Агентство по организации праздников как свое дело

Как открыть агентство праздников?

Теорию знаменитого шотландского экономиста Адама Смита о том, что спрос порождает предложение, пока так никто и опроверг. И именно по такому закону и работает сейчас бизнес. Есть потребность в товаре, значит его будут производить и продавать. Впрочем, люди сейчас живут больше по принципу древних римлян, которые кричали своим правителям: «Хлеба и зрелищ!». А зрелища те организовывать умели. Тема проведения зрелищных мероприятий актуальна и в наши дни, а так как по-настоящему хорошее шоу могут поставить немногие, и потому среди подобных компаний «на плаву» остаются лишь единицы, я решил рассказать, как можно создать агентство по организации праздников, каких «подводных камней» избежать начинающему предпринимателю, и, как по возможности достичь успеха в этом бизнесе.

Это нашим гражданам вполне удается, особенно, если учесть, что за какие-то несколько дней праздников они «спускают» все, что сумели скопить за несколько лет. Яркие тому примеры – проведение свадеб, юбилеев, рождение ребенка, и т.д. Так что суммы в этом бизнесе крутятся весьма немалые, и «входной билет» на рынок подобных услуг также отнюдь недешев. Но и заказы агентство по организации праздников получает круглый год, в отличие от сезонности других сфер развлечений, таких, например, как пляжные аттракционы, или кинотеатр на открытом воздухе.

Кстати, по «модной» нынче традиции называть все, что можно, и все, что нельзя иностранными словами, про агентства по организации праздников сейчас можно услышать выражение «ивент» (англ. Event – событие). Конечно, само понятие несколько шире слова «праздник», но владельцы компаний особо не обращают внимание на семантику, гордо именуя свое предприятие на иностранный лад.

Впрочем, современные агентства по организации праздников занимаются не только самими праздниками, но и проведением других мероприятий, которые праздниками можно назвать лишь с натяжкой:

• Церемонии вручения премий
• Организация презентаций
• Корпоративы
• Пикники
• PR-акции
• И прочее-прочее

к оглавлению ↑

Составляем бизнес-план и регистрируем свою деятельность

Бизнес-план в любом деле – это основа основ, которая не только позволяет нарисовать картину будущего бизнеса, но и предотвратить риск неудачи, или «смягчить» последствия банкротства. О том, как создать бизнес-план я уже рассказывал своим читателям, повторяться не буду. Желающие могут посмотреть всю информацию по этой ссылке.

Все, что связано с регистрацией своего бизнеса, тоже можно найти на этом блоге. Здесь – вы прочитаете подробное руководство о том, как открыть ИП, а в этом источнике – о том, как открыть ООО. Как выбрать между этими двумя формами ведения бизнеса узнаете тут. Рекомендую вам ознакомиться также со статьями о том, какую форму налогообложения выбрать для своего предприятия, и какие налоги платит ИП.

Если хотите упростить себе задачу, и получить консультацию профессиональных юристов и бухгалтеров либо помощь в оформлении всех необходимых документов, то вам сюда. к оглавлению ↑

Организуем рабочее место

Чувствуете разницу? Не офис, а рабочее место. Потому что почти всегда встречи и заключение договоров проводится либо в нейтральном месте (кафе, ресторане), либо на территории заказчика. Поэтому помещение будет вам нужно в основном для работы – обсуждения с командой предстоящих мероприятий, составления сценариев, и т.д. Но бывает и так, что клиент захочет встретиться с вами на вашей площади, и потому рабочее место должно быть оформлено соответствующе.

Развешенные на стенах фото с различных проведенных вами мероприятий (на первых порах это могут быть вовсе и не ваши фото), хорошая офисная мебель, отзывы благодарных заказчиков – все это должно производить на клиентов впечатление. Кроме этого всегда наготове должно быть портфолио, состоящее из видеороликов, организованных вами шоу. к оглавлению ↑

Набираем команду

Организация праздников – это как раз тот бизнес, в котором «кадры решают все». 2-3 специалистам это дело «вытянуть» не под силу, разве что подвизаться на проведении мероприятий с небольшим бюджетом. Для того, чтобы достичь успеха в своем деле, вам потребуется команда первоклассных специалистов:

• Аниматоров
• Водителей
• Сценаристов
• Ведущих-шоуменов
• Фотографа, видеооператора

Кроме этого, потребуются повара, рабочие-монтажники световых и прочих конструкций, танцоры, циркачи, музыканты разных жанров, пиротехники, официанты, оформители, и еще куча всякого народа. Разумеется, всех этих людей держать в штате просто невозможно, поэтому нужных в первую очередь спецов я поместил в список, а остальных перечислил в строчку.

Кого именно приглашать в вашу команду на официальных началах, а кто будет привлекаться по мере необходимости по договору – решать вам. Но то, что в ходе работы агентства по организации праздников вам придется «обрасти щупальцами» полезных связей – это факт, причем не только среди «акул» шоу-бизнеса, но и среди муниципальных властей, директорами школ, детских садов, театров, владельцами кафе и ресторанов, и прочими «нужными» людьми.

«Попутно» можно выделить в отдельное направление несколько «смежных» бизнесов: оформление воздушными шарами, предоставление автобуса для вечеринок, и др. к оглавлению ↑

Сценарии для праздников

Грамотный, интересный, увлекательный сценарий – это половина успеха вашей команды, поэтому экономить на сценаристах нельзя. Лучше, если над этим будут работать 2-3 человека, а необходимые коррективы будут вноситься после написания всей командой. Обычными “пьянками-гулянками-танцульками” сейчас никого не удивишь, люди хотят креатива.

Кстати, насчет экономии. Так как среди ивент-агентств существует жесточайшая конкуренция, и за клиентов, особенно крупных, буквально «дерутся», экономить нельзя на всем персонале, тем более, если это профессионалы высокого уровня, так как, набравшись опыта, получив определенные знания, работая в вашей команде, никто не помешает им уйти к конкурентам (такое переманивание широко распространено в среде развлекательного бизнеса). Корпоративная «верность» должна поддерживаться не только денежными знаками, но и лояльным отношением к сотрудникам, и некоторой корпоративной «идеологией», сплоченностью всей команды.

И еще один момент по поводу сценариев: они обязательно должны быть защищены правом интеллектуальной собственности, иначе после того, как ваш праздник «скопируют» конкуренты, вам придется каждый раз придумывать что-то новое. к оглавлению ↑

Необходимое оборудование, инвентарь, и экипировка

При организации бизнеса приобретение всего необходимого оборудования и инвентаря будет, пожалуй, самым большим пунктом расходов. Обязательно вам понадобится автомобиль, который будет перевозить технику и артистов к месту выступления.

• Световое и звуковое оборудование
• Костюмы
• Фото-и видеоаппаратура
• Декорации

– все необходимое вам, конечно, не удастся, да и не нужно приобретать сразу, все появится в процессе развития бизнеса, но перечисленное в списке у вас должно иметься в наличии.

к оглавлению ↑

Ищем клиентов

Каждый клиент для вас – источник вашего дохода, поэтому самое главное, чему нужно научиться при общении с заказчиком – это улыбка. Теперь о рекламе вашего агентства. О том, какие способы будут самыми эффективными, а в нашем случае (это ведь шоу!) и эффектными можно узнать в этой публикации – https://business-poisk.com/samaya-effektivnaya-reklama.html.

Самым главным для вас моментом в бизнесе, особенно в первый год-два, должно служить наполнение портфолио. Никто не доверит компании, на счету которой проведение нескольких детских утренников, пары выпускных вечеров, юбилеев, и одной свадьбы, организацию шоу на сотню тысяч долларов. Именно поэтому вы всегда должны стремиться вверх, нарабатывая портфолио, и не боясь предлагать свои услуги именитым заказчикам. к оглавлению ↑

«Подводные камни» ивент-агентства

Основная ошибка начинающих ивент-агентств – желание успеть все, и потому, не имея нужного опыта, они часто берутся за мероприятия, которые, мягко сказать, им пока «не по зубам». К успеху нужно двигаться плавно, постепенно, но неуклонно, и тогда у вас точно все получится.

Примите небольшой совет: постарайтесь узнать все значимые для “нужных” людей даты: дни рождения жены, детей, любимой собаки, юбилеи компаний, и т.д. И не только для того, чтобы поздравить, когда нужно, и ненавязчиво предложить свои услуги, но и просто «отметиться» в их памяти, чтобы в нужный момент ваша кандидатура «всплыла» в голове человека.

Еще один опасный момент в этом бизнесе – использование устаревших сценариев. Если клиент хочет, чтобы у него было не так как у других, не нужно переделывать старый сценарий, лучше напишите новый.

Одновременно учитесь сами, как руководитель большой, многоплановой команды, нарабатывайте профессионализм, умение прогнозировать события, гибкость мышления, и быстрое ориентирование в ситуации. Успех не заставит себя ждать!

Интервью с основателем одного из известных и старейших ивент-агентств в Москве

Источник

Как открыть агентство праздников

Каждый человек хоть раз слышал о фирмах, предоставляющих подобного рода услуги. Основным направлением их деятельности является организация праздников. В современном мире ассортимент предоставляемых услуг по организации праздников отличается оригинальностью и разнообразием и они пользуются очень большой популярностью.

В спектр хлопот, которые берет на себя фирма, может входить как полная организация торжества с комплексом сопутствующих работ (поиск банкетного зала, развлекательная программа, составление праздничного меню), так и отдельные услуги, к примеру, предоставление тамады. Потребители таких услуг, как правило, делятся на две категории:

• частные лица, заинтересованные в организации личных праздников и торжеств для своих близких. Это может свадьба, юбилей и любой другой семейный праздник;
• юридические лица, заказывающие преимущественно корпоративные мероприятия, связанные с основными календарными праздниками, такими как Новый год, юбилей предприятия, 23 февраля или Международный женский день и т.д.

Популярность подобных услуг можно объяснить тем, что-торжественные минуты и праздничные мероприятия люди хотят сохранить в памяти исключительно в положительном ключе, чтобы в будущем вспоминать пережитое было тепло, легко и приятно. Разумеется, профессиональные музыканты, ведущие, артисты никогда не испортят торжество. А юридическим лицам просто-напросто не хватает свободного времени для того, чтобы вплотную подойти к вопросам организации торжеств. Поэтому лучшим выходом являются услуги профессиональных агентств, спрос на которые всегда есть.

Анализ рынка, регистрация фирмы, аренда офиса

Итак, с чего начать бизнес по организации мероприятий? Конкуренция в этой сфере не так велика, поэтому, в первую очередь, нужно проанализировать рынок. Прежде всего, необходимо узнать количество подобных фирм в Вашем населенном пункте, ознакомиться со спектром их услуг, основными преимуществами и недостатками. Четко выяснить для себя необходимо следующее:

• сможете ли Вы составить конкуренцию действующим агентствам при Ваших определенных возможностях и вложениях;
• в каких аспектах Вы будете превосходить Ваших конкурентов, и каковы Ваши особые преимущества. Необходимо знать наверняка, что постоянные клиенты обязательно будут наработаны. Только в таком случае придет понимание того, стоит ли заниматься организацией бизнеса.

Наряду с анализом конкуренции стоит и анализ особенностей спроса и этнического состава населения. Благодаря этому Вы сможете добавить в свой ассортимент услуг узкоспециализированные варианты, которых не будет у конкурентов. В Вашем городе имеется итальянская община? Тогда Вы можете тщательно изучить культуру этого народа и заняться организацией праздников в соответствии с их особенностями, традициями и датами.

В случае, если делать шаг назад нет оснований, можно смело приступать к своей деятельности. В этом бизнесе необходимо регистрироваться как юридическое лицо. Самой удобной организационно-правовой формой является ООО – общество с ограниченной ответственностью – прежде всего, из-за тесного и активного сотрудничества с другими фирмами.

Следующим этапом является аренда помещения для офиса. Конечно, можно начать и без него, однако в таком случае не избежать определенных сложностей с ведением бизнеса: деловые переговоры придется проводить в общественных местах либо территории клиента. Общение с Вашими сотрудниками также придется проводить в неформальной обстановке. Поэтому аргументов для поиска помещения предостаточно. Не нужно акцентировать внимание на помещениях больших площадей, ведь основным предназначением офиса является проведение переговоров и обсуждение рабочих моментов с сотрудниками.

Обратите внимание: Вы можете скачать готовый бизнес-план организации праздников у наших партнеров с гарантией качества!

Количество рабочих мест в фирме может быть любым и зависит от многих нюансов. К примеру, тамада и музыканты далеко не всегда будут находиться в офисе. Первая может заняться разработкой развлекательных программ и в домашних условиях, а музыкантам там и вовсе делать нечего. Подводя итоги, следует отметить, что офис выгодно подчеркнет солидность фирмы и Ваш серьезный подход к ведению бизнеса.

Как открыть агентство праздников: персонал и оборудование

Бизнес, связанный с организацией праздничных мероприятий, напрямую зависит от персонала фирмы. Для начала нужен один помощник, который окажет поддержку в ведении переговоров с клиентами, заключении договоров с ресторанами и кафе, поиске нужного персонала и прочих рабочих вопросах. Необходимо подобрать тамаду и музыкантов, а также компетентного и общительного ведущего развлекательных программ. Это тот необходимый минимум профессионалов, которыми Вы должны располагать.

Среди услуг агентства стоит выделить сопровождение индивидуальных заказов клиентов: к примеру, клиент может потребовать проведения особого фаер-шоу, салюта или экзотических танцев. К выполнению подобных заказов Вы должны всегда быть готовы. И для этого совсем не обязательно нанимать на постоянную работу танцовщиц или пиротехников, достаточно иметь своих людей в определенных сферах деятельности, которые время от времени смогут любезно оказывать Вам свои услуги. Разумеется, в самом начале бизнес-пути вопрос может показаться сложным и запутанным, ведь клиентские желания часто отличаются необычностью и креативом, однако с течением времени к Вам обязательно придет понимание того, в каком количестве сотрудников нуждается Ваш штат, а также, сколько сторонних работников потребуется для успешного ведения дела. Главное – сотрудничать только с ответственными и серьезными людьми, которые никогда не подведут.

Помимо всего прочего, для ведения бизнеса необходимо современное оборудование для торжества: акустическая техника, костюмы действующих лиц и т.д. Не нужно спешить закупать все и сразу. Всем необходимым можно обзаводиться постепенно, закупая необходимые атрибуты на каждый отдельный заказ. В результате со временем Вы будете обладать полезными и нужными вещами. Также необходимо закупить всевозможные мелочи: воздушные шарики, украшения для банкетных залов, разнообразные плакаты и т.д. Целесообразным решением будет найти постоянных и надежных поставщиков, с которыми в случае постоянных крупных закупок можно договориться о скидках, выгодных для обеих сторон.

Внешний облик агентства по организации праздников

Немаловажным шагом является создание портфолио фирмы – для этого нужно собрать фото и видео с результатами Вашей работы, т.е. уже проведенные праздники и торжества. Благодаря этому потенциальные клиенты смогут убедиться в качестве Вашей работы и сделать выбор в пользу той или иной программы ведения торжества.

Если нет опыта работы, соответственно, нет и портфолио. Его Вы будете составлять в процессе работы Вашего предприятия. Заменить портфолио возможно. Потенциальным клиентам можно предоставить исчерпывающий каталог, в котором будут представлены предлагаемые им банкетные залы, места для проведения мероприятий, то есть то, что наглядно иллюстрирует Ваши услуги.

Некоторая доля расходов уйдет и непосредственно на продвижение бизнеса. Чем больше материальных средств будет вложено в рекламу, тем успешнее будет развиваться Ваше дело. Как подтверждает большинство экспертов, лучшим эффектом обладает “сарафанное радио”. Не исключается также реклама через СМИ, радиовещание и местное телевидение. Все люди, которые услышат Вас – это и есть Ваши потенциальные клиенты.

Не стоит недооценивать такой вид рекламы, как промо-листовки. Их следует размещать в местах появления Ваших потенциальных клиентов — детских развлекательных центрах, ЗАГСах и даже роддомах, ведь выписка из последнего должна быть запоминающимся событием. Поскольку Ваша целевая аудитория широка, можно использовать рекламу в транспорте и возле касс супермаркетов. Последний вариант может быть дорогостоящим. Если реклама в супермаркетах Вам не по карману, можно попробовать договориться с владельцами небольших магазинов — они тоже посещаются немалым количеством людей.

В предпраздничные периоды Вы можете делать рекламную рассылку для корпоративных клиентов по электронной почте. Организация бизнес-мероприятий всегда оказывается выгоднее — Вы имеете шансы получить постоянного клиента и больший доход за счет немалого количества человек на мероприятии. Раздача визитных карточек и листовок в это время тоже будет особенно эффективной.

Читайте также о еще одной интересной, а главное прибыльной бизнес идее — открытие ночного клуба.

Какое именно количество материальных средств нужно вложить в агентство по организации праздников, чтобы оно окупилось в кратчайшие сроки, сказать сложно. Ведь здесь играет роль множество нюансов: например, конкретный случай и внешние условия бизнеса. Но как показывает практика, чтобы подобное дело было успешным вкладывать огромные суммы совсем не обязательно. Самое важное – это высокий уровень качества услуг и оригинальные организаторские способности. Нужно завоевать хорошую репутацию, ведь с довольным клиентом никогда не будет проблем, следовательно, материальных сложностей тоже.

Автор: Андрей Серов Бизнес-консультант, главный редактор Ктовделе.
Работал юристом, руководил отделением Сбербанка, инвестировал в строительный и ритейл бизнес.

Источник