ВАЖНЫЕ ДЕЛА В ЖИЗНИ ЧЕЛОВЕКА
Важные дела – это дела, которые помогают человеку добиться поставленных целей, воплотить мечту. От них нужно отличать дела срочные – те, что совершенно не решают наших глобальных задач, а лишь давят на нас своей срочностью.
Обычно, люди начинают работать с того, что срочно и не обращают ни какого внимания на важность, просто погрязая в текучке и рутинной работе. К чему приводит игнорирование важных дел в пользу срочных? Человек крутится как белка в колесе и при этом не делает того, что имеет для нас большое значение.
Есть определенное противоречие между «важностью» и «срочностью». Всё зависит от ваших приоритетов. Или Вы делаете постоянно неважные, но срочные дела, поскольку они больше ждать не могут, откладывая действительно важные дела «на потом». Или усилием воли ставьте приоритет «важности» над «срочностью», тем самым, делая важные дела более приоритетными перед срочными задачами.
Большинство срочных дел – текучка с минимальной эффективностью, а большинство отложенных – действительно важные дела с высокой эффективностью.
Эффективность заключается в балансе. Перекос в сторону результатов приводит к подрыву здоровья, износу техники, истощению банковских счетов и разрыву отношений. Поддерживать баланс между результатом и здоровьем и благосостоянием часто бывает довольно непросто. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и ваши наиважнейшие цели.
Осуществляя действия по чуть-чуть, вы сразу заметите, как станет легче жить. От незамедлительного выполнения дела перестанут казаться большими, тяжёлыми, долгими. Они будут идти легко, захочется больше действовать, придёт больше энергии!
Секрет победителей в том, что они превращают важные дела в совершенно неотложные. Они делают всё как можно скорее. Чем дольше мы отодвигаем как важные дела, так и менее важные дела, тем неотложнее они становятся, и тем больше они требуют времени. И мы попадаем в замкнутый круг. Человек, вынужденный постоянно решать неотложные дела, не может найти достаточно времени для важных дел. За неотложность мы платим потерей важного.
Решение проблем как можно скорее не означают повышение скорости, напротив, большая спешка порождает стресс и может перерасти к болезни. Часто лучше действовать медленно, что может оказать успокаивающее воздействие. Нам необходима тишина и покой, чтобы прислушаться к самим себе, чтобы поразмышлять, чтобы продумать и всё распланировать, чтобы понять, что действительно важно для нас в нашей жизни.
Мы должны сразу же приниматься за важные дела, но не пытаться их закончить на бешеной скорости и в спешке. Вы не должны делать всё сразу и одновременно и не должны увеличивать свою скорость. Но, вы должны начать дело, и как можно скорее. Превратите начало всякого важного дела как можно скорее в невероятно неотложное правило.
Важные дела не стоит откладывать по следующим причинам:
— Лови момент! Допустим, сейчас у вас есть хорошие возможности для достижения поставленной цели. Но кто даст гарантию, что так будет всегда? Обстоятельства могут измениться, условия ухудшиться, поэтому надо ковать железо, пока горячо.
— Чтобы жизнь не прошла мимо. Если вы топчетесь на месте, ни на шаг не приближаясь к поставленной цели, вам неминуемо грозит разочарование в жизни. Вам грозит хандра, а позже может развиться и самая настоящая депрессия. Появится чувство, что жизнь проходит мимо, а недели, месяцы и годы тратятся на бесполезные и неинтересные занятия.
— Радость и счастье. Почему мы так часто о чём-то мечтаем? Потому что мечты и их реализация делают нас счастливыми. Зачем ходить на нелюбимую работу, если можно поставить цель и найти дело своей жизни, к которому лежит душа, которое является вашим призванием? Зачем откладывать на неопределенный срок путешествие в экзотическую страну, если можно уже сегодня разослать резюме, а завтра найти источник дополнительного заработка и за год накопить денег, которых не хватает на путевку? Мечтаете быть дизайнером одежды, а не социальным работником? Не откладывайте – запишитесь на курсы кройки и шитья. Вы увидите, как радость и счастье наполнят вашу жизнь!
Как перестать откладывать важные дела
1. Сделайте хоть что-то уже сегодня!
Не надо писать подробные планы и бесконечно рассуждать, когда вы сможете заняться важным делом. Начните прямо сегодня, прямо сейчас. Пусть вы посвятите делу 30 минут, но вы сразу почувствуете себя лучше. Ведь первый шаг – всегда самый трудный!
2. Ищем время
Выбросьте из списка дел несколько менее важных дел в пользу того, что имеет для вас значение. В воскресенье выберите рецепт блюда, которое готовится 15 минут, а остальное потратьте на важное дело. Пропустите один раз генеральную уборку или разбейте её на кусочки, часть сделав в будние дни, а часть перепоручив родным и близким. Отложите какую-нибудь встречу или визит (например, с друзьями). Отправьте ребёнка на выходные к дедушке и бабушке. Вот увидите – все будут довольны, в том числе и вы, ведь получили целый день на воплощение задуманного. Посвятите освободившееся время тому, что важно!
3. Делим на кусочки
Если важное дело приводит вас в ужас своей масштабностью, разделите его на этапы. Если и этапы страшат, поставьте таймер и выполняйте дело в течение 45 минут. 45 минут ради своего светлого будущего – «копеечная» цена, не правда ли?
4. Долой идеалы
Не ставьте перед собой сложно выполнимые задачи, не пытайтесь всё сделать идеально. Прекрасно уже то, что вы занимаетесь важным делом. Вопрос совершенства – всегда вопрос времени!
5. Поощрения
Вы начали делать то, что для вас действительно важно! Самое время вознаградить себя за старания. Можете разработать целую систему поощрений и применять её. Так вы сможете добиться своих целей и одновременно получать удовольствие!
В моменты когда вам будет скучно и вас затянет рутина — сделайте что-то сегодня! Вам станет просто легче жить. Подумайте об этом. Взгляните на свою жизнь отстранённо, и найдите то, что вы мысленно выбираете не делать, чего боитесь, что не знаете, как начать и…..НАЧНИТЕ! Сделать за вас никто ничего не сможет!
А самое главное и важное в жизни — здоровье, человечность, общение, любовь… Главное — чувства и положительные эмоции, которые нужно не только чувствовать, но и дарить другим! Только тогда жизнь будет счастливой!
Источник
Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента
«Срочные дела, как правило, не самые важные,а важные – не самые срочные» Д.Эйзенхауэр
Темой сегодняшнего поста будет первая методика анализа личного времени и организации собственной деятельности в ближайшей перспективе.
Так называемая «матрица дел Эйзенхауэра» представляет собой классификацию любых предстоящих или текущих дел по критериям «срочность» и «важность».
Таким образом, выделяют четыре группы дел:
- Важные и срочные дела;
- Важные и несрочные дела;
- Неважные и срочные дела;
- Неважные и несрочные дела.
В зависимости от комбинации критериев каждое из дел подлежит обработке по одному из вариантов: «сделать самому обязательно», «сделать самому или перепоручить надежному исполнителю», «обязательно перепоручить», «не делать».
К первой группе (Важные и срочные) относятся дела, при переизбытке которых в вашей жизни возникают явления цейтнота и стресса. Это дела, которые требуют выполнения «сразу же».
Как правило, к подобным делам относятся завершающиеся проекты, кризисные явления, спущенные сверху неотложные задачи.
Дела, относящиеся к этой группе, как правило, играют ключевую роль при оценке ваших действий как специалиста. По этой причине игнорировать их не представляется возможным.
В эту категорию легко переходят дела, из второй категории, которые не были начаты или проанализированы вовремя.
Наличие более одного дела из данной категории одновременно – показатель того, что в ближайшее время работа начнет отнимать дополнительное личное время.
Во вторую группу (Важные и несрочные) попадают дела и проекты, которые направлены на развитие вашего проекта: аналитика осуществленных мероприятий и внедрение новых идей. Сюда же относятся и меры по обеспечению жизнеспособности проекта в конкурентной среде.
Решение данных дел требует ответственного отношения, поскольку в дальнейшем их результаты будут влиять и на ваше будущее, и на то, в какой ситуации окажется тот проект, в котором вы участвуете.
Однако, основное отличие данной группы дел от «важных и срочных», что, при наличии компетентных помощников, вы можете часть мероприятий перепоручить, оставив запас времени для обязательного контроля и исправления возможных ошибок.
«Неважные, срочные» дела – то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.
С точки зрения экономии времени, эти дела крайне невыгодно делать самостоятельно, поскольку результат, который будет достигнут, сколь аккуратен бы он ни был, не представляет особой ценности для основной деятельности. Подобные дела необходимо перепоручать в обязательном порядке и не в коем случае не заниматься ими самому.
Группа 4 – «несрочные, неважные» – дела, которые могут быть описаны прекрасным эпитетом, имеющим широкое распространение среди тренеров по тайм-менеджменту: «пожиратели времени».
Сюда необходимо отнести все телефонные звонки, вопросы и мероприятия, которые генерируются, в основном, вашими знакомыми (родственниками, коллегами, приятелями).
Данные дела не имеют значения для тех проектов, в которых вы участвуете, однако, вы вынуждены на них реагировать, отвлекаясь от более важной работы.
Для того, чтобы начать использовать данную методику на практике, попробуйте каждый свой рабочий день начинать с оформления всех ваших текущих дел в виде «матрицы Эйзенхауэра».
Рекомендации:
- Стремитесь уменьшить до 1-2 количество проектов из категории «важно и срочно», которые вам необходимо делать самостоятельно; Большее их количество ваше рабочее время вместить, пожалуй, неспособно.
- Стремитесь к тому, чтобы все задачи, имеющие стратегическое значение находились в квадрате со статусом «важно и не срочно»; именно данный статус дел, позволяет выполнять их в срок, и качественно. В том случае, если вы реализуете проект со статусом «важно и не срочно», но не можете справиться самостоятельно – привлекайте исключительно тех, кто компетентен в данном вопросе. Также резервируйте время для контроля и исправления возможных ошибок!
- Дела «неважные, но срочные» — передавайте своим помощникам или, если есть возможность, отдавайте тем, кто специализируется на подобных вопросах.
- «Пожирателей времени» из своей работы старайтесь исключить полностью. Не акцентируйте на них внимания: приучайте близких к sms в ваше рабочее время (или вовсе отключайте личный телефон); избегайте праздных бесед, стремитесь уклоняться от совещаний, которые ничего не несут и т.п.
Источник
Матрица Эйзенхауэра: простой инструмент для распределения задач
Большинство людей тратят время на решение чужих приоритетных задач. И каждый день они чувствуют себя истощенными, потому что не успевают разобраться с собственными проблемами. Время распределяется для всех поровну, но продуктивными оказываются лишь те, кто делает правильный выбор.
Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.
Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».
Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.
Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрица Эйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — он помогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:
- срочные и важные;
- важные, но не срочные;
- срочные, но не важные;
- не срочные и не важные.
Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.
Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:
Значение квадрантов в матрице
Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.
- Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)
Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.
- Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)
Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.
- Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)
В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.
- Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)
Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.
Выбор цвета для матрицы
Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.
Желтый = важно, но не очень срочно.
Зеленый = срочно, но не важно.
Серый = не срочно, не важно.
В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.
Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:
- Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
- Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?
Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.
Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:
- Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
- В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
- Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
- Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра
Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:
Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.
Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Источник