Директор арендует автомобиль у своей организации

Поездки директора на служебном авто: нужен ли путевой лист?

По новым правилам, действующим с 1 января 2021 года, путевой лист нужен всегда, и оформлять его должны все фирмы, у которых есть свой транспорт, независимо от их организационно-правовых форм. Факт использования автомобиля для собственных либо коммерческих нужд, на эту обязанность не влияет.

Путевой лист для подтверждения расходов на ГСМ

Для того, чтобы учесть расходы на ГСМ фирме необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.

Перечень документов, подтверждающих расходы на ГСМ, законодательно не установлен.

Факт приобретения ГСМ организация может подтвердить, например:

• документами об оплате – кассовыми чеками, платежными поручениями, товарными накладными, талонами на топливо, топливными картами;
• авансовым отчетом, если ГСМ приобрели на подотчетные деньги;
• отчетом о движении ГСМ;
• ведомостями учета выдачи ГСМ;
• лимитно-заборными картами.

При этом отметим, что все вышеперечисленные документы лишь подтверждают факт приобретения ГСМ.

По мнению чиновников, затраты на приобретение бензина нельзя учесть по налогу на прибыль ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина.

Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС лишь подтверждает факт приобретения бензина. А сам факт использования бензина для служебных целей при этом не подтвержден.

Следовательно, отсутствует одно из необходимых условий для учета расходов – их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (ст. 252 Налогового кодекса).

Путевой лист для служебных поездок директора нужен

Основным документом, которые подтвердит расход ГСМ, является путевой лист. На этом всегда настаивали чиновники (письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@).

С его помощью можно установить, во-первых, использование автомобиля в служебных целях. В этом помогут данные о:

• пробеге и времени фактического использования транспорта;
• маршруте, по которому авто двигалось в течение дня.

Показания одометра при выезде со стоянки и заезде в конце смены относятся к такому обязательному реквизиту путевого листа – сведения о транспортном средстве. С помощью показаний одометра вы подтвердите пробег автомобиля за рейс или смену.

А вот данные о маршруте движения автомобиля не относятся к обязательным реквизитам путевого листа.

Однако, чиновники и судьи настаивают на том, что эти данные нужны для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить факт использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях (письмо Минфина от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, Арбитражные суды Московского округа в постановлении от 21.08.2018 №№ Ф05-12699/2018, А40-76951/2017, Поволжского округа в постановлении от 2 декабря 2016 года № Ф06-15152/2016).

Во-вторых, путевой лист нужен для того, чтобы подтвердить экономическую обоснованность расходов на ГСМ (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

Поэтому, путевой лист надо оформлять даже в случае, если автомобиль используется для служебных поездок по городу и только лишь руководителем фирмы.

Его отсутствие может привести к тому, что налоговики исключат расходы на ГСМ из расчета налога на прибыль.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Источник

Договор аренды автомобиля между организацией и директором

Вопрос

Генеральный директор организации использует личный легковой автомобиль в служебных целях ежедневно. Можно ли оформить использование автомобиля директором в рамках договора аренды с ним же самим (директором)? Какой договор аренды нужно применить — с или без экипажа?

Можно ли принимать к учету в целях налогообложения прибыли заправку ГСМ, оплату парковок, тех. обслуживание, ремонт автомобиля?

Какие документы необходимы, чтобы принимать эти затраты к учету?

Ответ

Организация может арендовать автомобиль у директора.

Транспортное средство можно арендовать как с экипажем, так и без него. В первом случае сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль в аренду, сам управляет им и следит за его техническим состоянием (ст. 632 ГК РФ). Именно арендодатель в течение всего срока действия договора аренды обязан поддерживать машину в надлежащем состоянии, осуществлять ее текущий и капитальный ремонт и предоставлять необходимые принадлежности (ст. 634 ГК РФ).

При передаче автомобиля в аренду без экипажа управлением и его технической эксплуатацией занимается арендатор, то есть работодатель (ст. 642 ГК РФ). Он же должен проводить текущий и капитальный ремонт и поддерживать автомобиль в надлежащем состоянии (ст. 644 ГК РФ).

По умолчанию затраты на покупку топлива, смазочных и других расходных материалов несет арендатор. Это правило действует при аренде автомобиля как с экипажем, так и без него (ст. ст. 636 и 646 ГК РФ).

Вместе с тем расходы на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть возложены и на арендодателя. Такое условие необходимо отдельно предусмотреть в договоре аренды.

Налог на прибыль. Организация, арендовавшая автомобиль работника, вправе признать в налоговом учете арендную плату (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), а также расходы на приобретение ГСМ и других расходных материалов (пп. 5 п. 1 ст. 254 и пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы достаточно самого договора и акта о передаче автомобиля работодателю. Составлять ежемесячные акты об оказании услуг по аренде не обязательно (Письма Минфина России от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559 и от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742).

Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы о приобретении топлива и смазочных материалов: кассовые и товарные чеки, товарные накладные и др.

Порядок учета остальных затрат, связанных с эксплуатацией арендованного автомобиля, зависит от вида договора аренды. Если стороны заключили договор аренды с экипажем, то большинство расходов (ремонт, содержание и т.д.) осуществляет арендодатель, то есть работник. Значит, работодатель не сможет признать перечисленные расходы в налоговом учете.

Единственное исключение — расходы на страхование. Организация-арендатор вправе их учесть, только если по условиям договора аренды указанные расходы возложены именно на нее. Это следует из положений ст. 637 ГК РФ и пп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ.

Допустим, стороны заключили договор аренды без экипажа. В этом случае организация-арендатор сможет также признать при расчете налога на прибыль следующие расходы:

— на проведение текущего и капитального ремонта арендованного автомобиля (п. 2 ст. 260 НК РФ);

— техническое обслуживание, мойку, парковку, стоянку автомобиля (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ);

— страхование автомобиля и автогражданской ответственности (п. 1 ст. 263 НК РФ);

— оплату труда водителя, управляющего арендованным автомобилем (ст. 255 и пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если по договору вы обязаны оплачивать работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то, помимо «маршрутных» документов, вам понадобятся документы, подтверждающие все расходы. Например, чеки на оплату мойки, парковки или страховки автомобиля.

Источник

Директор на служебном автомобиле. Что осталось за кадром

Прежде чем начнете знакомиться со статьей, подумайте есть ли у вас такие вопросы…

• Кто может быть ответственным по БДД и нужен ли он вообще?
• Какими нормативными документами пользоваться для обеспечения БДД?
• Нужно ли ответственному лицу обучение и аттестация по БДД?
• Какие мероприятия проводить для выполнения ст. 20 ФЗ-196 «О БДД»?
• Где взять полный пакет готовых шаблонов для обеспечения БДД?

Директор на служебном автомобиле. Что осталось за кадром.

Если вас интересует вопрос в общем понимании: «Вправе ли директор при наличии в штате водителей в свое рабочее время управлять служебным автомобилем?», то на этот счет есть хорошая статья на ресурсе Гарант

Но, я рассмотрю вопрос в разрезе именно обеспечения безопасности дорожного движения.

Неоторые думают что это очень просто: отдал служебный авто директору и все.

Некоторые идут еще дальше: личный автомобиль сдают своей же организации в аренду, и не понимают, что в результате этих шагов они «вошли» в правовое поле обеспечения безопасности дорожного движения.

Теперь директору, управляющему служебным автомобилем , надо проходить стажировку, инструктажи, периодические и предрейсовые медицинские осмотры. Соответственно, и выпуск на линию необходимо осуществлять каждый день.

А если это единственный автомобиль в организации, то директор становится ответственным за обеспечение безопасности дорожного движения и надо подумать кому делегировать эти полномочия.

Что делать? На кого ляжет ответственность при ДТП?

Мне однажды задали еще один интересный вопрос:

ДИРЕКТОР И ДОВЕРЕННОСТЬ НА СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ.

А есть ОБЯЗАННОСТЬ обеспечивать БДД в организации. И эту обязанность руководитель может делегировать вместе с ответственностью не по доверенности, а только Приказом на компетентное лицо.

И управление автомобилем не является мероприятием, направленным на обеспечение БДД, так как обеспечение БДД — это мероприятие направленное на предупреждение ДТП и снижение тяжести их последствий).

Поэтому неверно думать, что, если вы дали водителю доверенность на управление служебным автомобилем, значит он занимается вопросом обеспечения БДД.

Теперь, что касается вопроса, когда служебным автомобилем управляют специалисты, начальники, руководители, директора. Согласно статьи 20 ФЗ-196 О БДД у юридического лица возникает обязанность по обеспечению БДД при выполнении двух условий:

• Есть служебные авто, которыми владеет организация на праве собственности или аренды;
• Эксплуатация авто, а именно есть сотрудники (неважно какая должность) которые выполняют функции водителя и управляют ими.

• К сведению!
  Для специалистов, ответственных за обеспечение БДД, у нас есть готовое решение, которое немедленно упакует вашу работу на 100% . Это Пакет Готовых Шаблонов (более 90 форм, образцов и шаблонов), который успешно прошел реальные надзорные проверки. Подробнее.

ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ ДИРЕКТОР ВОДИТЕЛЕМ АВТОМОБИЛЯ

У очень многих неверное представление о том, кто такой водитель. Многие полагают, что водитель — это штатный водитель.

А если начальник управляет служебным авто, то это не водитель по штату, значит мероприятия по отношению к нему (стажировка, инструктаж, обучение) проводить не надо.

Это не так.

Согласно статьи 2 ФЗ-196 «О БДД» водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством. Поэтому «водителя» надо понимать не как штатного водителя, а как любого сотрудника, управляющего транспортным средством. А если точнее выполняющего функции водителя.

Директор, управляя служебным автомобилем, кроме обязанностей директора, выполняет работу водителя. Потому управление автомобилем это функции не директора, а это функции водителя.

Поэтому у любого сотрудника, управляющего служебным автомобилем (не важно директор он или начальник, или специалист или водитель), в должностной инструкции должны быть прописаны функции (обязанности) водителя.

Но мало считать директора водителем. Необходимо проводить с ним все мероприятия, предусмотренные действующим законодательством.

Поймите, что служебный автомобиль и функции управления им (то есть функции водителя) неразрывно связаны. Поэтому если любой сотрудник начинает управлять служебным автомобилем, то он автоматически принимает на себя функции водителя.

То есть он становится водителем, к которому предъявляются требования. Потому что автомобиль — это не рабочий кабинет или рабочий стол. Это источник повышенной опасности.

• К сведению!
  Стать экспертом по БДД можно от «немедленно» до 30 дней. Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное. Подробнее.

У ДИРЕКТОРА ДОЛЖНЫ БЫТЬ ФУНКЦИИ (ОБЯЗАННОСТИ) ВОДИТЕЛЯ

А ссылки на такой закон нет. Это вытекает из логики. Приведу показательный пример из смежной области: вы принимаете на работу дворника с должностной инструкцией дворника, но по факту он у вас еще и токарь — подрабатывает на станке.

Первый момент. Спросить с него за результат его работы как токаря и за исправность станка, который он эксплуатирует, вы сможете только если у него в должностной инструкции будут обязанности токаря и ответственность токаря.

Второй момент. Для того чтобы работать на станке (опасном производственном объекте) необходимо иметь соответствующую квалификацию, пройти стажировку, инструктажи и регулярные медицинские осмотры.

Риск второго момента заключается в том, что если дворнику оторвет палец на токарном станке, то при разборе несчастного случая специальной комиссией выяснится, что дворник:

• Не имел квалификации;
• Не проходил стажировку;
• Не проходил инструктажи;
• Не проходил регулярные медицинские осмотры;
• И вообще у руководства не было основания допускать его к токарному станку, так как у него нет в должностной инструкции обязанностей, прав и ответственности токаря

Если вы проведете аналогию со связкой «директор-водитель» и «токарный станок-автомобиль» вы все поймете.

…Время от времени появляется очень актуальный и интересный материал или ценное предложение. Оставьте свой E-mail , чтобы быть в курсе и держите себя в теме последних событий. Подписная форма НИЖЕ.

ЗАПУЩЕНА НОВАЯ ПРОГРАММА-СОДЕЙСТВИЕ «ПРАКТИКУМ: ОБЕСПЕЧЕНИЕ БДД за 30 ДНЕЙ»

• Проверьте свою компетентность;
• Проведите транспортный экспресс-аудит;
• Упакуте свою работу немедленно и на 100%;
• Составьте свою «папку нормативных актов по БДД»;
• Возможность погрузиться в мероприятия по БДД;
• Оцените готовые решения разного уровня экспертности.

CАМЫЕ ОБСУЖДАЕМЫЕ СТАТЬИ:

Кто и как должен проходить обучение и аттестацию по БДД… подробнее
Нужно ли походить обучению и аттестацию по БДД. Решение суда… подробнее
Проблемы при обеспечении безопасности дорожного движения… подробнее

комментариев 12

У нас не экономят. Вожу сам. Прохожу курсы по БДД в Специалисте: http://bdd.obrazovanie18.ru/

1) кто обязан предъявлять сотрудникам ГИБДД путевой лист?
2) кто обязан проходить предрейсовый мед осмотр? (п.23 ФЗ-196 гласит что только штатный водитель)

3) Как я понимаю что, штатному водителю надо иметь путевку с отметками медика и механика, и по идее предъявлять ее инспекторам ГИБДД, но как быть с сотрудниками не водителями которые катаются по рабочей потребности?

1. В правилах дорожного движения (ПДД) написано:
Водитель механического транспортного средства обязан:

2.1.1. Иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им, для проверки:
водительское удостоверение или временное разрешение на право управления транспортным средством соответствующей категории или подкатегории;
регистрационные документы на данное транспортное средство (кроме мопедов), а при наличии прицепа — и на прицеп (кроме прицепов к мопедам);
в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист…

Какие это «установленные случаи» в ПДД не оговорено.

2. В том то и дело что таких слов как «штатный водитель» там нет. Цитирую:

«…Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства…»
В качестве водителя, это значит что сотрудник (любой) выполняющий работу по професси водитель. Например, директор управляет служебным автомобилем. Прямые обязанности директора мы знаем, но как только он садится за управление автомобиля, он работает в качестве водителя.

Для точного понимания такой пример. Директор становится за токарный станок и когда он начинает вытачивать деталь, он работает как директор или как токарь? Правильно он работает в качестве токаря.

В ФЗ-196 «О БДД» нет ни одного слова «штатный» или «по штату».

А из самого определния «водитель» — водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством (в том числе обучающее управлению транспортным средством). Водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя.

3. Поэтому все работники (штатные водители или не штатные) управляющие служебными автомобилями, выполняют работу по профессии водителя, тем самым все требования к ним предъявляются как к водителю (инструктажи. стажировки. медосмотры. обучение…)

Вы писали,что между доверенностью на право управление и ответственностью за бдд нет связи…

ПЛЕНУМ ВЕРХОВНОГО СУДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 января 2010 г. N 1

20. По смыслу статьи 1079 ГК РФ, лицо, в отношении которого оформлена доверенность на управление транспортным средством, признается его законным владельцем, если транспортное средство передано ему во временное пользование и он пользуется им по своему усмотрению. В случае если директор пользуется тс организации на основании доверенности в своих дичных целях ,то ответственность за вред несет именно директор как владелец источника поввшенной опасности.

С этим никто не спорит. Но пример, не корректен. В цитате которую вы приводите речь идет об использовании в личных целях. Все так и есть, если передают служебный авто в личное пользование, то отвечает за вред сам директор. Но речь то о другом, при наличии доверенности для использования в служебных целях, к личной ответственности за причиненный вред добавляется ответственность юридического лица за невыполнение мероприятий по обеспечению БДД. Это значит, что если юридическое лицо выписало доверенность директору для использования служебного авто в служебных целях, то отвечать за обеспечение БДД будет и должно юридическое лицо.

А как тогда оформлять договор с сотрудниками, которые помимо своей работы управляют служебным транспортом? ставить совмещение или как?
Верху статьи вы ссылаетесь «Если вас интересует вопрос в общем понимании: «Вправе ли директор при наличии в штате водителей в свое рабочее время управлять служебным автомобилем?», то на этот счет есть хорошая статья на ресурсе Гарант»
Но в этой статье на писано «управление автомобилем в рассматриваемом случае, как правило, будет представлять собой не трудовую функцию работника, а способ выполнения трудовых обязанностей по должности руководителя. Иными словами, руководитель получает право использовать служебный автомобиль для поездок, связанных с осуществлением трудовой функции по занимаемой должности. Само по себе управление автомобилем для служебных поездок не означает, что работник начинает осуществлять трудовую функцию водителя (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу N 33-9894)»

Чем больше изучаю вопрос, тем больше понимаю, что живу в стране непуганных идиотов. В компании 2,5 человека, служебный транспорт необходим, права и допуск к вождению транспорта указанной категории имеется, выдан ГИБДД. Нет, примите на работу еще 5 сотрудников, которые будут еще контролировать и допускать директора к вождению такого же как у него в личном пользовании транспорта чтобы удовлетворить все придуманные законодательством запятые. Или пусть директор платит за служебные поездки из своего кармана. Альтернатива!

Все намного проще. Если у вас в компании 2,5 человека и легковой транспорт, то не обязательно принимать еще 5 сотрудников. Законодатель требует обеспечивать БДД руководителя. А уж руководителю принимать решение: сам он будет обеспечивать БДД или поручит кому-нибудь.

Если рассмотреть такую ситуацию, в штате имеются сотрудники (специалист БДД, механик, руководители подразделений) все они управляют ТС самостоятельно. Хотелось бы уточнить, как со стороны буквы закона правильно оформить им (стажировки, инструктажи) т.е. Оформить приказ допуск к самостоятельному управлению служебным автомобилем с закрепление за сотрудником ТС с актом приема-передачи ТС. Необходимо-ли с такими сотрудниками проводить стажировки, и инструктажи (первичный, повторный,внеплановый по инструкции водителя) или же в их инструкциях прописывать часть инструкции водителя, и держать другой журнал так-как трудоустроены они по другим должностям.

Когда вы открываете главный ФЗ-196 «О БДД», то вы видите в терминах и определениях кто такой «водитель». Там нет ни намека на должность. Это просто лицо управляющее транспортным средством и ВСЁ. Это просто работник (с любой должностью) который управляет авто, и все требования к водителю — это требования не к должности водителя, а требования ко всем кто управляет автомобилем независимо от должности. Поэтому нет каких либо привилегированных отношений к руководству. Они все водители (в рамках ФЗ-196, если управляют служебными авто)

В итоге, с такими сотрудниками необходимо проводить инструктажи по инструкциям для водителя, а так-же необходима ли им стажировка??

Ответ такой же: с теми кто управляет транспортными средствами (выполняет работу по профессии водитель) нужна стажировка и все остальное.

Источник