Битрикс24 как создать бизнес процесс

Битрикс24 как создать бизнес процесс

Курс полностью посвящен бизнес-процессам и содержит в себе всю информацию о них, включённую в разные ролевые учебные курсы.

Он включает в себя уроки и главы по работе с бизнес-процессами, их настройке и созданию. Также в курсе присутствуют примеры и приемы использования бизнес-процессов и отдельная глава, предназначенная для разработчиков.

Для прохождения курса рекомендуется предварительно изучить следующие курсы:

В результате прохождения курса можно приобрести следующие навыки:

• работа с бизнес-процессам на уровне пользователя;
• настройка системы для корректной работы бизнес-процессов;
• проектирование и построение собственных бизнес-процессов;
• разработка собственных действий и создание более сложных процессов.

На каждой странице курса авторизованный на сайте посетитель может дать комментарий к содержимому страницы. Комментарий — не форум, там не ведётся обсуждений или разъяснений. Это инструмент для сообщений нам об ошибках, неточностях. Для отправки комментария воспользуйтесь расположенной в правом нижнем углу окна браузера кнопкой:

Скачать материалы курса в формате CHM. Файлы формата CHM обновляются ежемесячно, тем не менее, возможно некоторое отставание их от онлайновой версии курса.

Чтобы отключить подобное отношение к файлу необходимо:

перейти в свойства файла на вкладку Общие. Внизу у Вас отобразится сообщение о том, что этот файл был заблокирован системой с целью защиты компьютера.

Отсутствие кнопки Разблокировать возможно в двух случаях:

1. Файл лежит не локально, а на сетевом ресурсе.
2. Если файл лежит на локальном диске, но путь к нему содержит спецсимволы (# и прочие).

Источник

Бизнес-процесс в Битрикс24: с чего начать?

Бизнес-процессы в Битрикс24 — инструмент, позволяющий оптимизировать работу в компании.

где «живут» БП и как с ними работать?

формализация: создаем бизнес-процесс «на бумаге».

Бизнес-процесс: формиализация и описание

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс – это алгоритм выполнения определенных действий для получения заданного результата.

В Битрикс24 бизнес-процессы – это маршруты, следуя по которым, достигается нужная цель. Это может быть заключение сделки, оформление договора, выписка счета, прием заказа и т.д., то есть процессы, которые обычно протекают в компаниях.

Существуют также и автоматизированные бизнес-процессы. В Битрикс24 уже заложена не только последовательность действий, но и возможность управления ими. Таким образом, в результате автоматизации бизнес-процесса сотруднику не требуется знать и помнить утвержденный руководством регламент действий — ему автоматически ставятся задачи и задания для выполнения, чтобы достичь необходимую цель.

Наиболее часто встречающийся в компаниях процесс – это «Оформление договора».

Для автоматизации его с помощью Битрикс24 необходимо выполнить текстовую формализацию процесса с учётом его протекания именно в вашей компании:

• Менеджер компании подготавливает договор с клиентом.
• Договор согласовывается с руководителем отдела. Если руководитель не согласовал, то менеджер должен его исправить. Если согласовал, то следующий шаг.
• Условие. Если сумма договора больше 15000 руб., то бухгалтер вносит дополнительное условия в договор. Если меньше, то доп условия вносить не требуется.
• Договор согласовывается с юристом. Если юрист не согласовал, то менеджер должен исправить договор. Если согласовал, то следующий шаг.
• Подписание договора у директора.
• Отправка менеджером договора по почте клиенту.
• Регистрация подписанного клиентом экземпляра (записываются данные, когда получен договор).

Затем графическая формализация:

• Формализация – очень важный элемент. Без выполнения этого пункта возникает много проблем. Если на этом этапе сделаны ошибки, то далее все действия могут выполняться неправильно. Формализация позволяет на следующих этапах реализовывать конкретный процесс, а не заниматься одновременно его продумыванием и реализацией.
• Не старайтесь продумать и прописать абсолютно все действия бизнес -процесса. Какие-то действия можно объединить и делать общими, подразумевая содержание в них 2-3 поддействия. Это поможет сделать проще процесс формализации и графического представления.
• Для графической формализации процесса можно использовать как специально разработанные для этого программы, так и редакторы типа visio, power point, но это не так важно. Главное – визуализировать.
• Обязательно нужно обозначить рамки процесса – невозможно описать все действия, которые нужно выполнить (такие действия как взять ручку, подписать договор и т.д. опускаются)

В Битрикс24 бизнес-процессы находятся в разных разделах и сделаны для разных сущностей:

Для этого нужно открыть вкладку «список», затем «общий диск». В правом верхнем углу находится «шестеренка настроек». Там есть раздел «настройка бизнес-процесса», который необходимо активировать. Для этого, ставится галочка в необходимом разделе. Затем снова нажать шестеренку в правом верхнем углу, где появятся «бизнес-процессы». Здесь можно создать любые бизнес — процессы. Также это можно сделать, если зайти в раздел «общий диск», далее «процессы в ленте». Здесь есть несколько типовых процессов, которые автоматически устанавливается при создании портала. И, конечно же, всегда можно создать новый бизнес –процесс. Есть раздел «шаблоны бизнес-процессов», где можно посмотреть уже существующие или создать новые.

Как запустить бизнес-процесс?

Вид запуска (по созданию или изменению документа) всегда можно выбрать самостоятельно.

автоматически (в зависимости от настроек):

Когда создается документ. Как только документ создался, сразу запускается бизнес-процесс по его обработке, далее назначаются действия, задачи сотрудникам, которым необходимо что-то сделать, чтобы обработать документ.

Когда документ изменяется. При любых изменениях в документе, также запустится бизнес — процесс.

В случаях, когда есть необходимость отредактировать что- то в документе, с которым работает бизнес- процесс, то можно отключить автоматический запуск, отредактировать необходимые поля и только тогда принудительно запустить бизнес-процесс.

Как это реализуется?

Чтобы это было возможно, необходимо указать начальные параметры запуска (понадобятся права администратора).

В «живой ленте» найдите пункт «процессы», далее «заявление на отпуск», затем используя в правом верхнем углу шестеренку настроек выберите параметры бизнес — процесса

После того, как бизнес-процесс запустился, его можно увидеть в «Живой ленте».

У руководителя в этот момент появляется уведомление, что необходимо принять/отклонить заявление на отпуск.

Помимо этого в разделе «бизнес-процессы» есть пункт «задание бизнес-процесса», где можно увидеть, что появилось задание, которое необходимо выполнить. Справа можно открыть его в отдельном окне и перейти к документу.

После того как отпуск согласовывается сообщение исчезает.

Затем, можно наблюдать, что документ продвинулся дальше для утверждения:

• В основном меню, в разделе «все активные», находится список всех бизнес-процессов, которые выполняются на данный момент. Там же можно отследить, на каком этапе находится конкретный бизнес-процесс.
• Процессы, которые запускал сам сотрудник отображаются в разделе «Мои процессы».

После того, как заявление одобрено, бизнес-процесс завершается. У инициатора в разделе «все активные», а в разделе «текущие» можно увидеть, что бизнес — процесс завершен, отпуск оформлен.

• Ограничений по пользователям, которые могут участвовать в процессе нет. Главное, чтобы они были заведены в системе Битрикс24.
• Чтобы бизнес-процесс отображался в «живой ленте», необходимо при его создании поставить галочку «отображаться в ленте».

Как реализуется бизнес-процесс в Битрикс24 с помощью редактора бизнес-процесса и действий?

Разберёмся на примере задачи «Изменить типовой бизнес-процесс «Заявление на отпуск»»

Для этого необходимо:

• добавить уведомления пользователям, что бизнес-процесс запустился и завершил работу. Чтобы его инициатор мог отследить, на каком этапе выполнения находится бизнес-процесс,
• исправить позицию «бухгалтер» на «специалист отдела кадров»,
• добавить пользователю задачу «Сдать текущий отчет» (только после сдачи текущего отчета руководитель сможет решить: одобрить сотруднику отпуск или нет).

Для выполнения этих операций можно использовать «Дизайнер бизнес — процессов»

Вверху находится контекстная панель, где можно выполнять настройку бизнес-процесса, затем основное поле, в котором создается шаблон. Он состоит из отдельных действий, которые можно настраивать. Для настройки каждого действия есть шестеренка настроек, которая вызывает окно с настройками.

С правой стороны находится панель, где приведены основные действия, которые можно использовать.

• После выполнения важных действий обязательно нажимайте кнопку Сохранить.

Каждое действие имеет свои настройки, которые необходимо заполнить.

Это можно выполнить как вручную, так и выбирать из имеющихся значений, используя кнопку «многоточие»

Добавление условия в бизнес-процесс

Чтобы выполнить условие перед отпуском «Сдать текущий отчет» необходимо использовать действие «Задача». Когда это действие установлено, его нужно настроить. Для этого нажимаем Шестеренку настроек и в открывшемся окне вводим параметры:

• «задача: сдать текущий отчет»,
• «остановить процесс на время выполнения задачи».

• При выборе «Да», бизнес-процесс останавливается, то есть сотрудник должен сначала сдать текущий отчет, и только потом начнут оформляться документы на отпуск,
• «название задачи» – «сдать текущий отчет»,
• в разделе «установщик текущей задачи» задается ответственный – сотрудник, который уходит в отпуск,«сохранить».

В «живой ленте», в правом верхнем углу, появляется значок «сообщения», который уведомляет о том, что запущен бизнес-процесс «оформление отпуска». В задачах у сотрудника появляется новая задача «сдать текущий отчет». То есть, чтобы документы по отпуску начали оформляться, сотруднику необходимо сдать текущий отчет, и только тогда руководитель может принять решение о том одобрить отпуск или нет. Сотрудник выполняет задачу, нажимает кнопочку «завершить». Далее бизнес-процесс идет также, как рассматривали до этого.

На первый взгляд составление собственного бизнес-процесса может показаться сложной задачей, но, если следовать инструкциям, всё не так страшно.

Прежде чем начинать составление бизнес-процесса лучше потренироваться на бумаге или пк. Например, попробуйте формализовать ситуацию, когда клиент обращается на ваше предприятие для заказа продукции.

Ну а если вы уже освоили азы создания бизнес-процессов, то самое время перейти на новый уровень и присоединиться к бесплатному образовательному курсу «Бизнес-процессы в Битрикс24».

Источник

Разработка бизнес-процесса в Битрикс24. Советы директору

Одна из самых важных (на мой взгляд) функций в Битрикс24 это бизнес-процессы. Теоретически они позволяют вам полностью избавиться от бумажных служебок и перенести их в электронный вид, благодаря чему вы получаете не только экономии бумаги и времени, но и детальную хронологию прохождения процесса (кто и когда запустил, кто во сколько утвердил и т.п.), храните все комментарии и замечания сотрудников, не позволяете людям перескакивать отдельные важные этапы и многие другие плюсы. Так же про определённые вещи можно узнавать не когда всё уже согласовано, а на ранних этапах (например, когда сотрудник собирается в отпуск, запрошена очень большая скидка и т.п.), а не в самый последний момент.

Этой статьёй я начинаю цикл из трёх материалов который поможет вам взглянуть на разработку бизнес-процессов со стороны директора или собственника, руководителя отдела или подразделения, а так же непосредственно со стороны технического специалиста который будет заниматься реализацией ваших хотелок.

Пожалуй, начать стоит с того, что при всём уважении к вам и вашему бизнесу, скорее всего компания 1С-Битрикс в разы больше вашей компании как по штату, так и по обороту, в ней работают более опытные IT-специалисты и, самое главное, они видят сотник таких компаний как у вас и могут читать (ну или не читать 🙂 все пожелания от них. Да, возможно я не прав, и ваша компания крупнее, чем 1С, но тогда вряд ли вы как собственник будете забивать себе голову тем, как же лучше заняться разработкой бизнес-процесса, наверняка у вас для этого есть целый отдел. Если же вы понимаете о чём я, то идём дальше. У Битрикс24 (далее по тексту я буду называть его Битрикс или Б24) есть базовый функционал и вещи, которые он может, а есть вещие которые пока не может или не сможет вообще. Говоря другим языком у него есть ограничения как в техническом, так и в логическом плане. В самосвале сложно возить воду, а на экскаваторе не уложить асфальт (на самом деле своими глазами я видел и то и другое, но, поверьте, зрелище так себе получается, к тому же очень дорого, долго, неудобно, и результат сомнительный). Как бы ни было устроено у вас в компании, к чему бы вы не привыкли, вам нужно будет принять и понять, что некоторые вещи в Б24 сделать нельзя (поскольку мы находимся на Хабре где есть куча гениев и ещё больше высококлассных специалистов, в разы более сильных чем я, то давайте договоримся что фразу «нельзя сделать» мы будет понимать как «нельзя сделать в коммерчески разумный срок» или «у вас на это не хватит денег»).

Начнём с простого: у вас в лексиконе есть фраза «бизнес-процесс», а в Битриксе есть бизнес-процессы, задачи, календари, роботы, триггеры и т.п. Наверняка вы не знаете, чем они друг от друга отличаются, ведь для этого у вас есть сотрудники. Если вы будете постоянно говорить айтишнику о том, что вам нужен бизнес-процесс, то он и будет воспринимать это как требование сделать именно бизнес-процесс в Б24. Я как-то раз больше месяца не мог реализовать требования директора из-за сложности работы и постоянных исправлений, потом всё же пошёл к нему и спросил, почему ему нужен именно бизнес-процесс. В результате разговора выяснилось, что ему нужен не бизнес-процесс, а исполнение его поручения, что позволило моему руководителю уже через час рапортовать ему о том, что поручения исполнены и бизнес-процессы в фирме работают, просто в Битриксе это называется задачи. И знаете что? А ничего. Ему было важно как в фирме работает, а не как в Битриксе это называется. Но это собственник, они никому ничего доказывать не собирается и ни с кем ничем не меряется 🙂 А вот с «руководителями», которые вчера то ли менеджер по продажам неизвестно чего, то ли продавец-кассир в сетевом магазине намного сложнее, понтов и амбиций выше крыши, знаний и опыта ноль, но готовы сожрать и уволить любого, что теоретически может помешать им закрепиться на новом месте. Особенно если понимают что человек их раскусил. Ах, да, я же для руководителей материал пишу: если ваш «управленец» орёт что на прошлой работе «так было сделано и всё работало» не верьте, почти всегда там и близко не было реализовано ничего подобного. Ладно, не всегда, а в 95% случаях там и близко не было реализовано ничего подобного. Почему? Да хотя бы потому, что практически все функции в Битриксе это базовый функционал и для некоторых иная последовательность меню (которая, кстати, пользователем под себя настраивается самостоятельно) это уже «по-другому» или заслуга штатного айтишника.

Усвоили простой урок? Теперь переходим к более сложному: назначьте одного ответственного за процесс, расскажите об этом всем и потребуйте, чтобы все участники процесса подчинялись ему в этом задании. Практика показывает, что обычно задание даётся на группу, а если нет ответственного, то и спросить в случае провала не с кого. Вроде бы все работали, делали дело, а результата нет или он сильно промежуточный (как в анекдоте где есть ещё нельзя, но намазывается уже очень хорошо). Но может быть хуже, гораздо хуже, когда люди возьмутся за дело с душой и огоньком, но при этом видение готового продукта будет разное и оба (а то и все трое или четверо) будут тянуть одеяло на себя, перекраивать под свой отдел и т.п. А исполнитель должен будет разрываться между ними, оказавшись между молотом и наковальней. Если в ответ на это вы скажете что у вас в фирме регламенты такого не позволяют, люди себя так не ведут и всё такое то в ответ я лишь усмехнусь и скажу «ну да, вы же руководитель, до руководителей всегда правду доносят как есть, никогда не врут и вообще мы одна команда».

Кстати после внедрения процесса не забудьте запретить использование бумажных служебок, вместо которых делали процесс. Если вы хоть раз после внедрения процесса воспользоваться бумажкой то всё, не заработает у вас Битрикс никогда, можете сразу выкинуть его вместе с сервером ибо толку теперь ноль. Все, абсолютно все пойдут с бумажками просто потому что:

1. Так проще и быстрее.

2. Если человек идиот и написал бред то руководитель бумажку выкинет и как-будто и не было.

3. «Неправильным» (т.е. не лояльным конкретному человеку, пускай и в ущерб фирме) служебки будут задерживаться максимально долго, подтасовываться очерёдность и т.п.

4. Любой регламент можно нарушить и сначала сделать, а потом согласовать.

5. Когда руководители подписывают бумажку, они могут требовать много чего не относящегося к работе взамен своей подписи, а если в Битриксе служебка повисла на человеке и он не реагирует можно идти выше.

А на самый конец у нас будет самый вкусный кусочек: сколько же вы за это заплатите?

Давайте накидаем примерные зарплаты:

Вы (собственник, руководитель) – 500 000 рублей в месяц.

Коммерческий директор – 80 000 рублей в месяц.

Финансовый директор – 70 000 рублей в месяц.

Административный директор – 60 000 рублей в месяц.

Руководители отделов – по 50 000 рублей в месяц.

Айтишник – 40 000 рублей в месяц.

Пускай в месяце 21 рабочий день, 8 часов. Это выходит, что в месяц человек работает 168 часов. Совещания по нормальному процессу, достаточно сложному идти в присутствии директора (за всё время) меньше часа не будут, а один час собственника, всех директоров, трёх руководителей и айтишника стоит по нашим данным без малого 5000 рублей. Ещё час без собственника и айтишника ещё пару тысяч. Айтишник будет писать, тестировать, настраивать, отлаживать ещё 2 дня и потратит 4000 рублей, побегает к административному директору, к финансовому, к каждому руководителю и т.п., за это вы заплатите ещё не меньше пяти тысяч. Это если утвердят всё и сразу, по факту работы идут с переделками, а совещания дольше. По моим скромным (особенно для крупных городов) оценкам получается, что средней руки процесс будет стоить фирме (т.е. вам) 20-30 тысяч рублей как минимум. Правда вам об этом вряд ли расскажут, но всё же. Потом ещё нужно будет научить всех сотрудников, внести корректировки, объяснить, почему сделали так как написано в техническом задании (которое айтишник писал со слов всех руководителей), а не как им хотелось и т.п. В общем тысяч 40 заплатите и это как минимум. Сюда я свёл официальные и «не официальные» совещания, чаепития и перекуры по этому поводу и тому подобное. Заплатите ли вы эти деньги напрямую? Думаю что нет, все же на окладах. Окупите ли вы расходы? Думаю что да, в некоторых фирмах это не то что за месяц, а за неделю или пару дней возможно, смотря для чего процесс написан (экономия на браке и отсечение необоснованных скидок это тоже прибыль как по мне).

А если нет айтишника? Если его нет, то обычно написание такого бизнес-процесса от 10 000 рублей с учётом вашего технического задания и без кучи дурацких (иначе их не назовешь) доработок. А чтобы потом всё это работало нужно чтобы ваш портал кто-нибудь обслуживал (от 5000 рублей в месяц). А, может быть, за одно только техническое задание вы заплатите 10 000 рублей (конечно же, если речь идёт о написании процесса под вас и ваши нужды, а не продажи копии какого-то процесса под соусом индивидуальности).

Что я хочу сказать в заключении: полноценное внедрение Битрикс24 штука очень дорогая (если вы умеете считать и не врёте сами себе), но нужная и окупающая себя при правильном использовании. Правильно написанный бизнес-процесс может не то что часть работы снять, но и заменить собой сотрудника и даже руководителя (при этом работая без выходных, не отлынивая и действуя строго в соответствии с инструкциями). Может ли такой процесс стоить 5, 10, 25 или 50 тысяч рублей? Лично мне кажется, что честная цена такого процесса от 50 000 рублей только начинается, но поскольку эту сумму вы не платите напрямую, а задействуете сотрудников на окладе, то достаточно просто чтобы они поработали как следует, а не как хочется.

Источник