Директор оплачивает свои расходы за счет компании

Как правильно учесть личные расходы руководства за счет компании

Объясняем, как снять ответственность с главных бухгалтеров за учет спорных операций по р/с компании.

Зачастую учредители и директора компаний забывают, что расчетный счет компании – это не их личный счет, совершая тем самым свои личные расходы за счет компании, а также требует от главных бухгалтеров учесть личные траты при расчете налога на прибыль.

Рассмотрим, как снять ответственность с главных бухгалтеров за учет спорных ситуаций.

1. Деньги под авансовый отчет:

Часто руководители перечисляют себе в подотчет крупную сумму денежных средств на неопределенный срок, а авансовые отчеты не представляют.

Для учета подотчета необходимо руководителю написать заявления на выдачу подотчетных денежных средств и предоставлять хотя бы часть чеков на покупку. Если же этого не происходит, то безопаснее начислить на зависшие без отчета деньги НДФЛ и взносы. Иначе это сделают налоговики, уже со штрафами и пенями. С требованиями ревизоров согласны и судьи (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).

Необходимо обратить внимание, что когда компания выдает деньги из кассы без заявления или директор еще не вернул ранее полученный подотчет, налоговики считают это нарушением правил работы с наличными. Если нет оснований для выдачи денег, нет и самих подотчетных. Инспекторы прибавляют их сумму к остатку по кассовой книге. Если сальдо будет выше лимита, компания его превысила и возможен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Чтобы снизить риски при выдаче подотчета, сначала необходимо оформить документы на возврат долга и составить приходный кассовый ордер. Затем получить заявление, в котором директор увеличит сумму на задолженность по предыдущему подотчету. За директором так и останется долг, а компания ничего не нарушит.

1. Личные покупки из магазинов:

Нередко руководители компаний, совершая покупки в магазинах для целей компании, одновременно закупают продукты и товары для личных целей, а затем требуют возместить всю сумму по чеку.

Для принятия данных расходов в затраты организации необходимо:

• получить письменное заявление от руководителя на фирменном бланке компании о возмещении расходов по документу;
• к заявлению приложить документы, подтверждающие закупку;
• оформить авансовый отчет.

При этом опасно включать личные покупки руководителя такие, как косметические товары и прочее, в расчеты по налогу на прибыль. Если все же необходимо компенсировать непроизводственные траты руководителю, то необходимо исчислить НДФЛ и страховые взносы. Включить же их в затраты по налогу на прибыль не рекомендуется.

1. Обеды в кафе и ресторанах:

Руководители компаний могут пообедать в кафе или ресторане, а потом принести чеки бухгалтеру и предложить списать расходы за счет компании. В затраты по налогу на прибыль можно взять данные расходы, если есть условие в трудовом или коллективном договоре о бесплатном питании. Если такого условия нет, списать бесплатное питание будет сложно. Оно положено только сотрудникам, которые работают во вредных условиях (ст. 222 ТК РФ).

Данные расходы можно учесть как представительские расходы компании.

Для этого необходимо:

• составить смету на банкет;
• издать приказ руководителя о представительских расходах;
• составить отчет о мероприятии.

Если же из чека ясно, что обед явно на одного, то включать затраты в представительские расходы опасно, т.к. инспекторы проверяют, присутствовали ли на мероприятии потенциальные контрагенты. В судебной практике есть примеры, когда налоговики проверяли списки приглашенных участников на деловой обед и выясняли, что на нем были исключительно представители компании. Такие затраты ревизоры снимают, и судьи их поддерживают (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.12.16 № Ф07-12163/2016).

Не следует забывать, что представительские расходы можно учесть только в пределах норм. Это не больше 4% от расходов на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Если траты невозможно учесть как представительские расходы, но директор требует их возместить, то можно их списать за счет чистой прибыли, начислив НДФЛ и страховые взносы. Ведь это будет очевидно, что расходы непроизводственные и это доход директора. Страховые взносы и НДФЛ необходимо начислить за месяц, в котором признаны расходы. Сумму НДФЛ удержать из ближайшей денежной выплаты директору (п. 4 ст. 226 и п. 1 ст. 420 НК РФ).

1. Расходы на автомобиль:

Расходы на автомобиль можно учесть как траты на служебный транспорт.

Для этого необходимо:

• заключить договор аренды транспортного средства с физическим лицом – руководителем компании;
• заполнить путевые листы;
• начислить, удержать и перечислить НДФЛ с суммы аренды по договору.

Тем самым можно будет принять в затраты расходы на ГСМ, расходы на ремонт и содержания автомобиля.

1. Расходы на отдых вместо командировки:

Проблемы с учетом затрат возможны, когда руководство совмещает деловую поездку с отдыхом или прямо просит отразить отпуск как командировку.

Для учета затрат необходимо получить у директора документы на проезд и проживание, в частности, билеты и счета из гостиницы (п. 49 ст. 270 НК РФ и письмо Минфина России от 28.04.10 № 03-03-06/4/51), отчет о поездке. Из него должно быть ясно, что поездка была связана с деятельностью компании, а не с отдыхом.

Если документов на поездку нет или из бумаг ясно, что это не командировка, признавать затраты опасно. Например, если поездка приходится на нерабочее время, в частности на новогодние каникулы.

Для того, чтобы поездка носила служебный характер, руководителю, необходимо предоставить отчеты и протоколы о встречах с контрагентами, заключенные договоры, анализ рынка сбыта компании и конкурентов, документы на покупку активов и пр.

Источник

Личные расходы директора: можно ли жить за счет фирмы

Личные расходы директора: можно ли жить за счет фирмы?

Любые расходы руководителя могут быть оплачены из бюджета компании – за счет прибыли, остающейся после выплаты всех налогов. Впрочем, некоторые расходы можно «повесить» на затраты, уменьшив налог на прибыль и фактически увеличив свой собственный доход.

Какие затраты руководителя БЕЗУСЛОВНО можно отнести на расходы?

Необходимо отметить, что законодательство РФ о налогах не содержит норм, связывающих отнесение затрат фирмы на уменьшение полученных фирмой доходов с тем, какое лицо производит эти расходы: руководитель или не руководитель.

Закон (ст. 252 НК РФ) в целях исчисления налога на прибыль устанавливает только следующие критерии:

1) расходы должны быть обоснованы, то есть экономически оправданы для деятельности конкретной фирмы,

2) расходы должны быть документально подтверждены, то есть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, или документами, косвенно подтверждающими эти расходы (например: таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии со служебным заданием).

Такой же принцип и для принятия к вычету расходов в части НДС, но у покупателя обязательно должен быть счет-фактура, оформленный в соответствии со ст. 169 НК РФ.

Поэтому в случае налоговой проверки налоговый орган будет выяснять не только и не столько, кто произвел расходы денег фирмы (хотя это тоже немаловажный факт), а для какой цели эти расходы сделаны и какими документами они подтверждены. Аналогично будет выясняться вопрос расходов и обращения в суд, если спор об обоснованности расходов дойдет до суда.

Если руководитель одновременно входит в число владельцев фирмы, то вопрос об источнике денег для его расходов иногда решается не через прямое финансирование расходов за счет денег фирмы, а через регулярную (но, в соответствии с учредительными документами фирмы!) выплату дивидендов. В данный момент к налоговой базе по доходам, полученным в виде дивидендов от российских организаций российскими гражданами, являющимися налоговыми резидентами РФ, применяется налоговая ставка 9 процентов. Оставшиеся после налогообложения дивиденды руководитель может тратить по своему усмотрению. Бывает, что такой путь целесообразнее, чем обосновывать, для какой цели руководитель потратил деньги фирмы на «ужин в ресторане» или «номер в отеле».

Если же расходы обоснованы и подтверждены надлежащими документами, то в целях исчисления налога на прибыль не запрещено списывать расходы, обычно производимые руководителями при командировках или деловых встречах, например: на питание, аренду автомобиля, гостиничного номера или зала для переговоров, мобильную связь, Интернет и пр.

Бухгалтерам фирм, применяющих УСН или ЕСХН, нужно быть особенно внимательными и проверять каждый вид расхода на соответствие правилам НК РФ для УСН или ЕСХН, так как для этих спецрежимов не все расходы могут приниматься к уменьшению доходов, даже если расход обоснован с точки зрения производственной целесообразности самой фирмы. К документам, составленным на иностранном языке, необходимо прилагать перевод на русский язык.

Какие расходы руководителя оплачивать за счет фирмы можно с осторожностью?

Если бухгалтер имеет сомнения в том, что расход надлежаще обоснован и при этом сумма расхода не является для фирмы существенной, правильнее такой расход отнести за счет прибыли и не тратить потом время на споры об обоснованности такого расхода.
Если же такое решение не находит понимания, то руководителю желательно учитывать, что любые расходы, не подтвержденные надлежащими документами и/или выходящие за рамки разумных пределов по стоимости и/или по содержанию, могут быть предметом спора с налоговым органом. Например, расходы на вино, водку, пиво, сигареты, шоу-группы и т. п. при проведении деловых переговоров. Отсутствие отчета о командировке и/или бизнес-встрече очень нежелательно, т. к. налоговый орган может посчитать расходы на эти мероприятия необоснованными.

Какие «экзотические» виды расходов вам приходилось встречать у ваших клиентов?

Сейчас уже не «начало 90-х», и бизнес становится более образованным. Но бывают случаи, когда с корпоративных пластиковых карт, выдаваемых для использования в командировках, руководители фирм, особенно если они еще и владельцы бизнеса, производят расходы на личные нужды и нужды своей семьи. Например, приобретают парфюмерию, одежду, предметы интерьера, оплачивают развлекательные центры и т. п. Отнесение таких расходов «на себестоимость» фирмы законом не предусмотрено.

Что вы можете посоветовать руководителю, чтобы сократить риски начисления штрафов за неверно оформленные расходы (риски ошибок «штатной бухгалтерии»)?

«Штатная бухгалтерия» бывает разная по квалификации. Если руководитель имеет основания считать, что бухгалтер квалифицирован в вопросе оформления расходов, необходимо, чтобы бухгалтер провел с работниками инструктаж по оформлению расходов и составил им письменную памятку (как должны быть оформлены расходы, что можно принять на расходы, а что нельзя). Если же вышеуказанное решение не подходит, желательно пригласить стороннего специалиста для проведения данной работы, особенно если расходы руководящего звена регулярны и существенны по размеру. Кроме того, желательно примерно раз в полгода-год проводить проверку правильности оформления расходов силами внешних консультантов, которые имеют опыт участия в налоговых проверках и в судебных спорах. Это будет определенной подстраховкой для «штатной бухгалтерии» и уменьшит риски ошибок.

Александра НИКОЛАЕВА, ведущий эксперт «ПАГ» юридической группы «Прайвэт Атторнейз Гроуп», управляющий партнер московского офиса.

www. pag-group. ru

Журнал «На стол руководителю» №29, 2008г.

Источник

Как документально оформить личные покупки директора, оплаченные карточкой с расчетного счета?

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Надежды (г. Москва)

Будьте добры, подскажите, пожалуйста. Директор имеет карточку, привязанную к расчетному счету организации. Периодически он с нее оплачивает покупки личного характера. Эти средства списываются, как оплата в счет ЗП. Соответственно, ЗП директору не выплачивается, т.к. всю сумму, и даже, порой, больше, он «выбирает» таким образом. Как лучше поступить в данной ситуации? Какими документами правильнее оформить? Насколько правомерны такого рода операции?

Порядок выдачи платежных карт на территории РФ и особенности осуществления кредитными организациями операций с их использованием регулируются Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение N 266-П).

Юридическое лицо устанавливает перечень лиц, на имя которых выпускаются банковские карты. Банковская карта оформляется непосредственно на физическое лицо — держателя карты, которое может осуществлять с использованием расчетных и кредитных карт операции, предусмотренные п. 2.5 Положения N 266-П.

Пунктом 2.5 Положения N 266-П кредитной организации — эмитенту так же рекомендуется установить для клиента — юридического лица возможность получения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для целей, указанных в настоящем пункте, в сумме, не превышающей 100 000 рублей, в течение одного операционного дня.

В безналичном порядке держатель карты может оплатить любые суммы: банковская карта согласно Положению N 266-П является инструментом безналичных расчетов и установленный ЦБ РФ (Указание от 20.06.2007 N 1843-У) лимит расчетов наличными в рамках одного договора (100 000 руб.) на расчеты с ее применением не распространяется.

В российском законодательстве нет такого понятия, как «личные расходы руководителя», и также не содержится норм относительно налогообложения расходов руководителей компаний. Для учета и налогообложения нет разницы, какой сотрудник, будь то руководитель или клерк, осуществляет расходы.

Сотрудники компаний могут снимать с корпоративной карты деньги на любые расходы, связанные с хозяйственной деятельностью фирмы.

Использование корпоративных карт запрещено лишь для выплаты доходов сотрудникам.
Чтобы работники знали и понимали, когда и как можно использовать карту, нужно выпустить локальный нормативный акт, в котором подробно прописать порядок представления отчета держателями карт по использованным ими деньгам, ответственность за нарушение порядка держателями карт и т.д. В частности, нормативными правовыми актами не установлен срок, в течение которого работник должен представить в организацию отчет об израсходованных суммах по корпоративной карте. Поэтому этот срок должен установить руководитель.

Сделку с использованием пластиковой карты сопровождают расчетные документы — слипы (квитанции электронного терминала) или квитанции банкомата. Они дают информацию о расходах по специальному карточному счету. Эти расходы должны быть подтверждены квитанциями, товарными чеками на получение соответствующих услуг и т.д.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты (кроме безналичной оплаты расходов, связанных с основной деятельностью организации). Поэтому сотрудник, использующий карту, обязан отчитываться по израсходованным средствам.
Авансовый отчет должен быть сдан в бухгалтерию вместе документами, подтверждающими фактически произведенные расходы.

Как указано в ст. 252 НК РФ, в целях исчисления налога на прибыль устанавливаются только следующие критерии: 1) расходы должны быть обоснованны, т.е. экономически оправданны для деятельности конкретной фирмы; 2) расходы должны быть документально подтверждены.
Ответственность за сохранность карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных лимитов несет ее держатель.
Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета всегда отражается проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 55 «Карточный счет».

Если же работник не представит документы либо отчет не будет утвержден руководителем, то на использованную работником сумму делается проводка по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете в этом случае никаких расходов не будет. При возмещении этих сумм работником они также не признаются доходом организации ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной карты, организация может принять решение о взыскания с виновного работника суммы, использованной не по назначению, на основании ст. ст. 238, 241 и 248 ТК РФ. Взыскание производится по распоряжению работодателя, если причиненный ущерб не превышает среднемесячного заработка. Распоряжение должно быть издано в течение одного месяца с момента (даты) окончательного установления размера ущерба. Взыскание производится независимо от привлечения виновного работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности.

Организации-работодателю необходимо согласие работника на добровольное возмещение и удержание из его заработной платы суммы среднего месячного заработка в счет погашения причиненного ущерба, так как перечень оснований для удержания из заработка работника денежных сумм, установленный в ст. 137 ТК РФ, является закрытым.
По согласованию с работодателем работник может возмещать ущерб с рассрочкой платежа. Согласование оформляется письменным обязательством, в котором указываются конкретные сроки и суммы платежа.

В случаях просрочки установленных сроков взыскания и несогласия работника добровольно возместить ущерб, а также при превышении ущербом величины среднемесячного заработка или при увольнении работника до полного возмещения ущерба задолженность взыскивается в судебном порядке.

Личные траты работника, в том числе и произведенные им в командировке (такие как расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, услуг по уборке в номере, телефонных переговоров и другие расходы), не могут быть признаны организацией при исчислении налога на прибыль. Суммы возмещения работником указанных расходов, осуществленных за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, также не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина России от 03.07.2006 N 03-03-04/2/170). Иными словами, в такой ситуации ни расходы (личные траты работника), ни доходы (суммы, возмещенные работником организации) не участвуют в формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Из описанной в вопросе ситуации можно сделать вывод, что нарушение в виде использования сотрудником (в частности, руководителем) денежных средств организации при отсутствии документов, подтверждающих целевое использование корпоративной карты, носит систематический характер. Как это ни парадоксально, действующим законодательством не предусмотрено санкций, если на основании соответствующего заявления руководителя, как сотрудника организации, в конце каждого месяца в учете организации делается запись Дебет 70 Кредит 73 в размерах соответствующей задолженности директора или обязательств по выплате ему зарплаты, и ни расходы (личные траты директора), ни доходы (суммы, возмещенные директором за счет зарплаты или путем внесения в кассу, на расчетный счет) не участвуют в формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

В то же время исполнительному органу организации в лице ее руководителя рекомендуется помнить, что правильная организация использования денежных средств обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния. Кроме того, рациональная организация расчетов, правильность постановки их учета предупреждают негативные последствия по этим операциям в последующем.

Получить персональную консультацию по любому налогу в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться два-три наиболее интересных вопроса, ответы на которые вы сможете прочесть в консультациях Татьяны Потаповой.

Источник