Меню

Базу данных по управлению персоналом своей организации

Разработка реляционной базы данных для автоматизации деятельности кадровой службы предприятия

Рубрика: Технические науки

Дата публикации: 05.06.2017 2017-06-05

Статья просмотрена: 3375 раз

Библиографическое описание:

Горшков, Е. А. Разработка реляционной базы данных для автоматизации деятельности кадровой службы предприятия / Е. А. Горшков, Н. А. Симанов. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2017. — № 22 (156). — С. 34-37. — URL: https://moluch.ru/archive/156/44242/ (дата обращения: 11.06.2021).

Проблема автоматизации процессов деятельности кадровой службы предприятия, как средства повышения производительности труда сотрудников кадровой службы, всегда являлась и остается актуальной. В настоящее время в кадровой деятельности предприятий используется большое количество автоматизированных информационных систем [1]. Автоматизированные информационные системы, используемые в кадровой деятельности предприятий создают возможности построения систем нового типа, отличающихся, с одной стороны, разнообразием средств отражения кадровой информации, с другой — интеграцией этих средств и обеспечением максимального удобства и простоты работы сотрудников кадровых служб, не обладающих специальной подготовкой.

Автоматизация кадровой деятельности предприятия с использованием АИС позволит свести к минимуму бумажный документооборот, ошибки в работе, связанные с человеческим фактором, сократить время необходимое для поиска нужной информации и составления различного вида отчетностей деятельности кадровой службы.

Разработку базы данных для автоматизации основных процессов и операций деятельности кадровой службы конкретного предприятия необходимо производить с учетом всех особенностей кадрового делопроизводства предприятия:

‒ количества кадровых работников и уровня их компьютерной грамотности;

‒ объема обрабатываемых организационно-документационных массивов;

‒ оснащенности предприятия аппаратно-программными средствами.

Работники кадровой службы предприятия должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь для определения потребностей автоматизации деятельности своего подразделения.

База данных «Кадровик» предназначена для хранения данных о сотрудниках предприятия ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» в электронном виде, а также автоматизации поиска и корректировки данных и автоматической генерации необходимой отчетности, поэтому предметной областью проектируемой базы данных является деятельность кадровой службы предприятия ЗАО «ЗЭМК ГЭМ».

Процесс проектирования базы данных для кадровой деятельности предприятия ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» включает в себя выбор системы управления базой, инфологическое, логическое и физическое проектирование базы данных.

При разработке инфологического моделирования БД «Кадровик», было выделено три стержневые сущности: «Сотрудники», «Отдел», «Должность», ассоциативная сущность «Штатное расписание» и характеристические сущности: «Сведения о профессии», «Сведения о медицинском обследовании», «Сведения о повышении квалификации», «Паспортные данные», «Социальные льготы», «Увольнения», «Сведения о поощрениях», «Отпуска», «Сведения о командировках».

Для проектируемой БД «Кадровик», разработанная ER-диаграмма в нотации IDEF1X (рис. 1).

Рис. 1ER-диаграмма для БД «Кадровик»

В качестве инструментального средства разработки реляционной базы данных «Кадровик» выбрано MS Access, как наиболее полно удовлетворяющее требованиям Заказчика. СУБД Microsoft Аccess относится к СУБД реляционного типа, работающая в среде Windows. Этот программный продукт является составной частью интегрированного пакета для офиса Microsoft Office Professional.

Преобразование ER–диаграммы в схему БД выполняется путем сопоставления каждой сущности и каждой связи, имеющей атрибуты, отношения (таблицы БД). В режиме конструктора было создано тринадцать таблиц: Сотрудники, Паспортные данные сотрудников, Отдел, Штатное расписание, Должность, Социальные льготы, Отпуск, Увольнения, Сведения о повышении квалификации, Сведения о поощрениях, Сведения о профессии, Сведения о медицинском обследовании, Сведения о командировках. Полям таблицы были заданы определённые типы данных, что способствует контролю целостности данных.

Схема данных БД «Кадровик» представлена на рис. 2.

Рис. 2 Схема данных БД «Кадровик»

В качестве примера реализации интерфейса ввода/вывода данных в данной БД приведены: «Главная кнопочная форма БД «Кадровик», которая представляет собой навигационную форму, которая позволяет свободно перемещаться между своими вкладками (рис.3); «Сведения о сотрудниках ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» (рис.4); форма «Поиск сотрудников ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» по различным критериям» (рис. 5).

Главной задачей данной базы является предоставление информации об автоматической генерации свободных вакансий в ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» в зависимости от количества сотрудников по штату и количества фактически работающих сотрудников по должностям и отделам. Для этого в базе разработаны запросы в режиме SQL –«Количество сотрудников по штату», запрос «Вакансии» (Рис. 6).

Читайте также:  Человек плохо знающий свое дело

Запросы являются основным инструментов поиска, обновления и выборки данных из таблиц. Access в соответствии с концепцией реляционных баз данных для выполнения запросов использует язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language). С помощью инструкций языка SQL реализуется любой запрос в Access.

Рис. 3. Главная кнопочная форма БД «Кадровик»

Рис. 4 Форма «Сведения о сотрудниках ЗАО «ЗЭМК ГЭМ»

Рис. 5 Форма «Поиск сотрудников ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» по различным критериям»

Рис. 6. Запросы «Количество сотрудников по штату», «Вакансии» в режиме SQL

Таким образом, в базе данных «Кадровик» было разработано 12 различных запросов, 17 форм и отчет.

Разработанные средства извлечения и преобразования данных, формы вывода и предоставления информации позволят автоматизировать основные операции деятельности кадровой службы ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» и будут способствовать повышению эффективность деятельности предприятия в целом.

Таким образом, создание и использование реляционной базы данных в кадровой деятельности ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» будет способствовать автоматизации основных операций кадровой деятельности данного предприятия, автоматическому формированию необходимой отчетности по движению кадрового состава предприятия.

Источник

Как база данных персонала и регламенты помогают управлять

Какую информацию нужно заносить в базу данных о персонале и как с ней работать. Как регламентировать совещания, дисциплинарные беседы и другие процедуры управления сотрудниками. Об этом рассказывает бизнес-тренер Александр Сагалович.

Фото с сайта газетасоколинаягора.рф

– В предыдущих материалах я поделился своими взглядами, как при помощи процессного подхода можно выстроить работу по управлению персоналом в компании. Для этого предложил схему системы УЧР. Два ее элемента – стратегия и бизнес-процессы – уже рассмотрены.

Теперь поясню про работу с базой данных персонала и универсальными процедурами.

Вот как выглядит общая схема:

Напомню про основные пункты этой схемы:

(1) В компании существует явные или неявные видения деятельности, стратегические цели и задачи. Они определяют принципы и стратегические цели управления персоналом.

(2) Конкретные бизнес-процессы УЧР определяют стратегические цели управления персоналом.

(3) Эти же бизнес-процессы определяют универсальные процедуры управления человеческими ресурсами.

(4) Согласно правилам и принципам, установленным в процессах и процедурах, осуществляются акты управления персоналом.

(5) Для работы с информацией о персонале используется специальная база данных (далее «БД Персонала»).

Как работать с базой данных

Итак, база данных персонала – электронное хранилище упорядоченной информации о персонале компании. Создать ее можно и средствами Excel. Hо удобнее использовать какую-нибудь систему управления БД, например, Access. Также можно использовать готовые профессиональные решения. Вот какая основная информация может быть включена в базу данных о сотруднике.

Разумеется, в каждой конкретной компании в нее могут добавляться новые пункты, или, наоборот, не все включаться.

Существует несколько простых правил, которыми можно руководствоваться при работе с базой данных.

1. Заполнять базу данных необходимо постоянно (а не раз в месяц или реже).

Обращаться к ней надо в ходе выполнения соответствующих процессов (например, адаптации, мотивации, обучения и т.д.).

2. По-возможности, автоматизируйте этот процесс.

3. Избегайте дублирования ввода и заполнения данных. Например, если после обучения работники сдают тесты на компьютере, то результаты теста надо сразу импортировать в базу данных.

В ходе отбора персонала всю промежуточную информацию о процессе (заключения, особые мнения, результаты тестов, данные об ожидании работников и т.д.) также нужно сразу вносить в базу. Для этого также необходимо предусмотреть соответствующие поля и таблицы, а также формы для ввода данных.

Естественно, нет смысла хранить данные ради хранения. Поэтому необходимо также настроить соответствующие фильтры и отчеты, чтобы с их помощью:

  • анализировать эффективность системы мотивации персонала и вносить необходимые изменения;
  • изучать результаты обучения персонала и планировать дальнейшую учебу с учетом планов развития компании, управления карьерой работников и т.д.
  • иметь возможность получить различную информацию о любом работнике в случае необходимости, оценить насколько его ожидания при найме соответствуют текущей ситуации, проверить правильность прогнозов, выявить и устранить какие-либо проблемные точки и т.д.
  • планировать деятельность компании с учетом имеющегося кадрового потенциала
Читайте также:  Идей для собственного бизнеса с нуля для женщин

Универсальные процедуры управления

Универсальная процедура – регламентированная деятельность, которая может схожим образом осуществляться в рамках любого проекта или бизнес-процесса. Ее результатом может быть материальный или информационный продукт, который используется далее в процессе или проекте.

В отличие от бизнес-процесса, процедуру пошагово регламентировать не всегда возможно. Также не всегда возможно однозначно определить ее входы и выходы. Однако можно регламентировать основные, наиболее важные, принципы их выполнения.

Отмечу, что принципы выполнения универсальных процедур должны соответствовать стратегии и видению компании.

Приведу простой пример, который не относится непосредственно к управлению персоналом, но хорошо демонстрирует суть универсальной процедуры. Это процедура ответа на электронную деловую корреспонденцию. Она может быть регламентирована следующим образом:

  • Наибольший приоритет имеют письма от клиентов.
  • Если для написания текста ответа требуется 5 минут – то время на отправку ответа не должно превышать 4 рабочих часов.
  • Если требуется больше времени на написание ответа, то в течение 4 часов с момента просмотра необходимо отправить сообщение, в котором надо указать время отправки полного ответа.
  • Проверяйте грамматику и орфографию перед тем, как отправить письмо.
  • При ответе сохраняйте тему письма (с добавлением «Re:»).
  • Начинаете ответ, например, с фразы «В ответ на Ваше письмо. ». Далее давайте краткий ответ по существу запроса корреспондента. И уже затем, при необходимости, уточняйте и поясняйте суть вопроса.
  • Если вы отправляйте с письмом какие-либо файлы, проверьте – не забыли ли вы их присоединить. Называйте отправляемые файлы «говорящими» именами, то есть имя файла должно нести информацию о содержимом документа.
  • В конце каждого письма обязательно помещайте блок контактной информации.
  • Соблюдайте нормы деловой переписки.

Теперь об универсальных процедурах управления персоналом. Как следует из общей схемы, к ним можно отнести:

  • постановка задач персоналу с последующей оценкой и обратной связью (что можно выделить в отдельную процедуру);
  • проведение совещаний, разрешений спорных ситуаций между работниками;
  • обработка обращений работников, делегирование полномочий, публичные выступления и т.д.

Как и в ситуации с бизнес-процессами, вы можете выделить и регламентировать эти либо другие процедуры, которые наиболее важны для вашей компании.

Пример 1. Делегирование полномочий

Фото с сайта mn.ru

1. Убедитесь, что работник обладает необходимыми навыками. При необходимости проведите дополнительное обучение.

2. Делегирование – это не перекладывание ответственности. О выделении полномочий и ресурсов должны знать все заинтересованные работники. Старайтесь делегировать всю задачу целиком, а не какую-то ее незначительную часть.

3. Важно, чтобы у задачи был конкретный результат. Работник также должен знать о важности и месте данной задачи в общей картине деятельности компании. Не поручайте одну и ту же задачу разным людям.

4. Четко оговорите, какой конкретный результат и когда работник должен получить. Установите стандарты выхода. Определите показатели достижения цели, форматы их измерения. Цели должны быть по критериям SMART.

5. Оговорите методы и процедуры контроля за исполнением задачи с вашей стороны (по конкретному времени, по «вехам» задачи, при отклонениях и т.д.). Не устраивайте постоянный контроль в формате «Ну, как вы тут справляетесь?». Делегировав задачу – оставьте работника в покое. 6. Оговорите с работником формат действий на случай, если «что-то пойдет не так», определите, по каким вопросам и как к вам обращаться и т.д. В случаи таких обращений, разбирайте ситуацию и ищите решение. Не устраивайте поиск виноватых. В случае сбоев не делайте задачу своей, не забирайте ее обратно (кроме экстренны случаев). Подскажите работнику выход, выделите дополнительные ресурсы, но решать проблему должен работник.

Читайте также:  Замена мотора отопителя газель бизнес своими

7. Стимулируйте активное обсуждение с работником поставленной задачи. Это важно и для результата, и для его заинтересованности.

8. Для развития у работников ответственности и самостоятельности делегируйте не просто выполнение какой-то механической работы, делегируйте принятие решений.

Пример 2. Проведение совещаний

1. Всегда готовьтесь к совещанию. Заранее определите его цели, составьте краткую повестку дня, определите участников, подготовьте при необходимости раздаточный материал. Определите время, длительность и место проведения совещания.

Фото с сайта sciencedaily.com

2. Начинайте совещание вовремя. Можно разработать систему при которой за задержку более чем на 5 минут накладывается штраф. Опоздавшие больше чем на 20 минут на совещание не допускаются.

3. Придерживайтесь повестки. Если возникают вопросы, требующие срочного решения, закройте совещание, оперативно подготовьтесь к совещанию по срочным вопросам.

4. Давайте высказаться по каждому вопросу всем заинтересованным. Начинайте обсуждение с младших по иерархии сотрудников.

5. Не допускайте негативных высказываний в адрес работников. Поощряйте столкновение идей, но прекращайте столкновение личностей.

6. Контролируйте излишне словоохотливых работников.

7. Дискуссия на совещании должна быть закрыта, если становится ясно следующее:

  • чтобы продвинуться дальше, требуется больше фактов;
  • обсуждение показало, что нужно выслушать точки зрения людей, не присутствующих на совещании;
  • собравшимся участникам необходимо время, чтобы обдумать проблему и, возможно, обсудить ее с коллегами;
  • обстоятельства меняются и в скором времени могут прояснить ситуацию или повлиять на основу принятого решения;
  • на этом совещании вряд ли хватит времени, чтобы надлежащим образом разобраться в затронутой теме;
  • выяснилось, что два-три человека вполне могут решить этот вопрос за рамками совещания, не отнимая времени у остальных.

8. В конце совещания обязательно подведите итоги. Сформулируйте принятые решения, убедитесь, что достигнуто компромиссное взаимопонимание.

9. В течение одного рабочего дня после проведения совещания разошлите по электронной почте всем участникам краткие итоги совещания – с подтверждением получения и обратной связью. Для важных решений сделайте это в письменно виде под подпись.

Пример 3. Проведение дисциплинарной беседы

Фото с сайта bbcont.ru

1. Подготовьтесь к беседе. Соберите всю необходимую информацию: что, где, когда произошло, какие есть подтверждающие материалы и свидетели, какой нанесен ущерб.

2. Соберите дополнительную информацию о работнике и инциденте, используйте базу данных персонала и информацию от коллег:

  • является ли случай рецидивом;
  • случались ли аналогичные случаи с другими работниками. Если да, что послужило причиной, какие меры приняты;
  • изучите личные и профессиональные характеристики работника: стаж, навыки, история поощрений и взысканий;
  • наличие смягчающих факторов: нечеткое руководство, плохие «традиции» в коллективе, бесконтрольность и т.д.;
  • возможные мотивы проступка.

3. В процессе проведения дисциплинарной беседы:

  • восстановите событийность проступка, проверяя достоверность собранной ранее информации. Уточните сущность проступка;
  • оцените степень осознания сотрудником вины (если таковая существует);
  • поменяйте представления сотрудника о том, как надо поступать в случае повторного возникновения подобных ситуаций.

4. Наказан тот, кто признал свою вину, а не тот, на кого наложили взыскание. Предложите работнику самому определить степень своей вины и меры наказания.

Но итоговое решение по наказанию принимает руководитель.

5. Работник наказывается за конкретный проступок, а не за то, что «он такой вот человек».

6. На завершающем этапе беседы:

  • отделите нежелательное поведение (поступки) от личности человека. Подчеркните положительные качества работника;
  • свяжите конкретное нежелательное поведение – с наказанием;
  • закрепите результат, еще раз рассказав о том, как нужно действовать сотруднику в аналогичных ситуациях в будущем.

Опыт работы на различных позициях в производственных, логистических и торговых компаниях.

С 2003 года занимается преподавательской и тренерской деятельностью. С 2008 года занимается консалтинговой деятельностью в области управления бизнес-процессами.

Специализация: системы управления бизнес-процессами, складская логистика, автоматизация бизнес-процессов, управление персоналом.

Источник

Adblock
detector