести учёт рабочего времени всех исполнителей в сервисе «АДС на 100%». Диспетчер открывает календарь и находит там свободное время для исполнения того или иного заказа. Заказ назначается конкретному специалисту на конкретное время в один клик мышки, и сделать это можно непосредственно во время разговора с жителем дома. Не потребуется перезванивать и отдельно согласовывать время с клиентом и мастером.

При этом после создания заявки в неё можно вносить изменения: выбрать другого исполнителя, иное время исполнения, добавить комментарии и дополнительные сведения. Как это сделать, подробно показано в видеоинструкции.

Предоставьте исполнителям возможность подгружать отчёты и самостоятельно закрывать заявки

Получение отчёта от исполнителя о результатах работы и закрытие заявки в сервисе «АДС на 100%» происходит двумя способами – в зависимости от того, пользуются ли бригады мобильным приложением.

Если приложение не установлено, то передача отчёта о выполнении заявки от исполнителя диспетчеру происходит в «ручном режиме». То есть мастер, выполнив работы, звонит в АДС или приходит лично, чтобы отчитаться о работе. В таком случае диспетчер вручную закрывает заявку в сервисе, нажимая на кнопку «Отменить как выполненную».

Когда мастера пользуются мобильным приложением, то они сами закрывают выполненные заявки, прилагая сразу фотоотчёт о результате работ или фото подписанного акта.

Какие именно сведения необходимо указать в карточке заказа при его закрытии, можно заранее установить для каждого типа принимаемых заявок. Например, при работах, которые требуют расхода каких-либо материалов, при закрытии заявок мастера/диспетчеры будут должны указать, какие материалы были потрачены и в каком количестве.

Откройте для себя все возможности сервиса «АДС на 100%» для современных управляющих организаций

Во втором видеоролике о работе в сервисе «АДС на 100%» мы рассказали и показали, как создавать платные заявки, передавать их своим сотрудникам или подрядчикам, а также контролировать их исполнение, качество работ и сроки.

Эти возможности сервиса позволят УО легко организовать работу аварийно-диспетчерской службы в соответствии с требованиями жилищного законодательства. Если вы ещё не пользуетесь возможностями сервиса «АДС на 100%» и не уверены, что он вам подойдёт, подключите демо-доступ к программе.

Попробовать в действии онлайн-сервис «АДС на 100%» очень просто: оставьте заявку, и с вами свяжется наш консультант, который подробно расскажет, как работать в сервисе. Наш сотрудник поможет настроить диспетчерскую специально под вашу компанию и ваши бизнес-процессы.

В следующей видеоинструкции мы расскажем о том, как с сервисом «АДС на 100%» УО легко организовать работу с письменными обращениями граждан, которые не требуют выезда мастера, вести их учёт и вовремя отвечать на все запросы жителей многоквартирных домов.

Заполните форму, если хотите принять участие в 30-дневном бесплатном тестировании и использовании сервиса «АДС на 100%». При оплате полного доступа после окончания тестового периода мы предоставим вам бесплатный доступ к курсу «Деловое общение для сотрудников управляющих компаний».

Источник