Декомпозиция цели свой бизнес

Декомпозиция целей и задач. Пример. Таблица

Основной целью любого предприятия является получение прибыли. Однако для ее достижения, нужно выполнить немало действий. Чтобы получить максимально эффективный результат после выполнения каждой операции, важно структурировать задачи. Этот процесс и называется декомпозицией.

Понятие и назначение декомпозиции

Декомпозицией называют процесс деления целей и задач компании на несколько составляющих. Например, если фирма реализует продукцию, то для ее продажи необходимо произвести товар, принять заявку и отправить заказ.

Декомпозиция целей и задач необходима для:

1. Упрощения процесса осуществления операций. Все дело в том, что сложные задания с одной стороны кажутся пугающими и практически невыполняемыми. А если разделить задачу на несколько этапов, то становиться гораздо легче ее достигать.
2. Анализа разумности постановки целей. Каждая задача должна быть построена по принципу достигаемости. То есть, если компания не сможет выполнить задание, то и поручать его исполнение нет смысла.
3. Формирования плана по осуществлению задачи. Чтобы получить максимально эффективный результат, важно разделить достижение цели на отдельные этапы. Для их последовательного исполнения рекомендуется использовать план.
4. Анализ имеющихся в распоряжении компании ресурсов для достижения цели. Чтобы выполнить задачу требуются средства. Если их нет, то не существует возможности исполнить задание. В таком случае важно понять, хватит ли фирме ресурсов для реализации идеи.

Надо отметить, что декомпозиция считается частью человеческого мышления. Все дело в том, что в процессе постановки перед собой какой-либо задачи, люди автоматически думают о шагах, которые им необходимо совершить для ее достижения.

В свою очередь, декомпозиция в менеджменте – это более сложная система. Она имеет четкую структуру и принципы построения, в связи, с чем результат разделения целей и задач считается более эффективным.

Что такое дерево целей и задач

Дерево целей и задач – это один из методов декомпозиции. Так называют процесс разделения главной проблемы на этапы ее решения.

Данный прием впервые был применен на практике еще в 1057 году. Его автором стал Рассел Линкольн Акофф, который предложил порядок достижения цели в виде ее разложения на процессы.

Важно! Дерево целей и задач выглядит как иерархическая схема, которая включает в себя порядок решения вопроса и средства, необходимее для его достижения.

Как правило, во главе древа стоит главная проблема, требуемая выполнения. От нее «отрастают ветви», которые представлены в виде этапов решения задачи. От каждой ветки также могут отходить «отростки».

Разветвленность дерева целей и задач напрямую зависит от количества уровней. Например, если главной проблемой является увеличение прибыли, то одной второстепенных задач будет разработка маркетингового плана, а ветвью следующего уровня – проведение розыгрыша приза на официальном сайте компании.

Декомпозиция целей и задач

Декомпозиция целей и задач основывается на применении двух главных правил: использование достаточного для выполнения задания подзадач и их одновременная ограниченность.

То есть, первое правило гласит о том, что после формирования наглядной демонстрации схемы, нужно понять, будет ли достигнута цель после осуществления всех расписанных задач. А второй принцип построен на том, что не рекомендуется делить каждую цель более чем на 7 подцелей. Все дело в том, что ученый Джордж Миллер доказал, человек может запомнить не большее 7 – 9 объектов. А если подзадач больше, то сам процесс выполнения главной цели будет казаться сложным.

Порядок декомпозиции целей и задач

Как правило, декомпозицию осуществляют при помощи построения дерева целей и задач. Для этого можно использовать специальные программы в виде draw io или Microsoft Visio, либо нарисовать схему от руки. Независимо от формы представления информации, порядок декомпозиции будет одинаковым:

• в первую очередь нужно выявить главную цель;
• далее определить этапы, выполнение которых потребуется для достижения результата;
• следующий шаг – это постановка задач третьего и последующего уровня;
• в заключении важно проанализировать структуру схемы и понять, будет ли достигнута цель после выполнения всех задач и подзадач.

Важно! Если есть необходимость, то после оценки конструкции ее дополняют новыми подзадачами. Главное – определить столько этапов, сколько необходимо для получения эффективного результата.

Методы декомпозиции

Существует масса методов декомпозиции целей и задач. Но на практике чаще всего применяются лишь 4 приема:

Этапный прием декомпозиции отличается тем, что решение главного вопроса разделено на несколько этапов. Данный метод не предполагает использование разветвленной системы. Наглядный результат представляется в виде схемы с главной задачей и второстепенными целями.

Соизмеримый метод декомпозиции можно назвать одним из разновидностей этапного приема. Все дело в том, что схема строится по аналогичному принципу. Единственное отличие в применении показателей, которые можно измерить. То есть, если цель – получение прибыли, то в процессе разделения задач важно определить конкретные суммы дохода.

Созависимый прием – это и есть дерево целей и задач. Его применение заключается в определении главной цели, разделения ее на подзадачи и выявлении этапов достижения каждой из них.

Одношаговой декомпозицией называют такой метод, при котором одна задача выполняется в течение короткого промежутка времени, например на протяжении 30 – 40 минут. По такому принципу принято осуществлять краткосрочные действия, например, купить хлеб. Для этого нужно одеться, выйти на улицу, зайти в магазин, взять хлеб, расплатиться за него на кассе и прийти домой.

Важно! При использовании одношагового метода декомпозиции, после завершения одной процедуры важно приступить к выполнению другой.

Пример декомпозиции целей и задач

Рассмотрим пример декомпозиции целей и задач 4 самыми применяемыми методами. Компания поставила перед собой главную цель – увеличить продажи. Для ее решения требуется составить план, то есть произвести декомпозицию.

Этапный прием декомпозиции целей и задач: пример

Для решения главной задачи в виде увеличения продаж, компания поделила ее достижение на несколько этапов:

• в первую очередь потребуется расширить ассортимент;
• далее необходимо наладить производство новых видов продукции;
• также важно найти дополнительные каналы сбыта;
• следующий этап – это разработка маркетинговой стратегии.

Ответственность за выполнение каждого этапа возложена на руководителей подразделений производства, продаж, маркетинга.

Соизмеримый метод декомпозиции целей и задач: пример

Чтобы достичь повышения продаж, важно понять последовательность роста. Для этого составим прогнозный план, который основывается на увеличении числа продаж.

• в январе количество сделок вырастет до 200 единиц;
• в феврале важно добиться результата в 250 продаж;
• в марте число реализаций увеличится до 300;
• в апреле будет достигнут максимум, ограниченный 400 сделками.

То есть, компания поставила главную цель в виде последовательного увеличения продаж. Однако сразу добиться результата невозможно, поэтому она разделила достижение задачи на этапы по числу заключаемых сделок в каждом месяце.

Пример построения дерева целей и задач

Третьим созависимым приемом декомпозиции является построение дерева целей и задач. Особенностью данного метода является то, что достижение цели разделено не только на отдельные этапы, но и на зависимые функции.

Увеличение продаж	Расширение ассортимента	Исследование рынка
		Выбор новых позиций
	Налаживание производства	Приобретение нового оборудование
		Настройка оборудования
		Наем и обучение персонала
		Тестирование производства
	Поиск дополнительных каналов сбыта	Исследование рынка
		Проведение переговоров
		Заключение сделки о взаимовыгодном сотрудничестве
	Разработка маркетинговой стратегии	Анализ рынка
		Выбор оптимальных методов продвижения товара
		Применение на практике стратегических приемов
		Анализ эффективности стратегии

Между главной целью, этапами и подзадачами прослеживается очевидная связь. То есть, без выполнения какой либо задачи решение основной проблемы не возможно.

Одношаговый метод декомпозиции целей и задач: пример

Как уже было сказано ранее, одношаговый метод декомпозиции целей и задач может применяться исключительно для решения краткосрочных целей. В связи с тем, что увеличение продаж – это сложное задание, для его выполнения данный прием использовать невозможно.

Однако его реально применить в процессе реализации какого-либо иного метода. Например, в разрезе расширения ассортимента, компании необходимо выбрать новые позиции. Именно для выполнения последней задачи можно использовать одношаговый прием. В таком случае его осуществление происходит в следующем порядке:

• ознакомление с результатами анализа рынка;
• отбор более перспективных позиций;
• изучение подробной информации о процессе производства данных товаров;
• конечный выбор новых видов продукции, предназначенных для запуска производства.

То есть, одношаговый метод больше всего подходит для выполнения повседневных задач и не может быть использован в качестве инструмента долгосрочного планирования. Зачастую его не применяют для декомпозиции целей и задач предприятия. Одно его использование возможно, если есть необходимость более подробно описать какой-либо из процессов. Подобное может произойти, например, в том случае, если работник не понимает, каким образом он должен достичь выполнения той или иной цели.

Источник

Декомпозиция целей и задач

Декомпозицией в называют разделение целей или задач на отдельные небольшие шаги — подзадачи. Например, задача «навести порядок на кухне» делится на следующие этапы: убрать со стола, помыть посуду, протереть газовую плиту, подмести. А чтобы достичь цели «улучшить физическую форму» нужно заняться физкультурой, сесть на диету и отказаться от вредных привычек.

В этой статье мы выясним, для чего нужна декомпозиция целей и задач, познакомимся с ее основными принципами и узнаем, как ее выполнять.

Зачем нужна декомпозиция?

Декомпозиция очень часто используется в планировании, и это не случайно. Она помогает:

Облегчить выполнение задач. Крупные задачи часто кажутся непомерно сложными, что вызывает у нас приступы прокрастинации. Декомпозиция позволяет разложить такие «страшные» задачи на простые и понятные кусочки. Например, написать большую книгу — довольно сложно, а ежедневно писать по 1000 слов — вполне осуществимая задача.

Оценить реалистичность цели. Во время декомпозиции становится понятно, насколько цель достижима и не нужно ли ее подкорректировать. Например, мы решили научиться виртуозно играть на классической гитаре за три месяца. Но если мы разделим эту цель на отдельные этапы, то увидим, что на ее достижение уйдет как минимум три года.

Составить план достижения цели. Все подзадачи, на которые мы дробим цель — это конкретные шаги по ее достижению. В результате вместо абстрактной мечты у нас появляется подробный план по воплощению этой мечты в реальность.

Оценить ресурсы. В процессе декомпозиции мы узнаем, какие нам понадобятся материалы и инструменты, сколько времени и денег уйдет на каждый этап и каких людей потребуется привлечь для работы.

На самом деле, декомпозиция — это неотъемлемая часть нашего мышления. Приступая к любому делу, мы автоматически пытаемся если и не разбить его на этапы, то хотя бы выделить из него первоочередное действие. А столкнувшись с незнакомым объектом или явлением, мы всегда стараемся мысленно разделить его на составные части.

Другое дело, что в декомпозиция применяется осознанно, а значит и более эффективно.

Основные принципы

Прежде чем углубляться в теорию, давайте немного поговорим об инструменте, которым мы будем пользоваться.

Для разделения целей и задач на подзадачи, мы с вами будем рисовать вот такую диаграмму:

Такая иерархическая структура называется деревом целей. С его помощью можно окинуть свой план одним взглядом, понять, чем его дополнить, и сразу найти его слабые места. Почти все приведенные в этой статье примеры декомпозиции будут представлять собой такие деревья.

В принципе для построения деревьев можно использовать любую программу для создания схем — Microsoft Visio или, например, бесплатный сервис draw.io. Древовидные структуры умеют создавать и некоторые современные органайзеры, например, LeaderTask.

Но удобнее всего рисовать такие деревья в виде ментальных карт. Для этого вам потребуются специальные программы для их создания: , MindNode, MindManager, бесплатная Freemind

Итак, приступим. В общем виде декомпозиция выглядит так:

• Выбираем задачу или цель.
• Спрашиваем себя: какие шаги потребуется предпринять для ее осуществления? Записываем результат. У нас получаются цели (или задачи) порядка.
• Задаем к ним все тот же вопрос и снова записываем результат. Получаем цели порядка.
• Повторяем эту процедуру необходимое количество раз.

Уровень детализации зависит от ваших потребностей. Если вам, например, нужен план ежедневных действий, то остановиться можно на тех задачах, которые занимают от 15 минут до 2 часов.

В процессе декомпозиции важно соблюдать следующие правила:

1. Следить, чтобы записанных подзадач было достаточно для выполнения задачи верхнего уровня. Посмотрите на список подзадач и подумайте: если все это сделать, будет ли задача выполнена? Если нет, то подзадач явно не хватает.

2. Стараться не делить задачи более чем на 7 подзадач. По правилу Джорджа Миллера мы способны за один раз удержать в памяти 7±2 объекта, и если подзадач окажется больше, нам будет труднее воспринимать свои планы. В таких случаях можно разделить задачи на группы по признаку:

Впрочем, последнее правило не является аксиомой: делайте так, как вам удобнее.

Способы декомпозиции

Универсального способа декомпозиции не существует: разные цели и задачи требуют разного подхода. Рассмотрим четыре самых популярных метода, которые могут использоваться как в чистом виде, так и в комбинации друг с другом.

1. Деление на этапы

Этот способ подойдет, если выполнение задачи или достижение цели можно представить как серию последовательных шагов. Например:

Но это очень простой случай: здесь вся работа состоит из одинаковых шагов. Давайте возьмем более сложную цель — «построить дом».

Для начала разделим процесс строительства на главные этапы. Например, на такие:

Теперь каждый из них нужно разделить на этапы поменьше. Для примера сделаем декомпозицию «Фундамента»:

Эти задачи можно детализировать более подробно. Например, для котлована: уложить подушку, смочить, утрамбовать

Декомпозицию обычно продолжают до тех пор, пока не получатся задачи, которые можно органично вписать в ежедневный план. При необходимости запишите все инструменты, материалы и услуги в отдельный список, чтобы посчитать бухгалтерию проекта.

Полученные в результате декомпозиции этапы обычно равномерно распределяют по времени — дням, неделям и месяцам. Например:

Для планирования некоторых целей и задач удобнее использовать диаграмму Гантта.

Советы:

Не детализируйте этапы без необходимости (см. Метод набегающей волны). Часто нет нужды слишком уж забегать вперед: достаточно запланировать лишь первые шаги. , до следующих этапов руки могут дойти очень нескоро. Например, пока вы не написали книгу, нет особого смысла думать о ее верстке или о выборе издательства. , в процессе работы вы можете получить новую информацию, которая заставит вас полностью пересмотреть свой подход к решению задачи.

Пометьте задачи, которые можно выполнить в любой момент. Это поможет вам рационально использовать свободное время или периоды вынужденного простоя. Например, многие материалы и инструменты для разных этапов строительства можно приобрести заранее.

Подумайте, можно ли запустить процессы параллельно основной работе. Например, внешнюю обделку дома можно совместить с работой электрика.

По возможности используйте для формулировок. Не всегда это нужно, но часто полезно сделать все промежуточные цели и задачи максимально конкретными и измеримыми.

Если привязываете этапы к определенному времени, не планируйте «впритык». Всегда может пойти не так, и тщательно расписанный план быстро развалится. Для таких непредвиденных случаев закладываете в свой график небольшой резерв времени. Если же все будет хорошо, вы сможете потратить сэкономленное время на выполнение следующих этапов.

2. Декомпозиция измеримых показателей

По сути, это просто разновидность предыдущего способа. Разница лишь в том, что этапами становятся не просто задачи, а некие числа. Такой подход уместен тогда, когда целью являются конкретные и измеримые показатели: уровень дохода, количество клиентов

Давайте рассмотрим один нарочито простой пример.

Предположим, что каждое утро мы выполняем такое упражнение, как отжимания от пола. В настоящий момент мы делаем 4 подхода по 3 отжимания. Наша же цель — выполнять 4 подхода по 20 отжиманий, и на достижение этого показателя у нас есть 2 месяца.

Что ж, цель вполне осуществимая. Допустим, мы хотим ее достичь за 20 тренировок. Откроем Excel и запишем число занятий, начальный и конечный результат:

А теперь просто воспользуемся функцией автозаполнения:

У нас получился простой план тренировок на два месяца. По такому же принципу легко запланировать подтягивания, бег или различные упражнения с весом. Причем декомпозировать можно любые показатели: дистанцию, рабочий вес или скорость.

Увы, с некоторыми целями так просто не получится. Скажем, доходы, количество подписчиков паблика или число посетителей магазина не будут увеличиваться сами по себе. Здесь для каждого значения нужно составить список мер для достижения нужных показателей. Например:

Советы:

Подумайте, с какой прогрессией вы имеете дело — с арифметической или геометрической. Например, график работы над книгой (то есть число написанных слов по дням) может быть только арифметической прогрессией. А вот, скажем, число подписчиков канала YouTube в некоторых случаях может возрастать и в геометрической прогрессии.

Учитывайте и непредвиденные трудности. Иногда удобно иметь сразу два графика: план максимум и план минимум.

3. Дерево зависимостей

Не все цели и задачи можно разложить на последовательные шаги. Иногда для достижения цели требуется комплекс мер, зачастую никак не связанных между собой. Такое обычно бывает, когда нам нужно улучшить: увеличить доходы, усовершенствовать продукт, навести порядок в доме или заняться своим здоровьем.

Предположим, что наша цель — увеличить прибыль розничного магазина. Для начала нам необходимо понять, из чего она складывается и от чего зависит. Представьте, что вам нужно вывести формулу, в которой умножаются или складываются показатели и получается результат. Например, так:

Каждый из этих показателей можно опять же разложить на составляющие. Например:

Если детализировать дальше нет смысла, составьте список мер для улучшения каждого параметра. У вас должны получиться или конкретные задачи для органайзера, или пункты для .

Часто подобные меры является лишь гипотезами, поскольку мы достоверно не знаем, какой эффект они окажут. Однако в совокупности они неизбежно повлияют на результат.

Советы:

Ранжируйте задачи. Обычно некоторые из них более эффективны для достижения цели, тогда как другие оказывают лишь незначительное влияние. Старайтесь выполнять задачи в порядке их предполагаемой эффективности.

Тестируйте гипотезы, прежде чем вкладывать в них большие ресурсы. Например, прежде чем рассылать коммерческое предложение по всей базе, проверьте его эффективность на небольшом количестве адресатов.

4. Одношаговая декомпозиция

У перечисленных выше способов есть две проблемы. , планы, составленные после тщательной декомпозиции цели, легко могут рухнуть от случайности. , иногда мы имеем очень смутное представление о том, как достичь цели, а потому вряд ли сможем детально все спланировать.

Чтобы двигаться к цели в условиях нестабильности или неопределенности используйте одношаговую декомпозицию. Алгоритм работает так:

1. Думаем над своей целью и вычленяем первоочередную задачу. Обычно это небольшие шаги, продолжительностью не более получаса.
2. Записываем задачу в органайзер.
3. Выполняем задачу.
4. Возвращаемся к пункту 1.

Такая незамысловатая техника будет работать, даже тогда, когда обстоятельства постоянно меняются. И даже если мы вдруг получим новую информацию, которая заставит нас кардинально пересмотреть свои методы, мы сможем безболезненно под нее перестроиться.

Да, при таком подходе нам каждый раз придется серьезно думать над первоочередным шагом, но в этом как раз и заключается преимущество этого метода.

Советы:

Убедитесь, что вы не забудете сделать следующий шаг по проекту. Сделайте проверку выполненных шагов регулярной задачей или добавьте соответствующий пункт в ежедневного обзора.

При таком подходе лучше фиксировать время, в рамках которого вы будете заниматься проектом. Например:

• Работа над сайтом — 3 часа в день
• Генеральная уборка — 1 час в день
• Навести порядок в скачанных файлах — 15 минут в день

Оформить это время можно в виде регулярной задачи.

Заключение

Мы рассмотрели лишь те способы декомпозиции целей и задач, которые чаще всего используются в личном . На самом деле их значительно больше: в каждой сфере деятельности есть свои методы разделения целей на подзадачи.

Например, декомпозицию в компании можно провести по исполнителям, рыночным сегментам или по видам продукции. Особые способы декомпозиции применяются и в разработке программного обеспечения, например, по платформам или пользовательским сценариям. Если в вашей работе необходимо использовать именно такие методы, обратитесь к специальной литературе.

Вопросы

В каких случаях декомпозиция не нужна?

, нет смысла делить на части заурядные задачи, которые мы легко выполним и без декомпозиции. , нет смысла серьезно расписывать в условиях неопределенности или дефицита информации. В таких случаях достаточно запланировать только первый шаг.

Всегда ли декомпозиция полезна?

Нет, не всегда. В некоторых случаях она становится лишь очередным поводом для прокрастинации.

Например, человек решил заняться бегом. Но вместо того, чтобы просто начать бегать, он неделями выбирает себе спортивный костюм, кроссовки, составляет маршруты и подбирает подходящие треки для плеера.

В подобных ситуациях лучше отложить детальное планирование, определить первый шаг и начать действовать. Уже потом, если понадобится, можно внести в свои занятия улучшения.

Что делать, если я тщательно разделил цель на подзадачи, а план полностью сорвался? Например, из-за того, что я не предусмотрел какие-то важные нюансы?

Просто провести декомпозицию заново. В этом нет ничего страшного: корректировка планов — это нормальный рабочий процесс. Более того, полезно регулярно выполнять декомпозицию целей с чистого листа, с учетом полученного опыта и новых обстоятельств.

Что делать, если я распределил этапы по дням, но не уложился в сроки?

Если это единичный случай, просто сдвиньте сроки. Если такое повторяется постоянно, значит вы неверно оценили свои возможности или текущие обстоятельства. В этом случае пересмотрите свой план и выделите больше времени на прохождение этапов.

А что делать, если планы постоянно срываются?

В таких случаях лучше использовать одношаговую декомпозицию, то есть планировать лишь первоочередное действие.

Как разделить на подзадачи большую монотонную работу? Например, написание длинного текста, покраску забора, заполнение базы данных?

Такую работу удобнее делить не на подзадачи, а на различные временные отрезки. Воспользуйтесь, например, техникой Pomodoro.

Источник