Бухгалтер мастер своего дела

Бухгалтер

Зачем нужен бухгалтер в малом бизнесе

Открывая собственное дело, бизнесмены стремятся максимально сэкономить на затратах. Иногда в категорию «лишних» попадают и расходы на зарплату бухгалтера.

Зачастую собственник компании думает, что бухгалтер всего лишь «жмет на кнопки», а затем программа все «считает сама». Да и у нового бизнеса часто бывает не очень много операций. Но задачи бухгалтера не ограничиваются только оформлением документов и отправкой отчетности.

Разберемся, зачем в малом бизнесе нужен бухгалтер и можно ли без него обойтись.

Кто должен вести бухгалтерский учет

В соответствии с законом № 402-ФЗ все юридические лица обязаны вести бухгалтерский учет и сдавать отчетность в налоговые органы. Индивидуальные предприниматели от бухгалтерского учета освобождены. Однако на деле им в большинстве случаев тоже приходится вести бухгалтерию . Если ИП работает на общей системе, то только грамотный бухгалтерский учет поможет не ошибиться при определении налоговой базы. Да и при использовании спецрежимов контроль за доходами и расходами все равно необходим.

Если предприниматель захочет взять кредит в банке, то предоставление бухгалтерской отчетности — это обязательный пункт при сотрудничестве с финансовым учреждением. Также без нее не обойтись в случае заключения крупного контракта или привлечения дополнительных средств в бизнес. Поэтому по мере развития вопрос ведения бухгалтерского учета встает практически перед всеми предпринимателями.

Может ли директор стать бухгалтером

Закон дает право директору малого предприятия или предпринимателю вести учет самостоятельно. Но стоит ли так делать?

Начиная изучать бухгалтерию, руководитель должен помнить – это требует большой концентрации и усидчивости. Учет основан на множестве рутинных операций. Для управления бизнесом часто нужны сложные и нестандартные решения, обдумывание которых требует времени. А директор вместо этого будет занят работой с первичными документами или отправкой платежек.

Руководителю потребуется немало времени и сил, чтобы разобраться в основах бухгалтерского учета. Безусловно, сделать это возможно. Но законодательство в финансовой сфере очень изменчиво. Требуется практически ежедневно вникать в нововведения, уточнения и разъяснения. И если директор, помимо управления бизнесом, берет на себя еще функции бухгалтера и ведение бухгалтерского учета, то что-то из этого будет страдать. Скорее всего — пострадает и учет, и бизнес в целом.

Поэтому намного проще делегировать бухгалтерский учет бухгалтеру, который будет посвящать ему все свое время. Директор же сможет заняться своими непосредственными обязанностями.

Может ли учетный сервис заменить бухгалтера

При заключении договора на обслуживание расчетного счета многие банки предлагают свои сервисы по ведению бухгалтерии. Главный аргумент – эти программные продукты помогут сэкономить и заменить бухгалтера. Как утверждают банкиры, используя сервис, встроенный в клиент-банк, руководитель компании может сам без проблем вести учет, считать налоги и сдавать отчетность.

Действительно, подобных инструментов разработано множество. Банковские учетные сервисы позволяют сформировать первичные документы и заполнить отчеты. Но вряд ли такие программы смогут на деле полностью заменить бухгалтера.

1. При подготовке отчетов бухгалтер ориентируется не на приближающуюся дату в календаре, а готовится к сдаче заранее. Ведь с первого раза форму могут и не принять, поэтому необходимо оставить время на исправление неточностей. У директора же есть множество других вопросов, которыми он должен заниматься. Поэтому руководитель будет сдавать отчеты уже в критическую дату, когда сервис начнет присылать уведомления. А когда сроки «горят», возможности потом откорректировать отчет без штрафа уже не будет.

1. Банковская учетная программа обрабатывает все операции с расчетного счета. Но у компании может быть несколько счетов, открытых в разных банках, а зачастую — еще и касса. Автоматически обобщить все это в одном сервисе не получится. Поэтому придется самостоятельно вводить вручную нужные данные. То есть экономии времени уже не будет.

1. При учете доходов автоматизированный сервис обычно не может предусмотреть нестандартные ситуации, например:

— эквайринг, когда деньги приходят позднее и, как правило, за вычетом комиссии банка;

— валютная выручка, когда доход при УСН нужно учесть по курсу ЦБ на дату прихода денег на транзитный счет (письмо Минфина России от 27.01.2012 N 03-11-06/2/10).

1. Сервисы, предлагаемые банками, как правило, «не умеют» учитывать затраты при УСН «Доходы минус расходы». То есть сама возможность расчета налога там есть, но расходную часть придется вносить вручную.

1. Банковские программы не позволяют вести учет при совмещении налоговых режимов, например – УСН плюс ЕНВД.

1. В большинстве случаев бухгалтерия, встроенная в клиент-банк, не дает возможности вести учет зарплаты, а также начислять связанные с ней налоги и сдавать отчетность. Особенно при нестандартных вариантах, например – приеме иностранных сотрудников.

1. Иногда бизнесменам, которые используют спецрежимы, приходится начислять НДС. Обычно это происходит при работе с крупными покупателями, которым нужен входной налог для вычета. В этом случае нужно выставить счет-фактуру, а по итогам квартала — сдать декларацию. Так как банковские сервисы ориентированы на стандартный учет при спецрежимах, то такую возможность они тоже не дают.

Получается, что без проблем пользоваться банковскими учетными программами могут только ИП без работников, которые применяют УСН «Доходы», ЕНВД или патент. Впрочем, в последнем случае отчетность вообще не требуется, а бухучет каждый предприниматель может вести в любой удобной для себя форме, которая позволит ему управлять бизнесом.

При появлении же работников (это относится ко всем юридическим лицам) или при проведении любых нестандартных операций лучше воспользоваться для ведения бухучета услугами бухгалтера.

Оптимизация налогов

Компьютерная программа не может проанализировать налоговую нагрузку предприятия и предложить пути по ее снижению. А ведь для этого существует масса законных способов: использование спецрежимов, различные льготы и т.п.

Только грамотный бухгалтер или группа специалистов аутсорсинговой фирмы смогут провести всесторонний анализ фискальной нагрузки компании и сократить затраты. Для этого нужно обладать в полной мере знаниями в области бухгалтерского, налогового и «смежных» видов законодательства, например — трудового права.

К сожалению, руководители организаций часто не обладают достаточным объемом знаний для грамотной налоговой оптимизации. Поэтому либо платят больше, когда можно было легально сэкономить, или же прибегают к незаконным способам, что впоследствии негативно отражается на всем бизнесе.

Задача бухгалтера или аутсорсинговой компании состоит не только в том, чтобы оптимизировать налоговую нагрузку. Бухгалтер должен рассчитать налоговую базу таким образом, чтобы в дальнейшем у проверяющих не возникло никаких претензий.

Взаимодействие с контролирующими органами

Работающий бизнес, к которому никогда не возникает вопросов со стороны налоговой инспекции или страховых фондов – это что-то из области фантастики. Взаимодействовать с контролерами придется в любом случае. И здесь очень пригодится грамотный бухгалтер, который сможет говорить с проверяющими «на одном языке».

Бухгалтер и аутсорсинговые фирмы, кроме того, имеют налаженные каналы связи со всеми контролирующими органами. Поэтому большинство вопросов решают самостоятельно, без привлечения руководства компании.

Например, налоговая инспекция может заблокировать расчетный счет . Оснований для блокировки — много и этот вопрос сложно решить в короткие сроки. Нужно разобраться с причиной блокировки и устранить ее, съездить за решением в инспекцию и отвезти его в банк (это самый быстрый способ, чтобы счет заработал сразу). А ведь у руководителя, даже в небольшой организации, есть и много других забот.

Автоматизированные сервисы такие вопросы решать не могут вообще. Напротив — как раз из-за их формального подхода к учету или стандартных настроек, которые не учитывают особенности компании, у налоговиков часто и возникают вопросы.

Ответственность

Никакой ответственности перед бизнесменом разработчики учетной программы не несут. Поэтому остается только надеяться, что все необходимые изменения порядка учета вносятся в алгоритмы сервиса вовремя.

Ответственность бухгалтера перед компанией прописана в должностной инструкции и в трудовом договоре. Поэтому за ошибки можно привлечь штатного специалиста к материальной ответственности. Правда в общем случае возмещать ущерб можно только в объеме, не превышающем среднемесячную зарплату сотрудника. Но в договор с главным бухгалтером можно включить и условие о полной материальной ответственности .

Если же организация заключает договор с аутсорсинговой фирмой, то, в большинстве случаев, она застрахована от ошибок в буквальном смысле. Недочеты могут быть допущены и «внешними» консультантами, но они, в соответствии с договором, берут на себя все последствия, в том числе — компенсацию штрафов и пени. Нередко аутсорсинговые фирмы для дополнительной защиты от финансовых рисков привлекают страховые компании.

Управленческий учет

Не следует забывать и об управленческом учете . Ведь стандартных отчетных форм в большинстве случаев не хватает для управления бизнесом. Например, баланс для малых предприятий состоит всего из полутора десятков строк, а сдавать его можно раз в год. Этих данных явно недостаточно для понимания того, что происходит в компании.

С ведением управленческого учета никакие автоматизированные сервисы точно не справятся. Ведь его нужно настраивать и вести с учетом особенностей конкретного бизнеса. А если директор возьмет на себя еще и эту обязанность, то времени на то, чтобы заниматься управлением, у него совсем не останется.

Аутсорсинг или штатный бухгалтер

Руководитель сам принимает решение – хочет он иметь в штате постоянного бухгалтера или же отдает бухучет на аутсорсинг . Но у второго варианта есть несомненные преимущества. Аутсорсинговая компания может обеспечить бесперебойную работу даже при смене специалистов. Ведь при внезапном увольнении бухгалтера может случиться так, что ведение учета попросту встанет – новому специалисту нужно время, чтобы принять дела, «втянуться» и наладить работу.

Бухгалтер должен обладать обширными знаниями не только в области учета. На деле же многие из них оказываются узкими специалистами, которые не имеют представления о налогах, кадровом учете или бюджетировании. Однако все эти сферы тесно связано с деятельностью бухгалтера. Аутсорсинговые фирмы имеют в своем штате специалистов различного профиля, которые работают совместно и могут решить любые возникающие вопросы.

Вывод

Бухгалтер — это не просто человек, который нажимает на «волшебные кнопки», а специалист, контролирующий все финансовые потоки компании. Бухгалтер — посредник между бизнесом и государством в лице контролирующих органов.

Никакой автоматизированный сервис не может в полном объеме заменить профессионального бухгалтера или работу консалтинговой фирмы.

Поэтому нужно очень тщательно подходить к выбору бухгалтера или организации, на которых возлагается ответственность за финансы компании. При правильном выборе директор сможет спокойно заниматься развитием бизнеса, не отвлекаясь на рутинные учетные процессы.

Источник

Отличия хорошего бухгалтера

Бухгалтер — второй человек в компании: он знает, откуда у вас деньги, с какими компаниями работаете и на что строите дачу. Плохой бухгалтер может подставить под штрафы и следствие. А отличить плохого специалиста от хорошего почти невозможно, если не знать бухучет. Вот вам диалог:

— Лена, как учтем расходы за покупку сканера?

— Расходы отразим по 04 счету и шестой амортизационной группе согласно закону 402-ФЗ.

Если увидели ошибки в ответе, вы молодец. Не тратьте время на статью: вы разбираетесь в бухгалтерии и сами отличите хорошего бухгалтера от плохого. Тем, кто не заметил ошибки, придется сложнее, поэтому давайте разбираться.

Знает рынок

Один и тот же бухгалтер может справиться со студией дизайна и завалить бухучет фруктовой лавке.

Андрей открыл магазин одежды. Он никогда не отчитывался перед налоговой, и все что знал о бухгалтерах — они постоянно просят документы и заполняют таблицы.

Чтобы не попасть впросак, он попросил знакомых помочь советом. Знакомые посоветовали Свету. Андрей решил, раз у знакомых с бухучетом всё в порядке, у него тоже будет. Это не так.

Света не знала, как проводить возврат товаров, что записать в расходы и как учитывать оплату наличными в налогах. Налоги рассчитала неправильно и отчет сдала позже срока. Андрею пришлось выплатить штраф 100 000 рублей.

Что делать. Чтобы снизить риск ошибок, берите бухгалтера с опытом работы в похожих компаниях. Так он будет знать особенности бухучета и меньше ошибаться. На собеседовании спросите:

В какой сфере он работал. Сферы делятся на услуги, торговлю и производство. Самый простой бухучет в услугах, самый сложный — в производстве. Если вы продаете товар, нанимайте бухгалтера с опытом в торговле.

На каком рынке. Есть рынки, где бухучет сложнее, чем на остальных. Чиновники чаще меняют правила учета, а налоговая следит за компаниями внимательней. Если ваша компания из рынка финансов, стройки и производства, берите профессионального бухгалтера со своего рынка.

С каким типом бизнеса. Если у вас франшиза, лизинговое оборудование или вы работаете по агентскому договору, нужен бухгалтер с аналогичным опытом.

Отвечает за штрафы

По умолчанию за ошибки в бухучете отвечает предприниматель. Об этом говорит 7 статья закона № 402-ФЗ. Но в договоре можно прописать и другое, тогда бухгалтер сам будет платить штрафы.

У Игоря дизайн-студия. Он хотел нанять еще одного дизайнера, но денег не хватало, и он решил сэкономить на бухгалтере. Бухгалтер Маша сказала, что даст скидку, если они заключат договор без пункта об ответственности. Маша пообещала вести дела внимательно.

Через месяц пришел штраф на 23 000 рублей. Оказалось, компания задержала налоговую декларацию на день, не доплатила налогов и не поставила сотрудника на учет в Пенсионный фонд и соцстрах.

Штраф выплатил Игорь, потому что по договору Маша не отвечала за бухгалтерские ошибки.

Что делать. Чтобы не платить за ошибки сотрудника, пропишите в договоре пункт об ответственности за штрафы: если компания получит штраф по вине бухгалтера, бухгалтер сам его выплатит.

Как составить такой договор со штатным бухгалтером — тема отдельного материала. Пункт в договоре для бухгалтера на аутсорсе будет таким:

Бухгалтер отвечает за правильное отражение финансово-хозяйственных операций в учете и сроки сдачи бухгалтерской отчетности. Если клиент получает штраф или пени за ошибки в учете или нарушение сроков бухгалтерской отчетности, их выплачивает бухгалтер.

Чтобы договориться об ответственности без скандалов, сделайте вот что:

Обсудите договор перед тем, как подписать. Если бухгалтер подпишет договор не глядя, а потом придет штраф, выйдет скандал. Бухгалтер почувствует себя обманутым. Даже если заплатит штраф, способ отомстить он найдет. Убедитесь, что бухгалтер знает, на что идет.

Учтите реакцию. Договор с ответственностью подписывают опытные бухгалтеры. Когда бухгалтер готов компенсировать убытки, он уверен в своей работе. И еще он знает, что если налоговики выдвинут необоснованные претензии, он квалифицированно их разрулит. Бухгалтер уверен, что ничего компенсировать не придется.

Соблюдайте договоренности. Когда договоритесь с бухгалтером, за что отвечаете сами, следуйте договоренностям. Иначе бухгалтер получит право не оплачивать штраф. Если передавать первичные документы должны вы, а вы передали не все, штраф — на вашей совести.

Работает в облачной 1С

Бухгалтеры работают в программе 1С. Они вносят в программу сведения из выписок, накладных, ведомостей со склада — всё что понадобится для учета денег и отчетов перед госорганами. Если 1С со всеми данными стоит на конкретном бухгалтерском компьютере, это опасно: компьютер сломается, а предприниматель останется без отчета наедине с налоговой.

У Жени маникюрный салон. Она работает с приходящим бухгалтером Ирой, и думает, что всё в порядке. Но во время квартального отчета всплыли проблемы.

Выяснилось, что Ира потеряла первичные документы, жесткий диск на компьютере сломался, поэтому отчетов нет и не с чего их составить. Еще она вечером улетает в Грецию, поэтому помочь не может.

Женя заплатила 80 000 рублей, чтобы другой бухгалтер всё восстановил и сдал отчет. В это время она почти не занималась салоном. Чтобы уложиться в срок, пришлось самой выбивать из партнеров акты, накладные, сканировать книгу кассира. Выручка за месяц снизилась в два раза.

Что делать. Чтобы не рисковать документами, выбирайте бухгалтера с облачной 1С. Облачная 1С — это такая же 1С, только сведения хранятся не на компьютере, а на сервере. Если компьютер сломается, информация не потеряется: чтобы восстановить данные, найдете другой компьютер и зайдете с него в 1С.

Принимает сканы документов

Иногда бухгалтеры принимают только бумажные документы, поэтому приходится искать время, чтобы встретиться с бухгалтером и передать их. Это риск: у директора будет забитый график, он отложит встречу с бухгалтером, бухгалтер опоздает с отчетом и налоговая пришлет штраф.

Вспомним Андрея, у него магазин одежды. Андрей начал работать с бухгалтером на аутсорсе, и тот попросил передавать документы дважды в месяц. Андрей решил, что пара часов в месяц — это не проблема.

Первый месяц всё шло хорошо, потом начались проблемы. В день встречи с бухгалтером поставщик отказался привозить товар, кассира поймали на воровстве, покупатель поскользнулся на крыльце магазина. Андрей не встретился с бухгалтером до конца месяца, а потом подошел срок подготовки отчетов. За срочность бухгалтер попросил доплатить половину месячной оплаты.

Что делать. Чтобы не зависеть от своего графика, выбирайте бухгалтера, который принимает сканы и фотографии. Это может выглядеть так:

Андрей с телефона фотографирует журнал кассира и отправляет фото бухгалтеру, а бухгалтер записывает сведения с фотографий.

С опытным бухгалтером вам не придется платить штраф и разбираться с налоговой, но это не значит, что можно будет забыть об учете и заниматься только интересными делами. Редкий бухгалтер сам придумает, как сократить налоги и уменьшить издержки. Так что в финансовых делах всё равно придется разобраться, но об этом в другой раз.

КОРОЧЕ

Что надо знать

С какими компаниями работал бухгалтер

Как бухгалтер принимает документы

Использует бухгалтер облачную 1С или нет

Что надо сделать

Прописать в договоре ответственность бухгалтера за штрафы

Обсудить штраф с бухгалтером и убедиться, что он согласен их платить

7 СТАТЬЯ

закона № 402-ФЗ описывает ответственность предпринимателя за бухгалтерский учет

Источник