Меню

1с предприятие создать путевой лист

Путевые листы в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 – где найти? Пошаговая инструкция

При работе в программе 1С важно знать пути. Поэтому, даже если вы слышали, что в 1С:Бухгалтерия 8 теперь есть встроенные путевые листы, то вы сразу их можете и не найти. Где их найти? Сейчас быстро расскажу.

Да, кстати, путевые листы -это не путеводитель по программе 1С. Путевые листы, которые поддерживаются в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 – это форма “Типовая межотраслевая форма № 3, Утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78” и еще можно распечатать “произвольную” форму в которой есть все обязательные реквизиты, которые должны быть в путевом листе, но она менее громоздкая. Разберемся по шагам, где найти путевые листы в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.

Оглавление:

Где найти включение опции Путевые листы для простого и обычного интерфейса

Начнем поиск функционала с обычного интерфейса программы. Включение опции Путевые листы находится в Функциональности. Для этого нужно зайти в меню Главное – Функциональность и выбрать вкладку Запасы.

Заходим в меню Главное – Функциональность На вкладке Запасы находится опция Путевые листы. Заметьте, что ее уже не получится отключить.

Если вы работаете в 1С:Бухгалтерия в простом интерфейсе, то функциональность находится в разделе Настройки и уже из этого раздела выбираем Функциональность и вкладку Запасы.

После включения этой опции в меню Покупки появляется команда “Путевые листы”.

В простом интерфейсе документы Путевые листы будут находиться в разделе Документы-Путевые листы

Теперь, когда опция включена, нам нужно сделать настройки для того, чтобы автоматически заполнялись нужные реквизиты.

Первоначальные настройки -3 справочника и план счетов

Справочник Номенклатура

Для начала зайдем в справочник Номенклатура. Здесь у нас появился новый вид номенклатуры “Топливо”. Поэтому, если у вас были материалы с названием ГСМ или АИ-95 или подобным, не трогайте их. Их можно оставить в архивной папке. Лучше создать группу и в ней завести новые элементы с нужным названием и видом номенклатуры “Топливо”.

Обратите внимание на то, что в единицах измерения нужно выбрать литры, иначе программа везде будет писать, например, штуки.

Для тех, кто на УСН доходы минус расходы, оставьте ставку НДС 20%. Заправки работают с НДС, а для принятия расходов по КУДИР (книге учета доходов и расходов) вам желательно выделять НДС, чтобы отдельны расходом в КУДИР был НДС. Это связано с тем, что в налоговом кодексе при перечислении расходов – НДС стоит отдельным расходом. То есть, это поможет правильно сформировать КУДИР. НДС в документе будет учитываться в стоимости поступившего топлива и не будет выделяться на отдельный субсчет.

Автомобили, на которые выписываются путевые листы

В базе есть специальный справочник автомобилей. В нем нужно создать все автомобили на которые будете выписывать путевые листы и заполнить у них все реквизиты. Эти реквизиты будут использоваться при заполнения документа Путевой лист и для заполнения печатной формы.

Здесь обратите внимание на нормы расхода топлива. Это значение нужно брать из документов на автомобиль завода изготовителя или из рекомендаций Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р.

Периодически нормы расхода могут меняться – из-за разницы летнего и зимнего расхода. Когда вы будет заполнять документ “Путевой лист” и поменяете значение на правильное, то программа предложит запомнить это значение в справочнике и далее будет заполнять документ уже новым значением.

Чтобы открыть справочник нужной зайти в меню Справочники – ОС и НМА-Транспортные средства

Читайте также:  Свой бизнес прибыль деньги

В справочнике Транспортные средства

Водительское удостоверение

Еще для правильного заполнения печатной формы Путевого листа нужно внести водительское удостоверение физического лица, на которое будет заполняться путевой лист. Нужно зайти в справочник физических лиц, открыть карточку и выбрать гиперссылку Документы. В нем нужно добавить новый документ и выбрать вид документа “Водительское удостоверение”.

Откройте в физическом лице кнопку “Все документы”, чтобы внести водительское удостоверение

План счетов

Еще в плане счетов появились новые субсчета счета 10.03. Это субсчета 10.03.1 Топливо на складе и 10.03.2 Топливо в баке.

Счета для учета топлива

Пусть вас не смущает это название -топливо на складе. Это не значит, что вы должны оборудовать склад и на нем хранить топливо. Этот субсчет используется, чтобы перенести на него все топливо, которое было на счете 10.03.

Просто в программе 1С так настроен план счетов, что если у счета есть субсчета, то это счет нельзя использовать в проводках. Это сделали так для того, чтобы в отчетах всегда можно было отделить движения субсчетов.

После того как вы начнете переходить на использование Путевых листов все топливо будет использоваться на субсчете 10.03.2. Чтобы списать топливо, которое у вас хранится на 10.03.1, с помощью Путевого листа, то нужно сделать проводку с помощью специального документа Операция. Проводка Дт 10.03.2 Кт 10.03.1. Обязательно заполните все субконто этих субсчетов.

После этого Путевой лист начнет “видеть” топливо, которое было на 10.03.1 (ранее 10.03) и будет списывать его.

Переходим к заполнению путевого листа.

4 документа в обороте путевых листов

Для работы с путевыми листами нужно использовать 4 документа:

  • Путевой лист,
  • Поступление товаров и услуг с видом операции “Топливо”,
  • Выдача из кассы,
  • Оплата поставщику поступление топливных карт.

Документ Путевой лист

Документ “Путевой лист” можно использовать двумя различными способами:

  • при наличной оплате за ГСМ через подотчетное лицо
  • при оплате топливной картой

В случае, когда оплата за топливо идет через подотчетное лицо, этот документ заменит 2 документа:

  • Требование – накладную для списания ГСМ и
  • Авансовый отчет на выдачу наличных на приобретение ГСМ

Обе этих печатных формы вы сможете распечатать прямо из документа “Путевой лист”. Сам документ Путевой лист можно открыть из меню Покупки – Покупки

Печатный формы, которые можно открыть из документа Путевые листы

Проводки, которые делает документ:

  • Дт 26 (20,44) Кт 10.03.2
  • Дт 10.03.2 Кт 71.01

Выдача наличных подотчетнику делается с помощью РКО (ссылка на РКО)

При заполнении документа “Путевой лист” обратите внимание на такие особенности:

  • “Нормы расхода” подтягиваются из “автомобиля”
  • Если поменяет норму расхода, то программа спросит подтверждение о замене значения нормы, чтобы в следующий раз подставить нужное значение
  • При заполнении строк табличной части Маршрут начальное значение “Показания одометра” берется из предыдущего документа.
  • Если документ создали копированием, то начальное значение показаний одометра будет пустым. Пере-выберите автомобиль и оно обновится с предыдущего значения.
  • Вы можете внести начальное показание одометра и внести пройденные километры и конечное значение программа посчитает сама. Также посчитает расход топлива умножив норму расхода на пройденный километраж.
  • Если видите, что везде единица измерения указана “шт.” , а должно быть “л.”, то зайдите в топливо и укажите правильную единицу измерения. Счет отнесения затрат устанавливается в документе 26.
  • Если нужен другой установите руками. При копировании счет сохранится. Найти место в программе – где его можно запомнить мне не удалось.

Документ поступления топливных карт

В списке документов “Поступление товаров и услуг” есть специальный вид операции “Топливо”.

Читайте также:  Бизнес идеи без участия

Выберите специальный вид документа Поступление товаров и услуг

Этот документ отражает поступление топливных карт на субсчет 76.15.

Проводка поступления топлива

Субсчет 76.15 не учитывает суммы. Он предназначен для того, чтобы вести количественный учет бензина, приобретенного для определенного автомобиля.

На этом субсчете аналитика: топливо и автомобиль. При проведении путевого листа топливо будет с него списываться.

По анализу счета 76.15 можно увидеть количество не списанного с автомобиля ГСМ.

Анализ счета покажет сколько топлива осталось на автомобиле

Документ выдача денег под отчет

С этим документом все достаточно просто. Поэтому просто картинка как должен быть заполнен РКО:

Выдача денег на приобретение ГСМ

Находится по адресу Документы Выдача наличных из кассы -для выдачи денег подотчетному лицу.

Проводка Дт 71 Кт 50

Документ оплаты поставщику

Оплата поставщику тоже обычный документ по банку с видом операции “Оплата поставщику”.

Формы путевых листов, которые можно распечатать из 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3

В 1С:Бухгалтерия путевые листы можно распечатать при нажатии на привычную кнопку Печать. Внешний вид печатных форм на картинках ниже:

Налоговый учет расходов по Путевому листу

  1. Расходы по топливо можно принимать в расходы по УСН или по налогу на прибыль.
  2. Чтобы расходы можно было принять пользуйтесь нормами по рекомендациям Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р или установите собственные нормы приказом организации на основании документов завода изготовителя автомобиля.
  3. Чтобы расходы были учтены по основной системе налогообложения – общей или упрощенной нужно чтобы выполнялись следующие условия: была оплата поставщику и было отражено поступление топлива.
  • 3.1. Если оплата была за наличный расчет, то нужно чтобы были одновременно 2 документа – выдача подотчетному лицу денег и документ путевой лист. Расход по налогу примется когда будет проведен последний из этих 2х документов.
  • 3.2. Если оплата была по топливной картой, то расход примется или при оплате поставщику или при поступлении топливной карты. Также смотря какой документ будет проведен вторым.
  1. Если нужно чтобы расходы на топливо не принимались путевым листом, то выберите в путевом листе, там же где счет затрат, признак Расходы (НУ) -”Не принимается”
  2. Если нужно, чтобы расход топлива распределялся, то нужно перенастроить статью затрат. Зайти в статью затрат и выбрать способ или “по отдельным видам деятельности” или “по разным видам”
  1. Распечатайте Путевой лист и сохраните в документах там же где Авансовый отчет, этот документ будет документально подтверждать расходы для расчета налога.

Коллеги, надеюсь, что тема полностью раскрыта. Если что-то непонятно пишите мне в комментарий или в сообщениях в соцсетях)

Источник

Путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Организации могут использовать легковые автомобили для служебных поездок. В программе 1С Бухгалтерия 8.3 автоматизирован учет путевых листов (с релиза 3.0.74).

  • Вести учет путевых листов.
  • Печатать путевые листы.
  • Отражать покупку ГСМ наличными, банковской картой или топливной картой.
  • Списывать ГСМ.
  • Вести учет ГСМ по транспортным средствам.

В инструкции рассмотрим, как использовать новый функционал.

Как включить функционал

Для включения функционала учета путевых листов нужно зайти в меню “Главное — Настройки — Функциональность”:

Здесь нужно включить полную функциональность, либо на закладке “Запасы” установить флажок “Путевые листы”.

Изменения в плане счетов

В программе внесены изменения в план счетов:

  • Добавили субсчет 10.03.1 “Топливо на складе” — с помощью него можно вести учет ГСМ без путевых листов, как раньше.
  • Добавили субсчет 10.03.2 «Топливо в баке автомобиля» — с помощью него можно вести учет ГСМ по путевым листам по каждому транспортному средству.
  • Добавили счет 76.15 «Приобретение по топливным картам». Нужен для учета количества топлива без суммы:
Читайте также:  Идеи для бизнеса скупка

Транспортные средства

Для учета автомобилей используется справочник «Транспортные средства». Открыть его можно в разделе “Справочники — ОС и НМА”:

При создании нового автомобиля указываются:

  • Государственный знак;
  • VIN;
  • Марка;
  • Собственник автомобиля — организация или контрагент;
  • Используемое топливо и его норма расхода.

Топливо создается в справочнике “Номенклатура”, вид номенклатуры должен быть “Топливо”.

Добавление водительского удостоверения

Для водителей нужно указать данные водительского удостоверения. Информация вводится в справочнике “Физические лица” по ссылке “Все документы”:

Добавляем новый документ. Вид документа указываем “Водительское удостоверение”, вводим фамилию и имя водителя, серию, номер удостоверения и другие данные:

Эта информация будет использоваться при печати путевых листов.

Учет путевых листов

Ввод остатков ГСМ

До появления функционала учета путевых листов топливо учитывалось на счете 10.03.1 на складе. Получается, что на этом счете могут быть остатки. Для учета по путевым листам нужно перенести остатки с помощью документа “Операция”. Создадим новый документ и введем проводку Дт 10.03.02 и Кт 10.03.01:

То есть, переносим остатки ГСМ со склада в баки автомобилей.

Приобретение и списание ГСМ

Разберем, какие проводки будут формироваться при приобретении и списании ГСМ при учете путевых листов.

Оплачивать топливо можно наличными, банковской картой или топливной картой. От способа оплаты зависит, какие документы и проводки будут создаваться.

Оплата наличными или банковской картой

При оплате наличными или банковской картой создается документ “Путевой лист”. Создадим новый документ в разделе “Покупки”.

Указываем организацию, дату документа, транспортное средство, сотрудника (подотчетное лицо), проверяем счет затрат. При выборе автомобиля автоматически подставляется норма расхода:

На закладке “Топливо” вводим:

  • Документ и его номер — это может быть кассовый чек или топливная карта. В данном случае “Кассовый чек”.
  • Дату.
  • Количество и стоимость ГСМ.

На закладке “Маршрут” вводим:

  • Пункт и время отправления и назначения.
  • Показания одометра в начале и конце пути.
  • Автоматически рассчитается расстояние и расход.

Внизу документа отображается начальный остаток топлива, сколько заправили, сколько израсходовали на поездку, а также рассчитывается конечный остаток в баке.

После сохранения документа можно вывести на печать:

  • Путевой лист.
  • Путевой лист по форме №3.
  • Авансовый отчет.

Проведем документ и посмотрим проводки:

  • По Дт 10.03.2 отражается операция заправки ГСМ в бак (количество и сумма).
  • По Кт 10.03.2 отражается операция списания ГСМ. Обращаем внимание, что списывается только количество. Списание выполняется на указанный в документе счет затрат.
  • Проводка по Кт 10.03.2 по списанию суммы израсходованного топлива будет выполнена при закрытии месяца операцией “Корректировка стоимости номенклатуры”:

Сумма рассчитывается по средней стоимости за месяц.

Оплата по топливной карте

При оплате по топливной карте создается два документа:

  • Путевой лист.
  • Поступление (акт, накладная) с видом операции “Топливо”.

При заполнении документа “Путевой лист” выбираем документ “Топливная карта” и указываем количество ГСМ, цену и сумму указывать не нужно:

Остальная информация заполняется аналогично.

Проведем документ и посмотрим проводки:

По Дт 10.03.2 отражается операция заправки ГСМ в бак (только количество, без суммы).

Для отражения суммы создаем документ “Поступление (акт, накладная)”, операция “Топливо”:

По Дт 10.03.2 отражается сумма топлива. Здесь количества ГСМ нет, так как оно уже было отражено в путевом листе.

В конце месяца также выполняется операция “Корректировка стоимости номенклатуры”.

Источник

Adblock
detector