Аллен как привести свои дела

Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Посвящается Кэтрин, моему замечательному партнеру в жизни и в работе

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных теоретиков продуктивности. Он — ведущий докладчик и фасилитатор таких организаций, как журнал New York Life, Мировой банк, Фонд Форда, L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит мастер-классы по вопросам продуктивности для частных лиц и организаций по всем США. Кроме того, Дэвид — президент David Allen Company и в течение более чем двадцати лет работает консультантом по менеджменту и персональным тренером менеджеров высшего звена. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях. Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была издана в двенадцати странах мира. Дэвид Аллен живет в городе Оджаи, Калифорния.

Многие учителя, партнеры, коллеги, сотрудники и друзья за долгие годы помогли мне осознать и разработать принципы, описанные в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Джордж Мэйер, Майкл Букбайндер, Тед Дрейк, Дин Ачесон и Рассел Бишоп сыграли ключевые роли на пути моего личностного и профессионального развития. Рон Медвед, Салли Мак-Ги, Лесли Бойер, Том Бойер, Пэм Тэррэнтайн и Келли Форристер также внесли свой вклад в мою работу по мере ее выполнения.

К тому же, десятки тысяч клиентов и участников семинаров помогли проверить и отшлифовать описанные в книге модели. Особая благодарность стратегам-руководителям, которые вовремя осознали значение изложенного материала для изменения корпоративной культуры своих компаний и предоставили мне возможность сделать это: в частности, спасибо Майклу Винстону, Бену Кэннону, Сьюзан Валасковиц, Патрисии Карлайл, Мэнни Бергер, Кароле Эндикотт, Кларе Штучински и Элиоту Келману. Административная и моральная поддержка, которую долгие годы оказывали мне Шар Канан и Андра Карассо, была просто бесценной.

Эта книга никогда бы не приобрела свой нынешний вид без неоценимых усилий и советов Тома Хагана, Джона и Лоры Мак-Брайд, Стива Льюерса, Доу Кувер, Грега Стайклезера, Стива Шалла и Мэриан Бейтман. Поистине велика заслуга моего редактора, Джанет Голдстейн — профессионала в своем деле и терпеливого наставника в искусстве и ремесле написания книг.

Наконец, сердечно благодарю своего духовного наставника, Джей-Ар, за его неоценимые советы и постоянные напоминания об истинных приоритетах, а также мою замечательную супругу Кэтрин за доверие, любовь, усердие и красоту, которыми она наполнила мою жизнь.

Добро пожаловать на страницы книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

Перед вами — кладезь стратегий и принципов. Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справляться с делами намного эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий. Умение справляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи немаловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удовольствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы. Впрочем, речь не идет о выборе «или-или»: поверьте, можно эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот.

Результативность — один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как правило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором — как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов».

Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей.

Капитан Дж. А. Хетфилд

И что бы вы ни делали, вам, вероятно, хотелось бы спокойнее воспринимать происходящее и испытывать уверенность в том, что в данный момент вы должны заниматься именно тем, чем занимаетесь. Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься в данный момент.

Работая над этой книгой, я ставил перед собой цель научить вас работать максимально эффективно и расслабляться, как только вы этого захотите или почувствуете такую потребность.

Источник

Как привести дела в порядок

Автор:	Дэвид Аллен
Жанр:	Руководства
Год:	2015
ISBN:	9785000576915

Издано с разрешения: Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC и Andrew Nurnberg Literary Agency

Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса / Дэвид Аллен ; пер. с англ. Юлии Константиновой. — М. : Манн, Иванов и Фербер, 2016.

Это обновленное издание самой известной книги по личной эффективности, переведенной на несколько десятков языков. С ее помощью клубки ваших проблем распутаются гораздо быстрее: вы обретете ясность сознания и упорядоченность мыслей, научитесь отделять важные дела от второстепенных, верно ставить цели и распределять приоритеты, доводить начатое до конца, а также полноценно отдыхать.

Как привести дела в порядок скачать fb2, epub, pdf, txt бесплатно

В новом издании большое внимание уделено работе с электронной почтой и другой цифровой информацией, так что теперь методика Getting Things Done поистине универсальна.

8-е издание, переработанное.

Любому современному человеку катастрофически не хватает времени, и все жалуются на собственную неорганизованность – то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся рабочие планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом, тем лучше его отношения с окружающими. Организованность – это не врожденная способность, а навык, которому можно научиться. В своей книге Как разобраться с делами: искусство продуктивности без стресса Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Автор утверждает, что главное – умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли – упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как планировать, как повысить личную организованность, как экономить время. Книга рассчитана на широкую читательскую аудиторию, но в первую очередь заинтересует тех читателей, которые страдают от чрезмерных нагрузок на работе.

Любому современному человеку не хватает времени, все жалуются на собственную неорганизованность — то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом.

Организованность — это не врожденная способность, а навык, которому можно научиться. В своей книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности. Автор утверждает, что главное — умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли — упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, правильно ставить цели и определять приоритеты, повысить личную организованность, планировать и экономить время.

Читайте также: Как открыть охот бизнес

Книга рассчитана на широкую читательскую аудиторию, но в первую очередь заинтересует тех читателей, которые страдают от чрезмерных нагрузок на работе.

Эффективное использование времени и сил, пожалуй, главная проблема современного занятого человека. Дэвид Аллен, создатель легендарной системы Getting Things Done и автор бестселлеров «Как привести дела в порядок» и «Как поддерживать дела в порядке», выбрал делом своей жизни разработку методов повышения эффективности без стресса.

Эта книга не только отличный старт для тех, кто только-только решил привести дела в порядок и напуган масштабом работ, но и для опытных пользователей GTD, которым нужно быстро проверить состояние дел и вовремя скорректировать курс. Ранее книга выходила под названием «Как быстро привести дела в порядок». Пятьдесят две короткие главы книги – «эффективные точки зрения и способы поведения, применимые повсюду и всегда» и делающие жизнь лучше.

Книга для всех, кто хочет жить максимально эффективно без лишних усилий.

Данная книга — сделала переворот на Западе по продуктивности и эффективности труда. Эта книга поможет:

1. Перестать лениться и начать работать.

2. Приведет в порядок все Ваши дела.

3. Сделает из Вас великого человека.

Эту книгу надо читать всем. Ее надо предподовать в школе.

Это продолжение развития методологии Getting Things Done, рассмотренное в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

В своей книге «Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни» Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Автор утверждает, что главное — умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли — упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как повысить личную организованность, как экономить время.

Источник

Как привести дела в порядок

Рассказать друзьям:

Как не утонуть в ежедневных делах?
Почему некоторые задачи обязательно выполнять сразу?
Как постоянно поддерживать дела в порядке?

“Как привести дела в порядок”. Дэвид Аллен. Книга за 8 минут

Почти каждую минуту мы засыпаны текущими и новыми задачами, проектами, которые “неплохо бы сделать”, и делами, которые “нужно не забыть”. Хаос и количество документов на рабочем столе бесконечно растёт, и всё тяжелее быстро находить нужное.

Мы стараемся удерживать эту запутанную информацию у себя в голове, что и приводит к неспособности сконцентрироваться на текущей работе.

Хотим мы этого или нет, наш мозг всегда пытается разобраться с нерешёнными проблемами. Причём он ещё будет напоминать о них в самый неподходящий момент.

Для того, чтобы работать эффективно, мы должны освободить наш ум от всего, что не связано с текущей задачей, и делать одну задачу в единицу времени.

Инсайт 1. Организуйте рабочее пространство.

Начните с простого, но важного — с удобного рабочего места. Если Вы работаете и дома, и в офисе, тогда Вам надо создать два места для работы, одно из которых будет главным.

Да, дома Вам тоже нужно физическое рабочее место. Для этого Вам понадобятся:

письменный стол;
лоток для входящих документов;
место под диджитал устройства: ноутбук, смартфон, планшет.

Сделайте так, чтобы на рабочем месте не было ничего лишнего, но при этом Вам было бы удобно. Всё необходимое для работы должно быть доступно, и это можно найти в течение 30 секунд.

После того, как у нас есть готовое рабочее место, можно переходить к методологии Getting Things Done (GTD). Это метод приведения дел в порядок, который построен на простых идеях и понятных шагах.

Инсайт 2. Соберите всю информацию в накопитель “входящие”.

Вокруг нас слишком много разных дел, договорённостей и документов, о которых мы должны помнить и которые постоянно нас отвлекают.

Чтобы освободить себя от ненужной в данный момент информации, используйте накопители с пометкой “входящие”. Это место, которое находится за пределами Вашего мозга.

Ваши накопители могут быть любыми: списки дел на компьютере, электронная почта или даже лотки, куда можно складывать предметы или бумаги. Но сильно не увлекайтесь разными инструментами: они не должны усложнять процесс. Чем проще, тем лучше.

Найдите и соберите дела, которые требуют каких-то решений, в одном месте. Всё кладите в лоток, а если в ходе процесса вспоминаете какие-то обещания или нужные дела, фиксируйте их в накопитель “входящие”. К счастью, в современном мире для этого есть множество инструментов: от электронного блокнота до крупных онлайн – сервисов.

Наведите порядок на рабочем столе и на всех горизонтальных поверхностях. Уберите всё ненужное, разберите документы, отчёты, визитки, заметки на бумажках.

Наведите порядок в ящиках, найдите то, что нужно решить, и положите в лоток “входящие”.

Справочную информацию откладывайте на “хранение”, но каждый раз анализируйте: не требует ли она каких-то действий и актуальна ли она вообще. Избавляйтесь от всего ненужного.

Теперь переходим к следующему шагу.

Инсайт 3. Обработайте и освободите накопитель “входящие”.

Итак, перед нами накопитель с “входящими” делами. Наша задача — разобраться с содержимым и освободить его.

Для этого есть простые правила:

Всегда начинаем с того, что лежит первым. И это не зависит от важности.

Концентрируемся только на одной задаче, пока не решим, что с ней делать.

Ничего не возвращаем в корзину “входящие”.

Каждый раз, переходя к очередному делу, спрашивайте себя: “Какое по нему следующее действие?”

Если действия не требуется, тогда либо можно удалить задачу, либо поместить её в архив справочной информации.

Есть ещё дела, которые привязаны ко времени, или новые проекты, которые Вы хотели бы обдумать потом. Запишите их в календарь или добавьте в список “когда-нибудь / может быть”.

Когда Вы определили дальнейшие действия по текущему делу, есть три варианта:

Если дело занимает меньше двух минут, сделайте его сразу и не откладывайте решение на потом. Двухминутные дела не нужно отслеживать.
Если Вы уже увидели, что Вам пришло электронное письмо, можно написать короткий ответ за 30 секунд и продолжить решение вопроса — сделайте это сразу.
Делегируйте. Поверьте, есть люди которые могут сделать что-то гораздо лучше и быстрее Вас. И для этого не обязательно иметь подчиненных.

Или запланируйте и решите задачу самостоятельно.

Инсайт 4. Организуйте и создайте места хранения.

Когда Вы разбираете свои “входящие” накопители, Вам нужно организовывать все вопросы, дела и проекты.

Дэвид Аллен выделяет 7 базовых категорий, которыми нужно управлять.

Составьте полный список проектов. Проекты — это всё, что требует больше одного действия. Это может быть как организация дня рождения, так и презентация нового продукта.
Создайте систему хранения материалов по проекту. Например, современные CRM-системы позволяют полностью управлять взаимоотношениями с клиентами и хранить в одном месте необходимую информацию по ним.
Ведите список “следующих действий”. Систематизируйте их понятным для себя способом, чтобы можно было отслеживать и выполнять их, когда появится время. Другие задачи могут быть запланированы как привязанные ко времени (позвонить клиенту в этот четверг в 10:00), зависящие от контекста (когда буду за компьютером, нужно решить такие-то задачи) или связанные с необходимыми ресурсами (когда буду на машине, нужно заехать в магазин).
Ведите лист ожидания. Сюда записывайте дела, которые Вы делегировали. Так Вы сможете отслеживать выполнение всех договорённостей.
Сделайте список мероприятий, которые планируете посетить.
Создайте список “когда-нибудь / может быть”. Добавляйте туда свои творческие желания: новые навыки, хобби, путешествия.
Создайте систему хранения справочной информации. Это может быть всё что угодно: входящие письма, контакты, статьи. Новые технологии упрощают нашу жизнь: визитки можно сразу сканировать и добавлять в контакты, а информация хранится в облачных сервисах, и к ней есть постоянный доступ.

После этого этапа у Вас появится полная и комплексная система, где отражены все проекты и задачи, текущие и потенциальные.

Инсайт 5. Поддерживайте актуальность и функциональность системы.

Задача системы GTD — дать Вам необходимую степень свободы, чтобы Вы могли чувствовать себя “здесь и сейчас”, когда занимаетесь делами. Для этого проверяйте содержимое системы хотя бы раз в день и поддерживайте её в актуальном и рабочем состоянии.

Во время ежедневной проверки стоит обращать внимание сначала на календарь и задачи, которые привязаны ко времени, после — на список дел, которые Вы можете выполнить в определённых обстоятельствах. Это поможет понять, что Вы ничего не упускаете из виду и выполняете действительно необходимые задачи.

Также выделите себе время, например пару часов в конце рабочей недели, для еженедельного обзора. Так Вы сможете оценить прошедшую неделю и скорректировать свои планы на следующие недели.

Итог. Основная идея книги.

Мы берём на себя всё больше дел, они копятся, и уровень стресса растёт. Наше сознание нуждается в пространстве, тогда мы сможем полностью посвятить себя задачам, которые в данный момент необходимо решить.

Нет необходимости держать список дел в голове: создайте надёжную и логичную систему учёта и контроля, которая находится за пределами Вашей головы.

И Вы удивитесь, как вырастет Ваша продуктивность.

“Как привести дела в порядок”. Дэвид Аллен. Саммари от 17.11.2016

Введение. Приводите дела в порядок без стресса при помощи метода GTD.

Метод Getting Things Done (GTD) — метод приведения дел в порядок. Он построен на простых идеях, которые связаны с пониманием результатов Ваших размышлений и определением следующих шагов. GTD метод может быть полезен для планирования проектов любых форм и размеров. Вне зависимости от того, организовываете ли Вы рабочую презентацию или покупаете подарки на Новый Год каждому члену Вашей семьи, философия GTD заставит Вас начать с четко сформулированной цели, а затем постоянно спрашивать себя: “Какое следующее конкретное действие я могу предпринять, чтобы приблизиться к моей цели?”

Искусство метода GTD заключается в том, чтобы сохранять задачи настолько маленькими, чтобы Вы смогли им уделять лишь немного времени. И тогда нехватка времени или мотивации не смогут Вам препятствовать. И, шаг за шагом, этот подход поможет Вам достигать Ваших целей в жизни и при этом избегать стресса.

Организовывая Ваши проекты, используя метод GTD, Вы всегда будете готовы к работе над задачами в короткие сроки, вне зависимости от того, что еще у Вас происходит и где Вы находитесь. Метод GTD делает ваши задачи настолько простыми, что у Вас не будет желания откладывать следующий шаг.

В этой книге представлено несколько простых инструментов, которые можно использовать, если Вы хотите добиться эффективности в работе и в то же время сохранить свежесть ума. Также в этой книге рассказано о привычках, которые необходимы для реализации GTD философии на практике. В следующих главах Вы найдете основные идеи книги.

Инсайт 1. Ваш мозг предназначен для мышления, а не для хранения данных. Используйте его по назначению!

В современном мире, чтобы быть успешным в той деятельности, которой занимаетесь, надо быть хорошо организованным. Особенно это важно для высококвалифированных менеджеров, для которых жонглирование десятками задач и проектов одновременно является повседневной реальностью.

Почти каждую минуту мы засыпаны текущими и новыми задачами. Типичное утро на работе может выглядеть так: Вы в середине написания документа, когда на Вашу почту приходит напоминание обновить антивирус. Как только Вы собираетесь это сделать, звонит Ваша тётя и просит, чтобы Вы ответили на её приглашение на свадьбу. Как только Вы вешаете трубку, Ваш босс марширует в Вашу сторону с требованием, чтобы Вы начали работать над новым проектом.

В конечном счете, для того, чтобы удерживать всю эту запутанную информацию под контролем, многие из нас обращаются со своим мозгом как с картотекой, календарем и планировщиком, причем одновременно! Мы злоупотребляем использованием возможностей нашего мозга, когда набиваем его совершенно разным типом информации. Мы относимся к нему как к портативному устройству для хранения данных. Когда у тети снова свадьба? И где Вы остановились в этом документе, когда Вас прервали?

Наполняя свою голову информацией о незавершенных делах, договоренностях и других обязательствах, мы не оставляем места для мышления. И это в конечном счете приводит к неспособности сконцентрироваться на нашей текущей работе.

Почему? Потому что, хотим мы этого или нет, наш мозг всегда пытается разобраться с нерешенными проблемами. Причем он еще будет напоминать нам о них в самый неподходящий момент, даже если Вы решили разобраться с ними позже.

Для того, чтобы работать эффективно, мы должны держать наш ум подальше от того, что не связано с текущей задачей. Иными словами, если мы хотим работать эффективно, мы должны делать одну задачу в одну единицу времени. Используйте 100 процентов способности Вашего мозга, чтобы сфокусироваться на текущей задаче. Сначала сфокусируйтесь на документе, затем свадьбе Вашей тети или наоборот. Но не пытайтесь делать оба дела сразу!

Инсайт 2. Если Вы хотите думать ясно, доверьтесь “накопителю”и держите его за пределами Вашего сознания.

В идеальном мире Вы бы всегда имели возможность полностью фокусироваться в конкретный момент на том, что бы Вы ни делали: будь то написание электронного письма, разговор с коллегами или покос Вашей лужайки. Вы бы всегда находились здесь и сейчас, при этом были бы полностью сосредоточены только на одной задаче.

В действительности, наш мозг имеет раздражающий способ не позволить нам что-либо забыть. У всех бывают причудливые мысли, которые не могут оставить нас в покое, например: “Не забудь купить туалетную бумагу, когда пойдешь домой”, или “Нужно оплатить счет за электричество за прошлый месяц”. Они крутятся у нас в голове, даже если мы не в состоянии их сейчас сделать и занимаемся совершенно другим. При этом наш мозг постоянно подвержен бомбардировке новой информацией, для которой также требуется место, например: “Ой, и не забудь про биоразлагаемую втулку туалетной бумаги, которая была в рекламе! А еще название этой марки!”

Для того, чтобы избежать этого, Вам нужно всегда использовать какой-нибудь накопитель — место, которое находится за пределами Вашего мозга и куда Вы можете внести любую информацию или идею, которая может отвлечь Вас. Благодаря этому сосуду, Вы точно будете знать, где позже сможете найти ту самую информацию, когда у Вас появится время, чтобы справиться с ней.

Например, Вы пишете по работе электронное письмо и в этот самый момент вспоминаете, что должны оплатить счет за электричество. В этой ситуации Вы можете просто записать это на листе бумаги и снова сфокусироваться на работе. Или, например, кто-то приносит Вам накладные. Вы можете просто положить их в лоток на столе, который предназначен для входящих дел. Таким образом, эти задачи будут правильно зафиксированы и не будут Вас больше отвлекать в этот момент. Ваши “накопители” могут быть абсолютно разные: блокноты, списки дел на Вашем компьютере или даже боксы, куда Вы будете складывать предметы или бумаги. Кроме того, можно использовать комбинацию инструментов до тех пор, пока они не будут всё усложнять. Другими словами: чем проще, тем лучше.

Ключевым момент здесь является то, что Вы должны с легкостью отслеживать задачи, которые находятся в “накопителе”.

“Ваше сознание не способно мыслить ясно до тех пор, пока Вас что-то тревожит”. Дэвид Аллен

Инсайт 3. Разгребайте мусор – очищайте Ваши “накопители” еженедельно.

Надежные внешние “накопители” освобождают Ваш мозг, теперь Вы можете полностью сконцентрироваться на текущей работе. Это система позволяет Вашему мозгу быть уверенным, что он не потеряет любую Важную информацию.

Однако эта система работает только тогда, когда Вы на регулярной основе проверяете и подчищаете задачи в Ваших “накопителях”. Если задачи в Ваших “накопителях” не актуальны, эти места сразу становятся ненадежными и Ваш мозг перестает им доверять. Как только это случится, Ваше подсознание начнет отвлекаться на нерешенные проблемы и незаконченные задачи снова: “Ты точно уверен, что не забыл про ту накладную?”

Чтобы Ваш мозг не потерял доверие к “накопителям”, Вам следует сделать привычку полностью их “вытряхивать” один раз в неделю. Это не означает, что в этот момент Вы должны выполнить все задачи, которые там находятся. Вам просто надо внимательно изучить все задачи, которые находятся в Ваших “накопителях”, и навести там порядок.

Вот некоторые рекомендации для наведения порядка в “накопителях”:

если задача, которую Вы обнаружили, не актуальна — удалите её;
если на выполнение задачи требуется менее двух минут — выполните её немедленно;
если это важная информация — перенесите её в правильное место;
если это договоренность о встрече, проект или конкретная задача — перенесите их в соответствующие списки (более
подробная информация будет в следующих главах).

Повторяйте эту процедуру регулярно, в лучшем случае — один раз в неделю. Это единственный способ гарантировать надежную, свободную от стресса продуктивность.

Инсайт 4. Когда “вытряхиваете” Ваши “накопители”, перемещайте хранящуюся там информацию в нужные места.

Внешние накопители идеально подходят для сбора всей информации, которую Вы не хотите держать в своей голове.

Если вы складываете всю информацию, которая привлекла Ваше внимание и отвлекла Вас, в один надежный “накопитель”, тогда Вы будете уверены, что это надежное место и что Вы сможете вернуться к этой информации позже. Таким образом, в этот момент Вы просто накапливаете информацию и у Вас нет необходимости её классифицировать и хранить её в определенной категории. Такая потребность приходит тогда, когда Вы еженедельно “вытряхиваете” Ваши накопители и Вам нужно принять решение: “Какой тип информации у меня есть? Что мне следует с ней делать?”

Обычный список дел в этой ситуации, как правило, не работает, потому что он становится мешаниной из задач, мыслей и информации. В теории мы должны стараться включать в этот лист только конкретные, практические задачи. Но в реальности мы записываем туда проекты, договоренности, задачи и множество другой информации, при этом не делая различий между этими записями. Все это делает невозможным отслеживать необходимые актуальные задачи.

Когда вы организуете разделы в Ваших “накопителях”, Вам также следует:

как уже говорилось ранее, удалить все ненужное, выполнить маленькие задачи немедленно и установить сроки выполнения договоренностей в календарь;
если это сложная деятельность (для ее достижения необходимо выполнить более одной задачи), превратите её в
проект с четкой целью и списком задач.
Как должны выглядеть Ваши проекты, рассказано в следующей главе.

Инсайт 5. Работая над проектом, представляйте его конечный результат.

Проекты — это ключевой элемент любой продуктивности. Аллен определяет проект как желанный результат, для достижения которого необходимо совершить более одного действия. Следовательно, письмо по электронной почте — это не проект, в отличие от организации встречи или планирования отпуска.

Перед тем, как начать работать над проектом, Вам необходимо подумать о его результатах. Как будет выглядеть мир после того, как проект будет завершен? Как Вы можете описать предполагаемый результат в одном предложении? Например: “Когда проект будет завершен, я смогу обосновать найм еще двух сотрудников, чтобы разгрузить себя” или “Когда я завершу проект, я запланирую себе отпуск: забронирую отель и куплю билеты на самолет”.

Нацеленность на результат поможет Вам проще формулировать конкретные задачи, которые приведут Вас к достижению цели Вашего проекта. Это один из наиболее Важных инструментов для реализации любой Вашей мечты.

“Мысленное представление конечного результата – наиболее эффективный способ, для превращения мечты в реальность”. Дэвид Аллен

Инсайт 6. Планируйте любые проекты так же, как Вы планируете повседневные задачи.

Как же в итоге планировать новые проекты? С первого взгляда, планирование проекта может казаться неестественным и странным процессом: ведь у Вас еще нет четкой цели в голове, а надо уже продумать и запланировать все его этапы, причем заранее. Планирование повседневных задач может быть решением, которое мы даже не всегда осознаем.

Пример повседневных действий. Вы чувствуете голод и формируете неопределенную цель: “Надо что-то съесть”, но затем уточняете эту цель у себя в голове: “Как же хочется пиццы”. После этих двух идей Вы начинаете размышлять над лучшим вариантом: “Можно заехать в пиццерию или, возможно, заказать пиццу домой”. Те шаги, которые Вам будут необходимы для реализации Вашего плана, на этом моменте становятся очевидными.

Теперь применим этот способ мышления для успешных запусков проектов, для этого используем пять шагов:

Определите Вашу цель настолько точно, насколько это возможно.
Ставя цель, также представьте пути её достижения. Определите, что Вам может помочь, а что будет только замедлять Ваше движение к этой цели. Не жалейте времени, которое потратите на этом этапе, потому что все Ваши последующие шаги будут зависеть от него. После того, как Вы хорошо подготовились, — приступайте к действиям.
Визуализируйте конечный результат.
Чем Вы детальнее все представите, тем больше вероятность успешной реализации проекта. Во время того, пока Вы будете создавать видение результатов, которых Вы хотите добиться, Вам могут прийти в голову мысли и идеи, которые, возможно, и помогут Вам добиться этих самых результатов.
Воспользуйтесь методом мозгового штурма.
После того, как цель ясна, воспользуйтесь инструментами, которые Вам помогут придумать варианты идей для шагов, необходимых для достижения Ваших целей. Этими инструментами могут быть: майнд-мэп (диаграмма связей, которая графически отображает последовательность мыслей) или даже список идей, записанных на бумаге. Во время написания держите разум открытым: не осуждайте и не оценивайте свои идеи, здесь важно количество, а не качество. Вы можете систематизировать и анализировать эти идеи позже.
Систематизируйте полученные решения.
Выберите самые удачные из решений, которые Вы придумали. Сгруппируйте и организуйте их по приоритету, характеру, процессу.
Определите следующие действия.
Выявите конкретные действия и задачи для достижения Ваших целей и определите ответственных за их выполнение.

Таким образом, естественное планирование помогает создать ясность в работе, увеличить скорость выполнения этой работы, и она становится интуитивно понятна.

“Ваше сознание проходит пять шагов для выполнения практически любых задач: определение цели и путей её достижения, визуализация результата, мозговой штурм, организация полученных решений и определение последующих действий”. Дэвид Аллен

Инсайт 7. Создайте список проектов, он поможет Вам повысить продуктивность и избавиться от стресса.

После того как мы определили результаты проекта и создали план по его реализации, необходимо этот проект поместить в список проектов. Список проектов — это то место, где находятся все Ваши проекты, которые должны быть завершены в обозримом будущем. Их также следует регулярно пересматривать и обновлять.

Суть этого списка заключается в том, чтобы помочь Вам следить за всем, что Вы хотите изменить в Вашем мире. И это должно находиться в этом списке проектов.

Существование подобного списка дает нам чувство контроля, которое помогает значительно повысить нашу продуктивность и в то же время дает нам ощущение спокойствия.

Во время еженедельной работы над списком Вы должны убедиться в том, что каждый проект имеет следующую задачу в списке на выполнение, поскольку только конкретные задачи делают возможным достижение Вашей цели.

Инсайт 8. Запишите Все незавершенные дела в “накопитель”, отслеживайте договоренности и всегда имейте под рукой актуальный список “к выполнению”.

Представьте, что Ваше сознание подобно воде. Если Вы бросаете камень в воду, то вода реагирует соответствующим образом: волны будут зависеть от массы камня и скорости удара. Через какое-то время вода вернется в спокойное, уравновешенное состояние.

Попробуйте это перенести на Ваши задачи. Уделяйте каждой задаче соответствующее количество внимания и усилий: не принимайте всё слишком близко к сердцу, делая чрезмерные усилия, но усилия также не должны быть слишком слабыми.

Беря во внимание вышесказанное, освободите Ваше сознание с помощью этих трех принципов:

Освободите сознание от незаконченных дел.
Их место за пределами Вашего сознания — в “накопителе”. Запишите туда информацию о подобных делах и возвращайтесь к ним, как только будете готовы.
Отслеживайте договоренности с помощью системы напоминаний или календаря.
Все договоренности и дела, которые имеют конкретное время выполнения, например, поход к врачу, проще поместить в календарь. В календаре их будет проще отслеживать и планировать новые. Также есть много программ на компьютере, которые Вам с этим помогут.
Выполняйте задачи с помощью списка “к выполнению”.
Ежедневный список дел не всегда эффективен: он может дать искаженное представление о том количестве дел, которые Вы можете выполнить. Значительно более эффективен список “к выполнению”. Из него можно выбирать наиболее значимые задачи или сортировать их по типу: звонки, офисная работа или работа, которую можно сделать удаленно. Поэтому Вы всегда будете знать, что делать, когда застряли в пробке, сидите за своим рабочим столом или в ожидании самолета.

Помните, что для того, чтобы быть эффективным и при этом избегать стресса, необходимо грамотно распределять свою нагрузку и контролировать количество обещаний, которые Вы даете.

“Самая большая проблема заключается в том, чем именно заниматься в определенный момент времени. Наш успех будет полностью зависеть от того, насколько грамотно мы сможем планировать наши действия”. Дэвид Аллен

Инсайт 9. Организуйте Ваше рабочее место.

Структурированное рабочее место и еженедельный обзор Вашей системы необходимы для поддержания производительности.

У Вас должно быть удобное рабочее место, где все необходимые документы доступны и могут быть найдены в течение 30 секунд. Помните, Ваше рабочее место — это своего рода кабина управления, где Вам должно быть удобно работать.

Также для многих из нас крайне важно иметь функциональное мобильное рабочее место. Например, Вы застряли в аэропорту, или клиент перенес встречу на час, и у Вас появилось дополнительное время. Это время Вы можете использовать: вне зависимости от того, где Вы находитесь, у Вас есть необходимая информация под рукой для выполнения задач и проектов.

Отслеживать и структурировать Вашу рабочую систему следует не реже одного раза в неделю: ведь Ваше спокойствие напрямую зависит от чувства контроля всех Ваших текущих проектов и дел.

Просматривая все Ваши списки еженедельно, Вы будете убеждены, что вся система работает функционально и Ваше сознание с легкостью сможет полностью сконцентрироваться на текущих задачах, доверяя текущей системе. Пересматривать проекты — это как видеть лес целиком, не теряя из виду каждое дерево.

Количество времени, которое Вы потратите на этот еженедельный обзор, зависит от того, сколько времени Вам нужно, чтобы чувствовать доверие к этой системе. Также хорошая идея — планировать Ваш обзор в пятницу или даже в четверг, чтобы уходить на выходные с чистой головой и чувством контроля. И, начиная новую неделю, Вы уже будете к ней готовы.

Итог. Основная идея книги.

Для того, чтобы полностью посвятить себя задачам, которые в данный момент выполняете, и при этом не испытывать стресса, Ваше сознание нуждается в пространстве. Поэтому Вам необходимо собрать всю важную информацию в надежную систему учета и контроля, которая находится за пределами Вашего сознания.

Источник