Битрикс24 как сделать компанию своей

Как добавить реквизиты своей компании?

Вы можете сохранить реквизиты вашей компании, и Битрикс24 автоматически подставит их в документ. Если компаний несколько — вы сможете выбрать нужную из списка.

Как это работает?

Для примера, настроим информацию о нашей туристической компании.

Перейдем в раздел CRM — Настройки — Реквизиты ваших компаний.

Добавим новую компанию.

Укажем общую информацию о компании и перейдем к блоку Реквизиты.

Нажмем Добавить и выберем шаблон реквизитов для организации.

Заполняем подробную информацию о компании.

Чуть ниже добавляем и банковские реквизиты.

Готово! Теперь при создании счёта Битрикс24 автоматически подставит нужные реквизиты.

Источник

Холдинговая структура связей в Битрикс24.CRM

Штатная карточка компании Битрикс24.CRM одноуровневая и позволяет привязать сотрудников компании и саму компанию только один раз. А как быть если несколько самостоятельных компаний образуют объединение – холдинг под одним брендом?

• Информация о контактах и компаниях в Битрикс24 хранится в CRM в одноименных сущностях.
• Контактные данные физического лица или сотрудника компании хранятся в «Контактах».
• Связи сотрудников с компаниями поддерживаются с помощью информации хранящейся в специальном поле, если они конечно есть.
• Регистрационные, юридические, банковские реквизиты и связи с контактные данными сотрудников компании хранятся в «Компании».

1. Создадим тестовую компанию ПАО Сбербанк России, которая как мы знаем содержит многочисленные филиалы по всей России.
2. Для демонстрации создадим несколько филиалов.
3. Установить связь между компаниями структурно в рамках одного холдинга можно по дополнительному полю «Головная компания», которое вручную по требованию создается администратором портала. Тип поля – Привязка к элементам CRM по сущности компании.

При первом запуске карточки сделки созданное поле не видно на экране, оно «раскрывается» и становится доступным после выбора нужного поля и перетаскивания его мышкой в нужный раздел карточки. Важно не забыть сохранить изменения и сделать карточку единой для всех сотрудников компании.

Для установки связи достаточно будет в поле «головная компания» ее указать. Механизм поиска по каталогу и сохранения информации обычный для работы с карточками в Битрикс24.CRM.

Для удобства работы в списочной форме отображения каталога компании на экране рекомендуем включить это поле в «шапку» информации, это очень удобно в работе.

Важно поле «Голованя компания» нужно заполнять только для дочерних компаний, у самой головной-материнской компании это поле остается пустым.

Поле «головная компания» работает в бизнес-процессах и позволяет использовать различные сценарии автоматизации.

• На всех тарифах, даже бесплатном.
• Сотрудником компании с правами администратора на модуль CRM и выше.

Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Источник

Поддержка24

CRM (Customer Relationship Management System — cистема управления взаимоотношениями с клиентами) – это система управления продажами.

CRM оптимизирует работу с клиентами и сопровождает их от первого контакта до финальной сделки.

Как же начать работу с CRM в Битрикс24?

Настраиваем CRM

Каждая компания по-своему уникальна. Поэтому прежде всего надо настроить систему под специфику вашего бизнеса.

Основные параметры расположены в разделе CRM — Настройки.

Добавляем лиды

CRM оптимизирует работу с клиентами. Поэтому наш следующий шаг — добавить этих самых клиентов:)

Начнём с создания новых лидов. Лид — это холодный контакт, любая зацепка с потенциальным клиентом. Это любая минимальная информация — будь то номер телефона, адрес электронной почты или сообщение из социальной сети.

Существует несколько способов добавить лид:

• Занести их вручную
• Импортировать готовый список
• CRM-формы и виджет на сайте
• Входящие письма и звонки

Каждый лид — это потенциальный клиент, поэтому важно эффективно работать с каждым лидом.

Обрабатываем лиды

Теперь наша задача — привлечь клиента, запланировать звонки, письма и встречи.

Вся история общения с клиентом хранится в CRM — вы всегда будете в курсе текущего состояния дел.

После успешной обработки мы конвертируем лид в контакт или компанию, а в случае продажи — в сделку.

Нажмите Завершить обработку лида и выберите нужный результат из списка:

Работа с лидом закончена — он останется в CRM и будет привязан к новым элементам.

Как же элементы CRM связаны между собой?

На схеме видно, что дела (задания, встречи, звонки, письма) есть у всех элементов.

Планируем дела

Что же такое дела в CRM? Это любая запланированная активность — перезвонить клиенту, выслать предложение, провести презентацию и т.д.

Текущие дела можно просмотреть в разделе Мои дела. Здесь вы увидите все дела: как запланированные, так и выполненные для любых элементов (лидов, контактов, компаний и сделок).

Специальные счётчики подскажут, сколько дел требуют вашего внимания:

История

Вся история взаимодействий с клиентами расположена в разделе CRM — История.

У каждого элемента (лид, контакт, компания, сделка) есть своя карточка. В ней вы можете просмотреть информацию, последние события и запланированные дела.

Здесь же одним кликом можно добавить новое дело или оставить комментарий.

Работаем со сделками

Конечная цель любого бизнеса — продажа товаров и услуг, то есть сделка.

На этапе создания сделки мы добавляем товары, которые приобретает клиент.

Мы можем создать товары прямо в сделке (вкладка Товары) или выбрать их из каталога.

В сделке мы продолжаем общение с клиентом — обсуждаем детали покупки, звоним, пишем и выставляем счета.

Наконец сделка заключена, и мы успешно её закрываем.

Воронка продаж и отчёты

Анализ процесса продаж — важная часть развития бизнеса.

Постройте воронку продаж и быстро оцените результаты работы компании. Для этого перейдите в раздел CRM — Воронка продаж.

График показывает количество сделок на каждой из стадий работы.

Для более глубокого анализа перейдите в режим Отчёты

Здесь вы найдёте все основные показатели, отчёты и подробную статистику.

Источник

Дорожная карта внедрения корпоративного портала Битрикс24 в крупной компании. Цели, стадии, место в инфраструктуре

Суть статьи коротко

Проблема: Коммуникация в коллективе от 150 человек

Чем больше в компании сотрудников, тех хуже с единым информационным полем. Люди перестают узнавать друг друга в лицо, решение рабочих вопросов усложняется, коммуникации – рвутся.

Причина этого проста – человек как биологический вид комфортно работает с 5-10 близкими товарищами, а “теоретический” предел знакомых – 150 человек. Таков максимальный размер первобытного “племени”.

В 21 веке люди умеют решать серьезные задачи и собирают для этого крупные коллективы. Но проблемы биологии никуда не делись – без специальных средств коммуникация в большом сообществе будет плохой.

Плохой – медленной, неэффективной, требующей кучи бумаг. Никто не любит бюрократии, однако почти всегда большая компания (даже современная) страдает именно этим – усложнением документооборота.

Добавляют проблем, как ни странно, современные информационные технологии. У “склада” своя программа, у “продавцов” своя, аналитики работают в Excel, основной способ обмена – электронная почта и чаты.

Все это приводит к падению эффективности. Парадокс: в 21 веке команда из трех человек в пересчете на сотрудника работает многократно эффективнее чем “офисное здание” из 3000 специалистов.

А должно быть наоборот: укрупнение компании помогает разделению труда и должно экономить силы людей на непрофильных операциях. Каждый может сосредоточиться на своем.

В чем же проблема? Где узкое место современного офиса? В избытке информации, людей и “программ”. Не удается сосредоточиться на своем участке работы, если замена клавиатуры требует служебной записки.

Решение: Корпоративный портал — меньше “программ” для одного сотрудника

Битрикс24 должен быть “единым окном” доступа к корпоративной информации и сервисам. Корпоративный интранет-портал уменьшает число “программ” где работает каждый человек.

В статье рассказано как это сделать, что потребуется подготовить на каждом этапе. Вы получите подробную дорожную карту для такого комплексного внедрения.

Внедрение состоит из пяти стадий, на каждой нужно пройти пять шагов. В каждой компании есть свои особенности, но общая логика внедрения и настройки Битрикс24 должна быть именно такой.

Блоки связаны между собой, но легко отключаются. Если для вашей компании определенный блок не актуален – исключите его из плана внедрения, остальные не пострадают.

Каким компаниям подойдет этот сценарий внедрения?

Сценарий подходит производственным, строительным и сервисным компаниям от 150 до 3000 человек, где 3 и более уровня иерархии, департаменты и филиалы.

Стадия 1 “Первичная настройка. Приглашение сотрудников”

Можно привести коня к водопою, но нельзя заставить его пить.

Цель первой стадии – обеспечить минимально жизнеспособный набор сервисов, чтобы сотрудники могли начать пользоваться системой.

На этой стадии выполняется загрузка оргструктуры, базовой информации о компании и сотрудниках, предоставляются первые полезные сервисы.

Важно чтобы людям в компании было приятно получить приглашение в интранет-портал Битрикс24, чтобы там была актуальная информация и полезные сервисы. Нужна “конфетка”. В каждой компании она своя.

Пример главной страницы портала крупной организации (показан интерфейс HR-директора):

Вопросы

Если вы – руководитель проекта создания внутреннего интранет-портала, для успеха на первой стадии вам потребуется ответить на вопросы:

В какой программной системе сейчас хранится актуальная информация об оргструктуре компании: департаментах, отделах, руководителях?
Типовые ответы:
— MS Active Directory;
— 1С: Зарплата и Управление Персоналом;
— нигде (в этом случае “точкой правды” о структуре становится Битрикс24).

Ответы, которые сделают первую стадию дольше:
— структура департаментов в AD, а должности и состав отделов в ЗУП;
— у нас несколько “доменов” и экземпляров ЗУП;
— права доступа сотрудников хранятся в сторонней системе;
— все сложно, нужен обмен в режиме реального времени.

Где сейчас хранится официальная информация компании? Кто подготовит ее публикации?

Организована ли работа с вакансиями в цифровом виде? Есть ли специализированная программа или личный кабинет на сайте с вакансиями? Как часто появляются новые вакансии? Нужна ли автоматическая публикация вакансий в портале?

Что “приятного” мы можем предоставить сотрудникам на первой стадии? Варианты ответа:
— меню ближайшего кафе или корпоративной столовой
— справочник телефонов и дней рождения
— автоматизировать “болезненный” процесс (даже из следующей стадии).

Ресурсы

Что будет готово после окончания первой стадии:

Ссылки по теме

Стадия 2 “Внутренние процессы”

На живой кости мясу недолго нарасти.

Вопросы

Для второй стадии потребуется собрать требования подготовить много информации:
База знаний.

1. В каком виде представлена корпоративная база данных? Например:
2. Требуется ли разделение доступа к базе знаний (по должностям или подразделениям)?

Управление проектами.

1. Какие системы в компании используются для управления проектами?
   — ПланФикс / Jira / Youtrack / Redmine / MS Project / Специальные программы?
2. Хотят ли пользователи этих проектных программ перейти на другую систему? (Например, в раздел “Задачи и проекты Битрикс24”?)
   — если да, нужно собрать требования и настроить Битрикс24
   — если нет, нужно определиться с интеграцией между Битрикс24 и системой управления проектами. Самые распространенные “создать задачу из Б24, отследить прогресс в проектной системе” и “получить отчет по состоянию задач и проектов в Живой ленте Битрикс24”
3. Какие важные проекты для компании являются типовыми и часто повторяемыми? Например:
   — старт производства нового объекта
   — открытие новой торговой точки
   — запуск крупной маркетинговой акции
   — корпоративные мероприятия: конкурсы, праздники, конференции, слёты дилеров
   Для планирования, отслеживания и аналитики типовых проектов в Б24 существуют готовые решения, интегрируемые с MS Project.
4. Как сейчас назначаются, проводятся и протоколируются совещания? Как связаны задачи с итогами совещаний?

Бухгалтерия и кадры. Заказ справок.

1. Налажен ли кадровый учет в 1С: ЗУП? Какие отраслевые особенности есть в оформлении отпусков и режима рабочего времени? Например
   – “Вахтовый режим для части сотрудников”
2. Какие 3-5 видов документов чаще всего запрашивают сотрудники в бухгалтерии и HR-службе?

Сервисы для сотрудника.

1. Что в офисах приходится “бронировать”? Переговорные? Курьерские задачи? Автомобили и специальную технику? Как выглядит процесс согласования?
2. Сколько сервисных (ИТ- и бытовых-) поступает в соответствующие службы в неделю? Какие виды заявок самые частые или болезненные?
3. В каких ИТ-системах отслеживается исполнение заявок?
4. Хотят ли ИТ-служба и АХО сменить свои системы на Битрикс24?
   — если да, нужно собрать требования и настроить Битрикс24 под конкретный бизнес-процесс заявки
   — если нет, нужно определиться с интеграцией между Битрикс24 и системой управления проектами. Самый распространенный вариант “создать заявку через Битрикс24 или по почте и получить ответ”.
5. Какие процессы в офисе чаще всего повторяются и идут малоэффективно? Например, как выглядит бизнес-процесс “командировка” в жизни?

Документооборот

1. Какие системы документооборота внедрены в компании? Довольны ли ими? Какую часть требуемого документооборота покрывают эти системы?

   Какие документы должны согласовываться быстро по простым маршрутам (для них – бизнес-процессы будут настроены Битрикс24)? Примеры:
   — заявки на оплату с помещением в платежный календарь;
   — справки;
   — коммерческие предложения.

2. Как согласуются новые договоры? Сколько стадий, ответственных, сколько видов маршрутов? (Если “менее 10” на каждый вопрос – рекомендуется подключить и настроить Мини-СЭД для Битрикс24 ).
   Есть ли в компании требования к документообороту согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 или других стандартов, подразумевающих учет, хранение и быстрый доступ к десяткам видов документов?
   (Если да – рекомендуется внедрение 1С: Документооборот и интеграция его с Битрикс24).

Ожидаемые результаты второй стадии

1. Люди активно пользуются корпоративным интранетом для решения частых задач.
2. Сократилось число писем по электронной почте и физических бумаг.
3. Сотрудники меньше переключаются между различными программами и могут больше времени отдать основным обязанностям
4. Руководство получило инструменты прозрачного контроля различных процессов и картину занятости служб.

Ссылки по теме

Стадия 3 “Удобство сотрудников”. HR-задачи

Ключевая задача после запуска всех основных процессов в Битрикс24 – кадры и счастье людей. Компания выросла, с ней вырос интранет. Это целый мир, в котором нужно разобраться. Нужно сделать людям “легко”.

Вопросы перед третьей стадией “Счастье сотрудников и HR-функции”

Ожидаемые результаты третьей стадии:

1. Люди не испытывают стресса при старте работы.
2. Работа в портале наполнилась эмоциями.
3. Процессы обучения и развития сотрудников ведутся в интранет-портале и прозрачны.
4. Достижения и KPI сотрудников, прогресс по OKR прозрачны (в той мере, как это нужно компании).
5. Кадровая служба быстрее и проще решает как технические, так и стратегические задачи
6. Сотрудники с удовольствием общаются в Б24 по всем вопросам.

Полезные ссылки по теме

Стадия 4 “Продажи”

Продажи клиентам – ключевой вопрос для всех коммерческих компаний. При построении интранет-портала крупной компании тема продаж возникает не сразу.

Почему? Ведь Битрикс24 позиционируется как CRM-система, инструмент продаж? Есть много готовых инструментов для работы с клиентами: открытые линии, продажи в чатах, аналитика вероятности сделки.

Во-первых, компания в 150 человек всегда имеет процессы продаж и работы с клиентами. Они могут быть неоптимальными, но они есть. Продажи – не главная боль, не ради этого начинается внедрение портала.

Во-вторых, эти процессы почти всегда довольно сложные. Много видов контрактов, оптовые цены, отложенные оплаты, проектные продажи, претензии. Битрикс24 CRM для такого “из коробки” не подходит.

Нужна адаптация CRM под процессы крупной компании, блок управления дилерами, управленческие отчеты, контроль дебиторской задолженности и аналитика работы сотрудников отдела продаж.

Именно это и делается на 4 стадии “Продажи”.

Вопросы перед четвертой стадией внедрения Б24 в крупной компании “Продажи”

1. Как сейчас оцифрованы процессы продаж и работы с клиентами в компании? Есть ли CRM, регистрация обращений клиентов, аналитика продаж в разрезе рекламных каналов?
2. — Если да, рассматривает ли отдел продаж Битрикс24 как новую платформу?
3. Какие учетные особенности работы с клиентами есть на предприятии сейчас? Например “Холдинговые структуры клиента”, когда по сути в одном клиенте могут быть множество:
   — юридических лиц
   — счетов для оплаты
   — контактных лиц
   — грузополучателей
4. Бывает ли что одного клиента ведут несколько менеджеров компании (на разных стадиях или по разным вопросам)?
5. Есть ли в компании дилерская сеть? Если да, какие вопросы управления сетью наиболее актуальны:
   — Маркетинг, сбор и передача лидов дилерам
   — Контроль процесса продаж (стадии, стандарты, нормы скорости ответа, чеклисты)
   — Онлайн-каталог товаров с дилерскими и клиентскими ценами и наличием по складам
   — Закупка дилерами у производителя
   — Контроль отгрузок клиенту, логистика
6. Нужно ли собирать контакты конечных клиентов (с которыми работают дилеры) для проведения рекламных акций, аналитики продаж и улучшения процессов?

Из какой системы в Битрикс24 можно импортировать первичные данные для управленческих отчетов? Например:
— 1С: Управление торговлей
— Microsoft Power BI
— MS Dynamics
— такой системы нет, данные нужно собирать из CRM Битрикс24

Какие данные нужно предоставлять в оперативных отчетах руководителей среднего звена, а что вынести в дашбоард топ-менеджера?

Кто отвечает за контроль ПДЗ (просроченной дебиторской задолженности)? Где прописаны пределы ПДЗ по типам контрагентов, правила остановки отгрузок, передачи проблемы в юридическую службу?

Ожидаемые результаты четвертой стадии:

Полезные ссылки по теме

Стадия 5. Личные кабинеты

Онлайн-личные кабинеты для решения специальных бизнес-задач завершают большую пятерку внедрения. Эти кабинеты связывают в едином информационном поле сотрудников, руководителей, клиентов и дилеров.

Личные кабинеты интегрированы с бизнес-процессами компании и делают работу в целом быстрее и лучше.

Вопросы перед пятой стадией внедрения Б24 в крупной компании “Личные кабинеты”

Функции каждого кабинета связаны с процессами компании. Всегда в компании есть специфика и особенности, которые нужно учитывать при внедрении. Например, последовательность запуска или особенности процессов в ЛК.

Руководитель проекта должен выбрать 3-5 видов бизнес-пользователей или партнеров, работа с которыми “болит” сильнее всего: бюрократия, проблемы, жалобы, низкая скорость и эффективность.

Нужно понять, как реализованы процессы сейчас? Какие личные кабинеты нужны?

Источник