Аудит суот для своего предприятия

Аудит по охране труда: что проверять и как оформить

Аудит по охране труда: что проверять и как оформить

Давайте признаемся: «аудит по охране труда» звучит страшновато. Из-за серьёзности термина, из-за неуверенности в правильности оформленных документов и неудовлетворительного результата. Однако, по сути, ничего страшного здесь нет. Разобравшись, Вы поймёте, что это выполнимо и, самое главное, полезно для организации.

О том, как организовать аудит по охране труда при помощи сторонней, независимой организации, мы рассказывали ранее. Сегодня речь пойдёт о том, как провести аудит по охране труда своими силами внутри организации.

Что включает в себя аудит по охране труда?

Иначе говоря, зачем он нужен. Как и любой контроль процедур и бизнес-процессов организации, аудит по охране труда позволяет выявить слабые места в документации и проводимых мероприятиях. Любое зафиксированное во время внутренней проверки нарушение лучше устранить заблаговременно. А предупредить наступление несчастного случая, как известно, намного легче, чем заниматься его расследованием.

Итак, что же включает в себя аудит по охране труда? Для конструктивности разделим этапы проверки на документальную и реальную.

Во время первой проверяется наличие и правильность оформления документации по охране труда. За основу берётся список необходимых документов по охране труда. Как такой список составить, учитывая все особенности деятельности организации, мы писали ранее.

Видео по теме:

Что такое поведенческий аудит по охране труда?

Вторая часть аудита по охране труда заключается в непосредственной проверке фактического соблюдения правил охраны труда на рабочих местах. В зависимости от того, чем занимаются работники организации, такая проверка может меняться в объёмах. К примеру, работники рабочих профессий обязаны применять за работой средства индивидуальной защиты (СИЗ), если это предусмотрено правилами охраны труда и внутренними локальными документами. Во время проверки следует удостовериться, правильно ли применяются работником СИЗ.

Вместе с этим стоит проверить, свободны ли проходы, нет ли участков с разбросанными по полу проводов, соблюдаются ли условия хранения опасных веществ. Как Вы понимаете, список таких пунктов намного более обширен и зависит от того, какие рабочие места фигурируют в Вашем штатном расписании.

Аудит по охране труда: готовим документы и бланки

Наиболее правильным решением является, как всегда, комплексный подход. И начать лучше всего с процедуры внутреннего аудита по охране труда, являющейся неотъемлемой частью системы управления охраной труда. Такая процедура содержит алгоритм действий, проводимых во время аудита, а также все необходимые бланки. О них подробнее.

Ключевым документом при проведении аудита по охране труда является проверочный лист (чек-лист), в котором собраны все возможные критерии соблюдения правил охраны труда в организации. Так как внутренний аудит по охране труда, как правило, является инициативой руководства самой организации, имеет смысл сделать этот список максимально расширенным.

Возьмите на вооружение процедуру СУОТ «Управление профессиональными рисками» — её содержание поможет Вам определиться с базовым элементами проверочного листа. Подключите инструкции по охране труда и инструктажи (вводный, на рабочем месте) — они также помогут Вам сообразить, что именно следует проверять по охране труда на рабочих места. Если на одном из них произошел несчастный случай (даже если это микротравма), обратите на это рабочее место пристальное внимание.

Не совсем понятно? Позвоните нам, мы подскажем, как составить проверочный лист.

Где и как зафиксировать результаты аудита?

По результатам заполнения проверочных листов понадобится проанализировать сложившуюся ситуацию и отразить её в протоколе аудита по охране труда, а также составить предписания устранить выявленные нарушения. Копии этих документов, как правило, прилагаются к отчету по охране труда за установленный период и являются его неотъемлемой частью.

Не бойтесь упустить даже самую незначительную мелочь — действие на опережение здесь намного важнее, чем недовольство со стороны руководства. Ведь нарушение, которое своевременно регистрирует аудит по охране труда, может спасти от штрафа государственной инспекции по труду, или целую жизнь.

Подведем итог

Безусловно, организовать аудит по охране труда не так просто: зачастую не хватает времени, или работников, кому это можно поручить. Однако результаты, получаемые при таких проверках, заставляют руководителей организации обратить свое внимание на внутренние проблемы по охране труда.

И если Вы решили проводить аудит по охране труда своими силами, отнеситесь к этому процессу с максимальной ответственностью. Заготовьте все необходимые документы, не упустите деталей и оформите результаты, прикрепив их к ежегодному или ежеквартальному отчету по охране труда.

Источник

Порядок проведения аудита по охране труда

Охрана труда представляет собой совокупность мер по обеспечению безопасности сотрудников. Аудит по охране труда позволяет повысить эффективность этой системы. В процессе проверки выявляются имеющиеся нарушения, проверяется соответствие документов законам.

Цели и результаты аудита

Рассмотрим ожидаемые результаты аудита по охране труда:

• Системная оценка деятельности компании в сфере охраны труда.
• Проверка соответствия деятельности организации существующим законам.
• Обнаружение слабых мест.
• Прогнозирование вероятных рисков.
• Разработка плана мероприятий по устранению нарушений.
• Расстановка приоритетов при устранении нарушений.
• Поиск причин имеющихся нарушений.

• Оценка деятельности, на основании которой можно сделать объективные выводы о бизнес-процессах.
• Проверка состояния компании на данный момент.

Аудит по охране труда – обязательная мера для большой компании, в которой работает много сотрудников. Мероприятие позволяет контролировать соответствующую сферу. Комплексная оценка деятельности нужна, в первую очередь, самому предприятию.

Внутренний аудит компании

Существует два вида аудита по охране труда: внешний и внутренний. Первый вид предполагает проведение проверки представителями сторонней организации. Внутренний аудит осуществляется силами сотрудников самой проверяемой компании. Это доступный инструмент для контроля условий труда на предприятии. Проверяться может как компания в общем, так и конкретное рабочее место. Рассмотрим преимущества внутреннего аудита:

• Получение достоверных сведений об условиях труда.
• Составление локальных статистических данных.
• Возможность составления объективного отчета, который будет предоставлен инвесторам и акционерам.

Внутренний аудит может проводиться как планово, так и внепланово. Плановые проверки выполняются 1-2 раза в год. В каких случаях имеет смысл проводить мероприятие внепланово? Оно связывается с падением эффективности труда. Если какой-либо показатель, относящийся к охране труда, резко меняется, следует осуществить проверку.

Виды внутреннего аудита

Различают следующие виды аудита по охране труда:

• Внеплановый. Цель – сбор информации для оперативного устранения нарушений. Проводится представителями службы охраны труда.
• Целевой. Цель – сбор информации о конкретном объекте.
• Комплексный. Цель – осуществление полноценной проверки системы управления условиями труда. Для проведения мероприятия назначается комиссия, в которую входят представители службы охраны труда.

При любой проверке, как правило, предварительно формируется график предстоящих работ.

Порядок проведения

Рассмотрим все этапы внутреннего аудита:

1. Разработка стандарта проведения аудита. В стандарте указывается порядок проведения проверки, форма отчета по итогам мероприятия, порядок устранения обнаруженных нарушений. Разрабатывается стандарт на неопределенный срок. Если требуется, его можно пересмотреть. Хранится он вместе с прочей внутренней документацией.
2. Определение предметов проверки. Можно выбрать несколько объектов, если это целевой аудит. Также может быть проведена проверка всех аспектов деятельности. Проверяться могут такие предметы, как наличие опасности здоровью сотрудников, знание сотрудниками охраны труда, наличие всей необходимой документации, готовность работников к аварийным ситуациям.
3. Разработка программы аудита. Ответственность за разработку возложена на назначенную комиссию. Документ включает в себя следующие пункты: предмет проверки, ее цель, продолжительность мероприятия, лица, входящие в состав комиссии. Программ аудита может быть несколько.
4. Издание приказа. Руководителю требуется издать приказ об осуществлении проверки. Составляется он по соответствующему образцу. Если проводится аудит в структурных подразделениях, о мероприятии нужно предупредить руководителя предприятия за 10 суток до его начала.
5. Изучение всех требуемых документов. Аудитору нужно предоставить документацию, касающуюся охраны труда. В частности, на этом этапе анализируются внутренние акты, нормативные и правовые документы, технологические бумаги. Также понадобится разработать контрольные листы.
6. Проведение проверки. На этом этапе выполняется сбор информации, проведение интервью с работниками, анализ собранных данных, наблюдение за деятельностью сотрудников. Нужно проверить, имеется ли на предприятии вся необходимая документация. Проверка проводится в рабочие часы. Если это невозможно, аудит осуществляется в нерабочее время. Однако на это, согласно статье 99 ТК РФ, требуется письменное согласие сотрудника. Сверхурочный труд, согласно статье 152 ТК РФ, оплачивается дополнительно. При этом должно быть соответствующее распоряжение руководителя.
7. Составление протокола несоответствия и подготовка отчета. По результатам аудита составляется протокол. В нем прописываются все обнаруженные правонарушения. К примеру, это может быть нарушение сроков проведения учебных мероприятий по охране труда. Желательно указать значимость нарушения и его содержание. Составленный отчет предоставляется руководителю компании. Документ должен быть подготовлен в течение 7 дней. На его основании проводится дальнейшее устранение нарушений.
8. Организация итогового собрания по результатам проверки. О результатах аудита требуется известить ответственных лиц. Желательно проинформировать их также о причинах нарушений. На этапе встречи определяются лица, которые будут заниматься устранением нарушений, а также сроки этого мероприятия.
9. Устранение нарушений. Предположительное время ликвидации несоответствий – 30 дней. Этот срок продлевается при увеличенных объемах работы, необходимости в привлечении профессионалов или финансовых средств.
10. Регистрация материалов проверки в реестре локальных аудитов. В реестр включается программа мероприятия, его график, итоговый отчет, контрольные листы.

Регулярное проведение внутренних аудитов позволяет увеличить безопасность условий труда, снизить опасность травм, своевременно исправлять все нарушения, не допускать появления аварийных ситуаций. Внешний аудит осуществляется по похожему алгоритму.

Внешний аудит по охране труда

Основное отличие внутреннего от внешнего аудита заключается в том, что последний проводится сторонними независимыми компаниями. Руководителю компании требуется сначала найти организацию, занимающуюся соответствующей деятельностью. Затем с ней заключается гражданско-правовой договор. Услуги сторонней компании нужны для следующих целей:

• Проверки документации на соответствие требованиям закона.
• Подготовки компании к проверкам со стороны государственных органов.

Для объективности аудита рекомендуется обратиться в крупную компанию с соответствующими лицензиями. Предварительно следует ознакомиться с отзывами о ее работе. Что выбрать: внутренний или внешний аудит? Внутреннюю проверку провести проще. Документы не придется доверять сторонним специалистам. Внешний аудит обеспечивает большую объективность.

Источник

Аудит системы управления охраной труда

АУДИТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОХРАНОЙ ТРУДА – это независимая проверка положения с охраной труда в организации и определение соответствия деятельности, направленной на обеспечение безопасности труда, законам и иным нормативным правовым актам, содержащим государственные нормативные требования ОТ.

Мировая практика показывает, что степень воздействия на людей негативных факторов производственной деятельности (в т. ч. при различного рода авариях, экологических нарушениях) зависит не только от существующих технологий, а в первую очередь от качества систем управления ОТ. Любая система может считаться эффективно функционирующей лишь в том случае, если обеспечено ее непрерывное совершенствование, достигаемое благодаря постоянному анализу и оценке ее качества. Именно на получение информации для последующего анализа и корректировки системы управления охраной труда (СУОТ) в организации направлен аудит (далее – А.).

Вначале деловой мир познакомился с финансовым А., который стали осуществлять с целью оценки эффективности инвестиций. Акционеры и др. инвесторы заинтересованы в получении объективной информации о положении дел и о возможности максимизировать прибыль, выполнить поставленные задачи. В связи с этим появились стандарты, которые должны были стать инструментом для создания эффективных систем управления.

Следует проводить различие между производственным контролем и контролем по ОТ, надзором в области ОТ и А. систем управления. А. направлен на оценку качества и эффективности функционирования СУОТ, а не на поиск конкретных нарушений. Нарушение не должно рассматриваться лишь как отклонение от требований различного рода нормативных документов об ОТ. Любое нарушение – это повод к поиску несоответствия либо в структуре СУОТ, либо в процессе реализации намеченных целей. К осуществлению А. необходимо привлекать независимых специалистов, которые не несут персональной ответственности за проверяемые участки. Служба А. может быть включена в состав организации либо нанята для проведения конкретной проверки.

Заказчиком (потребителем, клиентом) А. может выступать сама организация (1-я сторона), потребитель продукции и услуг данной организации (2-я сторона) и какая-л. независимая внешняя организация (3-я сторона – акционеры, инвесторы и др.). Для А. 3-й стороны обычно требуется сертификация. Она проводится уполномоченным органом по сертификации. Сертификация инициируется самой организацией или акционерами (инвесторами и др.), или обеими сторонами одновременно.

Объекты А. Согласно ГОСТ Р 12.0.006 –2002 «Общие требования к управлению охраной труда в организации» объектами А. могут быть:

требования законодательных актов и иные требования;

цели и задачи в области ОТ;

планы мероприятий (программы);

ответственность за соблюдение требований ОТ;

обучение и осведомленность персонала в области ОТ;

связь и информация между структурными подразделениями и должностными лицами по вопросам ОТ;

документация и управление документацией;

управление операциями (проектирование, технологический процесс, производственное оборудование, эксплуатация и др.);

готовность к действиям в условиях аварийных ситуаций;

мониторинг условий и охраны труда, измерение параметров условий труда;

несоответствия и профилактические действия;

анализ со стороны руководства;

степень соответствия конкретных административных, рабочих процедур и рабочих участков, операций (производственных процессов) нормативной документации по ОТ.

Исходя из ГОСТ Р 12.0.006 –2002 объекты А. целесообразно подразделить по видам оборудования. Объектом А. будет, к примеру, не просто структура и ответственность, а структура и ответственность в области безопасной эксплуатации грузоподъемных машин.

Виды А. Проводят А. адекватности и А. соответствия. А. адекватности устанавливает, отвечает ли документация СУОТ требованиям стандарта (ГОСТ Р 12.0.006 –2002). А. соответствия устанавливает, в какой степени требования этих документов понятны и соблюдаются персоналом. А. может быть внешним и внутренним. Внешний А. осуществляется организацией, не зависящей от проверяемого субъекта. Внутренний А. связан с изучением организацией своей собственной СУОТ. Это самый важный из всех А. Он обеспечивает акционеров, инвесторов и руководство организации информацией об эффективности системы. В зависимости от количества объектов А. делится на оперативный (внеплановый), целевой и комплексный.

Оперативный (внеплановый) А. проводят специалисты службы охраны труда в организации при установлении недопустимых фактов. Его основная цель – сбор данных для оперативного принятия корректирующих мер. Инициаторами данного вида А. могут быть начальник службы ОТ или соответствующий менеджер (руководитель группы аудиторов).

Целевой А. по сути аналогичен оперативному, но проводится согласно утвержденному плану и своей основной целью имеет сбор информации об одном из объектов А. Такие А. включают в планы работы группы, которые утверждает руководитель службы ОТ, и в обязательном порядке рассылают во все подразделения организации.

Комплексный А. проводится по всем возможным объектам А. и четко по графику, который разрабатывается в службе ОТ, утверждается руководителем организации до начала следующего года и направляется руководителям структурных подразделений.

Периодичность А. в подразделениях определяется по результатам проведенной оценки риска. В подразделениях с относительно высоким уровнем проверки он должен проводиться не реже 2 раз в год. В отдельных случаях (увеличение количества травм и обращений, нарушений требований ОТ и инцидентов с учетом времени простоя основного оборудования, большое количество существенных несоответствий по результатам предыдущих проверок и др.) принимается решение о проведении проверок 1 раз в квартал. В остальных подразделениях проверки должны осуществляться не реже 1 раза в год.

Планируя объем А., определяют для проверки максимально возможное количество объектов А. При последующих А. допускается исключать отдельные объекты, если во время предыдущего А. по ним не было выявлено ни одного существенного несоответствия и если в целом система по данному направлению функционирует хорошо.

Для проведения внутреннего А. разрабатывают план, в котором указывают: объект и область А.; цель А.; сроки проведения А.; состав аудиторской группы; документы, на соответствие которым проводится проверка; дату представления отчета об А.; должностных лиц, которым необходимо иметь копию отчета об А.

Руководитель группы внутренних аудиторов официально (в форме служебной записки) заранее (за 2 недели до начала А.) уведомляет об А. руководителя проверяемого подразделения. В уведомлении указываются область, цель и продолжительность А. Необходимо провести встречу с руководством проверяемого подразделения, чтобы представить аудиторов (при необходимости), согласовать объем и цели А., описать методы и процедуру его проведения, убедиться в доступности ресурсов и средств, требующихся аудиторской группе, назначить дату и время итоговой встречи, рассмотреть вопросы безопасности рабочих площадок (в т. ч. действия аудиторов в аварийных ситуациях), назначить сопровождающего.

План комплексного А. обсуждается с руководителем проверяемого подразделения, который обязан в случае несогласия с какими-л. положениями плана письменно сообщить об этом руководителю аудиторской группы. Руководитель аудиторской группы, руководитель подразделения и начальник службы ОТ вместе решают все вопросы. Утвержденный план передается аудиторам и руководству проверяемого подразделения до начала комплексного А.

Перед проверкой аудитор должен подготовить контрольный лист регистрации данных. Это своеобразная памятная записка, которая помогает упорядочить аудиторский процесс и обеспечить подтверждение того, что изучаемая документация охватывает определенные виды деятельности. Аудитор может столкнуться с недоброжелательностью, на него может быть оказано давление. Поэтому аудитор должен многое предусмотреть. То, что вызвало негативную реакцию, лучше перепроверить и получить объективные данные.

Процесс А. включает сбор информации (в т. ч. интервью), отбор и оценку документации, наблюдение за деятельностью персонала, анализ результатов измерений и зафиксированных данных. Во время интервью аудитор спрашивает проверяемого о характере и условиях выполняемой работы, о поступлении информации, которая требуется для выполнения работы, и т. д. Важно структурировать вопросы, чтобы определенная проблема исследовалась с нарастающей степенью детализации. Полученные сведения необходимо проверять путем наблюдения и измерений.

зафиксировать в контрольном листе регистрации данных все доступные объективные сведения как о соответствиях, так и о несоответствиях;

оценить, в чем рассматриваемый объект А. не соответствует критериям А.;

подтвердить, что выявленные несоответствия документированы;

установить фактические причины выявленных несоответствий.

Различают существенные и несущественные несоответствия. Существенное несоответствие – несоответствие, при котором один из элементов СУОТ либо не функционирует, либо функционирует с серьезными отклонениями. Несущественное несоответствие – одиночное отклонение от требований нормативных документов. Три (и более) несущественных отклонения от требований какого-л. раздела стандарта рассматривают как существенное несоответствие. Не устраненное в определенные сроки несущественное несоответствие при проведении повторного А. также должно рассматриваться как существенное.

На каждое несоответствие нужно составить протокол. Аудитор описывает наблюдение (то, что было замечено) – содержание и значимость несоответствия, место и время его обнаружения (это наблюдение должно быть засвидетельствовано проверяемым). Делается ссылка на ГОСТ Р 12.0.006 –2002 и (или) иной нормативный документ – с соответствующими разъяснениями.

Протокол о несоответствии должен иметь:

подробный заголовок, позволяющий обращаться к любой детали А.;

поле для аудитора, чтобы записать детали обнаруженного несоответствия;

поле для проверяемого, чтобы сделать запись о корректирующем действии и указать предполагаемую дату его завершения;

поле для аудитора, чтобы подтвердить, что это действие произведено и является эффективным.

Итоги А. Аудитору необходимо интегрировать информацию так, чтобы составить общую картину, с помощью которой можно отделить важное от неважного, определить связи между различными фактами. Аудитор должен зафиксировать результаты проверки и составить отчет, в котором нужно сообщить руководству проверяемой организации (подразделения), др. аудиторам и специалистам о том, что конкретно обнаружено и в какой области, чтобы можно было определить требуемые корректирующие действия.

В отчете должна быть отражена следующая информация:

наименование проверяемой организации (подразделения);

сроки проведения А.;

обследуемая зона или перечень проверенных лиц, документов, элементов СУОТ;

выводы об эффективности деятельности организации (подразделения);

выполнение корректирующих мероприятий по результатам предыдущего А.

Официальный отчет должен быть представлен не позднее чем через 1 неделю по завершении А. На титульном листе записывают название отчета (и название проверяющей организации), ставят дату и приводят список рассылки. В официальный аудиторский отчет не следует включать: конфиденциальную информацию; субъективные мнения; эмоциональные или спорные утверждения; любые рекомендации, если они не затребованы заказчиком; сведения о недостатках, которые устранялись по ходу А.

Необходимо провести итоговую встречу аудиторской группы с руководством проверяемой организации (подразделения). После получения официального отчета организация (подразделение) отражает результаты анализа и порядок выполнения корректирующих действий в организационно-распорядительных документах (приказах, распоряжениях, протоколах совещаний, перечнях утвержденных мероприятий и т. п.). Максимальный срок устранения несоответствий составляет 1 месяц. Если для этого требуются значительные затраты, руководитель организации (подразделения) оговаривает срок с руководителем группы аудиторов. Информацию об устранении несоответствий руководитель проверяемой организации (подразделения) направляет в устной форме (телефонное сообщение) или в письменной форме в службу ОТ по истечении срока выполнения корректирующих мероприятий.

Материалы каждого А. комплектуются в специальном реестре под регистрационным номером. В состав реестра включаются: план (программа) и график А.; письменное уведомление об А.; итоговый аудиторский отчет; заполненные контрольные листы; копии планов корректирующих действий.

В службе ОТ анализируют результаты А. и ежемесячно доводят до сведения руководителей структурных подразделений на совещаниях по ОТ. Служба ОТ 1 раз в квартал документально оформляет выводы и рекомендации и на различных совещаниях информирует руководство организации о деятельности по ОТ.

Источник